Pengembangan Perangkat Lunak Akuntansi ERP – Yang Perlu Anda Ketahui

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah alat yang biasanya dikaitkan dengan fungsi yang menangani sejumlah besar data, misalnya, operasi, hubungan pelanggan, dan penjualan. Namun pertanyaan besarnya adalah, apakah sama-sama bermanfaat dalam menangani angka dan fungsi akuntansi?

Integrasi ERP dan manajemen keuangan suatu bisnis mungkin tampak sangat aneh, karena kesan bahwa biasanya, untuk tujuan akuntansi, hanya perangkat lunak akuntansi yang dapat melakukan apa yang diperlukan. Namun, kenyataannya adalah bahwa Software Akuntansi ERP memberikan lebih dari apa yang dilakukan oleh software akuntansi sederhana. Artikel ini akan membantu Anda memahami semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem akuntansi ERP.

Apa yang dimaksud dengan ERP dalam Akuntansi?

Perangkat lunak akuntansi dasar dengan satu set modul dengan mudah mampu melakukan tugas keuangan tertentu seperti menghasilkan PO, penagihan/faktur, pembayaran elektronik, penanganan biaya, timesheets, dll. Lalu apa software akuntansi ERP dan apa bedanya?

Sistem ERP yang dirancang untuk akuntansi dan manajemen keuangan mampu melakukan semua tugas yang disebutkan di atas. Selain itu, dapat melacak banyak aset berwujud dan tidak berwujud juga, seperti jam kerja, siklus hidup produk, dan metrik kinerja lainnya. Software akuntansi ERP juga dapat mengotomatisasi berbagai tugas yang dilakukan oleh pengguna di departemen keuangan. Ini memastikan bahwa semua transaksi dicatat dan dilaporkan secara akurat.

Perbedaan antara ERP dan Software Akuntansi

Untuk pemahaman yang lebih baik, berikut adalah ringkasan tentang perbedaan utama antara perangkat lunak ERP dan perangkat lunak akuntansi.

Perangkat lunak

Ada perbedaan yang luas dalam lingkup perangkat lunak ketika kita membandingkan dua sistem, ERP dan perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak akuntansi bekerja secara mandiri sedangkan sistem ERP keuangan terintegrasi dengan data dari alat lain yang digunakan untuk proses bisnis yang berbeda.

Khusus industri

Perangkat lunak akuntansi memiliki keterbatasan dalam hal memenuhi kebutuhan spesifik industri. Sistem ERP dapat disesuaikan dan digunakan berdasarkan kebutuhan industri atau organisasi tertentu yang melayani lanskap layanan yang lebih luas.

Terlepas dari perbedaannya, masih ada khayalan bahwa ERP adalah jenis lain dari perangkat lunak akuntansi, tetapi kenyataannya adalah bahwa ERP jauh lebih kuat. Mari kita pecahkan beberapa mitos seputar perangkat lunak keuangan ERP.

Kesalahpahaman seputar Sistem Akuntansi ERP

Seperti yang dijelaskan, sistem akuntansi ERP melakukan lebih dari apa yang dilakukan perangkat lunak akuntansi. Ini lebih merupakan pendekatan lanjutan untuk menangani masalah akuntansi di mana modul masing-masing terintegrasi sebagai bagian dari paket ERP.

Mitos 1: Pemula dan perusahaan kecil tidak memerlukan perangkat lunak akuntansi ERP

Mengingat bahwa perusahaan kecil dengan anggota staf yang lebih sedikit, operasi dan akuntansi dapat dikelola tanpa penerapan perangkat lunak akuntansi adalah asumsi yang salah. Bahkan bisnis skala kecil, terutama yang ingin berkembang, membutuhkan sistem akuntansi yang efektif untuk memastikan kelancaran tempat kerja mereka.

Appinventiv, sebagai salah satu perusahaan pengembang perangkat lunak ERP terkemuka dapat merancang perangkat lunak akuntansi ERP untuk perusahaan dari berbagai ukuran dan industri. Perangkat lunak yang mampu scaling dengan pertumbuhan perusahaan.

Mitos 2: Sistem akuntansi ERP adalah pekerjaan yang mahal

Sistem akuntansi ERP terdengar mahal bagi banyak orang. Biaya harus dibandingkan dengan manfaat dan kemudahan yang dibawa sistem. Meninggalkan tugas yang membosankan dan berulang pada sistem seperti itu tidak hanya menghemat waktu tetapi juga menghemat biaya dalam dua cara. Pertama, dengan membebaskan sumber daya untuk melakukan tugas yang lebih strategis, dan kedua, dengan membuat prosesnya tidak terlalu rawan kesalahan, sehingga menghemat pengerjaan ulang. Jika dibandingkan dengan manfaat dan hasil, biayanya menjadi worth it.

Mitos 3: Mengintegrasikan sistem akuntansi ERP dengan alat lain memakan waktu

Salah satu mitos paling umum tentang penerapan sistem ERP keuangan adalah bahwa mungkin diperlukan waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk mengintegrasikannya dengan lingkungan teknis perusahaan yang ada. Perangkat lunak akuntansi ERP oleh Appinvetiv dapat membantu Anda menyelesaikan konfigurasi dan integrasi hanya dalam beberapa hari berdasarkan kebutuhan bisnis awal yang dinyatakan dengan jelas pada saat perencanaan.

Mitos 4: Memahami sistem akuntansi ERP itu menantang

Diasumsikan bahwa belajar, memahami, dan membiasakan diri dengan sistem baru menuntut jam ekstra dan sesi pelatihan yang panjang. Namun karyawan akhirnya beradaptasi dengan sistem baru hanya dengan metode coba-coba yang membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan dasar mereka. Pelatihan yang tepat, modul eLearning yang mudah digunakan, dukungan yang cepat, dan layanan pemeliharaan yang efektif pasti akan mengarah pada jalur pembelajaran yang mudah dan beradaptasi dengan sistem baru yang menawarkan pertumbuhan individu kepada pengguna.

Sekarang setelah kita memahami apa itu sistem ERP dalam akuntansi, mari kita pahami berbagai elemen akuntansi konvensional.

Dalam bahasa awam, tim hutang bertanggung jawab untuk interaksi dengan vendor, pembuatan faktur, pembayaran ke vendor, dan mengelola catatan debit dan kredit, di antara tugas-tugas lainnya. Di sisi lain, tim piutang bertanggung jawab atas penagihan dari pelanggan internal dan eksternal, pembuatan PO, dan banyak lagi. Tidaklah berlebihan untuk mengatakan bahwa transaksi yang ditangani sangat banyak, kompleks, dan berulang. Jadi membuat sistem akuntansi ERP yang dirancang dengan baik sangat diperlukan.

Elemen Software ERP Akuntansi

Dasar-dasar elemen akuntansi bertindak sebagai dasar dari dasar-dasar akuntansi. Elemen-elemen ini tetap utuh untuk menciptakan perangkat lunak ERP akuntansi yang memungkinkan untuk mendukung dan memantau aktivitas keuangan perusahaan.

Jurnal umum

Seperti namanya, ini adalah buku akuntansi dasar. Membuat entri jurnal harian dan menyusunnya di akhir periode adalah pekerjaan yang sangat membosankan. Satu kesalahan dapat menyebabkan ketidakcocokan dalam neraca dan Anda harus memulai dari awal.

Dengan penerapan software ERP akuntansi, pengelolaan jurnal-jurnal tersebut dapat dilakukan secara otomatis. Selain itu, sub-buku besar juga dapat diintegrasikan untuk mencerminkan transaksi dalam buku besar. Laporan keuangan seperti neraca saldo, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan neraca dapat dibuat dengan beberapa klik, yang membuatnya cepat dan efektif.

Piutang

Seperti namanya, aplikasi ini melacak transaksi yang masuk. Juga, dikenal sebagai buku besar pelanggan, peran utamanya adalah untuk melacak faktur pelanggan, koleksi, komisi, dll. Sistem ERP keuangan yang kuat, bersama dengan melacak semua hal di atas, membantu dalam menghasilkan penerimaan pelanggan ketika terintegrasi dengan antarmuka sistem manajemen kas.

Hutang

Tepat di seberang piutang, utang melacak transaksi keluar. Juga dikenal sebagai buku besar vendor, elemen perangkat lunak ERP akuntansi ini melacak transaksi vendor yang mencakup faktur, pembayaran, memo kredit, memo debit, dll. Ini juga dapat diintegrasikan dengan antarmuka manajemen kas untuk pembayaran vendor.

Daftar gaji

Menangkap timesheets, menghitung gajian, gaji, pemotongan pajak, pembayaran lembur, pembayaran komisi penjualan, dan banyak lagi ketika dimasukkan ke dalam sistem ERP keuangan memudahkan proses pembayaran. Pemrosesan gaji dan tunjangan lainnya yang benar dan tepat waktu juga dapat berfungsi sebagai alat retensi yang menguntungkan dengan membuat pelanggan senang.

Analisis & Audit

Mengumpulkan informasi, dan mengotomatiskannya, semuanya terdengar bagus tetapi hanya masuk akal jika mereka membantu dalam menyusun strategi proses bisnis untuk pertumbuhan dan ekspansi. Sistem akuntansi ERP yang efektif akan menangani persyaratan kepatuhan pada saat meninju detail dan memprosesnya untuk pertama kalinya. Akibatnya, alat ini akan melakukan langkah-langkah ini dengan cermat tanpa mengorbankan memastikan bahwa data Anda selalu sesuai dengan audit.

Data di satu tempat dapat diubah menjadi analitik yang masuk akal yang akan memberi Anda perspektif yang lebih luas tentang proses bisnis yang lebih menguntungkan daripada yang lain. Ini akan membantu Anda membuat strategi untuk meningkatkan dan mengisi kesenjangan proses untuk hasil yang lebih baik dan pertumbuhan organisasi secara keseluruhan.

Memahami berbagai elemen proses akuntansi dan sistem ERP telah memberi kita pemahaman yang lebih jelas tentang apa itu sistem ERP dalam akuntansi. Sekarang mari kita lihat proses pengembangan sistem ERP.

Proses Pengembangan ERP

Dengan semua mitos rusak dan memahami dasar-dasarnya, kami percaya bahwa Anda cukup yakin untuk memilih sistem ERP keuangan yang disesuaikan. Menggunakan keahlian mitra teknologi seperti Appinventiv, Anda dapat memulai proses pengembangan perangkat lunak ERP yang disesuaikan. Untuk membuat produk yang mampu memenuhi sebagian besar kebutuhan bisnis Anda, ikuti langkah-langkah dasar yang disebutkan di bawah ini:

1. Tentukan tujuan – Jelas mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan dan alasan untuk mengembangkan sistem ERP. Tetapkan harapan yang jelas dan diskusikan cara-cara di mana tujuan dapat dicapai.
2. Prototipe – Buat gambar rangka untuk memvisualisasikan antarmuka pengguna.
3. Kembangkan – Tahap ini termasuk memilih antara server lokal dan server cloud, mengelola dan memelihara basis data dalam format yang mudah diskalakan dan fleksibel, integrasi aplikasi yang ada dengan sistem ERP dengan lancar, dan akhirnya merancang perangkat lunak ERP Anda dengan alasan wireframes dibuat sebagai prototipe. Tahu berapa biaya untuk membangun sistem ERP .
4. Test – Untuk keberhasilan implementasi sistem, setiap aspek dari sistem ERP harus diuji secara menyeluruh.

Melengkapi tim

Memiliki sistem akuntansi ERP yang kuat di tempat tidak cukup dalam menambah nilai proses. Penting untuk melatih orang-orang Anda untuk memanfaatkan manfaat sistem secara maksimal.

• Tetap beri tahu tim – Menerima sistem baru adalah kuncinya karena membawa persyaratan untuk melakukan upaya ekstra untuk belajar bersama dengan melakukan peran yang ada. Fase transformasi terkadang menjadi tantangan karena tidak semua orang dalam tim mungkin menyukai perubahan dalam proses dan mungkin tidak siap untuk mencurahkan upaya ekstra itu untuk mempelajari hal-hal baru. Membuat semua orang memahami visi di balik membawa sistem baru adalah kuncinya. Juga, penting untuk mengomunikasikan bagaimana hal itu akan membantu mereka dalam pertumbuhan pribadi mereka dengan beralih dari melakukan pekerjaan monoton ke peran strategis.
• Menilai kemampuan tim Anda – Mengetahui kekuatan dan kelemahan tim sangat penting. Memahami tingkat keterampilan tim dan keinginan untuk belajar akan sangat membantu dalam merencanakan tindakan di masa depan dan mengadopsi teknik yang relevan.
• Rencana pelatihan yang pasti – Rencana pelatihan yang definitif dan terperinci akan membantu Anda dan tim Anda untuk menilai waktu yang diperlukan untuk mempelajari dan menerapkan fitur-fitur yang relevan dari sistem baru. Jika memungkinkan, platform pembelajaran mandiri bekerja paling baik untuk para profesional yang bekerja. Namun, jadwal tetap akan dibutuhkan.
• Kemajuan & Umpan Balik – Menawarkan pelatihan melalui LMS yang kuat akan membantu Anda melacak kemajuan pembelajaran mereka. Ini juga akan membantu Anda mengumpulkan umpan balik yang membangun tentang produk dan modul pelatihan.

Bagaimana Appinventiv dapat membantu pengembangan perangkat lunak ERP?

Dengan rekam jejak yang terbukti dan ribuan produk yang dikirimkan, kami memiliki keahlian dan bandwidth untuk mengelola proyek dari berbagai ukuran dan jenis. Dengan tim yang terdiri dari sekitar 1.000 teknisi kreatif, kami bangga dalam memberikan proyek menggunakan teknologi terbaru dalam waktu yang ditentukan dan disepakati.

Kesaksian positif dari klien kami dan portofolio proyek yang beragam di seluruh industri adalah motivasi bagi kami untuk melayani setiap klien dengan dedikasi yang sama. Salah satu contohnya adalah keberhasilan implementasi layanan pengembangan perangkat lunak ERP untuk salah satu pengecer furnitur terbesar di dunia, IKEA.

Terlepas dari ukuran organisasi, mengotomatisasi sistem dan proses akuntansi tidak pernah terlambat. Appinventiv dapat membantu Anda membangun sistem akuntansi ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.

Hubungi pakar kami untuk mendiskusikan persyaratan perangkat lunak akuntansi ERP Anda.

Membungkus!

Dengan dunia bisnis yang bergerak cepat dan kemajuan teknologi, sangat penting bagi organisasi untuk menerapkan alat dan teknik terbaru. Ini tidak hanya akan memfasilitasi pertumbuhan pribadi karyawan tetapi juga akan memungkinkan bisnis Anda untuk menyusun strategi dan merencanakan pertumbuhan di masa depan, memungkinkan Anda untuk mengikuti laju persaingan dunia bisnis. Sistem akuntansi ERP dapat membantu Anda mengambil lompatan yang bisa menjadi awal Anda menjadi pemimpin di industri Anda.

FAQ

T. Apa saja teknologi yang digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak keuangan ERP?

J. Meskipun penting untuk menghabiskan waktu berkualitas untuk memikirkan sistem dengan mengingat tujuan tertentu, sama pentingnya untuk memastikan bahwa sisi teknis proyek diperhatikan dengan baik. Sistem ERP keuangan berisi modul, fungsi, dan elemen lain yang berbeda. Juga, integrasi dengan sistem yang ada menjadikannya sistem yang kompleks berlapis-lapis.

Ada lebih dari satu bahasa pemrograman yang dapat Anda pilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda dan jenis data yang akan Anda gunakan.

• Java – Jika sistem backend dan alur kerja Anda kompleks, sistem ERP berbasis Java akan mendukung sistem akuntansi ERP berbasis cloud.
• .NET – Dengan menggunakan .NET, atau bahkan lebih baik, ASP.NET, Anda dapat mengembangkan sistem ERP yang tidak harus berbasis cloud. Modul akuntansi ERP Anda dapat berfungsi dengan lancar pada konektivitas internet dasar.
• Python – Karena perangkat lunak keuangan ERP didasarkan pada logika dan data bisnis, mengembangkan sistem keuangan berdasarkan Python masuk akal, karena kekuatan inti bahasa ini adalah pemrograman logika bisnis.

T. Apa manfaat utama menggunakan sistem ERP keuangan?

A. Ada banyak manfaat yang dapat dipetik dari penerapannya. Beberapa dari mereka adalah:

• Mengambil laporan keuangan terperinci
• Lebih sedikit kesalahan karena otomatisasi alur kerja
• Mengurangi redundansi sumber daya
• Tidak ada duplikasi entri data sehingga kontrol lebih baik
• Keamanan data keuangan

T. Mana yang lebih baik? Dari perangkat lunak akuntansi ERP rak atau yang disesuaikan?

J. Karena perangkat lunak akuntansi ERP terintegrasi dengan fungsi internal lainnya untuk pengambilan data dan laporan keseluruhan, yang terbaik adalah menyesuaikan sistem yang diperlukan berdasarkan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.