Memanfaatkan AI Chatbots untuk ERP: Manfaat dan Strategi Utama untuk Diimplementasikan bagi Perusahaan

Dalam ekosistem bisnis yang bergerak cepat saat ini, perusahaan terus mencari cara inovatif untuk menyederhanakan operasi mereka dan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Salah satu alat yang mereka andalkan sebagai cara tepercaya untuk mencapai tujuan ini adalah perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Sebagai tanggapan, domain perangkat lunak ERP telah muncul sebagai perangkat lunak yang telah teruji waktu yang membantu bisnis mengoptimalkan dan mengotomatiskan proses mereka, yang pada gilirannya membuat karyawan melakukan tugas dengan cara yang lebih sederhana. Semua ini terjadi ketika mereka dibangun dengan sangat baik.

Dalam sebagian besar kasus, solusi ERP hadir dengan antarmuka kompleks yang memaksa pengguna untuk bernavigasi dengan berpindah dari satu tab ke tab lainnya untuk mengakses informasi penting. Hasil akhirnya? Pengguna menghabiskan lebih banyak waktu bekerja di dalam sistem ERP daripada bekerja. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan mulai beralih ke solusi yang memudahkan karyawannya mendapatkan data yang dibutuhkan tanpa harus melalui proses multi-langkah.

Di sinilah chatbot ERP AI berperan.

Chatbot AI untuk ERP, sebagai sebuah konsep, adalah singkatan dari platform yang tetap berada di dalam perangkat lunak ERP dan membantu pengguna dengan pertanyaan mereka seputar informasi bisnis. Misalnya, jika Anda memerlukan detail laba dan rugi kuartal terakhir, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengetikkan “berapa angka laba dan rugi Q2 2023 saya” di solusi chatbot ERP AI dan Anda akan mendapatkan nomornya.

Mari kita lihat konsepnya secara mendetail dengan sedikit membahas secara teknis.

Arsitektur Khas Asisten ERP yang Didukung AI

Ada beberapa cara untuk melakukan integrasi sistem AI chatbot ERP, tetapi salah satu yang dianggap paling aman adalah arsitektur ini –

1. Pengguna memasukkan ekspresi di salah satu dari beberapa saluran yang terhubung dengan ERP (Webchat, slack, dll.) dan kemudian diteruskan ke konektor bot.
2. Konektor bot biasanya dihosting di platform cloud. Ini mengirimkan ekspresi ke logika bot yang dihosting di jaringan lokal Anda.
3. Logika bot mengelola ekspresi dan mengajukan permintaan ke:

• Sistem backend jika diperlukan untuk melanjutkan percakapan.
• Mesin NLP di cloud untuk mengekstrak maksud dan entitas dari ekspresi.

1. Setelah informasi dikumpulkan, logika bot mendapatkan semua data yang diperlukan untuk melakukan percakapan.

Manfaat otomatisasi ERP dengan arsitektur chatbots adalah data yang dimasukkan oleh pengguna adalah satu-satunya informasi yang terekspos di cloud. Semua informasi sensitif di dalam ekspresi dienkripsi melalui logika bot sebelum dikirim ke mesin NLP. Selain itu, data backend tetap berada di firewall karena logikanya disimpan di lokasi.

Berikut tampilan arsitektur integrasi SAP NLP yang menyajikan representasi visual cara kerjanya

Meskipun banyak hal terjadi di backend, di frontend, percakapan antara pengguna dan AI chatbot ERP terjadi dalam hitungan detik.

Namun bagaimana proses ini menghasilkan keuntungan bisnis? Mari kita lihat…

Baca juga: Mobile ERP: Mengapa perusahaan modern harus mengadopsi Solusi ERP mobile berbasis cloud?

Manfaat AI Chatbots di ERP

Bayangkan menggunakan elemen yang mempelajari data dari berbagai segmen perangkat lunak ERP dan kemudian kembali dengan jawaban atas pertanyaan terkait bisnis Anda atau membantu Anda dalam tugas pelaporan dan entri data. Otomatisasi ERP dengan chatbots memungkinkan hal ini. Dan inilah hasil dari kemudahan ini.

1. Penyelesaian Masalah yang Efektif

Salah satu manfaat terbesar chatbot AI di ERP terletak pada pendekatan penanganan masalah yang memiliki banyak segi. Biasanya, ini bekerja dalam tiga cara –

• Bantuan FAQ – Mereka memberikan jawaban real-time atas pertanyaan umum seperti “unduh slip gaji saya”, “di mana saya dapat menemukan laporan kinerja SEO bulan lalu”
• Pemecahan Masalah – Mendiagnosis solusi real-time dengan cepat untuk masalah yang umum terjadi.
• Proses langkah demi langkah – Mendampingi pengguna melalui proses dan langkah yang rumit, sehingga mengurangi kesalahan.

1. Otomatisasi Proses

Asisten ERP yang didukung AI dengan mudah mengambil alih tugas berulang seperti pembuatan laporan, entri data, dan alur kerja persetujuan. Penyertaan ini membantu menyederhanakan operasi dan meningkatkan efisiensi sekaligus menjaga presisi.

Dengan mengelola aktivitas ini secara mandiri, bit menghilangkan kemungkinan kesalahan, sekaligus membebaskan karyawan dari tugas-tugas sehari-hari.

1. Wawasan Data

Didukung oleh kemampuan AI dan Machine Learning, chatbot AI untuk ERP mampu membedah data ERP dan mengumpulkan wawasan berharga yang mendorong pengambilan keputusan yang tepat. Hal ini membantu bisnis mempercepat pilihan berdasarkan data dan memanfaatkan peluang, sekaligus memberi mereka kepercayaan diri dalam mengubah rencana mereka sesuai dengan perubahan pasar dan permintaan.

1. Bantuan yang Dipersonalisasi

Dengan bekerja dengan sejumlah besar kumpulan data seputar riwayat pencarian, peran dan tanggung jawab, serta interaksi masa lalu, chatbot ERP AI mampu menawarkan panduan khusus kepada pengguna. Misalnya, jika Anda meminta bot untuk memberi tahu Anda kinerja pemasaran, bot dapat menyarankan penelusuran kampanye mana yang berkinerja terbaik atau lembar ROI khusus pemasaran.

1. Respons Masalah yang Disederhanakan

Proaktif adalah fitur yang membedakan ERP rata-rata dari perangkat lunak yang benar-benar berdampak pada bisnis. Implementasi ERP AI mendukung peningkatan peringatan di mana pengguna dapat berinteraksi dengan notifikasi dari perangkat seluler atau PC mereka.
Dengan cara ini, jika terjadi kejadian luar biasa seperti kerusakan mesin, keterlambatan pengiriman, atau masalah inventaris, pengguna dapat meminta informasi lebih lanjut kepada bot agar dapat mengambil tindakan tepat waktu.

Sekarang setelah kita melihat manfaat integrasi AI chatbot dengan sistem ERP, penting untuk dipahami bahwa agar bisnis dapat mencapai keunggulan khusus AI chatbot ERP, mereka harus memiliki strategi yang solid.

Di Appinventiv, saat kami mengerjakan proyek yang melibatkan pengembangan chatbot ERP AI, ada beberapa strategi utama yang kami ikuti. Meskipun setiap proyek berbeda, ada beberapa faktor yang tetap sama di setiap cakupan kebutuhan.

Faktor penentu keberhasilan proyek ERP Anda

Tujuan yang jelas – Kami memulai dengan tujuan yang jelas yang menjelaskan apa yang Anda ingin chatbot capai dalam sistem ERP Anda. Serangkaian aktivitas dapat berupa otomatisasi tugas, memberikan informasi, atau sekadar membantu dengan dukungan. Tujuan ini kemudian membantu mempersiapkan data untuk chatbot AI untuk ERP.

Pilih platform AI yang tepat – Dalam penawaran layanan pengembangan AI kami, kami menekankan pada pembangunan chatbot ERP Anda pada tumpukan teknologi dan model AI yang selaras dengan perangkat lunak di lokasi. Beberapa opsi yang kami atasi adalah: Dialogflow, Microsoft Bot Framework, atau bahkan pengembangan khusus dengan Python dan pustaka seperti NLTK atau spaCy.

Rancang alur percakapan – Bagian penting dari upaya pengembangan chatbot ERP AI kami terletak pada membangun alur percakapan dan dialog untuk chatbot dengan mengidentifikasi pertanyaan umum pengguna dan membangun respons yang sesuai. Kami juga menerapkan komponen NLU untuk membantu chatbot memahami maksud dan konteks pengguna secara efektif. Hal ini juga melibatkan pelatihan chatbot dalam bahasa dan terminologi khusus industri.

Terapkan dan pantau – Setelah melatih chatbot AI ERP Anda dengan interaksi pengguna nyata dan menyempurnakan responsnya dari waktu ke waktu, kami menerapkan chatbot dalam sistem ERP Anda, atau mengembangkan sistem ERP berkemampuan AI dan memantau kinerjanya dengan terus menganalisis interaksi pengguna dan menyempurnakan sistem ERP tanggapan chatbot.

Dengan menggunakan strategi ini untuk menentukan kasus penggunaan chatbot AI ERP terbaik, kami telah mengembangkan dan menerapkan lebih dari 20+ solusi perencanaan sumber daya perusahaan, dengan setidaknya 5 di antaranya memiliki chatbot AI untuk ERP. Fokus kami selalu pada pembuatan perangkat lunak yang memberikan wawasan real-time dan mendetail terhadap pertanyaan pengguna. Berinvestasilah dalam layanan pengembangan perangkat lunak perusahaan kami hari ini untuk menyaksikan kemampuan AI dalam ERP.

FAQ

T. Apa yang dimaksud dengan chatbot AI dalam konteks ERP?

A. Chatbot AI ERP adalah fungsi yang terintegrasi dalam perangkat lunak dengan tujuan menjawab pertanyaan karyawan secara real-time. Ia bekerja pada arsitektur yang menerima pertanyaan pengguna, menggunakan pembelajaran mesin, model NLP dan AI untuk memahami konteks percakapan dan mengubahnya menjadi respons yang sesuai.

T. Apa manfaat utama menggunakan chatbot AI dalam sistem ERP?

J. Ada sejumlah manfaat/kasus penggunaan chatbot ERP AI yang disaksikan oleh perusahaan modern. Beberapa keuntungan utamanya meliputi – efisiensi yang lebih baik, peningkatan produktivitas, memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi, dan pengambilan keputusan yang lebih baik