Semua Yang Harus Anda Ketahui Tentang Sistem Telepon Untuk Pusat Panggilan

Penjualan dan pemasaran memainkan peran utama dalam memastikan pertumbuhan dan keberhasilan bisnis. Ketika orang mendengar penjualan dan pemasaran, mereka sering berpikir tentang menghasilkan pendapatan dan promosi merek. Namun, ada lebih banyak pekerjaan penjualan dan pemasaran melalui sistem telepon.

Salah satu bagian terpenting dari penjualan dan pemasaran adalah memahami pelanggan. Ini melibatkan mendapatkan wawasan tentang kebutuhan dan preferensi pelanggan selama siklus penjualan. Setelah Anda mengenal pelanggan Anda, Anda dapat mengembangkan produk dan layanan yang memenuhi kebutuhan mereka.

Wawasan juga dapat membantu Anda menyesuaikan pesan pemasaran dan menyiapkan strategi penjualan untuk segmen pelanggan tertentu. Sepanjang proses ini, satu hal tetap konstan; Anda perlu menghubungi pelanggan Anda.

Anda harus tetap berhubungan dengan pelanggan agar bisnis Anda berhasil. Ini adalah bagaimana Anda menciptakan hubungan dengan pelanggan Anda. Namun, ini mungkin sulit jika Anda tidak memiliki sistem untuk membantu Anda mengelola volume pelanggan yang besar.

Salah satu cara terbaik untuk menavigasi rintangan ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak call center. Pusat panggilan sering menangani volume besar panggilan telepon masuk atau keluar dalam suatu organisasi. Untuk ini, mereka mengandalkan sistem telepon untuk mengelola panggilan.

Fitur Sistem Telepon Di Pusat Panggilan

Sistem telepon untuk call center melakukan beberapa fungsi untuk bisnis. Bahkan sekarang, sistem telepon otomatis juga tersedia. Tujuan utama mereka adalah untuk membantu mengembangkan bisnis melalui personalisasi komunikasi dan memberikan pengalaman sederhana kepada agen.

Di masa lalu, komunikasi terutama dilakukan melalui panggilan telepon, oleh karena itu dinamakan call center. Namun, saat ini kami memiliki pusat kontak yang menangani berbagai saluran komunikasi digital. Sistem baru mendukung email, obrolan langsung, SMS, obrolan video, dan media sosial.

Sistem juga menangani panggilan masuk dan mengarahkannya ke agen yang sesuai berdasarkan prestasi. Fitur tambahan ini membantu agen menangani dan merespons pelanggan dengan lebih baik. Karena itu, mari kita lihat opsi yang Anda miliki untuk sistem telepon pusat panggilan.

Jenis Sistem Telepon

Ada beberapa opsi untuk meningkatkan sistem telepon bisnis Anda. Namun, semuanya dapat diklasifikasikan menurut berbagai karakteristik. Oleh karena itu, pilihan Anda dalam sistem telepon meliputi:

Sistem PBX

Pertukaran cabang pribadi (PBX) adalah sistem operasi telepon dalam suatu organisasi. Itu akan mengalihkan panggilan antar pengguna di jalur lokal. PBX juga menyediakan nomor untuk akses melalui saluran telepon eksternal. Sistem dapat di tempat atau dihosting di cloud.

Sistem PBX tradisional menggunakan perangkat keras fisik di tempat untuk merutekan panggilan melalui jaringan telepon. Panggilan dialihkan melalui jaringan telepon yang dialihkan publik (PSTN) untuk komunikasi.

Anda juga bisa memberi kami sistem telepon yang dihosting, juga dikenal sebagai sistem voice over internet protocol (VoIP). Sistem pusat panggilan ini, di sisi lain, mengirimkan panggilan melalui jaringan IP. Ini berarti ia bergantung pada internet untuk mengirimkan panggilan dan dapat dihosting di tempat atau di cloud.

Oleh karena itu, pelaku bisnis dapat melakukan dan menerima panggilan dari mana saja dengan koneksi internet. Sistem telepon PBX memiliki kelebihan, termasuk kehandalan dan keamanan. Sistem VoIP juga memiliki fitur seperti perutean panggilan dan menu IR.

Namun, meski dengan kelebihan tersebut, sistem PBX memiliki kekurangan yang meliputi:

• Harganya mahal – Anda harus mengeluarkan uang untuk memasang dan memelihara perangkat keras.
• Mereka memiliki masalah keandalan – Satu titik kegagalan dapat melumpuhkan seluruh sistem
• Skalabilitas terbatas- Karena ini adalah sistem fisik, Anda tidak dapat dengan mudah menambah atau menghapus ponsel sesuai permintaan
• Fungsionalitas terbatas – PBX tradisional menawarkan lebih sedikit fitur dibandingkan dengan sistem telepon modern.

Sistem Berbasis Cloud

Sistem berbasis cloud menggunakan server virtual dan pusat data untuk menangani panggilan dan informasi Anda. Ini juga berarti tidak ada instalasi perangkat keras di kantor. Staf pusat panggilan Anda dapat menggunakan aplikasi seluler atau softphone komputer.

Sistem panggilan berbasis cloud memiliki beberapa keuntungan, seperti skalabilitas, lebih banyak fungsi, dan biaya rendah. Anda juga mendapatkan keuntungan dari kerja jarak jauh dan integrasi CRM dengan opsi ini.

Meskipun sistem berbasis cloud lebih maju dan lebih baik daripada sistem PBX, mereka memiliki kekurangan seperti:

• Biaya berulang – Anda harus tetap membayar untuk layanan ini.
• Mendapatkan vendor yang baik – Anda harus memilih vendor yang tepat dengan layanan terbaik. Ini penting karena Anda bergantung pada vendor untuk pemeliharaan, dukungan, dan pembaruan.

Manfaat Menggunakan Sistem Telepon Call Center

Sistem call center dapat membantu meningkatkan dan mengembangkan bisnis Anda dengan berbagai cara. Sistem telepon sering membantu membangun hubungan pelanggan Anda dan meningkatkan layanan pelanggan Anda. Manfaat mengadopsi sistem call center untuk bisnis Anda meliputi:

Peningkatan Efisiensi

Sistem telepon pusat panggilan dapat membantu merampingkan proses penanganan panggilan dalam bisnis Anda. Sistem akan memungkinkan tim Anda untuk menangani lebih banyak panggilan dalam waktu yang lebih singkat. Ini akan, pada gilirannya, meningkatkan efisiensi Anda secara keseluruhan.

Sistem ini juga dilengkapi dengan fitur seperti distribusi panggilan otomatis (ACD) atau perutean panggilan otomatis untuk mentransfer panggilan. Selain itu, fitur seperti respons suara interaktif (IVR) dapat membantu mengurangi beban kerja Anda. Ini karena IVR memandu pengguna untuk memecahkan masalah mereka.

Sistem call center juga dapat meningkatkan efisiensi melalui antrian panggilan. Ini meningkatkan produktivitas agen Anda dan mengurangi pengabaian pelanggan.

Peningkatan Layanan Pelanggan

Perutean otomatis sistem telepon pusat panggilan dan fungsi IVR dapat membantu meningkatkan tingkat layanan pelanggan Anda. Ini karena Anda dapat mengarahkan panggilan ke agen yang paling tepat dan mengurangi waktu tunggu pelanggan.

Ini dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan peluang mereka untuk setia pada bisnis Anda.

Penghematan biaya

Sistem telepon pusat panggilan dapat membantu bisnis menghemat uang dengan mengurangi kebutuhan akan infrastruktur fisik. Manfaat ini berasal dari penerapan sistem call center berbasis cloud.

Anda juga menghemat ruang kantor karena tim Anda dapat bekerja dari jarak jauh. Integrasi seluler memungkinkan agen untuk tetap terhubung dan memberikan layanan responsif dari lokasi mana pun.

Wawasan Data

Sistem telepon pusat panggilan Anda dapat membantu memberikan wawasan data yang berharga. Ini karena perangkat lunak dilengkapi dengan fitur-fitur seperti perekaman panggilan, analitik, dan alat pelaporan. Fitur ini dapat membantu Anda melacak metrik seperti volume panggilan dan waktu tunggu. Anda juga dapat mengukur kinerja berbagai anggota tim Anda.

Anda kemudian dapat menggunakan data ini untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dan meningkatkan operasi dan layanan pelanggan mereka. Informasi ini juga berguna jika Anda perlu membuat keputusan berdasarkan data.

Kesimpulan

Penjualan dan pemasaran memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis Anda dan memengaruhi kesuksesan Anda. Salah satu komponen utama pemasaran dan penjualan adalah komunikasi dengan klien. Mengelola banyak pelanggan itu menantang, jadi Anda harus mendapatkan sistem telepon pusat panggilan.

Ada beberapa sistem telepon, dan masing-masing memiliki kelebihannya. Sistem panggilan berbasis cloud lebih murah dan menawarkan manfaat seperti kerja jarak jauh. Sistem telepon pusat panggilan, secara umum, menawarkan banyak manfaat, dan Anda harus memilikinya untuk mengelola panggilan di organisasi Anda.

Tambahan:

• Teka-teki Dunia Maya dan Keamanan Dunia Maya
• 5 Alasan Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Zero Trust Security
• Dunia Pemasaran Media Sosial 2022: Apa Itu Dunia Pemasaran Media Sosial?