Semua Yang Harus Anda Ketahui Tentang Manajemen Aset Perangkat Lunak

Sederhananya, Manajemen Aset Perangkat Lunak, juga dikenal sebagai SAM, adalah praktik bisnis yang melibatkan pengelolaan dan pengoptimalan pembelian, penerapan, pemeliharaan, pemanfaatan, dan pembuangan aplikasi perangkat lunak dalam suatu organisasi. Pada dasarnya, SAM digunakan untuk mengatasi masalah lisensi perangkat lunak potensial. Ini mencakup semua infrastruktur dan proses yang diperlukan untuk manajemen, kontrol, dan perlindungan aset perangkat lunak yang efektif di seluruh tahap siklus hidupnya.

Alat Manajemen Aset Perangkat Lunak membentuk subkategori alat Manajemen Aset TI. Mereka mengotomatisasi aktivitas yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap hak lisensi perangkat lunak dan mengatur biaya perangkat lunak. Hal ini dicapai melalui penangkapan persyaratan perjanjian lisensi dalam kode, otomatisasi pengumpulan data penggunaan perangkat lunak, dan perhitungan implikasi biaya. Hasil akhirnya adalah membantu perusahaan mengoptimalkan pengeluaran perangkat lunak.

Kemampuan Alat Manajemen Aset Perangkat Lunak

Seperti disebutkan sebelumnya, alat Manajemen Aset Perangkat Lunak dirancang untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan lisensi perangkat lunak. Mereka memiliki beberapa sistem berbeda yang melayani fungsi berbeda, yang pada akhirnya bersatu untuk memastikan pengoptimalan dan kepatuhan lisensi perangkat lunak.

Sistem Kontrol Aplikasi

Mereka membatasi dan mengelola penginstalan perangkat lunak pada perangkat yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan keamanan dan meminimalkan risiko lainnya. Meskipun sistem ini sebagian besar berkaitan dengan perlindungan data dan deteksi penipuan, Digital Guardian adalah salah satu vendor terkemuka yang menangani masalah ini.

? Sistem manajemen tambalan

Yang ini mengotomatiskan penyebaran tambalan perangkat lunak untuk memastikan bahwa komputer selalu mutakhir dan sesuai dengan persyaratan keamanan dan produktivitas yang relevan.

? Sistem manajer lisensi

Sistem semacam itu menyediakan arsip yang berwawasan luas untuk hak lisensi, yang akan membantu perusahaan mengetahui di mana lisensinya kurang dan dengan demikian berisiko mengalami audit kepatuhan atau lisensi berlebih, dalam hal ini mereka membelanjakan uang untuk pembelian perangkat lunak yang tidak perlu.

? Alat katalog produk

Alat ini digunakan untuk mengumpulkan detail produk tertentu seperti nama, edisi, versi, dan formulir perjanjian lisensi untuk produk yang digunakan oleh bisnis. Ini membantu dengan menormalkan konvensi penamaan produk dalam perusahaan dan memungkinkan pemetaan antara alat pengembangan lain yang digunakan dalam solusi SAM komposit.

? Sistem manajemen permintaan

Mereka memudahkan karyawan untuk meminta aplikasi perangkat lunak menggunakan formulir standar. Dengan cara ini, perusahaan dapat melacak pengadaan perangkat lunak dan kemudian dapat mengetahui apakah ada lisensi tambahan yang diperlukan untuk menutupi akuisisi baru.

? Sistem pengukuran perangkat lunak

Mereka memungkinkan pelacakan penggunaan aplikasi perangkat lunak dalam jaringan. Selain itu, mereka dapat digunakan untuk memberikan penegakan kepatuhan waktu nyata untuk aplikasi berlisensi.

Alat SAM lainnya termasuk inventaris perangkat lunak dan alat penyebaran perangkat lunak, yang mengumpulkan detail file perangkat lunak seperti judul, ID produk, ukuran, tanggal, arah, dan edisi dari perangkat lunak yang baru diinstal dan mengotomatisasi dan melacak penginstalan aplikasi baru, masing-masing.

Manfaat Teratas Manajemen Aset Perangkat Lunak

Sementara sebagian besar manajer TI mungkin menerapkan penggunaan alat SAM untuk memastikan kepatuhan terhadap perjanjian lisensi dan menghindari kemungkinan hukuman, ada banyak manfaat lain yang dapat diperoleh dari penggunaannya.

? Penghematan biaya

Software Asset Management memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan sistem bisnis mereka. Akibatnya, mereka mendapatkan kontrol yang lebih besar atas biaya serta pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengarahkan keputusan investasi masa depan. Sebuah perusahaan dapat menghemat lebih dari 30% dalam biaya pengeluaran perangkat lunak, tetapi itu sangat tergantung pada seberapa terdesentralisasi pembelian TI di dalam perusahaan dan juga kontrak yang dinegosiasikan dengan vendor perangkat lunak.

? Membebaskan Sumber Daya Tenaga Kerja

Dengan mengotomatisasi proses pemrosesan lisensi perangkat lunak, perusahaan dapat menghilangkan hingga 50% dari kegiatan administrasi. Ini akan membebaskan sumber daya serta beban kerja departemen TI, memungkinkan mereka untuk fokus pada aktivitas lain yang berpotensi menambah nilai bagi perusahaan.

? Penurunan Risiko Kepatuhan

Sebagian besar perusahaan mendapatkan permintaan audit setidaknya sekali setiap tahun. Dengan menggunakan alat Manajemen Aset Perangkat Lunak, perusahaan tidak perlu terlalu khawatir ketika mereka menerima permintaan ini. Ini karena mereka tahu bahwa mereka mematuhinya dengan baik karena semuanya telah diselesaikan oleh alat SAM.

Lebih dari Masalah Lisensi Yang Akan Dicegah oleh Manajemen Aset Perangkat Lunak

Seperti yang mungkin telah disebutkan sebelumnya, manajemen aset perangkat lunak memainkan peran besar dalam mengurangi lisensi yang berlebihan. Ini karena sebagian besar perusahaan takut akan kekurangan lisensi perangkat lunak sehingga mereka akhirnya memperoleh lebih banyak lisensi daripada yang mereka butuhkan. Di bawah ini adalah beberapa masalah lisensi perangkat lunak   diselesaikan oleh manajemen aset perangkat lunak.

? Instalasi Tidak Terkendali

Beberapa perusahaan telah mengambil tindakan untuk memastikan bahwa hanya orang-orang tertentu yang memiliki hak untuk melakukan instalasi di komputer yang digunakan oleh perusahaan (hak administrator). Ini terkadang tidak nyaman karena memperlambat momentum ketika seseorang harus menunggu orang yang berwenang memberikan izin untuk instalasi perangkat lunak. Untuk menghindari hal ini, perusahaan lain lebih suka memberi setiap orang wewenang untuk membuat instalasi mereka sendiri, yang dapat menyebabkan instalasi program yang tidak perlu. Dengan SAM, perusahaan dapat mengontrol instalasi sambil tetap memastikan alur kerja dan momentum tidak terganggu.

? Standarisasi Kontrak

Lebih sering daripada tidak, perusahaan dengan banyak kontrak perangkat lunak memiliki banyak lisensi berlebih. Dengan banyak kontrak, sulit untuk menjaga gambaran umum tentang hak lisensi organisasi. Dengan demikian, Anda menemukan skenario di mana jika ada kebutuhan untuk perangkat lunak baru, alih-alih melalui ratusan kontrak untuk menemukan apakah perangkat lunak tersebut tercakup, lebih mudah untuk hanya membeli lisensi baru. Jika ini terus berlanjut, Anda menemukan bahwa perusahaan memiliki lebih banyak lisensi daripada yang mereka butuhkan. Alat SAM yang tepat dapat membantu menghindari hal ini.

Manajemen Aset Perangkat Lunak adalah praktik yang sangat penting, dan setiap perusahaan, terutama perusahaan besar, harus mengadopsinya. Tidak hanya memudahkan untuk mematuhi perjanjian lisensi, tetapi juga mencegah pemberian lisensi yang berlebihan, yang pada gilirannya mengurangi biaya dan secara efektif meningkatkan laba perusahaan, sesuatu yang diinginkan semua orang. Rahasia Manajemen Aset Perangkat Lunak yang sukses adalah berinvestasi dalam teknologi yang tepat dan mendapatkan tim profesional yang berpengalaman untuk mengawasi seluruh proses.