Mengapa dan Bagaimana Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas

Dalam lingkungan kerja yang semakin kompleks saat ini, organisasi berfokus pada pembangunan infrastruktur yang kuat untuk pertumbuhan yang berkelanjutan. Ini melibatkan infrastruktur fisik dan infrastruktur yang mendasari untuk proses dan sistem yang mengaturnya. Apakah Anda memiliki lokasi konstruksi, lembaga pendidikan, atau kantor perusahaan, Anda mungkin akan menghadapi banyak masalah karena sulitnya mempertahankan peraturan mengenai pemeliharaan dan organisasi.

Sebuah sistem manajemen fasilitas terletak di pusat organisasi untuk merampingkan proses untuk menyalurkan efisiensi maksimum dan pemanfaatan infrastruktur. Manajer fasilitas harus menyadari platform yang berbeda dan membawanya ke dalam solusi yang terintegrasi, teratur, dan terkelola dengan baik.

Berbagai tips dan panduan manajemen fasilitas membantu menyederhanakan dan mempercepat proses manajemen secara keseluruhan. Dalam posting ini, kita akan memahami mengapa dan bagaimana menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas, tetapi sebelum itu, mari kita jelaskan dasar-dasar manajemen fasilitas, jenis, fitur, dan banyak lagi.

Apa itu Manajemen Fasilitas?

Menurut Organisasi Standar Internasional (ISO) , manajemen fasilitas adalah fungsi organisasi yang mengintegrasikan orang, tempat, dan proses dalam lingkungan binaan untuk meningkatkan kualitas hidup orang dan produktivitas bisnis inti.

Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional (IFMA), asosiasi profesional yang paling dikenal luas untuk manajer fasilitas secara global, mendefinisikannya sebagai "praktik mengoordinasikan tempat kerja fisik dengan orang-orang dan pekerjaan organisasi."

Manajemen fasilitas mencakup alat, perangkat lunak, dan layanan yang mendukung fungsi, keamanan, dan keberlanjutan bisnis. Beberapa kegiatan manajemen fasilitas meliputi:

• Manajemen sewa (administrasi dan akuntansi)
• Perencanaan dan manajemen proyek modal
• Pemeliharaan dan operasi
• Manajemen energi
• Pengalaman karyawan dan penghuni
• Manajemen real estat
• Manajemen darurat dan kelangsungan bisnis
• Manajemen ruang

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas?

Perangkat lunak manajemen fasilitas adalah perangkat lunak khusus yang dirancang dan dikembangkan untuk mengoptimalkan manajemen gedung. Ini memungkinkan organisasi untuk mengelola program perbaikan dan pemeliharaan mereka secara keseluruhan dari dasbor berbasis web atau aplikasi manajemen fasilitas. Perangkat lunak FM modern juga bertujuan untuk meningkatkan penyelesaian alur kerja dan memperkuat komunikasi tim.

Saat ini, perangkat lunak manajemen fasilitas adalah bagian dari bisnis kecil hingga besar yang membantu mereka meningkatkan produktivitas aset dan mengubah item yang dapat ditindaklanjuti menjadi hasil yang berarti. Solusi teknologi memberdayakan manajer multi-fasilitas untuk melakukan beberapa fungsi di seluruh pemeliharaan dan perbaikan berkelanjutan seperti pengadaan dan kepatuhan kontraktor komersial, penjadwalan pemeliharaan, pembuatan faktur, dan analisis data.

Solusi berbasis cloud membantu bisnis untuk melihat data secara real-time dengan langkah-langkah keamanan tambahan. Ini juga membantu menganalisis pola pengeluaran dari waktu ke waktu dan membantu dalam pemotongan biaya sambil meningkatkan komunikasi dengan penyedia layanan dan pemangku kepentingan internal.

Sekarang mari kita memahami jenis perangkat lunak manajemen fasilitas.

Jenis Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas

Saat meneliti solusi sistem perangkat lunak manajemen fasilitas perusahaan, Anda pasti menemukan banyak istilah yang sulit diuraikan. Saat ini, di pasar, ada berbagai jenis perangkat lunak manajemen fasilitas yang menyediakan fungsionalitas berbeda pada tingkat yang berbeda untuk bisnis.

Di bawah ini adalah jenis perangkat lunak manajemen fasilitas yang tersedia di pasaran saat ini.

Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi

Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi atau IWMS adalah rangkaian lengkap alat untuk mengelola fasilitas. Dengan IWMS, Anda dapat menangani semuanya mulai dari portofolio real estat hingga pembuatan denah lantai, perencanaan pemeliharaan, kontrol, dll. Sesuai perkiraan , penerapan solusi IWMS menghasilkan pengurangan konsumsi energi sebesar 10%, peningkatan ruang kerja sebesar 40%, dan mengurangi biaya perawatan fasilitas sebesar 14%.

Manajemen fasilitas berbantuan komputer

Perangkat lunak manajemen fasilitas berbantuan komputer, alias CAFM, adalah perangkat lunak manajemen fasilitas yang memungkinkan manajer meningkatkan perencanaan jangka panjang ruang, fasilitas, anggaran, pemeliharaan preventif, dan permintaan layanan pelanggan untuk memenuhi keselarasan penuh dengan kebutuhan bisnis. Ini membantu merencanakan, melaksanakan, dan memantau semua kegiatan yang terlibat dalam ruang dan manajemen tempat kerja.

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi

CMMS atau sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi biasanya digunakan dalam industri di mana infrastruktur fisik sangat penting. Ini adalah perangkat lunak yang memusatkan data pemeliharaan dan memproses operasi pemeliharaan tepat waktu. Beberapa fungsi CMMS adalah pencatatan aset, manajemen sumber daya dan tenaga kerja, manajemen perintah kerja, pelaporan, analisis, dan audit.

Manajemen Aset Perusahaan

EAM atau manajemen aset perusahaan adalah rangkaian perangkat lunak, sistem, dan layanan yang diperlukan untuk memelihara dan mengendalikan peralatan operasional. EAM berfokus pada optimalisasi kualitas dan pemanfaatan aset sekaligus meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional. Ini melibatkan manajemen kerja, pemeliharaan aset, manajemen rantai pasokan , dan inisiatif EHS.

Penyedia layanan pengembangan perangkat lunak kustom dapat membantu Anda merancang, mengembangkan, dan menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas yang mengintegrasikan berbagai fungsi yang memenuhi kebutuhan bisnis real-time Anda.

Fitur Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas

Perangkat lunak manajemen fasilitas dilengkapi dengan berbagai fitur yang menentukan kemampuannya. Saat ini, alat manajemen fasilitas menjadi lebih inovatif, terintegrasi, dan canggih dengan fitur tambahan. Berikut adalah beberapa fitur yang harus Anda ketahui saat mencari perangkat lunak manajemen fasilitas:

Manajemen perintah kerja yang disederhanakan

Perangkat lunak yang efisien memastikan manajemen perintah kerja yang disederhanakan di fasilitas. Staf dapat memasukkan permintaan pemeliharaan langsung ke dalam sistem, dan perintah kerja dapat dialihkan ke kontraktor dengan tarif yang disetujui.

platform SaaS

Perangkat lunak sebagai layanan atau perangkat lunak manajemen fasilitas perusahaan berbasis cloud mengurangi lonjakan pemasangan dan peningkatan perangkat lunak sambil menghilangkan kebutuhan untuk mendukung perangkat keras tambahan yang mengurangi biaya kepemilikan.

Integrasi pihak ketiga

Sistem manajemen fasilitas yang mumpuni memungkinkan integrasi pihak ketiga yang mulus seperti sistem akuntansi dan pembayaran untuk meminimalkan kesalahan input data dan mengotomatiskan proses pembayaran dan audit.

Direktori kontraktor yang dapat diakses

Perangkat lunak manajemen fasilitas memastikan direktori kontraktor yang mudah diakses dengan informasi kontrak yang dipelihara dan diperbarui secara berkala. Selain itu, Anda dapat mengakses direktori untuk menemukan kontraktor yang memenuhi syarat yang memiliki keterampilan yang tepat untuk proyek tertentu.

Antarmuka pengguna yang disederhanakan

Dasbor sistem manajemen fasilitas harus menawarkan antarmuka pengguna yang bersih, sederhana, dan modern. Antarmuka pengguna yang disederhanakan mengurangi kekacauan dalam melihat data tim, mempercepat waktu pelatihan, dan memungkinkan ekspansi tim yang lebih cepat.

Mengapa Anda Harus Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas?

Menjalankan dan mengelola beberapa fasilitas secara bersamaan dapat menjadi tantangan jika Anda melakukannya secara tradisional. Anda harus mengelola berbagai sistem bangunan, menjaga saluran komunikasi waktu nyata, dan memanfaatkan semua ruang secara efisien untuk memaksimalkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

Alih-alih berjalan dengan kertas dan daftar periksa, perangkat lunak manajemen fasilitas membuat semuanya terpusat ke dalam satu dasbor berbasis web. Tugas berulang diotomatisasi, dan sumber daya digunakan dengan cara yang memberikan fasilitas pada tingkat yang efisien dan produktif.

Berikut adalah beberapa alasan yang menggarisbawahi pentingnya perangkat lunak manajemen fasilitas:

Perbaikan dan pemeliharaan otomatis

Seperti dibahas di atas, sistem manajemen fasilitas memastikan perampingan tugas perbaikan dan pemeliharaan, sehingga manajer properti dan pemilik toko tidak perlu membuang waktu mereka untuk bekerja dengan personel pemeliharaan. Hal ini memungkinkan mereka untuk mencurahkan energi mereka untuk aspek bisnis lain seperti mengelola penjualan dan pengiriman.

Dengan perangkat lunak manajemen Fasilitas seperti IWMS, mereka dapat melihat dan melacak status fasilitas secara real-time, mengatur jadwal perbaikan sebelumnya, dan mengotomatiskan penerbitan permintaan pemeliharaan ketika kondisi tertentu tidak terpenuhi.

Membuat bangunan hemat energi

Bangunan komersial dan industri seperti transportasi, gas, dan manufaktur menjalankan beberapa fasilitas dan sistem seperti HVAC, penyaringan air, dan petir untuk beroperasi dan membutuhkan banyak energi yang membutuhkan anggaran operasional yang besar.

Dengan solusi perangkat lunak manajemen fasilitas yang mumpuni, Anda dapat menemukan cara untuk membuat sistem kritis hemat energi. Solusi ini memungkinkan audit energi yang ekstensif untuk menentukan sistem mana yang menggunakan lebih banyak energi dan di mana tingkat energi dapat dikurangi sambil mempertahankan fungsi operasi standar.

Memperpanjang siklus hidup layanan sistem dan aset

Sistem manajemen fasilitas membantu organisasi mendapatkan hasil maksimal dari aset mereka dan memaksimalkan siklus hidup layanan mereka dengan alat dan kemampuan manajemen bawaan. Ketika sistem dipelihara secara teratur, mereka bekerja secara efisien untuk waktu yang lebih lama. Anda juga bisa mendapatkan laporan perawatan untuk menganalisis sistem mana yang membutuhkan perawatan secara instan.

Ini membantu Anda merencanakan dan menentukan waktu terbaik untuk menjadwalkan perbaikan, pemeliharaan preventif, atau penggantian mesin. Ini mengurangi waktu henti sistem dan meningkatkan produktivitas, menghasilkan laba atas investasi yang signifikan.

Optimalkan tata letak dan pemasangan sistem penting

Pemasangan sistem penting dapat membuat kantong Anda terkuras, tetapi sistem manajemen fasilitas memberdayakan manajer, arsitek, dan insinyur untuk melihat gambaran menyeluruh dari seluruh fasilitas di satu dasbor. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberikan tata letak yang lebih optimal untuk instalasi sistem.

Laporan kinerja, audit energi, dan analitik secara kumulatif membantu pemangku kepentingan bisnis dalam membuat keputusan yang lebih baik yang menjamin kinerja sistem kritis yang efisien dan memberikan ROI yang lebih baik.

Bagaimana Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas?

Menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas bukan hanya pekerjaan satu hari; Anda perlu meneliti kebutuhan organisasi Anda seperti aktivitas apa yang Anda perlukan untuk dilakukan oleh perangkat lunak fasilitas Anda, bagaimana hal itu dapat memandu kinerja yang lebih baik, dan banyak lagi.

Di bawah ini adalah lima fase yang dilalui setiap organisasi untuk mengimplementasikan perangkat lunak manajemen fasilitas:

Tahap I: Identifikasi personel

Penting untuk memahami personel yang akan berinteraksi dengan solusi manajemen fasilitas. Kemungkinan mencakup hampir semua orang, namun Anda perlu mencari tahu. Misalnya, karyawan tingkat dasar mengirimkan tiket tetap melalui portal CMMS, manajer departemen memperbarui direktori karyawan yang ada, eksekutif perencanaan mengandalkan data dasbor yang berwawasan luas untuk keputusan real estat dan keuangan, manajer fasilitas mengumpulkan dan menganalisis data tersebut untuk meningkatkan tempat kerja, dan Admin TI mengintegrasikan perangkat kantor melalui sistem.

Tentukan siapa yang membutuhkan apa dan mengapa dan ukur fitur, manfaat, dan fungsi tertentu untuk menyederhanakan fase berikutnya.

Tahap II: Dapatkan perangkat lunak Anda dikembangkan

Tahap selanjutnya adalah mengembangkan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk pengembangan perangkat lunak, Anda dapat menjelajahi perusahaan perangkat lunak manajemen fasilitas untuk menyediakan solusi perangkat lunak siap pakai atau mengembangkannya oleh penyedia layanan pengembangan perangkat lunak khusus. Tidak diragukan lagi bahwa mengembangkan perangkat lunak manajemen fasilitas khusus adalah pendekatan terbaik untuk tahap kedua.

Perangkat lunak siap pakai mungkin tidak memiliki semua fungsi yang dibutuhkan bisnis Anda atau mungkin memiliki beberapa fungsi tambahan yang tidak Anda perlukan sama sekali, bagaimanapun, ini adalah investasi yang mahal. Padahal, dalam hal pengembangan perangkat lunak khusus, Anda mendapatkan apa yang sebenarnya Anda butuhkan untuk bisnis Anda bersama dengan layanan dukungan untuk memastikan kelancaran fungsi perangkat lunak.

Anda dapat menggunakan informasi yang diperoleh untuk membuat keputusan yang tepat dalam proses pengembangan perangkat lunak . Fase pengembangan perangkat lunak sangat penting karena melibatkan penerapan perangkat lunak manajemen fasilitas Anda secara akurat. Pastikan perangkat lunak yang Anda gunakan memenuhi kriteria untuk kebutuhan dan harapan bisnis Anda. Validasi MVP Anda dalam hal setiap aspek seperti antarmuka pengguna, peluang integrasi, pelacakan laporan, dll.

Tahap III: Mendefinisikan dan membangun sistem

Sekarang setelah Anda akhirnya mendapatkan perangkat lunak khusus yang dikembangkan, saatnya untuk memetakan alur kerja. Mulailah dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengintegrasikan perangkat lunak ke dalam operasi Anda yang ada untuk membuat sistem:

• Buat daftar proses dan tugas yang dapat Anda otomatisasi melalui platform
• Pengumpulan dan analisis data yang dapat Anda ubah dalam perangkat lunak
• Siapkan mode komunikasi dan kolaborasi yang terintegrasi ke dalam perangkat lunak
• Ubah proses manual yang perlu dipulihkan dalam perangkat lunak

Perusahaan pengembangan perangkat lunak khusus akan membantu Anda menyelesaikan penyiapan untuk bisnis Anda dan membantu Anda membangun dan merampingkan setiap aspek unik dari sistem.

Tahap IV: Memprogram dan menyebarkan

Sebelum meluncurkan sistem perangkat lunak, ujilah dan pastikan sistem tersebut dikembangkan sesuai dengan itu. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap wash, wax, dan polish, dimana sistem siap untuk diimplementasikan. Namun, peluncuran pengujian dapat mengganggu sistem dan membuat karyawan frustrasi, jadi Anda perlu mempertimbangkan langkah terakhir sebelum penerapan:

• Uji alur kerja dan proses untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana
• Tetapkan kredensial untuk karyawan sesuai izin dan persyaratan masuk
• Identifikasi koneksi lintas departemen seperti portal dan alur kerja
• Jalankan audit keamanan dan aksesibilitas antara beberapa aplikasi

Tahap V: Normalisasi penggunaan

Sekarang setelah Anda menerapkan sistem manajemen fasilitas, buatlah itu menjadi standar untuk melakukan aktivitas apa pun di organisasi. Perangkat lunak manajemen fasilitas Anda harus menjadi tulang punggung operasi dan pengambilan keputusan. Cara terbaik untuk mengetahui ROI adalah dengan menormalkan penggunaannya di berbagai vertikal di fasilitas Anda.

Menyiapkan sistem manajemen fasilitas adalah proses progresif untuk memastikan bahwa Anda memenuhi tuntutan tempat kerja Anda untuk berkembang pesat.

Kesimpulan

Teknologi manajemen fasilitas menggabungkan peningkatan baru setiap hari dengan keterlibatan teknologi baru yang membantu menciptakan sistem canggih yang berkelanjutan untuk memenuhi persyaratan bisnis standar sambil memberikan hasil yang luar biasa. Solusi manajemen fasilitas membantu mengidentifikasi cara yang lebih baik untuk meningkatkan prosedur operasi dan pemeliharaan. Dengan praktik terbaik yang diterapkan, fasilitas Anda menjadi lebih proaktif dan kurang reaktif.

Appinventiv, perusahaan pengembangan perangkat lunak dengan pertumbuhan tercepat secara global dapat membantu Anda merancang, mengembangkan, dan menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas khusus yang efisien untuk merampingkan proses bisnis Anda. Kami adalah tim yang terdiri dari 800+ penemu yang melayani klien secara global dengan memberi mereka solusi interaktif yang mendefinisikan ulang pengalaman perangkat lunak yang memberikan pengembalian investasi terbaik untuk bisnis Anda. Hubungi kami untuk pengembangan perangkat lunak manajemen fasilitas khusus Anda.

FAQ:

T: Apa analisis data yang harus dilacak oleh perangkat lunak manajemen fasilitas?

J: Analisis manajemen fasilitas mencakup tren, pola, dan wawasan data utama dalam data fasilitas. Ada 4 metrik utama yang harus diperhitungkan oleh perangkat lunak manajemen fasilitas Anda:

Deskriptif: Menunjukkan apa yang terjadi sekarang berdasarkan data yang masuk

Diagnostik: Menjelaskan mengapa data seperti apa adanya dan mengapa peristiwa terjadi

Prediktif: Membantu memperkirakan apa yang mungkin terjadi di masa depan

Preskriptif: Menginstruksikan dan memberikan saran tentang cara memengaruhi data dan membuat perubahan yang berdampak

T: Manakah software terbaik antara IWMS, CAFM, CMMS, dan EAM?

A. Itu tergantung pada kegunaan bisnis. Sesuai kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat memilih di antara IWMS, CAFM, CMMS, dan EAM. Namun, sistem manajemen tempat kerja terintegrasi menawarkan rangkaian lengkap yang sesuai dengan hampir setiap kebutuhan bisnis.

T: Berapa ROI perangkat lunak manajemen fasilitas?

A. Perangkat lunak manajemen fasilitas memiliki ROI yang kuat, terutama saat menangani dan mengoptimalkan bisnis multi-lokasi yang mengikuti metode tradisional daftar periksa di atas kertas. Untuk menghitung ROI, kalikan total biaya pemeliharaan tahunan Anda dengan persentase total penghematan tahunan. Kurangi biaya implementasi perangkat lunak dan total penghematan efisiensi tahunan untuk menentukan ROI.