Bagaimana Memberi Karyawan Anda Kenaikan Menggunakan Amandemen Aturan Lembur FLSA

Apa pun yang mungkin Anda pikirkan tentang aturan upah lembur saat ini dalam Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil, dampaknya terhadap pasar tenaga kerja AS tidak dapat diabaikan. Saat pasar berubah, begitu juga regulasi. Perubahan kebijakan yang ditetapkan oleh DOL ini memengaruhi jutaan karyawan dan pemberi kerja di seluruh negeri, dan mengabaikannya dapat membuat bisnis mengalami banyak masalah hukum. Mempertahankan kepatuhan di pasar yang selalu berubah dan lingkungan legislatif menuntut Anda tetap waspada dan gesit secara operasional .

Amandemen FLSA tahun 2016, dengan judul yang menarik dan mudah diingat “Aturan Akhir untuk Memperbarui Peraturan Mendefinisikan dan Membatasi Pengecualian untuk Karyawan Eksekutif, Administratif, dan Profesional”, menyegarkan peraturan dan kriteria untuk menentukan pengecualian karyawan bergaji kerah putih dari Fair Upah minimum Undang-Undang Standar Tenaga Kerja dan perlindungan upah lembur.

Intinya, dan di sinilah Anda ingin bersandar, perubahan ambang gaji untuk pengecualian lembur membuatnya layak untuk menawarkan kenaikan gaji kepada karyawan yang tidak dikecualikan untuk memotong biaya lembur. Namun, hanya jika Anda dapat membuktikan bahwa sebagian besar tugas mereka adalah "kerah putih" karena ambang pengecualian hanya 47 ribu setahun.

Bingung? Yah, kamu bukan satu-satunya. Jadi mari kita uraikan untuk mengetahui dengan tepat bagaimana Anda, sebagai pemberi kerja, dapat tetap mematuhi peraturan FLSA terbaru, menghindari tuntutan hukum terkait lembur, menjaga agar gaji Anda hemat biaya, sambil juga memberi kenaikan gaji kepada karyawan Anda.

Apa persyaratan pembayaran lembur FLSA?

FLSA menetapkan standar upah minimum yang harus dibayar pemberi kerja sebagian besar karyawannya, dan juga menetapkan pedoman untuk pembayaran lembur wajib:

Pemberi kerja yang mensyaratkan atau mengizinkan seorang karyawan untuk bekerja lembur pada umumnya diharuskan membayar premi karyawan untuk kerja lembur tersebut. Karyawan yang dicakup oleh Fair Labor Standards Act (FLSA) harus menerima upah lembur untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu kerja minimal satu setengah kali tarif gaji reguler mereka. FLSA tidak mewajibkan pembayaran lembur untuk pekerjaan pada hari Sabtu, Minggu, hari libur, atau hari istirahat biasa, kecuali jam kerja lembur dilakukan pada hari tersebut. (Sumber: DOL)

Kedengarannya cukup mudah tetapi sekarang menjadi sedikit lebih rumit. Tidak semua karyawan dicakup oleh lembur FLSA dan persyaratan upah minimum. FLSA mengizinkan pengecualian terhadap aturan untuk karyawan tertentu yang bekerja di pekerjaan administratif, profesional, eksekutif, berkompensasi tinggi, penjualan di luar, dan profesional komputer.

Untuk diklasifikasikan sebagai pengecualian, karyawan harus menjawab kriteria yang sangat spesifik yang ditetapkan oleh DOL. Pengecualian dari FLSA ini terkadang disebut sebagai pengecualian "kerah putih" atau "EAP":

Sejak tahun 1940, peraturan Departemen secara umum mensyaratkan masing-masing dari tiga tes harus dipenuhi agar pengecualian EAP FLSA berlaku: (1) karyawan harus dibayar dengan gaji tetap dan telah ditentukan sebelumnya yang tidak dapat dikurangi karena variasi dalam kualitas atau jumlah pekerjaan yang dilakukan (“tes dasar gaji”); (2) besaran gaji yang dibayarkan harus memenuhi jumlah minimum yang ditentukan (“tes tingkat gaji”); dan (3) tugas pekerjaan karyawan terutama harus melibatkan tugas eksekutif, administratif, atau profesional sebagaimana ditentukan oleh peraturan (“tes tugas”). (Sumber: DOL)

Parameter yang ditetapkan untuk klasifikasi pegawai yang dikecualikan cenderung berubah dari waktu ke waktu melalui penetapan DOL. Yang terakhir adalah Putusan Akhir Mei 2016 yang mulai berlaku pada 1 Desember 2016.

Apa yang berubah dengan amandemen aturan lembur FLSA tahun 2016?

Jika Anda mengklik tautan di atas ke dokumen Keputusan Akhir, Anda mungkin akan sedikit panik. Lebih dari delapan ratus halaman teks dalam DOL legalese sudah cukup untuk membuat siapa pun tertidur, atau, jika pekerjaan mereka mengharuskan mereka untuk benar-benar membaca semuanya, beri mereka serangan kecemasan. Namun, amandemen ini berfokus terutama pada pembaruan gaji dan tingkat kompensasi yang diperlukan bagi pekerja EAP untuk diklasifikasikan sebagai pengecualian dari persyaratan pembayaran lembur FLSA.

Aturan akhir DOL 2016 meningkat menjadi persyaratan gaji minimum untuk klasifikasi pengecualian administratif, profesional, dan eksekutif dari $455 per minggu (atau $47.476 per tahun) untuk posisi penuh waktu. Untuk karyawan berkompensasi tinggi, batasan juga dinaikkan, dari gaji tahunan $100.000 menjadi $134.004.

Semua orang menyukai bonus dan pembayaran insentif. Dengan amandemen DOL 2016, Anda juga akan melakukannya. Untuk pertama kalinya, peraturan FLSA mengizinkan pemberi kerja untuk menggunakan bonus, komisi, dan pembayaran insentif untuk memenuhi hingga 10 persen dari persyaratan gaji minimum untuk pengecualian administratif, profesional, dan eksekutif.

Penting untuk diperhatikan bahwa bonus non-diskresioner umumnya didefinisikan sebagai bonus yang dijanjikan atau disepakati sebelumnya. Kejutan tidak masuk hitungan. Selain itu, pembayaran ini hanya dapat dimasukkan jika dibayarkan setidaknya setiap tiga bulan.

Mulai 1 Januari 2020, DOL akan menerbitkan penyesuaian persyaratan gaji untuk klasifikasi karyawan yang dikecualikan. Pemutakhiran ini akan diterbitkan setiap 3 tahun dan seharusnya tidak mengejutkan pemberi kerja dan pemegang buku karena semua tarif yang diperbarui akan diterbitkan dalam Daftar Federal dan situs web Divisi Upah dan Jam setidaknya 150 hari sebelum tanggal efektifnya. Ini memberi Anda banyak waktu untuk bersiap.

Mematuhi peraturan lembur FLSA hari ini

Dengan mulai berlakunya penyesuaian batas gaji dari aturan akhir DOL pada tahun 2016, jutaan pekerja Amerika melewati batas antara klasifikasi karyawan bebas dan tidak bebas. Agar tetap patuh, pemberi kerja harus memastikan klasifikasi karyawan yang tepat setiap saat. Semua pemberi kerja diwajibkan untuk mempertahankan pelacakan waktu yang akurat dan integritas catatan untuk menjaga agar penggajian tetap hemat biaya .

Mengklasifikasikan (dan mengklasifikasi ulang) karyawan Anda dengan benar sesuai pedoman FLSA terbaru adalah langkah pertama untuk mematuhi peraturan lembur. Anda harus memeriksa klasifikasi karyawan Anda secara teratur, dan tidak menunggu pembaruan peraturan. Status pembebasan karyawan dapat berubah tidak hanya sebagai akibat dari penyesuaian ambang gaji (yang akan terjadi setiap 3 tahun per 1 Januari 2020), tetapi juga keadaan lain seperti perubahan organisasi.

Misalnya, seorang karyawan yang tidak lagi melakukan tugas yang termasuk dalam kriteria pengecualian atau berpenghasilan kurang dari $913 per minggu, harus segera direklasifikasi sebagai tidak dikecualikan, untuk dibayar lembur sesuai dengan peraturan DOL .

Perubahan dalam klasifikasi karyawan, seperti contoh di atas, dapat menjadi mahal bagi pemberi kerja. Tidak ada cara untuk menyiasati tes bea dalam menentukan pengecualian tetapi mungkin untuk menurunkan pengeluaran dengan menaikkan gaji karyawan agar memenuhi syarat untuk pembebasan. Jadi ada baiknya membandingkan biaya menaikkan gaji pokok untuk karyawan yang dikecualikan dengan opsi untuk mengklasifikasi ulang mereka sebagai tidak dikecualikan dan membayar mereka untuk lembur sesuai dengan persyaratan FLSA.

Misalnya, seorang karyawan yang gajinya jauh lebih rendah dari $913 per minggu dan jarang bekerja lembur lebih baik diklasifikasikan sebagai tidak bebas terlepas dari perannya dalam organisasi. Namun, untuk karyawan yang gajinya mendekati jumlah mingguan yang sama, dan mereka cenderung bekerja lebih dari 40 jam seminggu secara teratur, mungkin lebih hemat biaya untuk menaikkan gaji mereka untuk mempertahankan status pembebasan mereka.

Keakuratan dan integritas data yang digunakan untuk penggajian sangat penting untuk kepatuhan terhadap peraturan DOL terlepas dari pembayaran dan kebijakan lembur. Selain itu, catatan kehadiran historis dapat membantu Anda menentukan karyawan yang klasifikasinya mungkin berubah di bawah FLSA baru sehingga Anda dapat mengambil tindakan sebelum dikenakan biaya.

[tg_shortcode id=”1631″]

Menghindari tuntutan upah lembur dan audit DOL

Dengan berlakunya aturan baru, usaha kecil dengan klasifikasi karyawan yang sudah ketinggalan zaman pasti akan menjadi mangsa empuk untuk audit DOL . Tapi itu bukan satu-satunya alasan untuk memastikan manajemen kehadiran bisnis Anda sesuai dengan persyaratan FLSA.

Mempertimbangkan bahwa 42% dari kasus upah dan jam pengadilan terkait dengan lembur, dan karena Anda ingin menghindari diseret ke pengadilan, masuk akal untuk melacak lembur secara akurat sesuai dengan peraturan. Namun, melacak OT bisa menjadi rumit ketika klasifikasi karyawan berubah menjadi tidak dikecualikan sementara Anda terus membayarnya sebagai pengecualian. Baik DOL maupun karyawan yang disebutkan di atas dapat merugikan Anda lebih dari sekadar reputasi Anda sebagai pemberi kerja.

Anda tidak ingin menyerahkan penemuan kesalahan klasifikasi karyawan kepada DOL atau karyawan. Anda ingin memiliki perangkat lunak penggajian yang baik yang membantu Anda tetap di atas perubahan saat terjadi sehingga Anda dapat mengambil tindakan. Audit mandiri adalah awal yang baik untuk bisnis yang sangat kecil, sementara UKM sering memilih penyedia layanan eksternal untuk menjalankan audit secara rutin.

Jika Anda mendengarkan GI Joe, dan Anda harus selalu mendengarkan GI Joe, pengetahuan adalah setengah dari pertempuran. Memang benar dalam kasus ini juga. Menjaga karyawan Anda tetap terinformasi dan terdidik tentang kebijakan lembur perusahaan dan perubahan status pembebasan mereka adalah satu-satunya cara untuk memastikan karyawan Anda mengikuti kepatuhan dan produktivitas .

Memberi karyawan Anda pengetahuan perusahaan yang penting, seperti kebijakan kerja jarak jauh, atau buku pegangan karyawan, dapat menghemat gaji Anda, dan mencegah tuntutan hukum yang tidak diinginkan setelah kejadian tersebut.

Masa depan adalah sekarang, dan teknologi ada di sini untuk mengubah kepatuhan dan efisiensi biaya dari rasa sakit tetapi menjadi sesuatu yang Anda lakukan dengan sangat baik.

Aplikasi pelacakan waktu seluler menawarkan fitur seperti peringatan lembur secara real time yang dikirim ke ponsel karyawan dan manajer. Aplikasi berbagi dokumen menempatkan kebijakan lembur di telapak tangan karyawan Anda sehingga tidak ada yang dapat mengklaim tidak pernah menerimanya, terutama saat ada perubahan.

Namun untuk kepatuhan total dan mudah, aplikasi pelacakan waktu yang diintegrasikan dengan mulus ke dalam solusi penggajian Anda adalah cara tercepat dan termudah.

Negara hukum

Saat ini, perubahan lembur FLSA tahun 2016 dibekukan dalam limbo hukum kesopanan seorang hakim Texas yang memutuskan bahwa tingkat gaji Peraturan Akhir melebihi otoritas Departemen, dan menyimpulkan bahwa Peraturan Akhir tidak valid. Siaran pers terbaru dari DOL menyatakan bahwa:

Pada tanggal 31 Agustus 2017, Hakim Pengadilan Distrik AS Amos Mazzant memberikan putusan singkat terhadap Departemen Tenaga Kerja dalam kasus gabungan yang menantang Peraturan Akhir Lembur. Pengadilan memutuskan bahwa tingkat gaji Peraturan Akhir melebihi kewenangan Departemen, dan menyimpulkan bahwa Peraturan Akhir tidak sah. Pada Oktober 2017, Departemen Tenaga Kerja mengajukan banding atas keputusan hakim tersebut. Setelah banding ini dicatat, Departemen Kehakiman akan mengajukan mosi ke Fifth Circuit untuk menangguhkan banding sementara Departemen Tenaga Kerja mengevaluasi kembali tingkat gaji untuk pengecualian.

Untuk membuat segalanya menjadi lebih rumit, Anda harus mempertimbangkan undang-undang negara bagian yang mungkin memiliki aturan lembur berbeda yang menuntut tingkat gaji yang lebih tinggi atau lebih rendah untuk pembebasan upah lembur. Contoh yang baik adalah California dan Samoa Amerika.

Anda ingin menjadi pemberi kerja yang taat hukum dan menghindari audit DOL yang ditakuti dan tuntutan hukum lembur. Tetapi legislator negara bagian dan agen federal tidak akan memudahkan Anda, jadi Anda tidak punya banyak pilihan selain memperhatikan dan melaksanakan penyesuaian penggajian sebelum masalah datang.

Perlu diingat, bahwa perubahan apa pun yang diterapkan pada FLSA dari waktu ke waktu – Anda harus selalu melacak dengan akurat status pengecualian karyawan dan situasi lembur. Berada di atas pengecualian untuk FLSA kemungkinan besar akan menghemat uang Anda sementara, pada saat yang sama, memungkinkan Anda untuk memberikan kenaikan gaji kepada karyawan Anda. Terakhir, melacak status pengecualian akan membantu Anda menghindari litigasi yang mahal, jadi ingatlah untuk selalu memperhatikan hadiah FLSA.