Cara Menulis Email Resmi yang Mendapat Hasil (Dengan Template)
Diterbitkan: 2023-09-13
- 20 Agustus 2023
Isi
Pernahkah Anda saat sedang menulis email dan berhenti bertanya-tanya apakah Anda terlalu santai? Baik Anda seorang tenaga penjualan yang menulis email formal, mengirimkan pertanyaan profesional, atau bekerja dengan klien baru, ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti jika Anda ingin mendapatkan hasil.
Cara menulis email formal dalam 9 langkah
Ikuti sembilan langkah berikut untuk menyampaikan pesan yang tepat untuk email formal Anda berikutnya, baik itu penjangkauan pertama atau tindak lanjut.
1. Pertimbangkan alamat email Anda
Saat Anda mengirim email formal dari alamat email pribadi Anda, penting untuk memastikan email tersebut terlihat profesional dan secara akurat mencerminkan tujuan yang ingin Anda capai.
Jika Anda masih menggunakan salah satu dari bertahun-tahun yang lalu dengan huruf yang tidak masuk akal, rangkaian angka acak, tim olahraga favorit Anda, atau apa pun yang dapat dianggap tidak profesional oleh rekanan atau pelanggan, inilah saatnya untuk memperbarui. Alamat email terbaik untuk mengirim email formal cenderung merupakan kombinasi nama depan dan belakang Anda.
2. Gunakan font yang tepat
Biru mungkin merupakan warna favorit Anda, namun bukan berarti cocok sebagai warna teks untuk email formal. Selain itu, meskipun Anda mungkin memiliki font pilihan saat mengirim pesan kepada teman dan keluarga, tetap gunakan gaya bebas gangguan untuk email formal—Arial, Calibri, atau Times New Roman.
Anda ingin pesan Anda menarik perhatian seseorang, bukan font yang Anda pilih.
3. Pilih baris subjek Anda dengan hati-hati
Lebih pendek lebih baik—sampai batas tertentu. Menurut Kinsta, sebagian besar baris subjek email terdiri dari 100 karakter atau kurang, tetapi titik terbaik untuk rasio buka dan klik-tayang yang lebih tinggi adalah antara 110 dan 140 karakter.
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat menulis baris subjek Anda:
- Siapa audiens Anda? Baris subjek Anda akan terlihat berbeda saat mengirim email formal ke manajer pemasaran versus rekan profesional.
- Apa yang menjadi perhatian pembaca Anda? Selain alamat email Anda, baris subjek email formal Anda adalah apa yang memberikan kesan pertama kepada pembaca tentang Anda. Bujuk mereka untuk membukanya dengan berfokus pada apa yang mereka pedulikan, apakah itu tentang masalah pelanggan atau hubungan timbal balik.
Salah satu aspek terpenting dari baris subjek Anda adalah baris subjek tersebut harus secara akurat mencerminkan pesan email formal Anda. Baris subjek berisi spam adalah cara terbaik untuk kehilangan kepercayaan dan kredibilitas.
Butuh beberapa ide baris subjek? Lihat praktik terbaik dan contoh berikut .
4. Gunakan sapaan yang benar
Setelah ketiga langkah tersebut dilakukan, sekarang saatnya memilih salam email formal yang sesuai. Simpan sapaan santai seperti “Hai” dan “Hai” untuk teman dan keluarga Anda.
Beberapa salam email formal yang memiliki nada yang tepat antara lain:
- Halo
- Salam
- Sayang
Jika Anda mengirim email ke calon pelanggan atau rekan bisnis, diperlukan nada yang lebih formal. Anda juga selalu ingin menyertakan nama penerima Anda. Jika Anda tidak mengetahuinya, temukanlah. Jika hal tersebut tidak memungkinkan, Anda dapat mengirimkan email resmi Anda ke “Siapa yang berkepentingan” atau “Tim Penjualan”, “Tim Pemasaran”, dll., namun sapaan tersebut tidak boleh menjadi pilihan pertama Anda.
5. Perkenalkan diri Anda dengan baik
Kalimat pertama email formal Anda harus memperkenalkan diri Anda dan perusahaan Anda secara singkat. Penerima tidak membutuhkan kisah hidup Anda.
Berikut beberapa tips cara memperkenalkan diri secara formal melalui email:
- Tetap singkat. Jika Anda menggunakan lebih dari satu kalimat untuk memperkenalkan diri, kemungkinan besar pembaca akan melewatkan seluruh paragraf.
- Pimpin dengan sebuah pertanyaan. “Bisakah Anda menggunakan lebih banyak lalu lintas web? Saya John Smith dari GenericSEOCcompany, dan saya ingin membantu.”
Ingatlah bahwa pembaca ingin mengetahui apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka; mereka tidak begitu tertarik pada siapa Anda atau mengapa Anda melakukan apa yang Anda lakukan (belum).
6. Potong bulunya
Email formal harus selalu singkat dan langsung pada sasaran. Lebih baik mengirim email dua atau tiga kalimat daripada memasukkan informasi yang tidak relevan. Pada catatan yang sama, jangan mengirim email Anda sebagai satu blok teks besar—bagilah dengan menggunakan paragraf pendek dan poin-poin.
Potongan teks menyulitkan penerima untuk menemukan poin utama email formal Anda. Memformat email Anda agar menyertakan banyak spasi akan memudahkan Anda membaca dan menemukan informasi penting; itu juga meningkatkan kemungkinan mendapat tanggapan.
7. Akhiri dengan tepat
Siap untuk menyelesaikannya? Pastikan untuk mengakhiri email formal Anda dengan benar.
Seperti sapaan Anda, tinggalkan frasa santai untuk berkorespondensi dengan keluarga dan teman. Misalnya, daripada diakhiri dengan “Terima kasih”, gunakanlah “Terima kasih” yang lebih formal.
Beberapa penutupan email formal yang memiliki nada yang tepat adalah:
- Sungguh-sungguh
- Dengan hormat
- Salam
- Menanti untuk mendengarnya darimu
Setelah Anda membangun hubungan baik dengan koresponden Anda, Anda dapat mengambil akhiran email formal yang lebih santai dan menyenangkan. Sampai saat itu tiba, pertahankan frasa penutup formal yang tercantum di atas.
8. Jangan lupa tanda tangan profesional
Alamat email dan baris subjek memberikan kesan pertama kepada penerima tentang Anda, dan tanda tangan email Anda memberikan kesan terakhir kepada mereka.
Tanda tangan email formal harus menyertakan:
- Nama lengkap
- Judul pekerjaan
- Kontak informasi
- Tautan ke profil media sosial Anda yang relevan
Jangan puas dengan tanda tangan yang membosankan dan umum — lihat pembuat tanda tangan email terbaik untuk email bisnis dan formal.
9. Koreksi (dan koreksi lagi)
Setelah Anda mengirim email resmi, tidak ada jalan kembali. Bahkan jika Anda membacanya berkali-kali sebelum menekan tombol kirim, kesalahan sederhana mudah diabaikan.
Grammarly dan Hemingway keduanya merupakan alat gratis yang dapat Anda gunakan untuk mendeteksi kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa yang mungkin Anda lewatkan.
Hal terpenting yang harus diperiksa dua kali, tiga kali lipat, dan empat kali lipat adalah nama penerima dan nama perusahaannya—jika Anda membuka email dan nama Anda salah dieja, apakah Anda akan repot-repot membacanya? Mungkin tidak. Hal yang sama berlaku untuk nama perusahaan: Milkshake dan Mailshake adalah dua hal yang sangat berbeda.
10 Template Email Formal untuk Digunakan pada tahun 2023
Untuk menyelesaikan artikel ini, berikut 10 template email formal lainnya yang dapat Anda sesuaikan dan gunakan.
1. Permintaan informasi
Perihal: Permintaan Informasi Tentang [Produk/Layanan]
Yang terhormat [Nama Penerima],
Nama saya [Nama Anda] dari [Perusahaan Anda]. Saya menghubungi Anda untuk mencari informasi lebih lanjut tentang [Produk/Layanan] Anda.
Bisakah Anda memberikan informasi rinci atau menyarankan waktu yang tepat untuk berdiskusi?
Terima kasih sebelumnya,
[Tanda Tangan Email Anda]
2. Permintaan pertemuan
Perihal: Permintaan Rapat pada [Tanggal]
Halo [Nama Penerima],
Ini [Nama Anda] dari [Perusahaan Anda]. Saya ingin mengatur pertemuan pada [Tanggal] untuk membahas [Topik]. Tolong beritahu saya ketersediaan Anda.
Salam,
[Tanda Tangan Email Anda]
3. Tindak lanjut setelah pertemuan
Perihal: Item Tindakan dan Catatan dari Pertemuan Kita
Yang terhormat [Nama Penerima],
Terima kasih telah bertemu dengan saya pada [Tanggal]. Saya telah mengumpulkan ikhtisar item tindakan dan poin-poin penting. [Daftar singkat poin]. Mari kita bahas langkah selanjutnya.
Sungguh-sungguh,
[Tanda Tangan Email Anda]
4. Usulan bisnis
Perihal: Proposal Bisnis dari [Perusahaan Anda]
Halo [Nama Penerima],
Saya [Nama Anda] dari [Perusahaan Anda]. Kami memiliki proposal bisnis yang dapat menguntungkan kedua belah pihak. [Jelaskan secara singkat proposal]. Bisakah kita membahas ini lebih detail?
Dengan hormat,
[Tanda Tangan Email Anda]
5. Permintaan pekerjaan
Perihal: Permintaan Pekerjaan di [Nama Perusahaan]
Salam,
Saya [Nama Anda], tertarik dengan posisi [Jabatan] di perusahaan Anda yang terhormat. [Jelaskan secara singkat kualifikasi dan pengalaman Anda]. Bisakah kita membicarakan hal ini lebih lanjut?
Salam,
[Tanda Tangan Email Anda]
6. Permintaan umpan balik pelanggan
Perihal: Permintaan Masukan Anda yang Berharga
Yang terhormat [Nama Penerima],
Saya [Nama Anda], [Posisi Anda] di [Perusahaan Anda]. Kami menghargai pendapat Anda dan sangat menghargai masukan Anda mengenai [Produk/Layanan].
Terima kasih,
[Tanda Tangan Email Anda]
7. Email permintaan maaf
Perihal: Permintaan Maaf Tulus Kami atas [Masalah]
Yang terhormat [Nama Penerima],
Dengan menyesal kami memberi tahu Anda hal itu [jelaskan masalah]. Kami berupaya keras untuk menyelesaikan masalah ini dan meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Sungguh-sungguh,
[Tanda Tangan Email Anda]
8. Penawaran harga
Perihal: Penawaran Harga untuk [Produk/Layanan]
Halo [Nama Penerima],
Terima kasih atas ketertarikan Anda pada [Produk/Layanan] kami. Terlampir adalah kutipan sesuai permintaan Anda. Mari kita bahas lebih detailnya.
Salam,
[Tanda Tangan Email Anda]
9. Undangan ke suatu acara
Perihal: Undangan ke [Acara] pada [Tanggal] – RSVP
Salam [Nama Penerima],
Kami dengan senang hati mengundang Anda ke [Acara] pada [Tanggal]. Silakan temukan detail acara terlampir. Namun, tempat dan minuman untuk para tamu terbatas, jadi kami mohon Anda melakukan RSVP sebelum menghadiri acara.
Kami menantikan Anda bergabung dengan kami dan berharap Anda dapat melakukannya.
Salam hangat,
[Tanda Tangan Email Anda]
10. Pengumuman Pembaruan Produk
Perihal: Fitur Baru yang Menarik di [Nama Produk]
Halo [Nama Penerima],
Kami dengan senang hati mengumumkan beberapa fitur baru untuk [Nama Produk] kami. Fitur-fitur ini [jelaskan secara singkat di sini]. Kami yakin perubahan ini akan [menjelaskan manfaatnya]. Mari jadwalkan panggilan telepon untuk memandu Anda melakukan peningkatan ini.
Salam,
[Tanda Tangan Email Anda]
Menulis email formal tidak harus menjadi tantangan. Ikuti sembilan langkah berikut, dan Anda akan siap mengirim email profesional dan formal yang membuahkan hasil. Jika Anda ingin menguasai seni penjangkauan email, lihat Cold Email Masterclass gratis kami.
