Dari Warisan ke Cloud-Native: Menavigasi Kompleksitas Modernisasi Perangkat Lunak ERP

Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah perangkat lunak terkemuka bagi banyak bisnis karena perangkat lunak ini mengelola segalanya mulai dari keuangan dan SDM hingga rantai pasokan dan manufaktur. Namun, sistem ERP yang lama dapat menghalangi perusahaan untuk melakukan inovasi dan pertumbuhan. Peluang untuk mengubah proses bisnis dengan kemampuan modern ada dengan memigrasikan platform kompleks ini ke cloud. Namun demikian, terdapat banyak tantangan teknologi dan organisasi yang harus dihadapi dengan hati-hati.

Tekanan yang Mendorong Modernisasi ERP

Sistem ERP lama telah melayani organisasi dengan baik selama bertahun-tahun. Platform dari vendor seperti SAP, Oracle, Infor, dan Microsoft menjalankan perangkat lunak lokal yang telah disesuaikan oleh perusahaan dari waktu ke waktu. Namun model tradisional memiliki keterbatasan dalam iklim bisnis saat ini:

Perlunya Kelincahan dan Kecepatan

Kontainer, layanan mikro, dan API, bersama dengan arsitektur cloud-native, menghasilkan sistem yang lebih modular dan fleksibel. Di pasar yang kompetitif, bisnis dapat lebih cepat meluncurkan kemampuan baru agar lebih responsif. Bisnis yang mencari kelincahan sering kali beralih ke solusi yang didukung oleh pengembangan perangkat lunak ERP untuk memenuhi permintaan pasar dengan lebih efektif. Saat ini, sistem lama mungkin tidak memiliki kecepatan dan ketangkasan yang diharapkan.

Haus akan Inovasi

Akses seluler, AI, analitik tingkat lanjut, dan teknologi baru lainnya sulit diintegrasikan dengan platform ERP lokal yang sudah tua. Rasa haus akan inovasi digital memerlukan sistem back office modern berbasis cloud.

Rasa Sakit karena Hutang Teknis

Sistem lama yang sangat disesuaikan memiliki utang teknis yang besar sehingga membuat peningkatan, integrasi, dan pemeliharaan menjadi lebih kompleks dari waktu ke waktu. Menyetel ulang garis dasar pada platform cloud ERP memberikan keringanan. Bermitra dengan penyedia layanan pengembangan aplikasi khusus dapat membantu transisi bisnis ke platform cloud ERP secara efisien.

Tekanan untuk Mengurangi Biaya

Mempertahankan sistem dan lokasi lama akan mengikat infrastruktur TI dan anggaran sumber daya elektronik. ClouRP menjanjikan total biaya kepemilikan yang lebih rendah, peningkatan efisiensi, dan penetapan harga berdasarkan penggunaan.

Tekanan-tekanan ini membuat modernisasi ERP menjadi menarik. Namun, bagi sebagian besar orang, ini masih merupakan transisi yang panjang dan rumit.

Menavigasi Jalur menuju Cloud-Native ERP

Bagi sebagian besar perusahaan besar, peralihan fungsi inti ERP ke cloud akan memerlukan transisi sistematis selama bertahun-tahun di seluruh aplikasi, proses bisnis, data, dan organisasi. Untuk mencapai hal ini, hal ini berarti meningkatkan teknologi dan mengubah cara kerja manusia. Pendekatan bisnis yang mengutamakan bisnis, yang dipimpin oleh kepemimpinan lintas fungsi, bukan TI saja, adalah cara yang tepat untuk diterapkan dalam organisasi. Hal ini harus dilakukan secara bertahap, dengan fokus pada hasil bisnis yang nyata setiap saat.

Menilai dan Merencanakan

Kami melakukan audit terhadap ekosistem ERP saat ini (sistem, modifikasi, integrasi, data, dan proses bisnis), dari tekanan dan peluang, serta menetapkan tujuan dan hasil bisnis tentang bagaimana perusahaan harus melakukan modernisasi. Secara bertahap, buat rencana migrasi cloud sehingga Anda memulai dengan ROI dan prioritas yang jelas. Penting untuk mendapatkan dukungan C-suite lebih awal.

Mempersiapkan dan Membangun

Ini mempersiapkan organisasi untuk perubahan sistem, proses, dan peran. Standar baru untuk infrastruktur cloud dan platform ERP. Menawarkan proses yang lebih gesit dan arsitektur data yang lebih gesit. Jika memungkinkan, andalkan konfigurasi kode rendah daripada penyesuaian. Memungkinkan Anda berintegrasi melalui API. Dapatkan kompetensi dalam cloud dan desain yang mengutamakan seluler.

Migrasi dan Integrasikan

Modul demi modul, migrasikan komponen ERP lama ke platform cloud. Hentikan sistem lama dan struktur data secara bertahap sebagai bagian dari transisi. Pastikan integrasi dengan sistem dipertahankan dan dimodernisasi menggunakan metode seperti API. Aplikasi satelit yang mendukung cloud. Memberikan pelatihan dan dukungan ekstensif bagi pengguna yang paling terkena dampak perubahan.

Transformasi dan Optimalkan

Skalakan modul yang sepenuhnya cloud-native di seluruh perusahaan untuk mentransformasi kemampuan bisnis. Tambahkan teknologi baru seperti AI/ML untuk memungkinkan proses cerdas. Terus menyempurnakan solusi dan adopsi pengguna dengan putaran umpan balik. Hilangkan sistem lama yang tersisa dan rekayasa ulang proses-proses usang yang menghambat kemajuan. Perjalanan modernisasi mungkin memakan waktu 3-5 tahun, namun mengoptimalkan operasional.

Kompleksitas dan Kendala Migrasi Cloud ERP

Meskipun cloud ERP memberikan landasan digital modern, perjalanan migrasi mengandung banyak tantangan teknis dan organisasi:

• Penyesuaian Lama – ERP lama yang sangat disesuaikan membuat migrasi menjadi lebih kompleks dan mungkin memerlukan proses rekayasa ulang.
• Integrasi – Integrasi yang ada selain sistem harus dipertahankan dan dimigrasikan ke API.
• Migrasi Data – Transfer data massal, pembersihan, dan normalisasi sulit dilakukan dan mungkin memerlukan arsitektur transaksional/analitis hibrid.
• Pengujian – Pengujian dan pelatihan yang ketat sangat penting, mengingat ketergantungan pada sistem ERP.
• Kesenjangan Keterampilan – Sebagian besar tim TI tidak memiliki keterampilan cloud dan desain yang mengutamakan seluler, sehingga memerlukan pelatihan ekstensif.
• Manajemen Perubahan – Proses bisnis, peran pengguna, dan KPI mungkin memerlukan penyelarasan ulang, sehingga memerlukan manajemen perubahan organisasi.
• Total Biaya Kepemilikan – Meskipun cloud ERP mengurangi biaya tertentu, migrasi lisensi, penyesuaian, integrasi, dan manajemen perubahan memerlukan biaya lainnya.
• Komitmen Multi-Tahun – Replatforming ERP inti adalah perjalanan 3-5 tahun yang membutuhkan sumber daya yang gigih dan komitmen kepemimpinan untuk tetap berada di jalur yang benar.
• Risiko Gangguan Bisnis – Meskipun telah melakukan upaya terbaik, pengguna mungkin mengalami kesulitan melewati masa transisi, sehingga berisiko mengalami penurunan produktivitas dan penerapan yang kurang optimal.

Untuk mengatasi berbagai tantangan ini memerlukan perencanaan yang cermat, kepemimpinan, dan manajemen program yang efektif. Namun, transformasi bisnis yang dimungkinkan oleh cloud ERP menjadikan perjalanan ini bermanfaat.

Pola dan Jalur Migrasi Cloud ERP

Meskipun setiap transisi ERP lama bersifat unik, pola umum telah muncul tentang cara memigrasi sistem dan beban kerja, bergantung pada titik awal dan tujuan:

Rehost (Angkat dan Shift)

Rehosting “mengangkat dan menggeser” sistem ERP lama sebagaimana adanya untuk dijalankan pada infrastruktur sebagai layanan (IaaS) di cloud publik atau cloud pribadi yang dihosting. Hal ini memberikan migrasi yang lebih cepat untuk mewujudkan penghematan biaya infrastruktur namun tidak memiliki proses modern atau kemampuan perangkat lunak.

Platform Ulang (Angkat, Tinker, dan Shift)

Replatforming memodifikasi ERP lama melalui beberapa arsitektur ulang untuk menjadikannya cloud-ready sehingga dapat memanfaatkan platform as a service (PaaS) untuk peningkatan skalabilitas, ketahanan, dan efisiensi. Namun, proses inti dan fungsionalitas tetap terikat pada batasan lama.

Refactor (Bayangkan Ulang di Cloud)

Refactoring merombak fungsi dan proses ERP lama menggunakan modul dan layanan mikro cloud-native. Pendekatan ini membuka inovasi untuk keunggulan kompetitif namun memerlukan lebih banyak upaya rekayasa ulang dan penyesuaian proses bisnis.

Ganti (Robek dan Ganti)

Bagi perusahaan yang ERP lamanya telah mencapai akhir masa pakainya atau tidak dapat mencapai hasil yang diinginkan, penggantian besar-besaran dengan ERP cloud baru sangat diperlukan. Strategi “rip and replace” ini memungkinkan terjadinya transformasi penuh namun merupakan strategi yang paling disruptif.

Jalur optimal bergantung pada titik awal warisan organisasi serta tujuan dan batasan bisnisnya. Setiap pendekatan memiliki pro dan kontra mengenai upaya migrasi, kebutuhan penyesuaian, persyaratan integrasi, peningkatan fungsionalitas, dan total biaya kepemilikan.

Vendor Utama dan Opsi Platform

Lanskap vendor ERP menyediakan berbagai opsi untuk memodernisasi sistem lama:

SAP S/4HANA

Produk SAP Business Suite generasi berikutnya menghadirkan pemrosesan data dalam memori dan kemampuan AI untuk kecerdasan dan otomatisasi. Ini menggunakan arsitektur cloud, seluler, dan layanan mikro. S/4HANA Cloud berjalan pada infrastruktur hyperscaler. Namun, kustomisasi SAP lama mungkin tidak dapat ditransfer dengan lancar.

Oracle ERP Cloud

Oracle ERP Central Cloud menggabungkan fungsi back-office seperti keuangan, manajemen proyek, pengadaan, dan manajemen rantai pasokan dalam model data terpadu dengan analitik tertanam dan AI. Pelanggan Oracle EBS dapat menggunakan modul cloud untuk mempertahankan penyesuaian, namun jalurnya bisa rumit.

Microsoft Dinamik 365

Microsoft Dynamics 365 mengintegrasikan ERP dengan kemampuan CRM, BI, AI, dan IoT di cloud Azure. Data dan alur kerja terpadu memungkinkan proses end-to-end. Dynamics 365 Finance dan Supply Chain Management mendukung berbagai jalur migrasi dari Dynamics, SAP, Oracle, dan platform ERP lama lainnya.

Informasikan CloudSuite

Infor menawarkan opsi migrasi warisan khusus industri melalui middleware ION dan platform operasi cloud Infor OS. CloudSuites-nya memungkinkan perusahaan untuk mentransisikan instans ERP Infor (dan beberapa pihak ketiga) yang ada ke cloud sambil mempertahankan fungsionalitas, alur kerja, dan penyesuaian.

Awan Manufaktur Plex

Plex Systems secara khusus menargetkan industri manufaktur dengan platform cloud ERP terpadu yang mencakup kemampuan eksekusi manufaktur. Pendekatan “konfigurasi, jangan sesuaikan” menggunakan alat berkode rendah untuk modifikasi, sehingga memungkinkan migrasi lebih cepat dari sistem lama.

NetSuite ERP

NetSuite adalah rangkaian ERP cloud lengkap untuk perusahaan menengah yang berkembang pesat, mencakup keuangan, inventaris, manajemen pesanan, SDM, dan operasi global. Arsitektur data terpadunya menyederhanakan migrasi dari QuickBooks dan platform bisnis kecil lainnya seiring dengan peningkatan skala perusahaan.

Berbagai pilihan ini memberikan jalur potensial menuju pembebasan cloud ERP bagi organisasi yang terbebani oleh sistem lama.

Contoh Transformasi Cloud ERP

Meskipun setiap migrasi berbeda-beda dalam perjalanan lama berdasarkan basis dan tujuan organisasi, contoh kondisi berikut menunjukkan hal-hal yang mungkin terjadi:

Produsen Global – Cloud Hibrida Multi-Tingkat

Sebuah produsen peralatan industri besar memiliki sistem SAP warisan yang sangat disesuaikan. Mereka memilih migrasi bertahap ke S/4HANA menggunakan cloud perusahaan cerdas multi-tingkat. Beban kerja penting dijalankan pada infrastruktur swasta yang terhubung ke cloud publik. Pendekatan ini membantu mempercepat transformasi mereka sembari melakukan penyesuaian dan integrasi.

Pemerintah – Kemampuan Baru di Azure

Sebuah lembaga pemerintah negara bagian mentransisikan Oracle eBusiness Suite lokalnya yang sudah tua ke Microsoft Dynamics 365 dengan infrastruktur cloud Azure. Platform Dynamics yang lebih tangkas mendukung layanan elektronik baru bagi masyarakat dengan lebih baik dan memberikan wawasan waktu nyata menggunakan analitik tertanam Power BI.

Pengecer Menengah – Sistem Terpadu di NetSuite

Sebuah retailer pakaian wanita mengalami kesulitan dengan sistem e-commerce Shopify dan QuickBooks yang terputus-putus sehingga tidak dapat mendukung pertumbuhan mereka. Dengan menerapkan NetSuite ERP, mereka memperoleh platform cloud commerce dan back office terpadu yang mengelola inventaris dan proses pemesanan dengan lebih baik melalui satu tampilan data pelanggan dan transaksi.

Bank Global – Transisi Selektif SAP S/4HANA

Sebuah bank multinasional mengambil pendekatan bertahap untuk memodernisasi sistem SAP lama yang menjalankan fungsi inti perbankan. Mereka telah mengembangkan metodologi untuk menentukan aplikasi mana yang dapat bermigrasi ke S/4HANA sekarang dan aplikasi mana yang memerlukan data yang lebih kompleks dan rekayasa ulang integrasi untuk transisi nanti.

Contoh-contoh ini menunjukkan pendekatan hibrida dan bertahap yang menyeimbangkan kompleksitas migrasi dengan keinginan akan inovasi dan kecerdasan bisnis.

Poin Penting dan Rekomendasi

• Modernisasi ERP lama adalah perjalanan multi-tahun – Berkomitmen pada transformasi jangka panjang namun fokus pada kemenangan nyata dan ROI di setiap fase.
• Gunakan pendekatan yang mengutamakan bisnis dan yang kedua dalam hal cloud – Pemberdayaan cloud melayani tujuan bisnis yang telah ditentukan, bukan hanya sekedar tujuan akhir.
• Menilai ekosistem yang ada sebelum memetakan arah – Audit menyeluruh mengungkapkan ruang lingkup, saling ketergantungan, kendala, dan peluang.
• Re-platforming juga memerlukan proses dan perubahan organisasi. Transformasi teknologi harus dikaitkan dengan perkembangan cara manusia bekerja untuk membuka inovasi.
• Pertahankan disiplin integrasi dan penyesuaian. Tentukan dengan cermat apa yang dapat dimigrasikan “sebagaimana adanya” dan apa yang memerlukan desain ulang dengan alat cloud-native.
• Merangkul model hibrid multi-tingkat – Cloud cerdas yang menyeimbangkan lingkungan lama dengan solusi baru dapat membantu transisi.
• Libatkan kepemimpinan dalam mengatur program – Pemimpin bisnis dan TI harus menyelaraskan visi, mengoordinasikan sumber daya, dan menentukan arah.
• Fokus pada adopsi dan kompetensi sejak dini – Pemberdayaan pengguna melalui pelatihan dan dukungan meningkatkan penyerapan dan kemahiran solusi.

Dengan mengikuti praktik-praktik terdepan ini, organisasi dapat berhasil beralih dari sistem ERP lama yang kaku ke platform cloud-native yang gesit yang mendorong kemajuan bisnis mereka. Meskipun menghadapi kompleksitas migrasi membutuhkan kesabaran dan ketekunan, peluang transformasi ini sepadan dengan usaha yang dilakukan.