Panduan Lengkap Anda Tentang Rencana Tindakan Korektif

Ketika kita mendengar kata rencana tindakan korektif, hal pertama yang dipikirkan kebanyakan orang adalah disiplin karyawan atau semacamnya. Bukan untuk mengatakan itu tidak menutupi itu, tetapi jauh lebih dalam. Jadi sekarang Anda mungkin bertanya-tanya apa tujuan dari sebuah rencana aksi?

Singkatnya, rencana tindakan korektif memastikan bahwa kebutuhan pelanggan Anda terpenuhi, praktik bisnis Anda mematuhi peraturan pemerintah negara bagian, federal, dan lokal, dan masih banyak lagi.

Rencana tindakan korektif menggali jauh ke dalam setiap sudut dan celah bisnis Anda untuk mengungkap kemungkinan celah dan kesalahan, yang tidak selalu merupakan hal yang buruk. Tindakan korektif dilakukan secara bertahap untuk mengidentifikasi berbagai cara agar bisnis Anda dapat berjalan kembali dan memastikan bahwa Anda seefektif dan seefisien mungkin. Selain itu, ini membantu Anda tetap selaras dengan pernyataan misi Anda dan mencapai tujuan bisnis Anda.

Apa Tujuan dari Rencana Aksi?

Pertanyaan bagus! Anggap saja seperti ini, ketika terjadi kesalahan di tempat kerja, ada kalanya bisa diperbaiki. Namun, ada kalanya tidak ada obat sederhana. Tanpa rencana tindakan korektif, situasi dapat meningkat, dan dampaknya tidak sepadan. Rencana tindakan korektif menempatkan langkah-langkah pencegahan agar skenario tersebut tidak terjadi.

Sekarang, untuk menegaskan kembali apa tujuan dari rencana tindakan – rencana tindakan korektif dibuat untuk mereformasi tugas, proses, produk, menangani pelanggan, perilaku karyawan, dll. Jadi, saat Anda terus bertanya pada diri sendiri, apa tujuan dari rencana tindakan? Jawaban Anda harus mencakup bahwa rencana tindakan korektif menghentikan kesalahan sebelum menjadi fatal. Masalah apa pun yang muncul, Anda dapat menggunakan rencana tindakan korektif untuk mengatasi situasi apa pun.

Keluarkan Potensi Penuh Bisnis Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen All-in-One Connecteam –

Rencana tindakan korektif mencakup hal-hal berikut:

• Tingkatkan alur kerja
• Identifikasi cara untuk memperbaiki kesalahan yang tetap sesuai anggaran
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
• Proses atau metode yang lebih baik
• Mencegah tindakan berulang

Connecteam – Aplikasi Karyawan No.1

Bergabunglah dengan ribuan bisnis yang menjadwalkan, mengelola tugas, orientasi, memberi karyawan akses ke rencana tindakan korektif mereka di telapak tangan mereka, dan masih banyak lagi!

Belajarlah lagi!

Mengapa Tindakan Korektif Penting?

Karena perdebatan apakah rencana tindakan korektif diperlukan, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, apa tujuan dari rencana tindakan? Anda harus ingat bahwa ini membantu Anda menemukan masalah dan memberikan solusi. Duduk bersandar di kursi Anda tidak akan membantu situasi apa pun yang muncul dengan sendirinya. Anda mungkin berpikir, saya telah bekerja di banyak pekerjaan, dan memiliki bisnis saya seharusnya tidak berbeda. Jika seseorang keluar dari barisan, saya akan mengaturnya kembali, dan pekerjaan selesai.

Namun, rencana tindakan korektif menggali jauh lebih dalam dari itu. Ini melindungi Anda dari penutupan bisnis Anda atau membayar sejumlah besar uang untuk denda. Misalnya, tanpa rencana tindakan korektif kesehatan dan keselamatan, karyawan Anda dapat berbalik dan menuntut Anda. Karena Anda tidak memiliki rencana tindakan untuk apa yang terjadi, Anda tidak memiliki bukti untuk mendukung diri Anda sendiri jika Anda harus pergi ke pengadilan.

Jika bisnis Anda melibatkan pelanggan, rencana tindakan korektif Anda membantu staf mengetahui prosedur jika pelanggan memiliki keluhan terkait kualitas produk/layanan. Karyawan akan memiliki informasi yang memberikan tindakan korektif yang harus diambil dan apakah keluhan pelanggan itu wajar. Ketika Anda memikirkannya, Anda memberi staf Anda semua alat yang mereka butuhkan.

Saat Anda menetapkan kebijakan perusahaan, tim Anda dapat menangani pendekatan dari perspektif perusahaan dan bukan hanya solusi acak sampai pelanggan puas. Rencana yang ditulis dengan baik memberi Anda keamanan untuk mengetahui bahwa tim Anda dapat menangani apa pun yang mereka hadapi dengan cepat dan efisien.

Rencana tindakan korektif memberi Anda ketenangan pikiran mengetahui bahwa bisnis Anda dilindungi jika terjadi kesalahan.

Membuat Rencana Tindakan Perbaikan yang Sempurna

Untuk mulai menulis tindakan korektif yang ingin Anda sertakan dalam rencana Anda, Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Mengidentifikasi isu-isu kunci
• Meneliti mengapa itu menjadi masalah bagi bisnis Anda
• Munculkan situasi teoretis tentang bagaimana hal itu bisa terjadi
• Tulis obatnya
• Menguji teori Anda
• Analisis hasil Anda
• Tuliskan dalam rencana Anda

Ingat, Anda selalu dapat kembali dan meningkatkan rencana Anda. Tindakan korektif yang benar menghemat banyak sakit kepala. Sekarang kita akan melihat bagaimana membuat rencana.

Hal pertama yang harus dimulai adalah memahami akar masalahnya. Bahkan jika Anda memiliki kebijakan saat ini yang harus diikuti oleh karyawan, terkadang mereka belum cukup dipikirkan, dan oleh karena itu, skenario yang sama terulang kembali. Ketika Anda dapat memahami penyebabnya, Anda akan sering dapat memberikan solusi yang tepat.

Jika Anda masih bertanya-tanya apa tujuan dari sebuah action plan? Lihatlah contoh berikut. Seorang karyawan mengangkat kotak yang terlalu berat untuk mereka, melukai diri sendiri, dan tidak ada pedoman untuk mengangkat barang. Anda perlu melihat ini sebagai masalah kesehatan dan keselamatan. Anda berpikir, mengapa mereka berpikir aman untuk mengangkat sesuatu yang begitu berat? Apakah mereka tahu berapa banyak yang boleh mereka angkat per berat dan kekuatan mereka?

Penting untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah sebelum terjadi dengan tindakan korektif.

Sekarang Anda tahu apa masalahnya, Anda dapat mulai mengambil tindakan untuk memberikan solusi yang sesuai. Misalnya, semua kotak harus ditandai dengan jelas dengan beratnya, sehingga karyawan dapat membuat keputusan yang diperhitungkan.

Selidiki bagaimana masalah ini terjadi. Misalnya, tidak ada kotak yang diberi label. Kemudian cari tahu apa yang menyebabkan masalah ini terungkap, misalnya terlalu banyak karyawan yang mengeluh sakit punggung. Selain itu, cari masalah terkait.

Lakukan penelitian Anda dan tanyakan kepada karyawan mengapa situasi tertentu terjadi. Jika kesulitan terkait dengan pelanggan, tanyakan informasi lebih lanjut kepada pelanggan. Setelah Anda mengetahui akarnya dan memiliki solusi yang jelas, saatnya untuk mempertimbangkan bagaimana Anda menulis dan mengimplementasikan rencana Anda.

Meskipun Anda telah melakukan semua penelitian Anda, tanyakan kepada karyawan Anda tindakan apa yang dapat diambil untuk menghindari terulangnya masalah tersebut.

Ini juga mendorong keterlibatan dan menunjukkan tingkat kepedulian terhadap staf Anda. Semakin banyak orang yang memasukkan, semakin banyak data yang Anda miliki saat menulis rencana Anda.

Connecteam – Bangun Bersama Rencana Tindakan Korektif Anda!

Bekerja dengan karyawan Anda menggunakan obrolan dalam aplikasi, jajak pendapat, manajemen tugas, dan lainnya untuk membuat rencana tindakan korektif yang sempurna!

Belajarlah lagi!

Jika Anda sudah sampai sejauh ini, dan Anda berpikir untuk melakukan semua ini di kepala Anda tanpa menuliskannya, dan Anda masih mempertanyakan apa tujuan dari sebuah rencana tindakan? Kami memiliki detail untuk menjelaskannya lebih jauh.

Saat Anda mulai menulis rencana tindakan korektif Anda sendiri, Anda akan melihat bagaimana tindakan korektif itu masuk akal. Anda dapat menetapkan tenggat waktu, target, atau lebih banyak sasaran yang ingin Anda capai. Selain itu, itu ditulis. Karenanya, Anda selalu dapat merujuknya nanti.

Tindakan korektif harus mencakup:

• Masalah
• kebijakan perusahaan Anda
• Prosedur diatur untuk menghindari masalah ini
• Daftar tanggung jawab, apakah itu karyawan individu, manajer, dll.

Sekarang setelah Anda menulis rencana tindakan korektif, Anda tidak akan bertanya-tanya lagi apa tujuan dari rencana tindakan itu. Setelah Anda menuai keuntungan, Anda pasti ingin melatih karyawan Anda sesegera mungkin.

Pelatihan Anda harus mencakup mencakup semua skenario yang mungkin beserta semua solusi Anda. Harus jelas agar karyawan meninggalkan rapat memahami apa yang diharapkan jika muncul situasi. Selain itu, karyawan Anda harus memiliki kepercayaan diri untuk melakukan tugas apa pun.

Teknologi dapat menjadi teman terbaik Anda untuk mengelola rencana tindakan korektif karena melibatkan banyak komponen bergerak. Misalnya, diperlukan komunikasi yang efektif dan tindak lanjut untuk memastikan tindakan korektif berjalan sebagaimana mestinya.

Ini bisa sangat sulit untuk dikelola, terutama dengan semua tugas harian Anda yang lain. Jika Anda masih menggunakan email dan pesan teks, upaya komunikasi Anda seringkali terlewatkan. Bagian terburuknya adalah Anda bahkan tidak dapat melacak siapa yang telah melihat pesan Anda.

Anda tidak hanya membuang-buang waktu untuk menelepon dan mengejar semua orang, kesalahan masih terjadi karena karyawan Anda belum membaca pesan Anda. Karena tidak ada cara untuk melacak, Anda tidak tahu apakah karyawan menyelesaikan tugasnya.

Aplikasi all-in-one seperti Connecteam memungkinkan Anda menerapkan rencana tindakan korektif di seluruh perusahaan sehingga setiap orang memiliki akses langsung ke rencana tindakan korektif. Anda juga dapat melacak siapa yang belum membaca manual pelatihan Anda dan dapat mengirimkan pemberitahuan push otomatis untuk mengingatkan mereka agar melakukannya.

Selain itu, Anda dapat mengawasi dan melihat kemajuan staf Anda. Dengan penambahan video dan gambar, Anda dapat mewujudkan rencana tindakan korektif Anda. Karyawan akan dapat menonton skenario kehidupan nyata langsung dari perangkat seluler mereka pada waktu mereka sendiri, bukan hanya duduk di ruangan yang membosankan.

Selain itu, Anda tidak lagi harus menjejalkan semuanya ke dalam satu sesi pelatihan dan khawatir jika semua orang memahami materinya. Karyawan dapat melatih dan merujuk kembali langsung ke aplikasi bahkan saat situasi kehidupan nyata terjadi. Selain itu, karyawan memiliki tindakan korektif di telapak tangan mereka. Mereka tidak lagi memiliki perjuangan untuk mencari melalui pengikat besar di tengah krisis. Dengan aplikasi Connecteam, Anda dapat membuat file untuk setiap tindakan korektif yang dapat dicari oleh karyawan Anda dengan mudah untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.

Saat tindakan korektif baru atau yang disempurnakan dirilis, kirim pembaruan ke seluruh perusahaan, dan semua orang akan mendapatkan informasi terbaru. Karyawan dapat berinteraksi dengan suka dan komentar seperti kebanyakan aplikasi sosial yang sudah mereka kenal. Jika Anda melihat seorang karyawan belum membaca pembaruan Anda, Anda dapat menggunakan obrolan dalam aplikasi untuk mengirimkan pengingat untuk memeriksanya. Jika tindakan korektif hanya berlaku untuk satu tim, Anda dapat menyiapkan obrolan grup di aplikasi dan mengirimkan pesan kepada mereka.

Connecteam memiliki kemampuan yang jauh lebih banyak daripada sekadar melatih, mengirim pesan, dan memperbarui. Anda dapat mengatur manajemen tugas, jam waktu (termasuk integrasi penggajian dengan QuickBooks Online dan Gusto), dan banyak lagi. Dengan penyiapan yang mudah, bahkan karyawan Anda yang tidak paham teknologi pun akan senang menggunakannya dan merasa lebih nyaman jika muncul masalah.

Tindak lanjuti Rencana Tindakan Korektif Anda

Itu semua tulisan yang bagus dan memilikinya di tempat. Namun, Anda perlu memantau dan mengevaluasi apakah proses baru Anda berfungsi. Jika kita kembali ke contoh awal, Anda dapat bertanya kepada beberapa karyawan bagaimana perasaan punggung mereka sejak rencana baru.

Hal yang hebat adalah Anda dapat mengubah rencana tindakan korektif Anda kapan saja. Karyawan Anda mungkin memberi Anda saran untuk ditambahkan, sehingga karyawan berikutnya tidak menghadapi pengalaman yang sama.

Menambahkan sepotong teknologi ke rencana Anda dapat membantu Anda melacak secara real-time dan membuat penyesuaian yang Anda perlukan. Anda tidak akan lagi mempertanyakan apa tujuan dari sebuah action plan? Anda malah akan bertanya mengapa Anda butuh waktu lama untuk menulisnya!

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini