Panduan Lengkap SDM untuk Usaha Kecil di 2022

Sebagai pemilik atau manajer usaha kecil, Anda terbiasa memakai banyak topi. Anda tidak hanya bertanggung jawab atas pengawasan strategis dan kepemimpinan bisnis Anda, Anda juga sangat terlibat dalam tugas sehari-hari, terutama dalam hal SDM.

Tetapi cakupan fungsi SDM, bahkan untuk bisnis kecil, sangat luas. Ini dapat dengan cepat membanjiri waktu Anda, dan Anda mungkin mendapati diri Anda menghabiskan berjam-jam untuk dokumen dan administrasi SDM. Anda hampir tidak punya cukup waktu untuk memastikan tidak ada yang lolos, apalagi fokus pada pengembangan dan pertumbuhan bisnis Anda.

Tidak mengherankan, memiliki cukup waktu untuk melakukan segalanya adalah salah satu dari lima kekhawatiran utama bagi pemilik usaha kecil.

Itulah mengapa kebutuhan untuk mendelegasikan SDM—baik kepada orang lain atau tim dalam organisasi Anda—tak terhindarkan muncul. Tapi bagaimana Anda tahu kapan waktu yang tepat untuk melakukan ini? Dan bagaimana Anda mengatur orang atau tim SDM yang berdedikasi?

Baca terus untuk mengetahuinya!

Apa itu SDM?

SDM adalah singkatan dari sumber daya manusia. Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) mendefinisikan manajemen SDM sebagai "proses mengelola karyawan organisasi ... untuk secara efektif memenuhi tujuan organisasi."

Tim SDM pada akhirnya bertanggung jawab atas pengalaman penuh karyawan, mulai dari perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja, pengunduran diri, atau pensiun—dan segala sesuatu di antaranya.

Ini termasuk:

• Rekrutmen dan retensi
• Manajemen kompensasi dan manfaat
• Penggajian, termasuk kepatuhan pajak
• Kepuasan, keterlibatan, keamanan, dan kesejahteraan karyawan
• Onboarding dan offboarding
• Ulasan kinerja
• Penghargaan dan pengakuan karyawan
• Mengembangkan dan memelihara sumber daya karyawan seperti manual pelatihan dan buku pegangan karyawan
• Menciptakan budaya perusahaan
• Partisipasi dan komunikasi karyawan
• Pelatihan dan pengembangan
• Pelacakan waktu dan kehadiran
• Kepatuhan hukum ketenagakerjaan

Usaha kecil menangani masalah SDM sejak mereka mempekerjakan karyawan pertama mereka. Dengan hanya segelintir staf, dimungkinkan untuk mengelola tugas SDM sendiri selain tanggung jawab manajemen dan kepemilikan Anda. Namun seiring pertumbuhan bisnis Anda, mudah untuk melihat bagaimana daftar ini menjadi terlalu banyak untuk dikelola sendiri oleh satu orang!

Fungsi SDM utama untuk bisnis kecil

Bidang utama sumber daya manusia untuk usaha kecil adalah:

1. Rekrutmen dan retensi
2. Kompensasi dan keuntungan
3. Keterlibatan karyawan
4. Pelatihan dan pengembangan
5. Kepatuhan hukum ketenagakerjaan.

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing dan mengapa mereka penting untuk bisnis Anda.

Menarik dan mempertahankan talenta terbaik adalah salah satu fungsi SDM terpenting untuk bisnis kecil. Tapi itu tidak murah. Praktik rekrutmen dan retensi yang berkualitas membutuhkan waktu dan uang untuk dikembangkan dan diterapkan.

Rekrutmen melibatkan persiapan deskripsi pekerjaan, membuat kerangka kerja untuk keputusan perekrutan, mengelola proses rekrutmen termasuk wawancara, menyelesaikan dokumen kepatuhan seperti kontrak kerja dan dokumen kelayakan kerja, dan merancang dan menerapkan proses orientasi.

Keanekaragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI) merupakan aspek penting dari rekrutmen untuk bisnis dari semua ukuran. DEI harus lebih dari sekadar isyarat. Itu harus menembus setiap level dan fungsi organisasi Anda, termasuk SDM. DEI adalah faktor penting dalam menarik talenta terbaik—hampir 80% karyawan ingin bekerja untuk organisasi yang menghargai DEI.

Selain menarik talenta baru, SDM juga bertanggung jawab atas kebijakan dan praktik retensi. Strategi yang ditujukan untuk meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan, serta pelatihan dan pengembangan, adalah cara yang baik untuk meningkatkan retensi karyawan.

SDM biasanya bertanggung jawab untuk menentukan filosofi kompensasi organisasi, strategi kompensasi, dan struktur gaji termasuk gaji pokok dan gaji tambahan.

Saat merancang struktur gaji, Anda perlu mengetahui upah minimum menurut undang-undang serta apa yang ditawarkan pesaing Anda kepada karyawan.

Bagian penting dari paket kompensasi Anda adalah tunjangan karyawan, seperti asuransi kesehatan, cuti berbayar, jam kerja fleksibel, komisi, dan program kesehatan karyawan. Manfaat penting bagi karyawan. Sementara gaji penting, 79% karyawan akan menerima manfaat baru atau tambahan atas kenaikan gaji.

Seperti upah minimum menurut undang-undang, penting untuk mengidentifikasi tunjangan apa pun yang harus Anda berikan menurut undang-undang. Ini tergantung pada lokasi Anda dan mungkin termasuk tunjangan seperti kompensasi pekerja, cuti berbayar, dan asuransi cacat.

Aspek lain dari kompensasi adalah gaji dan pajak. Bahkan untuk usaha kecil dengan karyawan terbatas, proses ini dapat dengan cepat menjadi rumit dan memakan waktu. Banyak pemilik usaha kecil meremehkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk penggajian, yang bisa hampir lima jam setiap periode pembayaran.

Keterlibatan karyawan adalah hubungan yang dimiliki karyawan dengan organisasi dan tujuannya. Ini memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis Anda. Ini dapat secara langsung memengaruhi profitabilitas Anda—karyawan yang terlibat lebih produktif dan kecil kemungkinannya untuk tidak masuk kerja. Di sisi lain, 74% karyawan yang tidak terlibat aktif mencari pekerjaan baru atau memperhatikan peluang lain.

SDM menangani desain strategi dan proses yang menangani masalah mendasar apa pun yang memengaruhi keterlibatan, seperti meningkatkan moral karyawan. Melakukan hal itu meningkatkan retensi dan keuntungan Anda.

Menawarkan peluang pengembangan profesional berkelanjutan kepada karyawan Anda sangat penting untuk meningkatkan motivasi dan tingkat keterlibatan. Karyawan haus akan kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru. Dalam survei Deloitte, hampir 80% Milenial mengidentifikasi pelatihan formal di tempat kerja, pelatihan di tempat kerja, dan pengembangan profesional sebagai hal yang penting untuk membantu mereka melakukan yang terbaik.

Program pelatihan dan pengembangan yang dirancang dengan baik juga membantu mempersiapkan karyawan untuk promosi internal, sehingga menghemat biaya perekrutan eksternal.

Tanggung jawab pelatihan dan pengembangan SDM termasuk menyiapkan buku pegangan karyawan yang menetapkan misi perusahaan Anda, nilai-nilai inti, harapan karyawan, kebijakan perusahaan, dan prosedur disipliner dan pemutusan hubungan kerja.

Bahkan untuk usaha kecil, ada banyak sekali undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang mengatur interaksi karyawan. Salah satu fungsi utama SDM adalah melacak setiap perkembangan dalam undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan dan memastikan organisasi Anda sepenuhnya mematuhinya.

Sebagai contoh, usaha kecil yang berbasis di AS perlu mempertimbangkan kewajiban mereka di bawah serangkaian undang-undang federal termasuk:

• Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja tahun 1970
• Judul VII Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964
• Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan tahun 1967
• Judul I dan V dari Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika tahun 1990
• Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis
• Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil
• Undang-undang Hubungan Perburuhan Nasional

Biaya ketidakpatuhan terhadap peraturan bisa tinggi, mengakibatkan denda besar atau hukuman lainnya. Biaya lainnya termasuk kerusakan reputasi dan gangguan pada bisnis Anda saat Anda menangani masalah tersebut. Namun yang terpenting, karyawan ingin tahu bahwa Anda berkomitmen terhadap masalah kepatuhan yang dirancang untuk melindungi mereka.

Manfaat Mendelegasikan SDM

SDM yang efektif sangat penting untuk keberhasilan bisnis, terlepas dari ukurannya. HR mengatur nada untuk komunikasi internal, dan secara langsung berdampak pada budaya perusahaan Anda, serta keuntungan Anda. Karyawan Anda adalah sumber daya Anda yang paling berharga—menjaga kesejahteraan mereka melalui kebijakan dan prosedur SDM harus menjadi prioritas.

Menunjuk orang HR yang berdedikasi atau mendirikan departemen HR memerlukan investasi awal waktu dan uang. Tetapi ada banyak keuntungan untuk melakukannya, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

• Menghemat waktu Anda . Sebagai pemilik atau manajer bisnis kecil, waktu Anda sangat berharga. Mengambil tanggung jawab SDM di atas menjalankan bisnis dapat membebani Anda dengan beban kerja yang besar termasuk tugas administratif dan manajemen dokumen yang memakan waktu. Dengan mendelegasikan SDM, Anda dapat meluangkan waktu untuk fokus pada manajemen tingkat tinggi lainnya dan keputusan strategis yang bertujuan untuk mengembangkan bisnis Anda.
• Menghemat uang Anda . Biaya untuk membuat keputusan SDM yang salah—atau tidak membuat keputusan sama sekali—bisa mahal. Misalnya, dalam hal perekrutan yang buruk, Gallup secara konservatif memperkirakan bahwa biaya penggantian seorang karyawan bisa 0,5-2 kali gaji tahunan mereka.

Orang atau tim SDM yang berdedikasi dapat memfokuskan waktu dan sumber daya mereka untuk membuat keputusan SDM yang berkualitas dan efektif. Mereka juga dapat mengembangkan efisiensi yang lebih baik dengan menstandardisasi dan memusatkan proses SDM dan pengambilan keputusan.

• Mengembangkan keahlian SDM internal . Dengan menunjuk orang atau tim tertentu untuk mengelola SDM, Anda dapat mulai membangun pengetahuan kelembagaan organisasi Anda. Melakukannya memungkinkan mereka yang memiliki peran SDM menjadi spesialis, dengan pengetahuan khusus tentang organisasi Anda dan karyawannya. Kombinasi ini meningkatkan peluang pengambilan keputusan SDM yang lebih efektif.
• Memastikan kepatuhan . Mengingat kompleksitas dan sifat undang-undang dan peraturan perburuhan yang selalu berubah, tidak realistis untuk mengharapkan Anda untuk tetap di atas kepatuhan sambil mengelola bisnis pada saat yang sama. Tim SDM yang berdedikasi memiliki waktu dan pengetahuan untuk melacak perkembangan, memelihara catatan yang diperlukan, dan mengelola audit. Gagal mengikuti undang-undang dan peraturan yang diperlukan bisa memakan biaya, jadi mendelegasikan tanggung jawab SDM Anda adalah investasi yang berharga.

Alternatif—perusahaan outsourcing SDM

Daripada menunjuk orang SDM yang berdedikasi atau membuat tim SDM internal, beberapa bisnis kecil menggunakan layanan outsourcing sumber daya manusia, seperti Professional Employment Organization (PEO).

PEO bertindak sebagai pemberi kerja tetap untuk organisasi, membuat kontrak dengan karyawan atas nama organisasi. Struktur ini memungkinkan PEO untuk menangani berbagai fungsi SDM administratif atas nama bisnis kecil, termasuk penggajian, pajak, tunjangan karyawan, kompensasi pekerja, kepatuhan, dan dukungan SDM lainnya.

Jika Anda mempertimbangkan opsi ini, penting untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Untuk pemilik usaha kecil, prospek outsourcing administrasi SDM dapat menarik—menghemat banyak waktu dan menempatkan SDM Anda di tangan pihak ketiga yang berpengalaman.

Tetapi PEO biasanya membebankan biaya tinggi untuk layanan SDM mereka untuk bisnis kecil. Melibatkan layanan outsourcing SDM juga dapat melumpuhkan pengetahuan institusional organisasi Anda, yang dapat sangat berguna seiring pertumbuhan bisnis Anda. Karyawan juga mungkin memiliki keraguan tentang berurusan dengan pihak ketiga untuk masalah ketenagakerjaan.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Mendelegasikan SDM?

Waktu yang tepat untuk menunjuk profesional SDM yang berdedikasi atau membuat tim SDM internal tergantung pada keadaan bisnis Anda, termasuk anggaran, proyeksi pertumbuhan, dan ukuran.

Sebagai aturan umum, banyak spesialis SDM mengatakan Anda harus mempertimbangkan untuk mendelegasikan fungsi SDM ketika organisasi Anda tumbuh menjadi lebih dari 10 karyawan. Pada titik ini, mengelola SDM bisa menjadi terlalu berat bagi pemilik atau manajer usaha kecil, terutama jika menyangkut kepatuhan, karena persyaratan kepatuhan bisa rumit, padat, dan sering berkembang.

Indikator lainnya termasuk ketika:

• Kesalahan mulai terjadi, misalnya, persyaratan kepatuhan terlewatkan
• Organisasi menghadapi periode perubahan atau pertumbuhan yang signifikan
• Anda tidak dapat mengikuti proses SDM sehari-hari serta pekerjaan Anda yang lain
• Proses SDM menghabiskan sebagian besar waktu Anda, membuat Anda tidak dapat fokus pada pekerjaan tingkat strategi

Ketika Anda mencapai titik ini, inilah saatnya untuk secara serius mempertimbangkan untuk menunjuk orang atau tim HR yang berdedikasi.

Cara Mendirikan Departemen SDM dalam 7 Langkah

Proses pendelegasian SDM khusus untuk keadaan bisnis Anda dan bergantung pada faktor-faktor termasuk usia dan ukuran bisnis Anda, proyeksi pertumbuhannya, dan industri. Sebagai titik awal, berikut adalah delapan langkah untuk membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan SDM Anda dan menyiapkan departemen SDM internal.

Memahami keadaan SDM saat ini dalam organisasi Anda membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan dan menyediakan kerangka kerja untuk membangun tim SDM. Lihatlah fungsi utama SDM yang diuraikan di awal artikel ini dan renungkan apakah organisasi Anda saat ini menjalankannya. Jika ya, seberapa baik ia melakukannya? Jika tidak, apakah itu area yang perlu Anda tangani?

Mengumpulkan umpan balik dari karyawan atau departemen lain tentang kebutuhan SDM mereka juga dapat membantu langkah ini. Di akhir proses ini, Anda akan mengidentifikasi kebutuhan dan prioritas SDM organisasi Anda.

Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan SDM organisasi Anda, Anda dapat menyusun tim untuk memenuhinya.

Anda mungkin menemukan bahwa Anda hanya memerlukan satu orang HR yang berdedikasi untuk memulai, seperti generalis HR. Bisnis yang lebih besar atau yang berkembang dengan cepat mungkin memerlukan tim SDM yang lebih besar. Ini mungkin termasuk kombinasi manajer SDM, manajer perekrutan, koordinator SDM, dan asisten SDM.

Bahkan dengan tim SDM yang kecil, penting untuk secara jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan organisasi.

Setelah Anda mengetahui posisi apa yang perlu Anda isi, Anda dapat mencari individu-individu berbakat untuk mengisinya. Saat merekrut secara eksternal untuk peran SDM, perhatikan keterampilan penting seperti kecerdasan emosional, komunikasi yang kuat, resolusi konflik, pemecahan masalah, dan manajemen waktu.

Jangan lupakan karyawan Anda yang sudah ada—Anda selalu dapat mempromosikan mereka secara internal jika seseorang memiliki keterampilan yang diperlukan.

Cara lain untuk membangun tim SDM Anda adalah dengan mengidentifikasi karyawan saat ini dengan potensi dan berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan mereka untuk kemudian pindah ke peran SDM.

Menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi tugas sehari-hari dan merampingkan proses SDM sangat penting untuk menciptakan tim SDM yang efektif.

Sebagian besar SDM adalah pencatatan. Berbagai dokumen SDM perlu disimpan untuk tujuan kepatuhan dan audit, seperti informasi penggajian, catatan pelatihan, dokumen rekrutmen, formulir kelayakan pekerjaan, tindakan disipliner, dan catatan pemutusan hubungan kerja. Menggunakan solusi perangkat lunak SDM dengan aplikasi seluler memungkinkan karyawan dan tim SDM Anda memperbarui dan mengakses catatan ini dari mana saja, kapan saja.

Anda juga dapat menggunakan aplikasi manajemen karyawan untuk mengotomatiskan berbagai tugas terkait SDM, termasuk pelacakan waktu untuk penggajian, orientasi, survei karyawan, pelatihan, dan bahkan penghargaan dan pengakuan.

Indikator kinerja utama (KPI) sangat penting untuk mengukur efektivitas tim SDM Anda. KPI SDM mencakup pergantian karyawan, kepuasan, biaya pelatihan, produktivitas, ketidakhadiran, dan tingkat promosi internal.

Menetapkan sasaran-sasaran ini sekarang membantu Anda meninjau kembali kinerja orang atau tim SDM Anda dan kontribusi mereka terhadap strategi bisnis Anda secara keseluruhan. Sementara itu, mereka juga memandu pengambilan keputusan SDM.

Pengambilan keputusan SDM juga dipandu oleh anggaran Anda. Mengalokasikan sumber daya keuangan ke tim SDM Anda sekarang membantu mereka memprioritaskan pengeluaran dan memastikan SDM berjalan secara efisien.

Untuk melakukan ini, tinjau pengeluaran SDM organisasi Anda sebelumnya dan perkirakan kebutuhan SDM yang Anda harapkan. Ingatlah bahwa anggaran SDM Anda harus mencakup fungsi-fungsi penting seperti gaji, tunjangan, DEI, dan keselamatan dan kesejahteraan karyawan, serta rekrutmen, teknologi SDM, serta pelatihan dan pengembangan.

Anggaran SDM perlu datang dari tingkat kepemimpinan sehingga dapat bekerja bersama dengan penganggaran dan tujuan bisnis organisasi yang lebih luas.

Setelah tim SDM Anda siap, mereka dapat mulai bekerja menangani SDM organisasi Anda. Ini melibatkan pengembangan strategi SDM, serta kebijakan dan prosedur pendukung.

Meskipun mendelegasikan fungsi SDM menghapusnya dari daftar tugas harian Anda, Anda masih perlu mengawasi tim SDM. Anda harus terus meninjau kebutuhan SDM bisnis Anda sebagai bagian dari strategi bisnis Anda yang lebih luas, terutama karena perusahaan kecil Anda terus berkembang. Seiring waktu, Anda mungkin merasa perlu menambah atau menyesuaikan peran atau mendefinisikan kembali prioritas SDM untuk mencerminkan perubahan kebutuhan bisnis Anda.

Sumber Daya SDM Lebih Lanjut untuk Usaha Kecil

Saat memutuskan apakah akan mendelegasikan tanggung jawab SDM, Anda ingin mendapat informasi sebanyak mungkin.

Berikut adalah beberapa sumber daya lebih lanjut tentang SDM untuk usaha kecil:

• Masyarakat Untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) memiliki berbagai artikel bermanfaat
• Usaha kecil yang berbasis di AS dapat merujuk ke situs web Departemen Tenaga Kerja—terutama untuk pertanyaan tentang masalah kepatuhan—atau blog SDM Kamar Dagang AS
• Academy to Innovate HR (AIHR) menawarkan beberapa sumber daya HR online gratis termasuk blog, podcast, panduan, dan studi kasus
• Blog Connecteam kami memiliki berbagai artikel tentang berbagai topik SDM bisnis kecil

Saatnya Mendelegasikan SDM di Bisnis Kecil Anda?

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda pasti menghabiskan banyak waktu untuk mengelola fungsi SDM sehari-hari bisnis Anda. Tetapi pendekatan ini dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali, terutama ketika bisnis dan jumlah karyawan Anda bertambah.

Mendelegasikan SDM untuk bisnis kecil Anda kepada orang atau tim SDM yang berdedikasi membebaskan waktu Anda dan biasanya menghemat uang bisnis Anda dalam jangka panjang. Ini memastikan organisasi Anda mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang relevan. Pada saat yang sama, ia membangun tim internal yang mengetahui seluk beluk kebutuhan SDM organisasi Anda.

Bawa pulang? Jika Anda masih mengelola kebutuhan SDM dari bisnis yang Anda miliki atau jalankan, mungkin sudah saatnya mempertimbangkan untuk mendelegasikan tanggung jawab tersebut. Ini adalah perubahan yang dapat dimanfaatkan oleh Anda, bisnis Anda, dan karyawan Anda.