Panduan Mendalam tentang Pencurian Waktu: Mengapa & Bagaimana Terjadi, Biaya & Cara Mencegahnya

Jika karyawan memiliki kesempatan untuk memalsukan kartu waktu atau jam mereka, mereka mungkin akan melakukannya. Misalnya, mereka akan meminta rekan kerja tepercaya untuk mencatat waktu saat mereka terlambat. Ini dikenal sebagai teman meninju. Di Amerika Serikat, teman meninju menghasilkan majikan membayar $ 373 juta biaya tenaga kerja yang tidak perlu setiap tahun.

Dengan meminta rekan kerja untuk mencatat Anda, pada dasarnya Anda melewatkan satu shift, baik itu bagian dari keseluruhan shift. Jika seorang karyawan masuk tetapi tidak datang selama 20 menit, itu adalah pencurian waktu.

Jika perusahaan Anda melacak waktu di atas kertas maka itu memberi karyawan banyak kesempatan untuk berbohong tentang berapa jam mereka bekerja. Atau jika Anda mengizinkan karyawan untuk memasukkan waktu mereka melalui program, seperti lembar Excel, mereka dapat dengan mudah menyesuaikan waktu mereka.

Karyawan biasanya mengumpulkan waktu mereka. Misalnya, jika seorang karyawan meninggalkan kantor pada pukul 5:55, mereka akan membulatkan waktunya menjadi pukul 6:00. Lagi pula, untuk apa beberapa menit di sana-sini? (Nah, menurut angka, majikan di Amerika Serikat kehilangan $ 11 miliar per tahun karena pencurian waktu karyawan .)

Mencuri waktu di tempat kerja mungkin disebabkan oleh karyawan yang mengambil istirahat lebih lama dari yang diperbolehkan dalam kebijakan waktu istirahat. Misalnya, karyawan dapat mengambil istirahat makan siang selama 45 menit tetapi hanya menandai 30 menit pada kartu waktunya. Hal yang sama berlaku untuk mengambil istirahat asap yang berlebihan.

Baca panduan kami tentang waktu makan dan istirahat jika Anda masih tidak yakin tentang kebijakan yang seharusnya.

Ketika seorang karyawan sedang melakukan tugas pribadi atau scrolling di media sosial, saat jam kerja perusahaan, itulah pencurian waktu. Hal-hal ini harus dilakukan selama istirahat makan siang mereka tetapi dilakukan saat jam kerja. Misalnya, mereka sedang menelepon untuk membayar tagihan, mengatur kencan atau penitipan anak, mengobrol dengan teman, dan sebagainya. Atau mungkin mereka memposting di media sosial seperti Facebook atau Twitter. Atau karyawan tersebut dapat bermain game di ponsel mereka atau mengirim SMS ke anggota keluarga. Jadi meskipun mereka sedang bekerja, karyawan tersebut pasti tidak bekerja.

Karyawan bisa menjadi sangat licik dengan pencurian waktu saat mereka bepergian untuk pekerjaan mereka. Seorang karyawan mungkin sedang menyeruput kopi di kafe atau membeli buku di toko buku lokal – semua ini pada jam kerja merupakan pencurian waktu.

Seorang karyawan mungkin masuk lebih awal tetapi alih-alih langsung bekerja, mereka membuat kopi atau mengobrol dengan rekan kerja tentang hal-hal di luar pekerjaan. Atau seorang karyawan mungkin menyelesaikan pekerjaan mereka 15 menit lebih awal, tetapi alih-alih keluar jam kerja, mereka menghabiskan waktu sampai jam kerja berakhir.

Ketika Anda membuat kebijakan pencurian waktu maka Anda harus mempertimbangkan jika seorang karyawan mencuri waktu di tempat kerja, maka itu mungkin karena mereka tidak mengerti apa yang diharapkan dari peran pekerjaan mereka. Misalnya, jika server restoran mengirim SMS ke teman karena tidak ada pelanggan di sekitar mereka tetapi Anda ingin mereka membersihkan meja atau menyapu lantai – Anda harus jelas.

Karyawan harus memahami dengan tepat apa tugas pekerjaan mereka sehingga mereka tidak membuang waktu perusahaan. Jangan hanya meminta mereka melakukan sesuatu, seperti “Bisakah kamu menyapu lantai?” Karena mereka mungkin menganggap itu sebagai tugas satu kali. Sebaliknya, beri tahu mereka bahwa ketika mereka tidak membantu pelanggan maka mereka perlu melakukan tugas-tugas berikut (A, B, C, D, dll.)

Ini harus dilakukan sejak hari pertama dan dapat dengan mudah tersedia di buku pegangan karyawan di bawah bagian kebijakan pencurian waktu. Tetapkan dengan jelas seperti apa hari pertama, minggu, bulan, dan seterusnya bagi karyawan, terutama mengenai peran dan tanggung jawab pekerjaan mereka.

Menggunakan solusi pelacakan waktu seluler membuat pengelolaan jam kerja karyawan jadi lebih mudah.

Connecteam adalah contoh sempurna dari sistem waktu dan kehadiran yang memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar dari shift menggunakan smartphone mereka. Ini membuat pelacakan waktu dapat diakses kapan saja, dari lokasi pekerjaan mana pun. Selain itu, ketika seorang karyawan masuk atau keluar, stempel waktu GPS mereka juga dipetakan sehingga Anda selalu tahu kapan dan di mana mereka berada pada saat mereka masuk atau keluar.

Setiap karyawan memiliki login unik mereka sendiri yang menjadikan Connecteam sebagai solusi hebat untuk membatasi pukulan teman. Baca lebih lanjut di sini mengapa begitu banyak usaha kecil memilih Connecteam untuk kebutuhan pelacakan waktu mereka.

• Kemampuan geofence memastikan karyawan tidak dapat masuk sama sekali saat mereka tidak berada di area kerja
• Keterbatasan jam waktu memastikan karyawan tidak dapat masuk lebih awal dari yang seharusnya, bahkan jika mereka memutuskan untuk datang lebih awal dan MEREKA berada di lokasi kerja, hanya menunggu giliran kerja mereka dimulai
• Jam keluar otomatis membantu memastikan karyawan tidak “lupa” jam keluar atau hanya tinggal di tempat kerja sedikit lebih lama tanpa alasan untuk mengambil beberapa menit lagi setiap hari
• Pemberitahuan real-time mengingatkan Anda kepada karyawan yang masih masuk jam kerja, karyawan yang secara otomatis keluar jam kerja, dan terlebih lagi Anda, sebagai manajer, tahu persis apa yang terjadi di lapangan
• Setel hari terkunci di aplikasi – artinya admin dengan izin yang relevan meninjau jam untuk hari itu dan menyetujui jam untuk penggajian
• Terima peringatan jika seorang karyawan masuk dengan perangkat baru . Jika seorang karyawan masuk dengan model atau versi telepon yang berbeda (atau bahkan versi aplikasi Connecteam yang berbeda) maka manajer akan diberi tahu karena ini menandakan bahwa karyawan Anda membeli telepon baru atau telah meminta seseorang untuk login ke pengguna mereka di aplikasi .

Selain itu, melalui aplikasi seluler, karyawan dapat meminta cuti, melihat timesheets saat ini atau sebelumnya, dan bahkan mengekspornya ke Quickbooks Online Connecteam atau integrasi Gusto untuk penggajian yang akurat 100%, dapat berkomunikasi dengan Anda melalui obrolan dalam aplikasi, dapat menambahkan detail catatan untuk shift, dan banyak lagi.

Connecteam memberi Anda, manajer, semua alat yang Anda butuhkan untuk memastikan bahwa karyawan Anda hanya bekerja pada waktu yang seharusnya dan memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan setiap saat sehingga menetapkan dan menindaklanjuti pencurian waktu Anda. kebijakan lebih mudah dikelola.

Melalui kode etik Anda untuk kebijakan pencurian waktu, nyatakan dengan jelas aturan apa yang terkait dengan pencatatan jam kerja masuk dan keluar. Sebagai seorang manajer, jelas bagi Anda bahwa masuk kerja untuk rekan kerja adalah tidak-tidak atau bahwa bermain game di ponsel pribadi Anda saat masuk dianggap pencurian waktu, namun itu mungkin jelas bagi orang lain.

Karyawan tidak selalu berhenti dan memikirkan apa konsekuensi dari perilaku mereka dan bagaimana hal itu akan merusak laba perusahaan. Plus, integritas karyawan dan rekan kerja mereka juga rusak parah.

Jadi, tuliskan dalam kode etik dan buku pegangan karyawan Anda untuk memperjelas kebijakan pencurian waktu. Tanda tangan dan poster di seluruh tempat kerja. Sertakan pesan di aplikasi jam waktu. Adakan pertemuan bulanan untuk mengingatkan semua orang tentang aturan.

Metode apa pun yang Anda gunakan, selalu proaktif dan pastikan semua orang mengetahui kebijakan pencurian waktu.

Plus, pastikan Anda mengikuti aturan dalam hal melacak jam kerja karyawan Anda.

Tidak ada keraguan bahwa para manajer memiliki banyak tugas untuk diselesaikan dan terkadang, banyak hal yang gagal. Namun, jika Anda membiarkan pencurian waktu tidak terkendali, Anda mengirimkan pesan yang salah kepada karyawan Anda. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menindaklanjuti proses disipliner Anda ketika seseorang melakukan pencurian waktu.

Misalnya, jika pencurian waktu dilakukan dan tertangkap, Anda dapat mengikuti panduan ini untuk menangani masalah tersebut: Peringatan lisan, peringatan tertulis, penangguhan, dan pemutusan hubungan kerja. Tuliskan ini dalam kebijakan pencurian waktu Anda sehingga karyawan tahu apa yang akan terjadi dan kapan.

Namun, pastikan bahwa semua pelanggaran ditinjau sebelum menegur seorang karyawan. Misalnya, Anda melihat seorang karyawan mengambil foto narsis saat tidak ada pelanggan di sekitar, alih-alih memberikan peringatan lisan formal atau menulisnya, bicarakan dengan mereka untuk mengingatkan mereka tentang aturan. Pastikan mereka memahami tugas apa yang harus mereka lakukan jika tidak ada pelanggan di sekitar. Ada perbedaan besar antara mencatat waktu dua menit lebih awal dan istirahat makan siang selama dua jam. Jelas tentang kebijakan pencurian waktu untuk semua keadaan.