Apa Itu Sistem Manajemen Mutu? – Panduan Lengkap untuk Pemula untuk Sistem Manajemen Mutu

Bukankah impian setiap perusahaan untuk memaksimalkan produktivitas, memberikan produk dan layanan terbaik kepada pelanggan yang puas, dan terus-menerus mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang untuk peningkatan? Meskipun kedengarannya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan, sistem manajemen mutu (SMM) dapat mewujudkannya.

Namun, ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Banyak perusahaan berjuang dengan berhasil menerapkan sistem yang kompleks ini. Dan itulah mengapa kami di sini untuk mendukung Anda!

Untuk membuatnya jauh lebih mudah, panduan lengkap untuk pemula ini akan memberi Anda semua pengetahuan tentang apa itu sistem manajemen mutu, manfaatnya, dan bagaimana Anda dapat berhasil membuat dan menerapkannya di perusahaan Anda.

Mari selami!

Apa itu Sistem Manajemen Mutu (SMM)?

Mari kita mulai dari awal dan menjawab pertanyaan, apa sebenarnya sistem manajemen mutu itu?

SMM - yang berarti sistem manajemen mutu - adalah sistem yang mendokumentasikan kebijakan, prosedur, dan kontrol yang diperlukan bagi organisasi untuk terus meningkatkan kualitas produk atau layanannya, memastikan bahwa harapan dan persyaratan pelanggan terpenuhi atau terlampaui.

Sederhananya, sistem manajemen mutu membantu perusahaan mengoordinasikan dan mengarahkan aktivitasnya untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan dan terus meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasinya.

Manfaat Menggunakan Sistem Manajemen Mutu

Menerapkan sistem manajemen mutu dapat secara positif mempengaruhi setiap aspek kinerja organisasi Anda. Manfaat utama meliputi:

• Memenuhi persyaratan pelanggan : Ini membantu membangun kepercayaan pada perusahaan Anda, yang memperkuat dan menumbuhkan basis klien, penjualan, dan bisnis berulang Anda.
• Mematuhi persyaratan organisasi : Ini memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi kebijakan dan peraturan dan menyediakan produk dan layanannya dengan cara yang paling hemat biaya dan sumber daya. Ini menciptakan ruang untuk pertumbuhan dan lebih banyak keuntungan.
• Peluang untuk perbaikan berkelanjutan : Melacak operasi Anda dan kepuasan pelanggan akan memberi Anda wawasan tentang perubahan apa yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk atau layanan Anda memiliki kualitas tertinggi. Ini akan mengurangi keluhan dan pengembalian pelanggan, menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

Manfaat ini menawarkan keuntungan lebih lanjut, termasuk:

• Didefinisikan dengan jelas, kebijakan kontrol kualitas pusat.
• Proses yang koheren dan standar.
• Pertumbuhan produktivitas.
• Penggunaan sumber daya perusahaan yang lebih efektif.
• Biaya yang diturunkan.
• Peningkatan moral perusahaan dan karyawan, keterlibatan, dan pemahaman tentang kontribusi individu.
• Kesiapan yang disampaikan untuk menghasilkan hasil yang konsisten.
• Kemampuan untuk mengidentifikasi kekurangan, kesenjangan produksi dan kepuasan pelanggan, dan masalah dalam proses, tujuan, atau fungsi.
• Potensi tinggi untuk mengidentifikasi peluang pelatihan.
• Peningkatan kolaborasi karyawan untuk memenuhi harapan pelanggan.

Berbagai Jenis SMM?

Setiap perusahaan memiliki rangkaian produk atau layanan yang unik, tujuan, standar industri, dan banyak lagi. Jadi ada juga berbagai jenis sistem manajemen mutu di luar sana untuk memenuhi kebutuhan yang beragam ini, yaitu:

• Sistem Standar : Sistem manajemen mutu ini mengikuti serangkaian kode dan peraturan federal. Ini termasuk sertifikasi ISO, seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485, dan ISO 45001.
• Total Quality Management (TQM) : Pendekatan ini menekankan kualitas di setiap aspek bisnis. Ini bertujuan untuk mengembangkan produk dan layanan berkualitas dalam jangka panjang dengan merinci setiap proses dan aktivitas untuk menentukan bagaimana hal itu memengaruhi efisiensi dan sasaran kualitas organisasi.
• Continuous Quality Improvement (CQI) : SMM ini berfokus pada peningkatan kualitas yang konstan, menekankan kontribusi tim dan individu daripada pada proses dan fungsi.
• Six Sigma : Pendekatan ini menggunakan statistik dan data untuk menganalisis dan mengurangi kemungkinan kesalahan atau cacat. Ini dilakukan dalam lima fase: mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengendalikan.

Elemen Inti & Persyaratan SMM

Sistem manajemen mutu terdiri dari beberapa elemen yang masing-masing membantu Anda memenuhi persyaratan pelanggan dan organisasi Anda. Sementara sistem manajemen mutu harus memenuhi kebutuhan unik perusahaan, aspek yang harus dimiliki setiap SMM meliputi:

Kebijakan & Tujuan Mutu

Kebijakan kualitas Anda menentukan apa arti kualitas dalam perusahaan Anda, memungkinkan Anda untuk menetapkan harapan. Sasaran mutu menghubungkan persyaratan pelanggan dan sasaran spesifik, terukur, dan dapat dicapai, menerjemahkan visi perusahaan Anda ke dalam praktik.

Panduan Kualitas:

Ini adalah dokumen yang menjelaskan sistem manajemen mutu perusahaan Anda. Menurut persyaratan ISO (Organisasi Internasional untuk Standardisasi) 9000, itu harus mencakup:

1. Deskripsi lengkap tentang ruang lingkup SMM.
2. Rincian lengkap tentang setiap persyaratan Standar ISO 9001.
3. Rincian dan penjelasan dari setiap elemen SMM yang tidak dapat diterapkan dan dikecualikan dari implementasi.
4. Referensi untuk prosedur kualitas khusus yang digunakan dalam organisasi.
5. Bagan alur yang menggambarkan rangkaian dan interaksi di antara proses bisnis utama Anda.
6. Kebijakan dan sasaran mutu perusahaan yang menunjukkan komitmen penuh terhadap mutu.

Struktur Perusahaan dan Model Tanggung Jawab

Ini harus menjadi bagan yang jelas dan diperbarui dari struktur organisasi Anda dan peran serta tanggung jawab yang ditetapkan masing-masing individu yang dapat dihubungkan dengan prosedur operasi standar. Dokumen ini harus membahas siklus hidup produk atau layanan yang lengkap.

Manajemen data

Untuk memiliki kerangka kerja sistem manajemen mutu yang sukses, Anda harus memiliki data berkualitas yang berarti tersedia. Kebijakan pengelolaan data Anda harus mencakup tipe data, metode pengumpulan, sumber, tanggung jawab, penyimpanan, penghapusan, dan evaluasi.

Tipe data harus mencakup:

• Kepuasan pelanggan
• Kualitas pemasok
• Pelacakan produk atau layanan dan proses
• Ketidaksesuaian
• Tren
• Tindakan korektif atau pencegahan

Proses

Pendekatan sistem manajemen mutu terhadap pengendalian mutu adalah dengan menerapkan proses standar yang dapat diulang. Standar manajemen mutu mengharuskan perusahaan untuk menunjukkan dan mendefinisikan semua operasi mereka. Ini menciptakan gambaran yang komprehensif tentang proses perusahaan Anda dan bagaimana ini berinteraksi dengan sumber daya seperti karyawan, peralatan, atau teknologi.

Berdasarkan definisi ini, perusahaan dapat merumuskan standar proses, menciptakan metode pengukuran keberhasilan, menggunakan pendekatan standar untuk memastikan kualitas keluaran, dan bekerja menuju peningkatan yang konstan.

Peluang Peningkatan Konstan

Menciptakan proses untuk perbaikan berkelanjutan memerlukan dokumentasi kontrol yang jelas di seluruh perusahaan, termasuk:

• perencanaan SMM
• Tujuan kualitas
• Persyaratan kepatuhan
• Desain keamanan
• Pemikiran berbasis risiko & peluang
• Ketidaksesuaian & tindakan korektif (CAPA)
• Peningkatan bertahap & inovasi terobosan
• Evaluasi & inspeksi SMM

Kepuasan pelanggan

Salah satu elemen utama SMM adalah persyaratan bagi perusahaan untuk melacak kepuasan pelanggan untuk memverifikasi bahwa standar kualitas produk atau layanan mereka terpenuhi.

Untuk mengukur kepuasan pelanggan dengan benar, perlu ditentukan metode yang tepat untuk mengukur sikap dan keluhan pelanggan. Metode tersebut dapat mencakup survei kepuasan pelanggan dan prosedur pengaduan.

Alat Berkualitas

SMM harus menentukan kebijakan yang jelas untuk pemeliharaan setiap alat yang digunakan untuk mengukur kualitas berdasarkan standar yang diakui secara nasional atau internasional. Kebijakan ini harus, misalnya, mencakup standar yang diakui untuk kalibrasi instrumen dan pedoman untuk mengidentifikasi dan merekam kalibrasi.

Menggunakan perangkat lunak untuk menstandardisasi penggunaan laporan digital dan daftar periksa untuk tugas-tugas seperti itu sangat membantu.

Kontrol & Manajemen Dokumen

Sistem manajemen mutu mendefinisikan standar untuk jenis dokumentasi yang diperlukan untuk manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, manual mutu, proses, dan penyimpanan catatan. Anda harus memiliki dokumentasi yang tepat untuk membuktikan kinerja SMM.

Langkah-langkah untuk Membangun & Menerapkan SMM

Langkah-langkah dasar untuk menetapkan dan menerapkan sistem manajemen mutu Anda adalah:

1. Desain & Bangun

Selama fase desain dan pembuatan, Anda menetapkan struktur, proses, dan rencana implementasi SMM Anda. Manajemen senior harus mengawasi langkah ini untuk memastikan bahwa pengembangan SMM dipengaruhi oleh tujuan bisnis, kebutuhan, produk dan layanan yang disediakan, dan kebutuhan pelanggan.

Pertama, buat tiga dokumen yang menentukan: ruang lingkup SMM Anda, kebijakan mutu, dan tujuan SMM. Kemudian buat sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan prosedur SMM. Ini termasuk peta proses dan diagram alur dengan instruksi kerja terperinci dan struktur organisasi yang merinci peran dan tanggung jawab di seluruh pengembangan produk atau pengiriman layanan.

Selama fase ini, pastikan prosedur pengujian untuk jaminan kualitas selaras dengan standar kualitas dan kembangkan metrik untuk memantau dan mengukur keberhasilan.

2. Sebarkan

Anda dapat menerapkan sistem manajemen kualitas terbaik Anda secara bertahap. Beberapa praktik terbaik yang perlu dipertimbangkan selama setiap fase adalah:

• Sebelum penerapan, bagikan informasi dan manual kualitas tentang proses tertentu dengan staf Anda dan mintalah umpan balik.
• Didik dan latih karyawan Anda tentang alat dan sistem yang relevan.
• Latih manajer departemen tentang prosedur pengendalian dokumen Anda.
• Instruksikan pemilik proses tentang metrik pelacakan.

Intranet dan perangkat lunak perusahaan dapat sangat membantu dalam membantu penerapan sistem manajemen mutu. Perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one Connecteam, misalnya, memberi Anda semua alat yang Anda butuhkan. Dengannya, Anda dapat berbagi dokumen dan informasi penting, membuat dan melacak pelatihan dengan mudah, mengelola alur kerja, dan banyak lagi, dari mana pun karyawan Anda bekerja.

3. Kontrol & Ukur

Mengontrol dan mengukur efektivitas sistem manajemen mutu Anda dengan benar terutama dilakukan dengan melakukan inspeksi QMS secara teratur dan sistematis. Audit internal akan menunjukkan proses mana yang selaras dengan kebijakan mutu dan tujuan operasional perusahaan Anda. Ini juga menunjukkan kemungkinan kelemahan pengendalian proses.

Berdasarkan temuan ini, manajemen dapat memutuskan apakah dan perbaikan mana yang perlu Anda lakukan.

4. Tinjau & Tingkatkan

Setelah sistem manajemen mutu beroperasi untuk jangka waktu tertentu, lakukan tinjauan manajemen untuk mengukur efektivitas SMM. Kumpulkan informasi dari:

• Temuan inspeksi
• Metrik yang dilaporkan
• Data yang terkumpul
• Kasus ketidaksesuaian
• Hasil survei kepuasan pelanggan
• Kepatuhan dengan persyaratan peraturan
• Pemeriksaan kontrol kualitas

Ini memungkinkan Anda untuk memulai tindakan korektif secara lebih efisien dan membantu Anda mengidentifikasi proses yang tidak cukup berkontribusi untuk mencapai sasaran kualitas Anda.

Kendala SMM Terbesar dan Cara Menghindarinya

Mari kita lihat beberapa batu sandungan terbesar dalam menerapkan sistem manajemen mutu dan bagaimana menghindarinya.

1. Disorganisasi

Kurangnya organisasi berdampak negatif pada setiap aspek bisnis Anda, yang paling penting adalah kontrol dokumen. Karena dokumen mendorong hampir setiap tindakan dalam perusahaan, menjadi sulit dan membosankan untuk melacak, memantau, memperbarui, mengakses, menemukan, dan berbagi dokumen penting. Ini menyisakan ruang untuk kesalahan, membuang waktu yang berharga, menurunkan moral karyawan, dan mempersulit pencapaian tujuan perusahaan Anda untuk produktivitas, kualitas, dan profitabilitas.

Atasi kendala ini dengan menggunakan sistem manajemen dokumen yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda. Perangkat lunak manajemen dokumen Connecteam, misalnya, memungkinkan Anda mengunggah, mengakses, dan berbagi dokumen dan file penting dengan mudah untuk diakses karyawan Anda di mana pun, di mana pun.

2. Terlalu Banyak Pekerjaan, Tidak Cukup Staf

Perusahaan yang kekurangan staf sering menghadapi masalah seperti ketidakpuasan karyawan, peningkatan tingkat pergantian karyawan, pekerjaan yang belum selesai, dan kesalahan yang sering terjadi. Hal ini, pada gilirannya, dapat menyebabkan kualitas yang lebih buruk, penyimpangan dari sistem manajemen mutu, inspeksi yang gagal, penurunan kepuasan pelanggan, dan penurunan penjualan dan keuntungan.

Atasi kendala ini dengan mempekerjakan karyawan yang lebih berkualitas jika ini sesuai dengan anggaran Anda. Pilihan lain adalah menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan Anda sehingga staf Anda tidak terlalu banyak bekerja. Ini dapat membantu meningkatkan moral, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil Anda.

3. Resistensi terhadap Perubahan

Karena penerapan sistem manajemen mutu memerlukan banyak perubahan, kerja sama dan bantuan karyawan Anda sangat penting untuk keberhasilannya. Dan karena merupakan bagian dari sifat manusia untuk menolak perubahan, kuncinya adalah memahami bahwa ini bukan tentang mengubah sifat manusia dan lebih banyak tentang mengatasi alasan utama di balik penolakan tersebut.

Atasi hambatan ini dengan menerima bahwa itu adalah respons alami. Anda perlu berkomunikasi secara efektif dan menyadari bahwa perubahan dapat menjadi tantangan dengan merayakan kemenangan kecil dan menerima bahwa kegagalan adalah bagian dari proses.

4. Tidak Memiliki Rencana yang Dipikirkan dengan Baik:

Seperti melakukan banyak hal lain dalam hidup tanpa rencana yang tepat, menerapkan sistem manajemen mutu juga tanpa rencana adalah resep bencana. Namun banyak bisnis mencoba menerapkan SMM tanpa memiliki rencana yang matang dan gagal.

Atasi kendala ini dengan membuat rencana. Ini mungkin lebih mudah diucapkan daripada dilakukan jika Anda baru mengenal manajemen mutu dan semua aturan, regulasi, pedoman, dan konsep yang menyertainya.

Untuk membuatnya sedikit lebih sederhana, fokuslah pada apa tujuan dan nilai bisnis Anda dan apa yang diinginkan pelanggan Anda. Ini adalah batu ujian rencana penerapan manajemen mutu Anda untuk membantu Anda memutuskan bagaimana pedoman, aturan, atau peraturan berlaku untuk perusahaan Anda.

Apa Perbedaan Antara QMS dan Quality Assurance (QA)?

Jaminan kualitas (QA) adalah komponen manajemen kualitas dan bukan komponen yang independen darinya. QA adalah setiap proses sistematis untuk menentukan apakah suatu produk atau layanan memenuhi persyaratan yang ditentukan. Ini menciptakan dan memelihara persyaratan untuk mengembangkan, memproduksi, atau memberikan produk atau layanan yang andal.

Selain menciptakan kerangka kerja untuk pendekatan terstruktur untuk QA, sistem manajemen mutu juga menganalisis proses, meningkatkan fungsionalitas, dan memungkinkan staf yang relevan untuk mencapai tingkat kualitas setinggi mungkin.

Intinya Pada Sistem Manajemen Mutu

Singkatnya, membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa produk atau layanan Anda memiliki kualitas tertinggi, meningkatkan kepuasan pelanggan, mematuhi persyaratan organisasi, dan berada di jalur untuk peningkatan dan pertumbuhan yang konstan. .

Sekarang dilengkapi dengan semua tip dan trik tentang cara berhasil menjalankan dan menjalankannya untuk perusahaan Anda, yang perlu Anda lakukan hanyalah memulai! Semoga beruntung!