3 Langkah Memperkenalkan Diri Anda di Surat [+ Contoh]

Jika Anda pernah menulis surat perkenalan diri, Anda tahu betapa sulitnya itu. Ini bukan hanya tentang menulis surat itu sendiri tetapi juga tentang mendapatkan tanggapan.

Ketika Anda mempertimbangkan bahwa rata-rata tarif terbuka hanya di bawah 23%, Anda pasti bertanya-tanya apakah mungkin untuk mendapatkan balasan ke email Anda.

Di situlah kami masuk. Kami akan menunjukkan kepada Anda elemen-elemen yang harus dimiliki oleh surat pengantar diri berkualitas tinggi dan menunjukkan kepada Anda cara memperkenalkan diri melalui surat.

Selanjutnya, kami akan mengilustrasikannya dengan contoh-contoh untuk membuat jus kreatif Anda mengalir dan menunjukkan cara mempercepat proses menggunakan alat tulis AI.

Kedengarannya menjanjikan?

Mari turun ke 3 langkah untuk memperkenalkan diri Anda melalui pos.

Apa itu Surat Perkenalan Diri?

Surat perkenalan diri berisi informasi pribadi Anda dan dikirim ke seseorang yang tidak Anda kenal.

Tujuan dari email semacam itu sering kali adalah untuk membuat permintaan, seperti meminta informasi tentang pekerjaan, mencoba menjual barang atau jasa, dll.

Selain itu, email pengantar harus menarik minat penerima untuk menimbulkan reaksi dan, pada akhirnya, tanggapan.

Apa Elemen Kunci dari Surat Perkenalan Diri?

Dan meskipun ada banyak cara untuk menulis surat perkenalan diri, itu harus selalu terdiri dari elemen kunci tertentu:

• Garis subjek
• Salam
• Tubuh
• Keluar
• Tanda tangan

Namun mari kita lihat lebih detail apa yang harus dimiliki oleh masing-masing elemen ini jika Anda ingin membuat email yang terbuka.

Bagaimana Cara Memperkenalkan Diri Anda di Surat?

1. Buat Baris Subjek yang Menarik

Apa itu visual untuk situs web, itulah baris subjek untuk email. Mereka adalah hal pertama yang akan dilihat prospek Anda, dan oleh karena itu, mereka harus cukup menarik agar dapat diklik.

Buat mereka ringkas dan jelas, dan secara optimal antara 1-5 kata.

Tergantung pada tujuan email Anda, ini adalah beberapa ide yang dapat Anda kembangkan lebih lanjut.

• Sebutkan koneksi - Jika Anda memiliki kontak timbal balik, ada baiknya untuk menyebutkannya. Orang lebih suka membuka email jika merasa ada koneksi.

• Ajukan pertanyaan – Ajukan pertanyaan untuk menarik minat mereka.

‍

• Berikan nilai - Tunjukkan nilai untuk layanan Anda.

• Banding ke FOMO (Fear of Missing out) - Orang tidak suka ide ketinggalan. Gunakan ini untuk keuntungan Anda dan ciptakan rasa urgensi.

• Sertakan angka - Baris subjek dengan angka memiliki tingkat terbuka 45% lebih banyak.

Selain hal-hal yang harus Anda sertakan dalam baris subjek Anda, ada juga hal-hal yang harus Anda hindari atau setidaknya berhati-hati saat menggunakannya.

Oleh karena itu, jauhi huruf CAPS - huruf tersebut dapat terlihat agresif atau bahkan berteriak.

Selain itu, hindari beberapa tanda seru untuk alasan yang sama.

Ini tidak hanya tampak tidak profesional, tetapi juga terlihat seperti spam.

2. Buat Sapaan yang Sesuai dengan Situasi

Anda harus membuat sapaan khusus untuk situasi, orang, atau industri.

Jika Anda perlu membuatnya lebih formal, cara terbaik adalah memulai dengan +Nama yang Terhormat.

Namun, jika Anda menghubungi seseorang dari industri yang kurang formal, seperti teknologi, mode, dll., Anda dapat memulai email dengan "Hai", "Halo", atau bahkan "Hai".

Untuk nama, nama depan biasanya sudah cukup.

Nama lengkap mungkin terdengar terlalu kaku, sedangkan Bapak/Ibu/Ibu + Nama mungkin menunjukkan bahwa Anda jauh lebih muda dari prospek Anda.

Karena sapaan berada di awal surat Anda, cara Anda menggunakannya akan memengaruhi nada surat dan memengaruhi tingkat personalisasi.

3. Buat Badan Email yang Relevan

Membuat badan email yang relevan terdiri dari beberapa langkah penting:

1. Jalur Pembukaan

Salah satu aspek terpenting dari email Anda adalah kalimat pembuka. Sama seperti baris subjek, itu harus relevan dan mengundang prospek untuk terus membaca.

Salah satu cara untuk mencapainya adalah membuatnya tentang mereka.

• Puji pencapaian mereka yang menurut Anda relevan
• Lihat blog terbaru mereka, posting, dll.
• Sebutkan apa yang menurut Anda menginspirasi tentang pekerjaan mereka, dll.

Misalnya, template di bawah ini "memainkan" apa yang menurut Anda menginspirasi terkait pekerjaan perusahaan.

Templat berikut, misalnya, melengkapi lini pekerjaan perusahaan.

Menunjukkan penghargaan dan kekaguman yang tulus terhadap pekerjaan perusahaan meningkatkan kemungkinan prospek akan terus membaca email Anda.

Menurut Hubspot, ini adalah beberapa kalimat pembuka paling populer:

• "Saya perhatikan Anda mengelola salah satu tim X di Y."
• "Baru saja melihat posting Anda tentang ..."
• "Saya terinspirasi oleh pekerjaan yang telah Anda lakukan, belum lagi…."
• "Saya tidak pernah belajar banyak dari satu konten.", dll.

Tentu saja, ada juga yang tidak boleh dilakukan terkait kalimat pembuka. Jangan menekankan bahwa Anda tidak mengenal mereka. Dengan kata lain, jangan gunakan baris seperti:

• "Kita belum pernah bertemu, tapi..."
• "Kamu tidak mengenalku, tapi ..."

2. Alasan Anda Menulis

Setelah pengenalan awal, saatnya mengatakan mengapa Anda menulis. Sekali lagi, tetap relevan dengan prospek Anda dan tunjukkan nilai yang akan mereka dapatkan dengan menghubungi Anda.

Misalnya, Anda bisa menawarkan sepotong informasi yang berguna atau menyarankan sesuatu yang relevan bagi mereka. Selain itu, sarankan seseorang yang menurut Anda mungkin mendapat manfaat dari pertemuan, dll.

Orang biasanya menghargai token kecil yang bijaksana ini dan merasa bersyukur.

Akibatnya, mereka akan merasa perlu untuk membalas budi.

Jika Anda menerima email di atas, apakah Anda akan mengabaikannya? Kemungkinan besar, Anda akan mengungkapkan rasa terima kasih Anda dan melanjutkan percakapan.

3. Bagikan Kepentingan yang Sama

Hal hebat tentang teknologi saat ini adalah Anda dapat dengan mudah menemukan minat yang sama dari prospek Anda dengan memeriksa profil media sosial mereka.

Jauh lebih mudah (dan lebih mungkin) untuk terhubung jika ada kesamaan.

Oleh karena itu, minat yang sama bisa menjadi pembuka percakapan yang bagus, terutama jika itu adalah hobi atau minat yang tidak biasa.

Orang lebih cenderung merespons jika mereka dapat lebih mudah berhubungan dengan orang lain. Inilah sebabnya mengapa "mengeksploitasi" kepentingan bersama dapat menguntungkan Anda.

Setelah Anda menulis isi email Anda, sekarang saatnya untuk menutup email Anda.

4. Gunakan CTA

Anda harus selalu menggunakan CTA, sehingga prospek Anda tahu persis apa yang Anda harapkan dari mereka. Ini mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan kesalahpahaman.

Atau jika ingin lebih spesifik, contoh selanjutnya adalah pilihan yang lebih baik.

Seperti yang ditunjukkan contoh di atas, Anda menyarankan suatu tindakan, prospek tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Tentu saja ada banyak jenis CTA, tetapi sebagai aturan umum, hindari CTA yang membuat Anda terdengar putus asa dan tidak percaya diri:

• "Itu akan sangat berarti bagiku ..."
• "Aku akan selamanya berhutang padamu jika ..."
• “Aku tahu kamu sibuk, tapi…”, dll.

Alih-alih, coba yang berikut ini:

• “Apakah kamu bersedia untuk….? Akan sangat bagus untuk memiliki perspektif unik Anda (dan memulai percakapan)."
• Apakah Anda terbuka untuk….? Senang mengobrol melalui telepon atau email, apa pun yang lebih nyaman."
• Jika Anda memikirkan [sesuatu], saya punya beberapa ide yang ingin saya bagikan. Ini tautan ke kalender saya: [Tautan]."

Jika Anda ingin memesan rapat, selalu berikan tautan rapat agar prospek segera mengetahui kapan Anda tersedia.

Ini menghemat banyak email bolak-balik untuk menemukan slot waktu terbaik untuk rapat Anda.

5. Keluar

Waktunya telah tiba untuk menandatangani surat Anda. Jika Anda telah melakukan langkah sebelumnya dengan benar, tidak ada lagi yang perlu ditambahkan.

Itu mungkin hanya menyiram salinan dan keseluruhan pesan Anda, dan itu tidak optimal.

Penutupan email Anda akan terlihat lebih profesional jika Anda menyertakan tanda tangan email dengan nama, jabatan, dan info kontak Anda.

Tambahan bagus lainnya adalah foto. Tidak hanya lebih mudah terhubung ketika ada wajah di belakang pesan, tetapi juga membuat email Anda jauh lebih personal.

Perkenalkan Template Email Anda Sendiri

Jika Anda masih tidak yakin apakah Anda ingin memperkenalkan diri melalui surat, lihat lebih banyak template dari beberapa email pengenalan diri yang bagus.

1. Email Penjangkauan & Penjualan Dingin

Penjangkauan dingin dan email penjualan adalah yang paling menantang, tetapi jika Anda mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan berada di jalur yang benar.

Template ini melakukan banyak hal dengan benar: membuat konten relevan dengan prospek dan menunjukkan rasa hormat terhadap apa yang dilakukan prospek.

Selain itu, ini menambah nilai yang akan didapat prospek jika mereka berhubungan.

Template di atas sangat mudah, menawarkan nilai dan merupakan dasar yang baik jika Anda ingin mempromosikan layanan Anda.

2. Email Jaringan

Email jaringan sangat berharga dalam hal kemitraan, penargetan audiens, promosi, dll.

Apakah Anda mengenali beberapa elemen kunci dalam isi surat? Ada penyebutan kekaguman dan rasa hormat serta CTA yang jelas dan langsung.

Lihatlah templat berikut.

Apa yang membuat template ini layak untuk dicoba adalah template ini segera mengatasi masalah yang relevan. Selain itu, ini menambah nilai dengan menyarankan solusi yang memungkinkan.

Template terakhir sangat bagus.

Ini memiliki referensi ke blog calon pelanggan dan pujian yang tulus. Selain itu, ini membuka pintu untuk kemungkinan kolaborasi.

Bagaimana Memperkenalkan Diri Anda di Surat Menggunakan TextCortex?

Contoh di atas bekerja terutama karena mereka mencentang semua atau sebagian besar kotak ketika menulis email pengenalan diri yang sukses.

Dan sekarang giliran Anda untuk mencobanya. Jika Anda masih merasa tidak akan pernah bisa mendapatkan email serupa, jangan khawatir lagi.

Ada alat tulis AI yang dapat membantu Anda mengotomatiskan proses penulisan tanpa mengorbankan kualitas dan kehilangan sentuhan pribadi tersebut.

Terlebih lagi, mereka adalah penghemat waktu yang hebat. Jadi bagaimana Anda bisa memanfaatkan alat ini untuk keuntungan Anda?

TextCortex adalah alat tulis bertenaga AI yang membantu Anda menulis dan memparafrasakan postingan blog, email, deskripsi produk, iklan, postingan media sosial, dll.

Selain itu, ini didasarkan pada model kasus penggunaan, membuat konten lebih tersaring dan tepat.

Jadi bagaimana cara menulis email pengantar dengan TextCortex?

Ekstensi TextCortex menawarkan fitur untuk membantu Anda membuat berbagai tulisan dan materi pemasaran.

Terlebih lagi, Anda dapat menggabungkan semua fitur di menu plug-in di dalam kotak teks yang sama.

1. Buat email dengan fitur 'Bullet to email'

Fitur ini mengubah ide acak Anda menjadi email. Anda dapat memilih paling sedikit tiga butir poin dan mengubahnya menjadi surat.

Cukup klik ikon yang ditunjuk dan Anda akan mendapatkan lebih dari satu opsi.

Setelah memilih opsi yang Anda suka, Anda dapat melanjutkan mengeditnya seperti teks biasa dengan beberapa fitur berikut:

2. Sesuaikan Konten Email Anda Dengan Fitur 'Tulis Ulang'

Ini membantu Anda mengubah dan men-tweak konten sesering yang diperlukan. Fitur ini juga memungkinkan Anda memparafrasekan kalimat dan paragraf secara massal.

Prosesnya sangat sederhana - Anda hanya perlu menyorot kalimat atau paragraf dan mengklik ikonnya.

Anda akan mendapatkan banyak opsi dan memilih yang paling Anda sukai. Selain itu, Anda dapat menggunakannya apa adanya atau terus mengeditnya.

Selain semua alat penulisan dan parafrase, add-on TextCortex memungkinkan Anda untuk menulis di dalam kotak teks apa pun di lebih dari 30 platform berbeda.

Selain itu, Anda akan memiliki akses ke lebih dari 60 template kreasi, termasuk template email.

Kelebihan lainnya adalah TextCortex memberikan skor keterbacaan dan statistik seperti jumlah kata, waktu membaca, dan jumlah karakter.

Secara keseluruhan, menggunakan alat seperti TextCortex, bersama dengan banyak tip praktis yang kami berikan, akan membuat Anda menulis email perkenalan diri dengan cepat dan mudah.

Bersemangat untuk mencobanya?

Unduh Ekstensi Chrome gratis, dan tidak ada yang menghentikan Anda begitu Anda mulai membuat email yang akan mendapatkan tingkat keterbukaan dan respons yang tinggi.