Panduan tentang Cara Mengelola Tim Jarak Jauh

Pekerjaan jarak jauh telah menjadi topik hangat selama beberapa tahun terakhir.

Faktanya, laporan State of the American Workplace Gallup menemukan bahwa sekitar 43% pekerja di Amerika Serikat bekerja dari jarak jauh. Dan karena jumlah itu terus bertambah, manajer menyadari bahwa mereka harus meningkatkan tingkat keterlibatan dengan karyawan yang hampir tidak mereka kenal atau lihat; itu adalah tugas yang sangat besar dan menantang. Apalagi jika keterlibatan dan komunikasi antara manajer dan karyawan rendah, secara langsung akan mempengaruhi tingkat produktivitas.

Jadi, dengan pandemi baru-baru ini, bisnis yang belum mempertimbangkan kerja jarak jauh harus berpikir cepat dan beradaptasi dengan lingkungan baru mereka. Cukup mudah mengatur karyawan dengan peralatan untuk bekerja dari rumah dalam hitungan hari. Namun, mengelola tim secara efektif dari jarak jauh menjadi dinamika yang benar-benar baru.

Banyak manajer khawatir tentang produktivitas karena karyawan beralih ke situasi kerja dari rumah. Namun, studi Universitas Stanford menemukan bahwa “ peningkatan produktivitas di antara pekerja jarak jauh setara dengan satu hari ekstra per orang per minggu . Dan pekerja jarak jauh, rata-rata, lebih kecil kemungkinannya untuk kelelahan dan dalam banyak hal lebih mudah terlibat daripada pekerja internal.”

Apakah perusahaan Anda memiliki tiga, 30, atau 300 pekerja jarak jauh, penting bagi Anda untuk mengetahui cara mengelola tim jarak jauh. Ketika Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang cara mengelola karyawan jarak jauh secara efektif, Anda membangun budaya perusahaan yang kuat, menarik talenta terbaik, dan mempertahankan yang terbaik dari tim internal Anda kepada pekerja jarak jauh Anda.

Unduh Mengelola Staf dari Jarak Jauh: Panduan Lengkap (eBuku) gratis!

Jika Anda tertarik dengan tipnya, gulir ke bawah tetapi jika Anda ingin mendapatkan pengetahuan lebih lanjut tentang apa yang Anda hadapi, lihatlah tantangan ini.

Tantangan Mengelola Karyawan Jarak Jauh

Anda menghadapi serangkaian tantangan baru saat Anda memiliki karyawan jarak jauh, dan sebagian besar tantangan tersebut mungkin tidak seperti yang biasa Anda alami saat semua orang berada di gedung kantor yang sama. Oleh karena itu, Anda harus beradaptasi dari cara Anda biasanya menangani berbagai hal di kantor, karena hal itu tidak selalu diterjemahkan dengan baik dengan tim jarak jauh Anda.

Ini adalah tantangan paling umum yang akan Anda hadapi:

• komunikasi yang terbatas, yang sering menimbulkan kesalahpahaman, dengan manajemen dan rekan kerja
• kurangnya kohesi dengan tim
• pengaturan jadwal, tidak ada 9-to-5
• tidak ada tugas atau peran yang jelas
• menghormati waktu setiap karyawan
• keterbatasan teknis seperti tidak ada akses ke komputer atau email perusahaan
• sulit melacak kinerja karyawan jarak jauh
• tingkat keterlibatan yang rendah
• kurangnya budaya perusahaan

Saat Anda mengelola tenaga kerja jarak jauh, Anda harus mengetahui tantangan yang Anda hadapi, sehingga Anda siap menghadapi apa pun yang menghadang. Panduan kami akan memandu Anda mengatasi tantangan ini dan memberi Anda alat yang Anda tidak pernah tahu Anda butuhkan.

Praktik Terbaik untuk Mengelola Karyawan Jarak Jauh Secara Efektif

Dengan karyawan jarak jauh, Anda harus memastikan bahwa Anda menggunakan alat yang mereka kenal. Misalnya, Zoom untuk video, komunikasi tatap muka dapat membantu keterlibatan. Sedangkan Slack atau Google Hangouts membantu Anda tetap terhubung secara real-time. Tetapi jika Anda siap untuk membawa hal-hal ke tingkat berikutnya dan memberikan pekerja jarak jauh semua yang mereka butuhkan untuk berhasil, maka Anda memerlukan aplikasi seluler. Dan bukan sembarang aplikasi seluler, Anda memerlukan aplikasi seluler yang dibuat untuk pekerja jarak jauh tanpa meja – Connecteam.

Fitur Utama yang Dihargai & Dibutuhkan Karyawan Jarak Jauh:

• Keterlibatan Karyawan, Pengumuman, dan Berita Terbaru: Libatkan karyawan Anda dengan sering berbagi pembaruan tentang pencapaian tujuan perusahaan, melebihi target, dll. Dan rayakan kisah sukses dengan gambar, video, cerita, dan banyak lagi.
• Survei, Kotak Saran, dan Jajak Pendapat Langsung: Dapatkan informasi berdasarkan survei dalam organisasi, buat kotak saran untuk mendapatkan umpan balik dan wawasan tanpa bertanya secara langsung. Bujuk kebijakan pintu terbuka sehingga karyawan merasa bebas untuk memasukkan ide mereka ke SDM dan manajemen.
• Obrolan Grup Karyawan atau Komunikasi Santai: Kirim pesan ke seluruh perusahaan di mana saja, dan kapan saja. Izinkan karyawan untuk terlibat dengan menyukai, berkomentar, dan menjadi bagian dari percakapan. Gunakan pengumuman satu arah atau administrasi konten.
• Bagikan File dan Onboard dengan Mudah: Kirim gambar, GIF, video, catatan audio, manual pelatihan, formulir, dokumen, kebijakan perusahaan, dan banyak lagi secara real-time. Semua ini dapat dilakukan dari dalam aplikasi gratis. Buat perpustakaan media dan kursus untuk bergabung dari jarak jauh atau latih karyawan saat ini dengan kebijakan baru.
• Dokumen Digital: Formulir siap tanda tangan tanpa kertas, buku pegangan karyawan, daftar periksa, kebijakan kehadiran, dan banyak lagi.

Connecteam sangat mudah digunakan, bahkan karyawan yang tidak paham teknologi dapat bergabung dalam hitungan menit. Connecteam dirancang untuk perusahaan tanpa meja, jadi tidak diperlukan pelatihan tentang cara menggunakan aplikasi obrolan tim — daftar dalam waktu kurang dari 5 menit dan mulai gunakan aplikasi.

“Jika Anda, sang manajer, tidak menciptakan saluran komunikasi yang baik dan terbuka, pekerja jarak jauh akan merasa, 'terpencil' dan dilupakan,” kata Keith Ferrazzi, pendiri, dan CEO Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein dari DRIVEN Professionals, menjelaskan bahwa untuk mengelola tim jarak jauh yang produktif, Anda memerlukan strategi komunikasi yang efektif.

• Memiliki sejumlah "check-in" formal mingguan
• Tetapkan tujuan kinerja bulanan, triwulanan, dan tahunan
• Perjelas harapan dan persyaratan tugas seperti parameter, tenggat waktu, dan metrik
• Tetapkan saluran mana yang akan digunakan, seperti obrolan pribadi, rapat tim, atau forum terbuka untuk umpan balik dan ide

Dengan terlibat dalam aktivitas membangun tim, Anda membangun dan memupuk hubungan yang secara langsung mengarah pada retensi yang lebih baik, produktivitas yang lebih tinggi, serta kepuasan dan kebahagiaan karyawan secara keseluruhan.

Penelitian menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh memiliki hubungan yang jauh lebih lemah dengan kolega mereka daripada karyawan yang bekerja di rumah.

Oleh karena itu, manajer harus terlibat dalam sosialisasi tim reguler untuk membangun hubungan manusia dan membangun kepercayaan dan inklusi dengan seluruh tim. Karena karyawan jarak jauh lebih terlibat, mereka berdampak positif terhadap budaya perusahaan.

Apa pun jenis atau ukurannya, dibutuhkan waktu dan beberapa bahan untuk menciptakan budaya perusahaan yang positif seperti mempekerjakan orang-orang terbaik, mendorong komunikasi yang sehat dan teratur, dan menyampaikan budaya Anda ke seluruh perusahaan. Berdasarkan budaya perusahaan seperti apa yang ingin Anda tempati, Anda harus proaktif dalam mentransfernya ke tim jarak jauh Anda.

Miliki rencana yang Anda ikuti secara religius, jika tidak, pekerja jarak jauh Anda tidak akan benar-benar merasakan hubungan dengan budaya perusahaan. Misalnya, Anda membual tentang komunikasi terbuka tetapi sebagai seorang manajer, Anda tidak pernah ada untuk berbicara di toko dan kemudian beberapa. Yang perlu Anda lakukan adalah mengadakan kebijakan pintu terbuka virtual untuk mendorong tim jarak jauh Anda berkomunikasi dengan Anda kapan saja. Saat pola pikir dan rencana tindakan ini dimasukkan ke dalam budaya perusahaan Anda, mengelola karyawan jarak jauh menjadi tugas yang lebih mudah.

Karyawan jarak jauh sering merasa tidak terlihat. Bagi manajer, lebih mudah untuk mengenali karyawan yang ada di rumah saat Anda berada di sekitar mereka lima hari seminggu. Namun, tidak demikian halnya dengan staf jarak jauh. Selama rapat, melalui pembaruan dan pengumuman di seluruh perusahaan, atau kapan pun ada kesempatan, beri tahu tim jarak jauh Anda. Membual tentang pencapaian mereka, menyebutkan bahwa mereka terlibat dalam penjualan yang sukses, berbagi ucapan selamat ulang tahun atau hari jadi, dan seterusnya.

Anda tidak hanya akan meningkatkan produktivitas dan meningkatkan keterlibatan. Anda menunjukkan kepada pekerja jarak jauh bahwa Anda peduli, dan Anda mengakui semua kerja keras mereka. Seperti kata pepatah, "sedikit pergi jauh."

Mark Mortensen, profesor asosiasi Perilaku Organisasi di INSEAD, berkata, "Bermurah hati dengan pujian publik dan pengakuan karyawan jarak jauh membantu memastikan pekerjaan mereka diakui dan merupakan sinyal bagi rekan kerja bahwa mereka bekerja keras."

“Hal yang membuat jarak antar rekan kerja terasa seperti jarak adalah kelambanan komunikasi. Jika saya mengirim pesan kepada seseorang yang tinggal berjam-jam dan mereka tidak merespons selama beberapa jam, saya berharap kami bekerja di ruangan yang sama sehingga kami tidak harus berurusan dengan itu. Tetapi jika setiap kali saya mengirim pesan kepada mereka, mereka langsung merespons, sama saja jika kami berdua berada di kantor bersama.” – kata Kellan, Pengalaman Pelanggan di BambooHR

Pastikan kalender Anda mutakhir, dan tandai tanggal pada kalender Anda saat Anda tidak berada di kantor atau tersedia. Beri tahu karyawan kapan Anda akan berada di area karyawan jarak jauh.

Minta karyawan jarak jauh Anda untuk melakukan hal yang sama. Jika ada waktu dan hari tertentu mereka tidak tersedia, mereka harus memberi tahu Anda sebelumnya. Seringkali ketidaktersediaan karena alasan pribadi seperti perawatan anak atau janji dengan dokter. Dengan dinasihati, Anda tidak akan mencoba menghubungi mereka pada saat-saat itu.

Selain itu, jika Anda menyelenggarakan rapat yang tidak dapat dihadiri oleh pekerja jarak jauh, rekam rapat tersebut agar mereka dapat menyusul di lain waktu.

Manajer terbaik membangun kepercayaan melalui individualisasi, tidak pernah mengingkari janji, meminta umpan balik, dan sering terlibat dalam percakapan – terutama saat ada obrolan video karena hal itu membangun garis pandang dan mendorong kepercayaan.

“Mengetahui kepada siapa harus meminta bantuan meningkatkan produktivitas dan membantu pengembangan, tetapi pekerja jarak jauh tidak memiliki perspektif itu. Manajer yang menjadikan diri mereka sebagai proxy dalam jaringan pekerja jarak jauh mereka membuktikan bahwa mereka dapat dipercaya oleh pekerja dan sangat diperlukan untuk kesuksesan pekerja.”

“Penting untuk mengelola ekspektasi dan tetap fokus pada tujuan saat merangkul tenaga kerja jarak jauh. Jangan terlalu khawatir tentang apa yang sedang dilakukan. Sebaliknya, berkonsentrasilah pada apa yang sedang dicapai. Jika kita mencapai tujuan kita, maka bagus. Jika tidak, kita perlu melihat situasi lebih lanjut. Ini semua tentang pencapaian, bukan aktivitas.” – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.

Ketika Anda menetapkan dan mengembangkan tujuan dan jelas pada harapan Anda, itulah yang penting. Jangan hanya berfokus pada seberapa banyak pekerjaan jarak jauh yang Anda lakukan dalam satu hari kerja. Lihatlah gambaran yang lebih besar, apakah mereka memenuhi tujuan? Apakah mereka menjangkau jika mereka macet dan butuh bantuan? Apakah mereka tersedia dan mengambil lebih banyak tanggung jawab? Apa yang telah mereka capai?

Tidak perlu mengatur mikro setiap tugas dan mempertanyakan karyawan Anda, lagipula, setelah Anda membangun dan membangun kepercayaan, kebutuhan untuk mempertanyakan karyawan Anda akan hilang.

“Dunia beralih dengan cepat ke tenaga kerja yang tertarik pada pembelajaran dan kemajuan keterampilan daripada stabilitas. Bekerja selama 30 tahun untuk perusahaan yang sama telah menjadi cara dodo. Saya menaruh minat pribadi pada tujuan belajar dan hidup tim saya, dan dalam pertemuan kami, sering kali membutuhkan waktu untuk menghubungkan minat mereka dengan tujuan perusahaan saya. Keterlibatan dan kinerja tetap jauh lebih tinggi.” – Tina Dietz, Solusi Bisnis Kreatif Memulai Sesuatu

Intinya dalam Mengelola Karyawan Jarak Jauh

Bekerja dengan karyawan jarak jauh bukanlah sesuatu yang harus Anda hindari, terutama karena semakin populer. Amazon, Capital One, dan American Express hanyalah beberapa dari perusahaan besar yang beralih bekerja dari jarak jauh. Penelitian menunjukkan bahwa 91% karyawan menikmati keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik saat bekerja dari jarak jauh. Tingkat stres turun, dengan angka-angka tersebut pekerjaan jarak jauh adalah jalan ke depan.

Dengan karyawan yang lebih bahagia, mengelola mereka menjadi jauh lebih mudah. Manajer mengembangkan peran mereka dari waktu ke waktu yang turun ke pemahaman hubungan antara manajer dan karyawan sebagai unsur utama untuk sukses. Tim Anda adalah roti dan mentega Anda. Tanpa tim yang efektif, Anda tidak akan mencapai garis finis. Alih-alih, fokuslah pada pengelolaan tim jarak jauh Anda secara efisien untuk mengubahnya menjadi aset terbesar Anda. Anda tidak akan percaya seberapa banyak yang dapat Anda capai ketika komunikasi yang tepat dilakukan. Karyawan Anda akan menelepon Anda untuk mengatur pertemuan dan memberi tahu Anda tentang kemajuan pekerjaan mereka. Jadilah manajer yang disukai semua orang.