Bagaimana Mengelola Konflik Dalam Tim Jarak Jauh Anda – 16 Cara

Mengelola konflik cukup rumit di tempat kerja tetapi itu adalah keterampilan yang sangat berguna untuk dimiliki oleh para pemimpin dan manajer.

Melempar tekanan bekerja dari jarak jauh dan konflik bisa menjadi masalah jika tidak ditangani dengan benar.

Tanpa interaksi tatap muka, satu email dengan kata-kata yang salah atau pesan kendur di utas yang salah dapat memicu bencana di antara rekan kerja.

Konflik tidak dapat dihindari di tempat kerja, tetapi perlu dikelola dan diselesaikan, atau akan menjadi masalah yang jauh lebih besar.

Terkadang, konflik bisa menjadi hal yang baik. Ini memungkinkan orang untuk mengungkapkan pikiran mereka dan menunjukkan masalah yang menurut mereka harus ditangani.

1. Dapatkan Semua Orang Di Halaman yang Sama

Saat bekerja dengan tim dan grup secara langsung, memastikan semua orang memahami proyek dan di mana mereka cocok untuk menyelesaikan sesuatu bisa menjadi tantangan tersendiri.

Di lingkungan terpencil, itu bisa menjadi binatang yang sama sekali berbeda. Karyawan sering merasa lebih terputus, dan informasi yang salah serta kebingungan dapat menyebar seperti api.

Pekerjaan jarak jauh terkadang menantang, terutama tanpa layanan yang membuat seluruh proses menjadi lebih efisien. Layanan seperti Dapatkah Saya Bekerja Dari Sini, membantu orang memperoleh keterampilan dan pemahaman tentang kerja jarak jauh.

Saat bekerja dengan orang-orang di ruang virtual, bertanya berlebihan dan mengonfirmasi berlebihan adalah metode penting untuk memastikan tidak ada yang disalahpahami melalui teks atau email.

2. Kesepakatan Tim

Membuat perjanjian tim memastikan tidak ada konflik yang muncul mengenai aspek-aspek tertentu dari pekerjaan Anda dan membuat semua orang di tim menyetujui proyek tersebut.

Saat menyiapkan perjanjian tim, Anda dapat mengajukan pertanyaan yang membutuhkan jawaban tentang bagaimana proyek atau tugas akan dilanjutkan.

Informasi apa yang Anda butuhkan untuk proyek atau tugas? Siapa yang berkomunikasi dengan siapa? Dan siapa melakukan apa? Ini adalah pertanyaan yang berguna untuk dijawab.

Saat bekerja dengan tim jarak jauh, asumsi dan kebingungan dapat menyebabkan kekacauan total. Kesepakatan tim bertujuan untuk mengurangi ini sebanyak mungkin.

Mengurangi asumsi tentang informasi, kolaborasi, dan komunikasi akan menghemat begitu banyak waktu yang dihabiskan untuk konflik atau kebingungan.

3. Mentalitas Perusahaan Bahkan Dengan Kerja Jarak Jauh

Budaya kerja jarak jauh akan berbeda dengan bekerja di gedung perusahaan karena sulit menciptakan lingkungan kerja di rumah.

Jadi, sangat penting untuk mempertahankan nilai-nilai perusahaan dan mentalitas tempat kerja saat karyawan Anda bekerja dari rumah.

Hanya karena karyawan bekerja jauh dari kantor tidak berarti nilai dan praktik perusahaan hilang.

Mengelola reputasi online dalam bisnis kecil bisa menjadi perjuangan. Dengan karyawan yang bekerja dari jarak jauh, menjaga rasa bisnis dan citra perusahaan bisa menjadi tantangan tersendiri.

Mempertahankan karyawan dalam mentalitas perusahaan adalah faktor kunci dalam menjaga kebersamaan semua orang sebagai perusahaan, memastikan mereka memahami bahwa pekerjaan masih perlu diselesaikan.

Mengadakan rapat harian di mana individu berdiri dan berbagi adalah cara yang bagus untuk memastikan semua orang tetap fokus pada pekerjaan.

Dalam pertemuan ini, setiap orang membagikan pekerjaan yang telah mereka lakukan, tantangan apa yang mungkin mereka hadapi dan apa yang mereka rencanakan untuk hari itu.

4. Selesaikan Masalah secepatnya

Konflik tidak harus dimulai dengan teriakan dan kata-kata makian. Konflik seringkali dimulai dalam skala yang lebih kecil, dengan perbedaan kecil.

Perbedaan kecil atau konflik kecil ini berkembang dari waktu ke waktu dan berkembang menjadi masalah yang jauh lebih besar jika tidak segera diselesaikan.

Menjadi pemimpin tim atau kelompok berarti bersikap proaktif dalam menyelesaikan konflik. Anda perlu memahami di mana orang mengalami masalah dan bagaimana Anda dapat menyelesaikan masalah tersebut.

Konflik meningkat dengan cepat, dan situasi buruk bisa lepas kendali. Bertujuan untuk memecahkan masalah sesegera mungkin, atau mencoba untuk mencegahnya dimulai sejak awal.

5. Periksa Individu Dan Tim

Tim dan pekerja jarak jauh membutuhkan lebih banyak perhatian daripada yang ada di kantor. Dengan kerja jarak jauh, semuanya menjadi sangat terputus.

Memeriksa individu dan tim memastikan bahwa setiap orang mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan. Ini juga membantu Anda menentukan apakah kru bekerja sama dengan baik.

Individu mungkin bosan dan kelelahan bekerja dari rumah setiap hari atau bahkan mulai malas karena lingkungan yang lebih santai.

Dengan melakukan pemeriksaan rutin di tempat pribadi atau di ruang terbuka seperti rapat, tergantung situasinya, seseorang dapat membuat karyawan merasa dilihat dan didengar.

Itu selalu baik untuk dicatat bahwa pemeriksaan dan percakapan pribadi, memeriksa karyawan, harus selalu dilakukan secara profesional.

6. Tetapkan Peran, Tanggung Jawab, dan Batasan yang Jelas

Dalam tim dan grup jarak jauh pada umumnya, semuanya harus jelas dan dipahami oleh semua orang yang terlibat.

Menetapkan batasan, peran, dan tanggung jawab yang jelas memastikan bahwa semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan.

Bagi sebagian orang, pekerjaan jarak jauh mungkin merupakan lingkungan atau konsep baru, jadi tidak ada salahnya untuk menetapkan struktur dan kerangka kerja yang jelas untuk proyek tersebut.

Dengan begitu banyak model bisnis online baru dan peluang kerja jarak jauh, belajar bekerja dari jarak jauh menjadi sebuah keterampilan.

Pastikan semua orang mengetahui bagaimana segala sesuatunya akan berjalan dan semua orang memahami struktur pekerjaan jarak jauh.

7. Ingatlah Karakteristik Pribadi

Kepribadian di tempat kerja dapat memicu konflik berdasarkan cara orang berinteraksi satu sama lain. Orang-orang memiliki kepribadian berbeda yang dapat berbenturan atau bekerja sama dengan baik.

Dengan kerja jarak jauh, ada tiga hal yang selalu perlu diperhatikan saat menyiapkan tim atau menugaskan orang untuk bekerja bersama.

Pertimbangkan kepribadian dan karakteristik orang, tentukan apakah mereka akan bekerja sama dengan baik, dan pertimbangkan gaya kerja mereka.

Banyak penelitian menunjukkan orang yang berbeda memiliki gaya kerja yang berbeda, yang bagus untuk diperhatikan sebagai seorang pemimpin.

Mempertimbangkan apakah seseorang bekerja dengan cepat atau lambat dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi pekerjaan mereka dalam kelompok dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana kelompok itu akan bekerja secara keseluruhan.

8. Kenali Prestasi dan Kegagalan Sebagai Sebuah Tim

Moral dan persahabatan memainkan peran kunci dalam tim yang efektif. Sebuah tim dengan sikap positif dan suasana yang baik akan selalu memiliki kemungkinan konflik yang serius.

Saat bekerja dengan tim, Anda perlu menjaga sinergi. Ini berarti bahwa kelompok harus berfungsi secara keseluruhan.

Mengakui kegagalan dan prestasi dalam kelompok adalah cara yang baik untuk menjaga kebersamaan tim. Tim yang merayakan bersama akan selalu tampil lebih baik.

Menyoroti hal positif dan berfokus pada memperbaiki hal negatif adalah cara terbaik untuk memastikan tim berfungsi dengan baik.

Ketika satu anggota atau kelompok dalam tim mencapai sesuatu, ada baiknya melibatkan semua orang dan berbagi hal positif untuk memastikan tim merasa menang.

9. Dorong Interaksi Informal Dan Formal

Tim jarak jauh sering merasa sangat terputus dalam pengaturan informal dan formal. Ada baiknya memastikan bahwa tim bekerja sama dengan baik secara profesional tetapi juga di luar tempat kerja.

Jika suasana dalam kelompok adalah kerja, kerja, kerja sepanjang waktu, sulit bagi orang untuk menikmati apa yang mereka lakukan dan tidak jenuh.

Dengan mempromosikan percakapan ramah dan interaksi informal di luar pengaturan profesional, Anda dapat menciptakan ruang kerja yang lebih menyenangkan dan membuat karyawan Anda merasa lebih positif tentang pengalaman tersebut.

Dalam hal pekerjaan jarak jauh, tidak ada ruang istirahat atau carpooling untuk bekerja. Jadi, terserah pemimpin tim untuk menemukan cara memperkenalkan aspek sosial dan ramah ke kerja jarak jauh.

Menjaga segala sesuatunya tetap profesional di tempat kerja selalu menjadi prioritas, dan sama pentingnya untuk menyiapkan situasi yang ramah dan sosial.

Utas pesan atau panggilan grup yang ditujukan untuk topik dan percakapan yang tidak terkait dengan pekerjaan adalah cara yang baik untuk melakukannya.

10. Tindak Lanjut Setelah Penyelesaian Konflik

Mencegah konflik idealnya adalah apa yang ingin Anda lakukan di ruang kerja. Namun, ketika konflik benar-benar muncul, tindak lanjut setelah penyelesaian sangat penting.

Menindaklanjuti kedua belah pihak atau semua orang yang terlibat dalam konflik dapat menyatukan tim setelah masalah apa pun.

Seringkali, resolusi tidak segera datang setelah situasi buruk. Hal-hal membutuhkan waktu untuk mereda dan memastikan hal itu terjadi adalah penting.

Pastikan penyelesaian masalah berjalan dengan baik dan konflik tidak berkobar lagi.

Pastikan untuk menerima dan mendengarkan umpan balik yang mungkin dimiliki orang. Membuat orang merasa didengarkan dan diakui adalah hal terbaik yang harus dilakukan untuk konflik.

11. Rapat Rutin

Meskipun rapat mungkin tampak seperti hal terburuk di planet ini dalam lingkungan kantor, rapat sangat penting untuk fungsi grup dalam tim jarak jauh.

Saat berurusan dengan pekerjaan jarak jauh, rapat menjadi lebih penting dari sebelumnya. Mereka mendapatkan semua orang di halaman yang sama dan memungkinkan orang untuk berinteraksi dalam grup.

Overkomunikasi sangat penting dalam pengaturan kerja jarak jauh karena jarak dan sifat terputus.

Dalam pengaturan kerja jarak jauh, lebih sulit bagi karyawan untuk mengenal satu sama lain selain hanya menjadi "orang yang bekerja dengan Anda".

Rapat juga tidak harus terbatas pada "bisnis saja". Pertemuan catch-up atau team-building sesekali bisa sama pentingnya.

Sebagai manajer atau pemimpin tim, Anda harus membuat rapat senyaman mungkin untuk memastikan tidak ada yang takut bergabung dengan panggilan video grup tersebut.

12. Komunikasi yang Jelas dan Tepat Waktu

Masalah komunikasi menimbulkan masalah terbesar di lingkungan kerja jarak jauh. Tanpa komunikasi yang jelas, konflik hampir pasti terjadi.

Perlu diperhatikan bahwa komunikasi melalui video atau panggilan suara jauh lebih efektif daripada pesan melalui teks. Nada memainkan peran penting dalam bagaimana orang memahami apa yang kita katakan.

Percakapan melalui video memungkinkan isyarat visual yang lebih baik, dan karyawan sering merasa lebih mudah untuk berhubungan dan berbicara dengan orang lain.

Salah tafsir terjadi setiap saat di lingkungan kantor dan merupakan salah satu alasan terbesar munculnya konflik di tempat kerja.

Salah tafsir pesan melalui teks atau email sering terjadi di tempat kerja, dan komunikasi tatap muka melalui panggilan video dapat meningkatkan komunikasi Anda.

13. Luangkan Waktu untuk Bersantai

Entah itu hari ulang tahun, pencapaian tim, atau hanya karena akhir pekan tiba, luangkan waktu dari pekerjaan untuk menjalin ikatan dengan rekan kerja dan berinteraksi di luar ruang kerja.

Banyak orang merasa terputus bekerja dari jarak jauh, itulah sebabnya interaksi sosial menjadi lebih penting.

Di awal setiap hari kerja, tim dapat "minum kopi" bersama secara virtual atau merencanakan hal-hal yang akan dilakukan selama akhir pekan. Orang-orang dalam tim dan kelompok merasa jauh lebih menyenangkan ketika ada sedikit kesenangan yang bercampur dengan pekerjaan.

Merayakan atau interaksi ramah yang sederhana membantu orang tidak hanya menjalin ikatan tetapi juga tetap termotivasi dan mencegah karyawan merasa lelah dan lelah.

14. Membangun Tim

Latihan membangun tim terbukti membangun stabilitas dan sinergi tim, membantu tim untuk bekerja sama dan berfungsi.

Membangun tim membangun kepercayaan dalam kelompok dan mengurangi konflik bahkan sebelum itu muncul. Latihan membangun tim secara teratur adalah cara terbaik untuk meningkatkan tim Anda.

Latihan-latihan ini dapat berkisar dari pertemuan sederhana hingga liburan kelompok. Aspek inti dari pembangunan tim, apa pun jenis aktivitasnya, adalah bahwa tim berinteraksi dan membangun hubungan.

Latihan membangun tim yang paling berkesan dan menyenangkan tidak terasa dipaksakan. Cobalah untuk membuat segala sesuatunya menyenangkan dan santai tanpa merasa seperti skema perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Kegiatan membangun tim tidak boleh membuat tim bekerja lebih keras atau menyuap mereka agar pekerjaan mereka selesai lebih cepat. Kegiatan ini harus menyenangkan, tetapi tetap tentang ikatan sebagai tim dan menjadi produktif.

15. Bagikan Ruang Kerja Virtual

Saat bekerja dari jarak jauh, pekerjaan dan proyek di mana-mana bisa merepotkan. Untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang perangkat lunak, cobalah untuk menemukan aplikasi dan perangkat lunak yang dapat digunakan semua orang.

Ruang kerja virtual memudahkan untuk mengelola beban kerja dan mengatur proyek Anda. Banyak dari ruang kerja ini menawarkan layanan yang membantu merampingkan pekerjaan melalui sarana digital.

Aplikasi ruang kerja bersama efisien untuk lingkungan kerja jarak jauh, memungkinkan orang berbagi dan mengelola alur kerja dari satu aplikasi.

Dengan semua orang di sistem yang sama, pekerjaan atau file yang dibagikan tidak akan menimbulkan kebingungan, dan semuanya diatur jauh lebih efisien.

16. Akui Konflik, Jangan Tutup Mata

Ketika datang ke masalah dan masalah di tempat kerja, bahkan di ruang kerja virtual, salah satu hal terburuk yang harus dilakukan adalah menutup mata dan mengabaikan konflik.

Setiap orang dalam grup perlu mengingat bahwa mereka berada di tim yang sama dan bahwa masalah tidak akan hilang secara ajaib.

Dalam kebanyakan kasus, tidak menangani konflik dan menyimpan dendam hanya akan memperburuk situasi. Ini perlu dihindari.

Konflik tidak dapat dihindari ketika orang bekerja sama dalam kelompok atau tim. Mengabaikannya tidak menyelesaikan masalah.

Ketika konflik berkobar, penting untuk segera mengatasinya dan menyelesaikan masalah dengan cara yang sehat dan profesional.