Cara Mengukur Komunikasi di Tempat Kerja: Panduan Lengkap

Apakah Anda mengukur komunikasi internal di tempat kerja untuk menentukan seberapa efektifnya? Untuk memahami apakah itu membuat perbedaan, penyok, dalam bisnis Anda? Sayangnya, penelitian menunjukkan bahwa60% perusahaan bahkan tidak memiliki strategi komunikasi internal jangka panjang ,dan bisnis yang memilikinya, 12% tidak mengukur metrik komunikasi internal sama sekali.

Dan mungkin Anda berpikir, “Apa masalahnya? Terus?" Tapi, tunggu dulu, ada alasan mengapa kami fokus pada masalah terkait SDM ini.

Mengapa Mengukur Komunikasi Internal Di Tempat Kerja Itu Penting

Haruskah Anda mengukur komunikasi internal di tempat kerja? Apakah itu benar-benar penting? YA! Jutaan kali, ya. Komunikasi internal adalah landasan perusahaan Anda.

Apa yang kita maksud? Anggap saja seperti ini, sebagai landasan perusahaan Anda, komunikasi internal memiliki dampak langsung dan besar pada produktivitas dan keterlibatan karyawan, upaya kolaborasi, moral kantor, dan penyelarasan di seluruh organisasi.

Jika Anda menemukan bahwa keterlibatan karyawan rendah, moral menderita, kolaborasi hampir tidak ada, visi perusahaan tidak dilaksanakan secara efektif, pelanggan tidak sepenuhnya puas, omset tumbuh, dan produktivitas goyah maka inilah saatnya. untuk melihat lebih dekat strategi komunikasi internal Anda. Tetapi bahkan sebelum Anda dapat meningkatkan strategi komunikasi internal Anda, Anda perlu mengukurnya. Lagi pula, bagaimana Anda bisa meningkatkan komunikasi internal Anda atau bahkan membuat keputusan yang efektif terkait hal itu ketika Anda tidak memiliki data untuk dicadangkan atau untuk memahami apa yang berfungsi dan apa yang perlu diperbaiki dengan cepat.

“Pentingnya komunikasi internal tidak dapat diremehkan; itu adalah salah satu dari sedikit peran yang menyentuh semua area organisasi.” – Jenni Field, Ketua di CIPR Inside

Namun kekurangan data dan metrik komunikasi internal adalah akibat dari masalah berikut:

• Metrik komunikasi internal tersebar di seluruh departemen, platform, dan saluran
• KPI untuk komunikasi internal tidak selaras dengan tujuan perusahaan
• Membuktikan nilai komunikasi internal yang efektif itu sulit
• Pemilik dan mitra bisnis tidak menganggap komunikasi internal sebagai strategi efektif untuk berinvestasi
• Tidak berbagi komunikasi melalui saluran yang tepat untuk setiap karyawan terlalu sering terjadi, perspektif “satu sarung tangan cocok untuk semua” membatasi
• Komunikator internal tidak tahu bagaimana membawa komunikasi ke tingkat berikutnya
• Komunikasi trickle-down yang dibagikan dengan karyawan hanya akan menimbulkan kesalahpahaman
• Terlalu banyak kesalahpahaman tentang komunikasi internal membuat sulit untuk memahami apa arti sebenarnya

Sekarang masalah komunikasi internal lebih dipahami, kita dapat beralih ke menjawab bagaimana mengukur komunikasi di tempat kerja.

Bagaimana Mengukur Komunikasi di Tempat Kerja

• Tentukan Tujuan Bisnis Anda

Inilah masalahnya, mengetahui cara mengukur komunikasi di tempat kerja tidaklah mudah karena tidak ada satu daftar KPI untuk komunikasi internal yang berfungsi secara menyeluruh.

KPI untuk komunikasi internal akan berbeda untuk setiap perusahaan karena tidak ada bisnis yang memiliki tujuan yang sama yang ingin mereka lacak. Plus, apa yang ingin Anda lakukan dengan data juga berbeda.

Apa saja KPI untuk komunikasi internal? Tampilan halaman di halaman intranet Anda, lacak tarif terbuka dalam komunikasi email, lacak rasio klik di email, lacak penayangan video di email dan halaman intranet, lacak survei staf dengan jawaban yang telah ditentukan, dll.

Tetapkan garis dasar untuk lebih memahami ketika Anda tahu apa yang Anda ukur, maka Anda dapat secara efektif menentukan keefektifan upaya Anda saat ini.

Setelah Anda mengetahui tujuan yang ingin Anda capai, menetapkan KPI Anda untuk komunikasi internal menjadi lebih mudah dan jelas.

• Tetapkan Tujuan

Lihatlah kampanye komunikasi Anda saat ini atau pesan yang telah Anda kirim, seperti email atau saluran grup WhatsApp. Saluran mana yang tampaknya berkinerja terbaik? Karyawan mana yang ingin Anda jangkau lebih banyak? Apa definisi sukses menurut Anda?

Tentukan metrik apa yang diikuti perusahaan Anda, bagaimana metrik diikuti, dan apa yang ditunjukkan oleh data saat ini.

• Gunakan Media yang Tepat

Ada berbagai saluran, atau media, untuk berkomunikasi dengan karyawan Anda dan semuanya sangat bergantung pada jenis bisnis, tempat karyawan Anda bekerja (di lapangan atau di kantor), ukuran tim, dan sebagainya.

Setelah Anda memahami semua hal di atas, Anda dapat memilih saluran (media) terbaik untuk menyampaikan komunikasi karyawan:

• Pertemuan tatap muka adalah HARUS setidaknya sebulan sekali untuk menjalin hubungan pribadi, untuk meningkatkan keterlibatan, dan untuk mendapatkan umpan balik.
• Pertemuan tim dapat diadakan di rumah atau di lokasi khusus seperti piknik di luar ruangan.Ini membantu membangun persahabatan di antara anggota tim Anda dan memungkinkan kolaborasi yang lebih baik.
• Panggilan video memungkinkan Anda melakukan percakapan berbasis desktop sehingga Anda berbagi presentasi dan bercerita.Bisnis sering menggunakan Zoom.
• Aplikasi komunikasi karyawan adalah solusi terbaik untuk bisnis dengan karyawan tanpa meja dan karyawan lapangan karena menawarkan solusi sempurna untuk berkomunikasi saat bepergian. Misalnya,
  • Setiap orang memiliki ponsel sehingga Anda dapat menyimpan semua orang di halaman yang sama
  • Anda dapat membuat saluran untuk berkomunikasi berdasarkan lokasi, jabatan, departemen, dll
  • Semua komunikasi terkait pekerjaan dikumpulkan di bawah satu atap
  • Berkomunikasi secara real-time membantu meningkatkan keterlibatan dan produktivitas
  • Semua data bersifat visual dan dapat ditindaklanjuti sehingga Anda selalu tahu siapa yang membuka dan melihat pesan Anda, berapa banyak karyawan yang mengisi survei yang Anda kirimkan, siapa yang menjawab jajak pendapat langsung, dan sebagainya. Untuk setiap karyawan yang tidak membaca pesan Anda, kirimkan pengingat pemberitahuan push untuk melakukannya.

Tidak mahal – Connecteam menawarkan paket gratis di atas paket berbayarnya yang terjangkau, cukup klik di sini untuk memulai secara gratis!

Dirancang Untuk Tim Tanpa Meja

Pengalaman komunikasi modern untuk Anda dan tim Anda.

Belajarlah lagi

• Tinjau SWOT

Menjalankan analisis SWOT dari strategi komunikasi internal Anda dapat menjadi alat yang efektif untuk bisnis yang ingin memperkuat komunikasinya. Ketika Anda memahami tantangan apa yang Anda hadapi dan sumber daya apa yang Anda miliki untuk mengatasinya, maka Anda dapat membuat strategi yang efektif untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

Gunakan metode SWOT untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan komunikasi Anda, peluang apa yang tersedia untuk membuat komunikasi menjadi lebih baik, dan ancaman apa yang Anda hadapi untuk berkomunikasi dengan lebih baik?

• Kekuatan: atribut positif internal perusahaan Anda yang berada dalam kendali Anda untuk beradaptasi
• Kelemahan: faktor negatif yang mengambil dari kekuatan Anda dan Anda harus meningkatkan untuk menjadi sukses
• Peluang: faktor eksternal di lingkungan kerja yang dapat berkontribusi pada kesuksesan Anda
• Ancaman: faktor eksternal yang tidak dapat Anda kendalikan sehingga Anda memerlukan rencana darurat

• Buat Pesan Sebelum Dikirim

Saat Anda menguraikan dengan tepat apa yang ingin Anda katakan dan apa yang ingin Anda dapatkan sebagai reaksi dari audiens Anda, Anda tidak akan melewatkan detail apa pun dan dapat menyelaraskan pesan dengan baik seiring berjalannya waktu.

Fokus pada apa, mengapa, di mana, kapan, bagaimana, dan siapa. Jika Anda tidak dapat menjawab ini dengan sederhana maka Anda perlu memikirkan kembali tujuannya.

Misalnya, tujuan untuk “meningkatkan keterlibatan karyawan di tempat kerja” TIDAK spesifik sama sekali.

Alih-alih, tetapkan tujuan menjadi jauh lebih spesifik sehingga lebih mudah untuk diukur. Misalnya, ubah menjadi "tingkatkan keterlibatan karyawan di cabang Atlanta sebesar 18% pada akhir Q2 untuk meluncurkan produk X baru secara efektif di Q3".

• Buat Sasaran SMART

Pastikan untuk membuat pesan yang SMART. Apa yang kamu tanyakan? SMART singkatan spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.

• Spesifik: tentukan apa yang ingin Anda capai dan pastikan semua orang akan memahami pesannya
• Terukur: tetapkan tonggak dan target untuk melacak kemajuan secara efektif
• Attainable: pertahankan agar tujuan tetap dapat dikelola dan realistis
• Relevan: buat tujuan yang mengembangkan tim Anda dan terhubung dengan tujuan perusahaan Anda
• Berbasis waktu: ikuti garis waktu tertentu untuk tetap berada di jalur terbaik

• Garis Besar Pesan Anda

Sue Dewhurst dan Liam Fitzpatrick menyoroti tip untuk komunikator dalam buku mereka tentang cara terbaik menguraikan pesan Anda:

• Masukan: sumber daya apa yang akan Anda kembangkan dan terapkan untuk komunikasi internal Anda?
• Keluaran: apakah kontennya informatif dan menarik?Apakah Anda mencapai hasil yang Anda rencanakan? Jika tidak, mengapa?
• Kepuasan: apakah karyawan Anda senang dengan komunikasi internal Anda?Apakah pesannya dipahami? Apakah informasi diterima tepat waktu? Apakah Anda mengizinkan karyawan Anda untuk membagikan umpan balik mereka?
• Out-take: takeaway apa yang diperoleh karyawan Anda?
• Hasil: apakah komunikasi internal Anda memengaruhi perilaku karyawan?Apakah setiap orang bekerja menuju tujuan bersama?

• Lihatlah Tingkat Perputaran

Bila Anda memiliki karyawan yang bahagia dan puas dengan peran pekerjaannya, mereka akan bertahan di perusahaan untuk jangka waktu yang lebih lama. Namun, karyawan yang tidak bahagia dan tidak puas akan segera mulai mencari pekerjaan baru.

Lacak tingkat turnover Anda untuk memahami seberapa efektif komunikasi internal Anda. Ketika tim Anda lebih terhubung dan selaras dengan apa yang terjadi di perusahaan, mereka akan merasa dipercaya dan dihargai. Namun, ketika kepercayaan itu tidak ada sama sekali, tangki produktivitas dan perputaran meningkat.

Sejauh KPI untuk komunikasi internal berjalan, ini adalah hal yang mudah untuk dilacak tetapi sulit untuk secara langsung dikaitkan dengan komunikasi internal.

• Kirim Survei

Mengirim survei ke tim Anda dan kepemimpinan senior sangat penting pada dua tahap utama – saat Anda menetapkan KPI dan saat Anda mengukur hasil. (Ya, kami memberi tahu Anda itu selama dua momen penting).

Mengapa Anda harus repot dengan survei? Karena itu memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan penting secara real-time mengenai tujuan Anda dari semua departemen dan tingkat karyawan yang berbeda. Ini membantu memastikan bahwa Anda dapat mengatur KPI dengan gambaran lengkap. Belum lagi itu memungkinkan Anda untuk beradaptasi dan meningkatkan tujuan dan strategi Anda bila perlu.

Namun, sangat penting bagi Anda untuk mengirimkan survei yang mendorong tindakan dan tidak membuang-buang waktu. Jadi, pastikan survei Anda singkat, to the point, dan anonim. Apa pun yang terlalu lama hanya akan semakin mengganggu tim Anda dan pada dasarnya memastikan kumpulan respons yang tidak akurat dan tidak efisien.

Intinya Mengukur Komunikasi Internal Di Tempat Kerja

Bukan rahasia lagi bahwa sulit untuk secara efektif mengukur di mana kekuatan dan kelemahan Anda ketika berhubungan dengan komunikasi internal Anda. Namun, dengan KPI yang jelas untuk komunikasi internal, maka akan lebih mudah untuk mengumpulkan data yang diperlukan untuk memajukan perusahaan Anda. Data inilah yang memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan dan jika tujuan yang lebih luas terpenuhi.

Seperti yang kami katakan di awal, komunikasi internal adalah landasan perusahaan Anda. Jika dilakukan dengan benar, produktivitas dan keterlibatan karyawan, upaya kolaborasi, moral kantor, dan keselarasan di seluruh organisasi akan berdampak positif.

Hubungi tim kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi komunikasi kami.