Cara Mengurangi Backorder (& Mencegahnya Secara Keseluruhan)

Berikut adalah skenario belanja hipotetis yang terlalu sering terjadi: Pelanggan baru saja mengunjungi situs web Anda dan menemukan produk yang sempurna untuk memenuhi beberapa jenis kebutuhan atau keinginan—apakah mereka berbelanja untuk diri mereka sendiri atau orang lain, apa pun yang mereka temukan tepat untuk mereka. Bersemangat dan ingin membeli, mereka menambahkan produk itu ke keranjang mereka, berharap untuk mendapatkan barang ini sesegera mungkin.

Namun, ketika mereka memeriksa tanggal pengiriman yang diharapkan, mereka melihat peringatan: "Maaf, item ini saat ini sedang dipesan—kami akan memberi tahu Anda segera setelah tersedia." Pelanggan ini telah melanggar backorder inventaris yang ditakuti. Pelanggan ini dibiarkan bertanya-tanya hal-hal seperti: “Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pemesanan di awal? Apa yang dimaksud dengan pemesanan kembali? Apakah saya akan mendapatkan barang pesanan saya tepat waktu?”

Frustrasi, mereka meninggalkan troli mereka dan mencari di tempat lain untuk apa yang mereka butuhkan—suatu tempat yang memiliki stok barang dan siap untuk segera pergi.

Mampu mencegah backorders sangat penting untuk menjaga pelanggan Anda puas sehingga mereka terus membeli dari Anda. Apa itu backorder? Apa bedanya dengan kehabisan stok barang? Lebih penting lagi, bagaimana Anda bisa menghindari keharusan menempatkan barang di backorder?

Arti Backorder untuk Bisnis E-niaga

Apa yang dimaksud dengan "pesanan balik" untuk bisnis e-niaga? Sederhananya, backorder adalah saat item tidak tersedia karena ada lebih banyak pesanan untuk item tersebut daripada inventaris yang tersedia saat ini—tetapi inventaris baru pada akhirnya akan tersedia dari pemasok.

Masalah dengan produk backordering adalah bahwa hal itu menciptakan penundaan besar bagi pelanggan Anda. Dalam dunia "pengiriman 2 hari gratis" saat ini, banyak pelanggan yang tidak mau menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan produk mereka. Jadi, kecuali jika Anda adalah satu- satunya sumber untuk produk tertentu, Anda mungkin akan kehilangan bisnis karena pesaing yang dapat memenuhi pesanan dengan segera daripada harus menunggu pemasok menyusul.

Apa Perbedaan antara Backorder Vs Out of Stock?

Satu pertanyaan yang dimiliki banyak pemilik bisnis e-niaga baru (dan pelanggan mereka) adalah “apa perbedaan antara sesuatu yang sedang dipesan dan yang kehabisan stok?”

Sementara kedua istilah tersebut mengacu pada semacam kekurangan persediaan, ada perbedaan yang jelas. Item pada backorder hanya mengalami kekurangan sementara—produsen/pemasok membuat/membawa lebih banyak, sehingga pesanan hanya tertunda. Item yang kehabisan stok mungkin tidak diproduksi lagi—sehingga item tersebut mungkin tidak akan pernah tersedia lagi kecuali melalui penjualan pihak ketiga.

Pada dasarnya, dengan pemesanan kembali, barang tersebut untuk sementara tidak tersedia, tetapi barang yang kehabisan stok mungkin akan hilang untuk selamanya (kecuali kemungkinan pengembalian/perbaikan atau penerbitan ulang barang tersebut di masa mendatang).

Apa Penyebab Backorder?

Mencegah backorder sebagai bisnis e-niaga bisa jadi rumit—terutama jika Anda memiliki ruang terbatas untuk menyimpan barang yang Anda jual. Bahkan perusahaan besar dapat menemukan diri mereka mengalami masalah dengan backordering karena lonjakan permintaan yang tiba-tiba dan tak terduga.

Misalnya, setelah wabah virus corona, orang Amerika menghadapi kekurangan besar kertas toilet—sesuatu yang biasanya merupakan komoditas yang sangat mudah ditemukan. Fortune melaporkan bahwa pada “12 Maret, penjualan TP telah menggelembung 734% dibandingkan dengan hari yang sama tahun sebelumnya… Saat pembeli bersiap untuk berjongkok di rumah tanpa batas waktu untuk menghindari virus corona, mereka menghapus Amazon, lalu supermarket di seluruh Amerika, membersihkan kamar mandi dasar."

Namun, bahkan tanpa pola permintaan abnormal yang disebabkan oleh keadaan darurat, mudah sekali kehabisan stok sampai pada titik di mana permintaan pelanggan harus ditempatkan pada status backorder. Misalnya, mungkin ada kekurangan bahan yang memengaruhi pemasok/produsen Anda yang membuat mereka tidak dapat memenuhi tujuan produksinya—artinya pesanan Anda akan tertunda (atau dibatalkan).

Atau, produk dengan permintaan rendah sebelumnya mungkin menjadi subjek mode (karena penampilan acara TV, fitur di majalah, atau dukungan selebriti), menyebabkan tingkat permintaan yang tidak normal untuk jangka waktu tertentu. Hal ini sulit diantisipasi karena sifat perubahan permintaan yang tidak terduga.

Masalah lain yang dapat menyebabkan backordering berat adalah kurangnya kapasitas penyimpanan. Jika Anda tidak memiliki ruang penyimpanan yang cukup di gudang untuk menampung ratusan produk, maka produk mudah cepat habis saat pesanan mulai masuk. Di lain waktu, inventaris mungkin saja salah hitung,

Akhirnya, mudah untuk meremehkan permintaan suatu produk (terutama yang baru diluncurkan), dan tidak dapat mengikuti pesanan saat peluncuran. Perusahaan teknologi, seperti Apple, sering mengalami masalah ini saat meluncurkan produk baru.

Cara Mengurangi atau Mencegah Backorder

Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan sebagai pengusaha e-niaga untuk mengurangi risiko kekurangan tersebut dan cara menanganinya jika terjadi:

• Buat Perkiraan Permintaan yang Akurat Menggunakan Pola Pembelian Sebelumnya. Salah satu hal pertama yang harus dilakukan pengecer mana pun saat menentukan berapa banyak barang yang akan distok adalah dengan melihat data penjualan masa lalu dan menggunakan informasi itu untuk memprediksi tren masa depan. Misalnya, Anda menjual sweter khusus dan bergerak sekitar 100 unit/bulan setiap bulan selama musim gugur dan musim dingin (memberi atau menerima selusin unit), tetapi penjualan turun menjadi 20 unit/bulan di musim semi dan musim panas—dan unit-unit itu semuanya sedang dikirim ke Amerika Serikat Utara. Jika hal ini terjadi secara konsisten, maka Anda tahu bahwa Anda perlu mempertahankan inventaris 100 unit/bulan di bulan-bulan yang lebih dingin, dan dapat mengurangi stok selama bulan-bulan hangat.
• Bekerjasamalah dengan Pemasok Anda untuk Melacak Kapan Item yang Dipesan Kembali Akan Tersedia. Jika Anda mengalami lonjakan permintaan yang tidak terduga untuk produk tertentu atau kekurangan dari produsen, bekerja samalah dengan pemasok/produsen Anda untuk mendapatkan garis waktu yang pasti kapan barang yang dipesan kembali akan tersedia. Menetapkan tanggal "penyediaan kembali" untuk barang-barang ini membantu Anda mengelola harapan pelanggan sehingga mereka tidak akan frustrasi seperti jika barang-barang tersebut hanya terdaftar sebagai "tidak tersedia."
• Tingkatkan Kapasitas Stocking Anda. Untuk mengatasi lonjakan permintaan yang tiba-tiba, mungkin berguna untuk menyimpan ekstra produk tertentu tepat sebelum musim permintaan tinggi dimulai. Dalam banyak kasus, ini mungkin berarti bekerja dengan gudang atau perusahaan logistik pihak ketiga untuk mendapatkan ruang tambahan dan menangani manajemen inventaris. Kelebihan stok yang dimaksudkan untuk memperhitungkan lonjakan tak terduga kadang-kadang disebut sebagai "saham pengaman."
• Diversifikasi Pemasok Anda, jika Memungkinkan. Bila memungkinkan, ada baiknya jika beberapa produsen/pemasok bekerja untuk menjaga tingkat inventaris Anda tetap tinggi. Ini membantu memastikan bahwa gangguan rantai pasokan di satu produsen tidak membuat Anda mabuk dan kering, karena Anda akan memiliki alternatif untuk bekerja. Ditambah lagi, jika permintaan sangat tinggi, dapat menyediakan stok dari dua sumber berarti dapat memenuhi backorder dengan lebih cepat.
• Jadilah Proaktif tentang Berkomunikasi dengan Pelanggan. Jika masalah menyebabkan produk populer melakukan pemesanan di awal, pastikan untuk memberi tahu pelanggan Anda sebelumnya. Menempatkan peringatan di halaman produk (bersama dengan perkiraan kapan akan tersedia kembali) membantu mencegah orang merasa dibutakan oleh penundaan. Juga, mungkin membantu untuk mencatat alasan item tersebut di backorder untuk membantu mengelola harapan pelanggan (masalah pasokan pabrikan, permintaan tinggi yang tidak terduga, dll.). Anda mungkin ingin mengizinkan pelanggan memilih untuk menerima pemberitahuan ketika item yang dipesan kembali tersedia lagi sehingga mereka memiliki kesempatan untuk mendapatkannya.
• Bermitra dengan Perusahaan Pemenuhan Profesional. Alih-alih mencoba mengelola tingkat inventaris dan pengiriman sendiri, sebaiknya bermitra dengan pusat layanan pemenuhan yang berpengalaman. Misalnya, The Fulfillment Lab memiliki pusat distribusi di seluruh negeri dan banyak ahli dalam seni manajemen inventaris yang dapat membantu Anda menghindari masalah umum yang mengarah pada pemesanan kembali dan masalah lainnya.

Perlu bantuan menghindari jebakan karena harus memberi tahu pelanggan Anda bahwa produk favorit mereka sedang dipesan? Hubungi The Fulfillment Lab hari ini untuk mendapatkan dukungan logistik ahli. Perangkat Lunak Pemenuhan Global (GFS) kami dilengkapi dengan sistem pencegahan pemesanan di muka yang memantau dan mengelola inventaris, sehingga Anda selalu tahu apa yang masuk—dan yang lebih penting, apa yang keluar!