Cara Menulis Email Tindak Lanjut Kepada Klien Potensial [+ 5 Contoh]

Saat memulai proyek prospektif dengan klien, apakah Anda sering kesulitan membuat mereka menanggapi email Anda? Apakah Anda khawatir tentang efisiensi email tindak lanjut Anda?

Ini bisa membuat frustrasi sampai tingkat tertinggi.

Pada saat yang sama, Anda ingin menghindari meniup peluang Anda untuk kolaborasi jangka panjang dengan prospek Anda dengan bertindak kasar, tidak sabar, atau tidak profesional saat mencoba memenangkan mereka.

Pertanyaannya kemudian tetap bagaimana menghadapi tantangan ini tanpa merusak potensi kerjasama lebih lanjut?

Untuk membantu Anda mengetahui mengapa klien Anda tidak merespons dan apa yang harus dilakukan dalam skenario seperti itu, posting ini akan membahas beberapa jebakan paling umum dan tip terbaik tentang cara mengirim email tindak lanjut ke klien potensial Anda.

Kemudian, kami akan menunjukkan beberapa contoh email tindak lanjut dan memberikan tips berguna untuk membantu Anda mempersonalisasi email Anda sendiri dan mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menulisnya setiap hari.

Mari selami!

Apa itu Email Tindak Lanjut?

Di dunia bisnis, merupakan praktik umum untuk mengirim email tindak lanjut kepada klien setelah kontak awal terjadi.

Ini adalah teknik yang kita gunakan ketika kita menginginkan atau membutuhkan sesuatu dari orang lain.

Selain itu, email tindak lanjut terutama digunakan untuk mengingatkan penerima tentang tindakan yang tertunda (seperti membayar faktur atau memberikan umpan balik).

Mengapa Email Tindak Lanjut Relevan untuk Bisnis?

Saat memberikan layanan pelanggan, penting untuk menjaga jalur komunikasi terbuka dengan klien selama durasi proyek.

Harus menyulap banyak klien berarti komunikasi semacam ini sering diabaikan, yang pada gilirannya dapat memperlambat kemajuan proyek Anda. Selain itu, gagal mengirim email tindak lanjut dapat mengakibatkan pelanggan mendapatkan kesan yang salah tentang Anda dan bisnis Anda.

Tujuan email tindak lanjut adalah untuk:

• Ingatkan calon pelanggan untuk merespons Anda
• Jaga agar proyek tetap pada jalurnya
• Pastikan informasi tidak hilang di shuffle
• Berikan rasa organisasi dan dedikasi untuk proyek
• Beri tahu pelanggan Anda, baik baru maupun lama, bahwa Anda menganggap serius bisnis mereka.

Alasan Paling Umum Untuk Tidak Mendapatkan Balasan?

Alasan Anda tidak mendapatkan balasan tidak selalu karena kurangnya minat pada penawaran Anda. Anda mungkin tidak mendapatkan tanggapan dari klien Anda karena:

• Mereka terlalu sibuk untuk membalas surat Anda.
• Email Anda mungkin telah hilang di spam atau kotak masuk mereka.
• Mereka mungkin membutuhkan lebih banyak waktu untuk mempertimbangkan permintaan Anda atau berkonsultasi dengan orang lain.

Kita semua ragu ketika uang dipertaruhkan, bukan? Mengapa tidak?

Inilah tepatnya mengapa kami menggunakan email tindak lanjut— untuk meyakinkan klien kami bahwa mereka berada di tangan yang aman .

Kami telah membahas apa itu, jadi sekarang mari masuk ke langkah-langkah yang dijanjikan untuk menulis email tindak lanjut yang mendapat tanggapan dan membuat Anda menonjol.

Cara Menulis Email Tindak Lanjut

Ada pro dan kontra untuk setiap situasi, dan penting untuk mengenali keduanya sebelum melanjutkan ke langkah-langkah dasar email tindak lanjut yang baik.

Kami telah merinci langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menguasai metode ini menjadi apa yang harus dan tidak boleh dilakukan sehingga Anda dapat mempercepatnya dengan cepat.

Mari kita mulai!

Email Tindak Lanjut - LAKUKAN

1. Pikirkan Baris Subjek Anda

Menjadi ringkas dan tepat sasaran adalah cara terbaik untuk menggunakan baris subjek email tindak lanjut Anda.

Jelaskan dengan jelas apa yang Anda butuhkan, dan tunjukkan alasan untuk menghubungi . Berikut adalah beberapa contoh baris subjek tindak lanjut yang baik:

• Tahapan Tahap #1 dari [Nama Proyek]
• Faktur Jatuh Tempo Dari [Tanggal]
• Kami Membutuhkan Bantuan Anda Untuk [Masalah]
• Pembaruan Rapat dari [Tanggal]
• Ada Pertanyaan atau Kekhawatiran?

Baris subjek email Anda harus lugas dan jelas tentang apa yang Anda butuhkan dari penerima. Semakin alami baris subjek, semakin tinggi tingkat respons yang dapat Anda harapkan.

2. Buatlah Tentang Mereka

Jika Anda memiliki tujuan yang jelas untuk email tindak lanjut, menempatkan diri Anda pada posisi klien dan menulis konten yang membuat mereka merasa dihargai sangatlah mudah.

Email tindak lanjut lebih dari sekadar pengingat singkat. Mereka adalah jalur terbuka untuk membangun hubungan yang kuat dengan klien Anda . Karena itu, fokusnya harus pada mereka.

Berikut adalah beberapa ide tentang cara memberikan perhatian klien Anda dengan cara yang canggih:

• Meminta umpan balik pada proposal atau sudut pandang.
• Mintalah cara untuk meningkatkan penawaran Anda.
• Bangkitkan quirkiness dengan mengusulkan solusi untuk masalah mereka yang paling mendesak

Ini akan memberi mereka kesan bahwa Anda tidak hanya peduli pada mereka, tetapi juga meluangkan waktu untuk meneliti dan mempertimbangkan berbagai pilihan untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

3. Tetap Singkat

Pernahkah Anda mendengar tentang aturan 12 detik?

Aturan 12 detik adalah jumlah rata-rata waktu yang dihabiskan orang untuk membaca email.

Dan, terutama di dunia bisnis, tidak ada yang punya banyak waktu untuk dihabiskan untuk email mendalam yang membutuhkan waktu beberapa menit untuk dibaca.

Sebagian besar pembaca hanya akan membaca sepintas email Anda, jadi sebaiknya buat tindak lanjut sesingkat mungkin sambil tetap mencakup semua dasarnya.

4. Hubungi Klien Anda Untuk Bertindak

Setiap email tindak lanjut harus memiliki ajakan bertindak, kecuali jika itu benar-benar bersifat informasi. Banyak pemasar gagal memperhitungkan detail penting ini, yang merupakan kontributor utama bagi orang-orang yang tidak menganggap email mereka seserius yang seharusnya.

Dengan kata lain, jika Anda ingin klien dan prospek Anda mengambil tindakan tertentu, Anda harus membuat tindakan itu jelas bagi mereka.

Berikut adalah beberapa pemikiran untuk memulai:

• Tolong beri komentar anda.
• Hubungi kami.
• Berikan tanggal pilihan Anda.
• Mari kita bicara.

Catatan: Untuk menyiapkan CTA yang efektif, hindari memberikan rasa tidak aman. Misalnya, dapatkah Anda melihat perbedaan antara dua kalimat ini:

• "Tolong, jika Anda punya waktu, saya akan menghargai kesempatan untuk menjadwalkan pertemuan bagi kita untuk membahas detail tentang proyek", dan
• "Kirimkan kami waktu dan tanggal yang lebih baik sehingga kami dapat menjadwalkan pertemuan berikutnya."

Perbedaannya terletak pada dedikasi dan keberanian. Jangan ragu untuk menggunakannya.

5. Belajar sabar

Sekarang kita telah mencapai inti masalahnya - Berapa lama kita harus menunggu sebelum mengirim email tindak lanjut?

Jangan menunggu terlalu lama. Praktik terbaik mengatakan bahwa Anda dapat mengharapkan tanggapan dari klien Anda dalam satu atau dua hari.

Mengizinkan klien Anda jendela waktu ini sebelum menindaklanjuti adalah ide yang bagus.

Bahkan, jauh lebih pintar untuk menanyakan kapan mereka paling mau menerima kabar dari Anda lagi. Dengan cara ini, Anda akan menjalin hubungan yang baik berdasarkan keputusan mereka sendiri sambil menghindari terlalu mengganggu.

Catatan: Pertimbangkan bahwa klien Anda mungkin tidak memeriksa email mereka selama akhir pekan dan hari libur.

Sulit untuk mengatur waktu tindak lanjut Anda sehingga Anda tidak tampak terlalu gigih tepat setelah Anda mendapatkan perhatian mereka.

Itu selalu lebih baik untuk memberi mereka lebih banyak ruang daripada bertindak terlalu cepat.

Email Tindak Lanjut JANGAN

Sekarang, saatnya untuk melihat jebakan paling umum saat mengirim email tindak lanjut:

1. Mencari untuk disalahkan - Bahkan jika klien Anda tidak mengirimkan informasi seperti yang dijanjikan, email tindak lanjut harus fokus mengingatkan mereka dengan lembut tentang tindakan itu. Berfokus pada kolaborasi masa depan dan manfaat klien akan memberi Anda satu set kartu lagi.

2. Baris subjek yang buruk - Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat klien Anda, dan filter utama untuk memutuskan apakah itu penting atau tidak. Singkat tentang apa yang Anda butuhkan dari klien Anda. Ini akan membantu klien Anda memfilter email Anda yang relevan.

3. Menunggu respons terlalu lama - Jika Anda menunggu terlalu lama, klien Anda mungkin akan menunda proyek Anda, atau melupakannya. Mengingatkan tidak sama dengan menjengkelkan jika dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, segera ditindaklanjuti.

4. Perilaku memaksa - Untuk menunjukkan kepada klien Anda bahwa ini adalah pengingat yang ramah, bersikaplah sopan dan ringan hati. Tetapkan harapan dengan memberi tahu mereka kapan Anda akan menindaklanjuti jika mereka tidak merespons.

5. Tidak ada CTA - Jika pelanggan Anda hanya memindai email Anda, mereka mungkin melewatkan panggilan untuk bertindak dan mengaturnya ke istirahat. Berikan mereka garis besar yang jelas tentang langkah mereka selanjutnya dan garis waktu untuk menyelesaikan proyek mereka.

6. Komunikasi yang Salah - Anda harus mempelajari preferensi komunikasi klien Anda. Sebagian besar klien lebih suka pengingat email yang lembut, tetapi beberapa lebih suka panggilan telepon singkat. Jika itu memberikan informasi yang Anda butuhkan, itu terbayar!

Template Email Tindak Lanjut

1. Template email 'Hanya check-in'

Jika Anda perlu menindaklanjuti penawaran Anda, atau mengingatkan klien Anda tentang email Anda sebelumnya, hindari menjadi orang yang membutuhkan.

Ekspresikan empati Anda pada jadwal sibuk mereka dan usulkan pertemuan jika mereka tertarik.

Kiat Pro: Solusi kecerdasan buatan (AI) seperti TextCortex dapat membantu Anda menulis email yang menarik dan dipersonalisasi saat Anda terlalu sibuk atau saat Anda tidak ingin menggunakan template.

Misalnya, add-on Chrome TextCortex menyertakan fungsi " Bullet to email " yang berguna yang dapat digunakan untuk menulis email dengan cepat dari poin terpenting Anda.

Cukup atur takeaways utama yang ingin Anda liput di email Anda, pilih poin, klik logo dan tekan opsi ' Bullet to email '.

2. Templat email 'Tindak lanjuti kutipan'

Calon klien Anda mungkin menganalisis beberapa penawaran sekaligus. Email singkat menunjukkan keinginan Anda untuk membuat koneksi.

Terlebih lagi, jenis email ini juga akan menunjukkan rasa dedikasi terhadap proyek itu sendiri. Percaya atau tidak, terkadang hanya itu yang diperlukan untuk memenangkan hati klien Anda.

3. Template email 'Sense Of Urgency'

Efek FOMO (takut ketinggalan) telah dan terus menjadi alat pemasaran yang kuat.

Menempatkan tanggal kedaluwarsa pada penawaran Anda dapat mendorong pelanggan untuk segera menanggapi email Anda.

Tidak ada yang mau ketinggalan banyak, kan?

Kiat Pro: Selain banyak fitur penulisan ulang, add-on Chrome TextCortex memiliki opsi pengubah nada yang cukup berguna yang dapat menulis ulang konten Anda dengan nada suara yang berbeda.

Untuk menggunakannya, pilih kalimat atau paragraf yang ingin Anda tulis ulang dalam berbagai nada yang berbeda, klik logo dan pilih fitur 'Nada' .

Klik tautan jenis nada di bagian bawah jendela saran dan pilih nada suara " Mendesak " untuk menambahkan urgensi ke email Anda saat menggunakan fitur ' Nada '.

4. Templat email 'Mari kita sambungkan kembali'

Orang-orang bisnis adalah orang-orang yang bertindak. Dengan ini, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan tanggapan di email tindak lanjut Anda jika Anda mengajukan banding langsung.

Terlepas dari jenis permintaannya, klien Anda tidak akan salah paham jika email tindak lanjut Anda mempertahankan tingkat profesionalisme yang sama.

Kiat Pro: Terlepas dari topik atau audiens, fitur 'Parafrase' TextCortex dapat membantu Anda mempertahankan standar kualitas penulisan yang tinggi.

Pilih kalimat atau paragraf Anda secara massal , klik logo dan pilih opsi 'Parafrase' .

5. Templat email 'Tindak lanjut rapat'

Setelah bertemu dengan klien, disarankan untuk mengirim email tindak lanjut. Ini adalah langkah dewasa yang dapat menghasilkan banyak hubungan yang bermanfaat dari waktu ke waktu.

Bentuk email tindak lanjut ini hanyalah ucapan terima kasih singkat atas waktu klien.

Untuk Membungkus

Tidak diragukan lagi jika Anda harus memanfaatkan email tindak lanjut dalam strategi bisnis Anda.

Menghabiskan waktu untuk membangun koneksi adalah investasi untuk kesehatan bisnis Anda, yang akan memberikan dividen dalam bentuk kesuksesan berkelanjutan dalam menutup kesepakatan dan mempertahankan hubungan .

Meski begitu, ini tidak membuat mereka menghibur. Apalagi jika Anda harus menulisnya setiap hari.

Kami menyarankan Anda mencoba TextCortex jika Anda terjebak untuk mendapatkan inspirasi, bosan menggunakan template lama yang sama, atau hanya ingin tahu apa lagi yang ada di luar sana.

Terlebih lagi, memanfaatkan TextCortex dapat menjadikan hari terburuk Anda menulis menjadi tugas yang sudah ada.

Dan itu tidak semua.

Selain fitur penulisan ulang yang tersedia di ekstensi Chrome, TextCortex memberi Anda akses ke:

• Akses ke lebih dari 20 template AI bawaan secara online.
• Buat konten dalam 72+ bahasa dengan alat AI multibahasa ini.
• Kanvas yang dapat diedit secara real time untuk mengakomodasi konten yang dibuat oleh manusia dan AI.
• Memodifikasi dan merender konten secara real-time
• Anda dapat mengakses asisten penulisan AI pribadi Anda di lebih dari 30 platform web , termasuk Documents, Gmail, Linkedin, dan lainnya, semuanya dari satu dasbor.

Unduh ekstensi Chrome TextCortex hari ini dan manjakan diri Anda dengan asisten penulisan AI pribadi yang dapat melakukan keajaiban untuk konten Anda.