Cara Menulis template kebijakan Pengembalian Dana untuk bisnis eCommerce Anda

1) Apa itu Template Kebijakan Pengembalian Dana

Sederhananya, template kebijakan pengembalian dana adalah dokumen yang mengatur cara bisnis menangani pengembalian, termasuk kelayakan untuk pengembalian dana, opsi pembayaran, jangka waktu untuk menghasilkan pengembalian dana, dan detail proses pengembalian. Sebuah bisnis dalam siklus hidupnya memiliki potensi untuk menghadapi seperempat keuntungan; inilah mengapa memiliki kebijakan pengembalian uang yang menentukan proses pengembalian dan pengembalian dana yang menyatakan hak pelanggan dan kewajiban Anda dengan jelas.

Sementara bisnis mungkin memperkirakan nilai dari memiliki kebijakan pengembalian uang, mereka mungkin tidak tahu bagaimana membuat kebijakan pengembalian dana yang sangat baik yang mempertahankan kepercayaan pelanggan pada merek mereka dan memberi mereka pengaruh atas pesaing mereka. Artikel ini akan membahas cara menulis template kebijakan pengembalian dana untuk bisnis Anda.

2) Mengapa Anda Harus Memelihara Template Kebijakan Pengembalian Dana

2.1) Membangun dan Mempertahankan Kepercayaan Pelanggan

Pengembalian hampir selalu merupakan luka psikologis bagi pelanggan. Baik itu ukuran yang salah, kondisi rusak, atau hanya kegagalan memenuhi harapan pelanggan; pelanggan merasakan dorongan yang melekat untuk berhenti berurusan dengan bisnis atau merek sama sekali. Anda dapat memotong dorongan ini dengan kebijakan pengembalian uang yang sangat baik yang menjamin pelanggan tentang investasi yang wajar dengan memberi mereka pengalaman pengembalian yang nyaman dan pembayaran pengembalian dana.

Pelanggan akan mempercayai merek Anda ketika diyakinkan bahwa kebijakan pengembalian dana Anda akan mengatasi alasan dan menghilangkan komplikasi lebih lanjut dalam pembelian berikutnya.

2.2) Banding ke Pelanggan Baru

Tahukah Anda bahwa kebijakan pengembalian uang adalah strategi pemasaran yang baik? Karena setengah dari pelanggan memeriksa kebijakan pengembalian dana bisnis sebelum melakukan pembelian, kebijakan pengembalian dana mengurangi pengabaian keranjang. Ini meningkatkan penjualan dan menarik pelanggan baru yang dengan santai menelusuri katalog produk Anda untuk membeli barang saat Anda menjanjikan pengembalian dana kepada mereka.

2.3) Perintah Harapan Pelanggan

Mengelola ekspektasi pelanggan melalui kebijakan pengembalian uang adalah cara termudah dan teraman untuk menghilangkan kesalahpahaman dan pertengkaran di masa depan. Saat Anda menyatakan alasan pengembalian dan pengembalian uang, hal itu menyisakan sedikit ruang bagi pelanggan untuk mempertanyakan atau meminta pengembalian dana yang tidak memenuhi syarat bagi mereka.

2.4) Kelola Praktik Pengembalian Penipuan

Kebijakan pengembalian uang adalah cara yang bagus untuk memerangi praktik pengembalian penipuan seperti lemari pakaian. Banyak bisnis seperti KeraStraight secara eksplisit menyatakan bahwa mereka memantau dan melacak item yang dikembalikan untuk menghentikan beberapa pelanggan menyalahgunakan sistem. Ketika Anda menyebutkan klausul pencegahan tersebut dengan daftar pedoman yang jelas, pelanggan menyadari kewajiban mereka untuk menghormati bisnis dan mengurangi pengembalian yang curang.

2.5) Kepatuhan terhadap Hukum

Pengembalian dan pengembalian uang terkadang berada di bawah yurisdiksi undang-undang Negara Bagian dan tagihan perlindungan pelanggan. Inilah sebabnya mengapa memiliki kebijakan pengembalian uang membuat bisnis Anda tetap berada di bawah keseluruhan undang-undang negara bagian dan langkah-langkah perlindungan pelanggan.

3) Cara Menulis Template Kebijakan Pengembalian Dana yang Sangat Baik untuk Bisnis Anda

Sekarang setelah kami memahami kebutuhan mutlak untuk memiliki kebijakan pengembalian dana, perhatian berikutnya adalah mengetahui cara menulis templat kebijakan pengembalian dana yang sangat baik untuk bisnis Anda. Pada dasarnya ada sepuluh elemen yang harus dimiliki untuk template kebijakan pengembalian dana. Inilah mereka:

3.1) Tentukan Kerangka Waktu Pengembalian Anda

Menentukan periode pengembalian produk Anda adalah agenda prioritas untuk kebijakan pengembalian dana Anda. Sederhananya, jendela pengembalian adalah hitungan mundur hari di mana pelanggan dapat mengajukan permintaan pengembalian dengan Anda dan meminta pengembalian dana.

Meskipun sebagian besar kebijakan pengembalian dana standar hampir selalu memiliki periode pengembalian dan pengembalian dana 30 hari, ini tidak selalu merupakan resep sukses untuk setiap merek. Anda harus hati-hati menghitung biaya logistik terbalik, penjualan kembali barang, dan retensi pelanggan sebelum memperbaiki jendela pengembalian.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah pengalaman pelanggan. Anda tidak ingin mengabaikan pelanggan yang bersedia memperpanjang hubungan mereka dengan merek Anda dengan periode pengembalian yang lebih singkat. Jadi, dengan mempertimbangkan umpan balik pelanggan dan kendala logistik terbalik, atur periode pengembalian Anda dengan hati-hati.

3.2) Nyatakan Item yang Memenuhi Syarat untuk Pengembalian Dana

Setiap bisnis memiliki barang bernilai tinggi, barang habis pakai yang rentan terhadap keausan setelah digunakan, dan standar kebersihan yang tidak dapat dikembalikan atau dikembalikan. Biasanya, barang-barang ini termasuk perhiasan, kosmetik, makanan, barang-barang yang mudah rusak, pakaian dalam, barang-barang obral, dll.

Terkadang, karena tantangan logistik atau kendala pergudangan, bisnis dapat mengkategorikan produk mereka sebagai tidak dapat dikembalikan setelah dibeli. Biasanya, pelanggan secara proaktif memeriksa kebijakan pengembalian uang untuk barang yang diklasifikasikan sebagai tidak dapat dikembalikan; namun, ini juga merupakan praktik yang baik untuk menunjukkan hal ini dalam deskripsi produk item.

Selain itu, beberapa bisnis menetapkan bahwa hanya produk yang rusak atau cacat yang dapat dikembalikan dan dikembalikan. Sebaliknya, yang lain seperti Amazon mengizinkan pelanggan mengembalikan produk jika mereka tidak puas. Apa pun alasannya, yang terbaik adalah mengejanya dalam kebijakan pengembalian dana dengan jelas.

3.3) Sebutkan Ketentuan Pengembalian Barang untuk Pengembalian Dana

Agar bisnis dapat mempertahankan margin keuntungan mereka, barang yang dikembalikan harus disimpan kembali sebagai persediaan. Perusahaan perlu mengetahui status barang yang dikembalikan agar memenuhi syarat untuk pengembalian uang. Misalnya, beberapa mengharuskan produk tetap tidak rusak atau tidak digunakan, dan yang lain meminta kemasan asli dengan label harga terlampir sebelum menerima pengembalian. Beberapa tanda terima pembelian permintaan dikembalikan untuk memproses pengembalian uang.

Sekali lagi, menentukan detail ini dengan jelas dalam kebijakan pengembalian dana akan memperbarui pelanggan tentang cara memperlakukan produk agar memenuhi syarat untuk pengembalian dan memungkinkan Anda untuk menerima atau menolak permintaan pengembalian dana yang sesuai.

3.4) Metode Pengembalian Dana

Bisnis memiliki pendekatan yang berbeda untuk pengembalian dana. Beberapa memberikan pengembalian dana ke sumber pembayaran asli seperti kartu kredit atau debit, sementara yang lain melakukan transfer bank langsung. Metode populer lainnya adalah memberikan kartu kredit dan e-gift di dalam toko untuk pengembalian uang. Bisnis juga dapat memilih untuk menyediakan keempat opsi pengembalian dana dan membiarkan pelanggan memutuskan.

Bagaimanapun, kebijakan pengembalian uang tidak lengkap tanpa menentukan metode pengembalian uang. Banyak pakar bisnis percaya bahwa memberikan kredit di toko adalah praktik yang baik bagi pelanggan untuk kembali membeli lagi.

3.5) Biaya Pengiriman

Memberikan pengembalian uang sambil menanggung biaya logistik terbalik bukanlah tugas yang mudah. Pelanggan bersedia membayar untuk pengiriman kembali jika mereka mengembalikan produk yang tidak memenuhi harapan mereka daripada untuk barang yang rusak atau cacat. Meskipun pelanggan biasanya mengharapkan pengiriman kembali gratis, bisnis tidak perlu mematuhi aturan itu, terutama ketika keuntungan mereka dalam bahaya. Jadi, sangat penting bagi perusahaan untuk menjelaskan apakah mereka membebankan biaya pengiriman dan mengapa.

3.6) Waktu yang Dibutuhkan untuk Memproses Pengembalian Uang

Seiring dengan metode pengembalian dana, pelanggan juga mengingat waktu yang dihabiskan bisnis untuk memberikan pengembalian uang kepada mereka. Semakin cepat pengembalian dana sampai ke dompet pelanggan, semakin baik perasaan mereka tentang etika bisnis. Biasanya, sebuah bisnis membutuhkan waktu tujuh hari kerja untuk memproses pengembalian dana, atau mereka dapat memulainya setelah mereka menerima barang dalam persediaan. Bagaimanapun, disarankan untuk tidak menetapkan tenggat waktu jika bisnis tidak dapat memenuhinya.

3.7) Sebutkan jika Barang dapat Ditukar atau Diganti jika Rusak

Cara terbaik untuk meredam pengembalian adalah dengan menawarkan pertukaran atau penggantian produk. Untuk produk yang rusak, yang terbaik adalah memberikan pertukaran cepat, dan pengembalian dana karena menerima produk yang rusak secara drastis mempengaruhi kepercayaan pelanggan terhadap bisnis. Oleh karena itu, menyatakan kondisi pertukaran dapat menjadi cara mudah untuk mencapai kepuasan pelanggan.

3.8) Cara Mendapatkan Label Pengembalian

Untuk sebagian besar bisnis yang menuntut pelanggan melakukan pengembalian swalayan, praktik optimal adalah menyatakan dengan jelas bagaimana dan di mana pelanggan bisa mendapatkan label pengembalian mereka.

4) Cara Mengoptimalkan Kebijakan Pengembalian Dana Anda

4.1) Kebijakan Pengembalian Dana yang Mudah Dipahami

Kebijakan pengembalian dana teknis, kompleks, dan tiga halaman hanya akan mencegah pelanggan Anda membacanya dan, pada gilirannya, melewatkan informasi penting. Sama seperti Anda membuat proses pengembalian dana Anda lebih mudah dikelola, buatlah kebijakan pengembalian dana mudah dipahami oleh pelanggan.

Bahasa yang mudah tanpa kata-kata yang rumit, menyoroti kata kunci dan frasa penting, dan menggunakan umpan balik pelanggan yang tulus adalah cara yang bagus untuk menulis kebijakan pengembalian uang yang sederhana dan mudah dipahami.

4.2) Kebijakan Pengembalian Dana yang Mudah Ditemukan

Praktik baik lainnya adalah menempatkan kebijakan pengembalian dana Anda di tempat yang mudah ditemukan oleh pelanggan. Mengaturnya di footer situs web, spanduk, carousel, dan deskripsi produk adalah tempat yang baik untuk menyoroti kebijakan pengembalian dana Anda.

4.3) Nyatakan Alasan Kondisi Anda

Kebijakan pengembalian uang yang baik selalu menampilkan hati nurani yang bersih dari bisnis. Dikatakan bahwa kejujuran adalah kebijakan terbaik. Anda dapat membuat penjelasannya singkat tetapi menawarkan alasan untuk klausul tertentu seperti membebankan biaya pengiriman dan menolak pengembalian barang adalah cara terbaik untuk mengimbangi ketidakpuasan pelanggan dan menerima kebijakan pengembalian uang Anda.

4.4) Pengembalian Gratis

Menawarkan pengembalian gratis bisa menjadi keputusan kontroversial bagi banyak bisnis, mengingat meningkatnya biaya logistik terbalik. Namun, itikad baik selalu memberikan pengembalian gratis, terutama jika Anda telah mengirimkan produk yang salah atau produk rusak dalam perjalanan.

4.5) Gunakan Video dan Grafik

Video dan grafik tidak hanya menarik bagi mata tetapi juga cara yang baik untuk menjelaskan kebijakan pengembalian dana Anda dengan jelas. Mengingat rentang perhatian kebanyakan orang yang pendek, cara yang lebih baik untuk mengoptimalkan kebijakan pengembalian dana Anda adalah dengan menggunakan video dan grafik untuk mendiskusikan kebijakan pengembalian dana Anda yang pasti akan menarik perhatian pelanggan Anda.

4.6) Nama yang Kreatif dan Mengesankan

Apakah Anda tahu kebijakan pengembalian dana Ikea bertema "Tidak apa-apa untuk berubah pikiran," atau Vouri menyebut kebijakan pengembalian mereka "Investasi Dalam Kebahagiaan"? Kebijakan pengembalian dana Anda adalah perpanjangan dari citra merek Anda, jadi memberikan nama yang mudah diingat kepada mereka pasti akan menarik perhatian pelanggan Anda dan menyoroti tema merek Anda.

5) Beberapa Pelajaran Dari Bisnis dengan Kebijakan Pengembalian Dana Terbaik

5.1) Pengembalian Cepat

Proses pengembalian adalah proses yang membebani pelanggan, terutama ketika mereka harus melayani pengembalian sendiri. Ditambah dengan kerumitan mencetak label pengembalian dan mengantar paket di lokasi pengembalian, mereka menerima bahwa uang yang dihabiskan dikembalikan tepat waktu, jika tidak lebih cepat. Sebagian besar bisnis tingkat perusahaan memproses pengembalian segera dan akurat untuk mengekang opini negatif pelanggan.

5.2) Jendela 365-Pengembalian

Bisnis seperti Zappos dan Ikea menawarkan jendela pengembalian 365 dengan penggantian cepat untuk mengembalikan atau menukar produk mereka. Zappos memberikan pengembalian cepat kepada pelanggan selain jendela pengembalian yang diperpanjang ini. Ini adalah strategi proposisi nilai bagi bisnis untuk meningkatkan penjualan mereka sambil mempertahankan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

5.3) Jaminan Uang Kembali

Selain beberapa contoh manipulasi, kebijakan ini menghasilkan banyak kepercayaan dari pelanggan dan merupakan praktik yang baik untuk disertakan dalam kebijakan pengembalian uang Anda jika Anda menjual barang bernilai tinggi. Menerbitkan jaminan uang kembali akan membedakan Anda dari pesaing dan memungkinkan Anda untuk menjual produk Anda dengan harga yang lebih tinggi. Pelanggan masih lebih suka produk diberikan komitmen Anda untuk mengeluarkan pengembalian dana penuh jika situasinya muncul.

6) Jika Anda Menggunakan Template Kebijakan Pengembalian Dana yang Ada

Meskipun menggunakan kebijakan pengembalian dana yang sudah ada sebelumnya yang memenuhi persyaratan Anda memang menggoda, namun tidak disarankan untuk melakukannya. Untuk mempertahankan pendekatan unik bisnis Anda dalam menangani proses pengembalian dan opsi pengembalian dana, sebaiknya pikirkan baik-baik dan tulis kebijakan pengembalian dana Anda. Anda tentu dapat mengambil inspirasi dari yang terbaik di luar sana, tetapi gunakan kebijakan orang lain sebagai kebijakan Anda sendiri.

7) Jika Anda Mengotomatiskan Kebijakan Pengembalian Dana Anda

Mengotomatiskan proses adalah cara terbaik untuk mendapatkan pengembalian dan pengelolaan pengembalian dana yang tepat. Menggunakan sistem manajemen pengembalian berbasis SaaS seperti ClickPost, Anda dapat dengan mudah melacak pengembalian Anda dan menghasilkan label pengembalian untuk kemudahan pelanggan sambil menawarkan halaman pelacakan bermerek untuk penjualan silang.

8) Kesimpulan

Kebijakan pengembalian dana bukan sekadar dokumen yang menjelaskan cara mengelola proses pengembalian dana yang penting. Ini adalah bandwidth kepercayaan yang membuat pelanggan menghargai layanan dan produk Anda. Menyoroti bagaimana Anda memberikan pengembalian dana dan menawarkan beberapa opsi pembayaran pengembalian dana, termasuk syarat dan ketentuan yang menentukan kelayakan pengembalian dana, tidak hanya memberi tahu pelanggan Anda untuk membuat keputusan pembelian yang tepat tetapi juga menangani malpraktik yang mengganggu dunia bisnis saat ini.

9) FAQ

9.1) Apa yang Harus Disertakan Dalam Template Kebijakan Pengembalian Dana yang Baik?

Kebijakan pengembalian yang baik memiliki empat prasyarat: kelayakan pengembalian, metode pengembalian dana, waktu untuk memproses pengembalian dana, dan cara melakukan pengembalian.

9.2) Apa yang Harus Dihindari dalam Template Kebijakan Pengembalian Dana?

Sebaiknya Anda tidak menetapkan tenggat waktu apa pun untuk diri Anda sendiri jika Anda tidak dapat memenuhinya dan menghindari kebijakan pengembalian uang tertulis yang rumit yang dapat membingungkan pelanggan.