Apa itu Faktur — Panduan Lengkap

Diterbitkan: 2020-07-24

Apakah Anda mengelola bisnis kecil satu orang atau perusahaan besar, membuat dan mengirim faktur adalah bagian penting dari operasi Anda. Faktur adalah cara pemilik bisnis dibayar: klien membayar Anda saat Anda menagihnya.

Menulis faktur penjualan untuk produk atau layanan Anda cukup mudah. Namun, penting untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan terdapat pada faktur Anda: faktur yang tidak lengkap atau salah dapat menyebabkan kesalahpahaman antara klien dan Anda, dan bahkan dapat menyebabkan perselisihan tentang uang (dan menghindari masalah ini jauh lebih mudah dengan perangkat lunak faktur bisnis kecil).

Pengiriman faktur juga merupakan bagian penting dari proses ini: setelah Anda membuat faktur, faktur juga harus dikirim ke klien melalui media yang andal: baik melalui pos, email, atau saluran lain.

Dalam artikel ini kami menjelaskan semua elemen penting dari faktur, cara membuatnya, dan cara mengirimkan faktur ke klien Anda. Kami juga membahas bagaimana perangkat lunak faktur seperti Hiveage dapat membuat seluruh proses ini menjadi mudah dan efisien untuk Anda.

Dalam artikel ini. . .

Apa itu faktur?
Bagaimana menulis faktur dapat meningkatkan bisnis Anda?
Apa yang harus disertakan dalam faktur?
Tata letak faktur umum
Cara membuat faktur: langkah-langkah yang harus diikuti
Singkatnya: informasi penting untuk ditambahkan
Informasi opsional untuk ditambahkan
Bagaimana cara mengirim faktur?
Cara menulis email faktur
Cara membuat faktur di MS Word
Cara menulis faktur dengan perangkat lunak faktur
FAQ tentang cara menulis faktur

Apa Itu Faktur?

Jadi, apa itu faktur? Faktur adalah dokumen yang harus Anda kirim ke klien setelah mengirimkan produk atau layanan kepada mereka. Faktur menjelaskan berapa banyak klien harus membayar barang atau jasa yang telah mereka terima, dan bagaimana mereka harus melakukannya.

Penting untuk diingat bahwa faktur bukanlah tagihan atau tanda terima; mereka adalah permintaan pembayaran untuk layanan yang diberikan. Sedangkan tagihan menyiratkan tindakan pembayaran segera, faktur menyarankan klien tentang kapan dan bagaimana membayar. Selain itu, klien menerima tanda terima setelah mereka membayar: faktur meminta pembayaran, sehingga tidak dapat berfungsi sebagai tanda terima.

Bagaimana Menulis Faktur Meningkatkan Bisnis Anda?

Sekarang setelah kita membahas apa itu faktur, mari kita lihat bagaimana membuat dan mengirim faktur profesional ke klien Anda dapat membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat. Dengan faktur tepat waktu, Anda dapat menghindari keterlambatan pembayaran atau perselisihan dengan klien tentang uang yang mereka berutang kepada Anda untuk layanan yang diberikan.

Memiliki faktur yang elegan dan menarik secara visual juga dapat membangun kesan yang lebih baik pada pelanggan Anda. Ini menunjukkan bahwa kualitas dan perawatan penting untuk bisnis Anda.

Apa yang Harus Disertakan Faktur?

Elemen dasar yang harus disertakan oleh semua faktur profesional adalah:

Judul berbeda yang memiliki kata "Faktur"
Nama bisnis, informasi kontak, dan logo Anda
Tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo pembayaran
Nomor faktur
Nama dan alamat pelanggan
Layanan yang diberikan bersama tarif, kuantitas, dan jumlah total untuk masing-masing
Syarat pembayaran

Tata Letak Faktur Umum

Gaya umum faktur Anda harus terlihat profesional dan elegan. Kurang dari itu mungkin menyiratkan bahwa Anda tidak menganggap serius pembayaran Anda.

Jika Anda tidak tahu dari mana atau bagaimana memulainya, lihat templat faktur gratis kami atau pembuat faktur gratis. Kami membuat template faktur ini dan pembuat faktur—serta layanan faktur kami—untuk menghilangkan kerepotan seputar proses pembuatan faktur.

Either way, berikut ini akan menjadi langkah-langkah kunci dengan membuat faktur:

Cara Membuat Faktur: Langkah-Langkah yang Harus Diikuti

1. Buat Tata Letak Faktur

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan tata letak faktur Anda. Ini akan membutuhkan bagian header yang berisi informasi kontak, tanggal, dll. (dijelaskan di bawah), dan bagian utama di mana rincian produk/layanan yang memerlukan pembayaran akan dicantumkan. Saat memutuskan tata letak, pilih font dan warna yang terlihat profesional. Anda mungkin ingin menyertakan logo perusahaan Anda untuk konsistensi dan keaslian merek. Pastikan ada judul yang mengandung kata “Faktur”.

2. Tambahkan Informasi Kontak yang Diperlukan

Sertakan informasi kontak perusahaan Anda sehingga klien mengetahui layanan yang mereka beli, dan dari vendor mana. Nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon adalah informasi penting yang harus dimiliki.

Faktur juga perlu memiliki informasi kontak klien, seperti nama, alamat, dan mungkin nomor telepon. Ini menentukan untuk siapa faktur itu, dan juga memastikan bahwa faktur dikirimkan ke orang yang tepat.

3. Cantumkan Nomor Faktur, Tanggal Faktur, dan Tanggal Jatuh Tempo Faktur

Nomor faktur adalah bagian penting dari keseluruhan faktur. Saat Anda membuat faktur, pastikan faktur tersebut memiliki nomor unik sehingga Anda dapat dengan mudah melacak status pembayarannya. Jangan ulangi nomor faktur, karena dapat membingungkan Anda di kemudian hari, terutama selama musim pajak. Sebagian besar bisnis mempertahankan urutan penomoran faktur yang konsisten (misalnya, INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). Di beberapa yurisdiksi, ini adalah persyaratan hukum.

Tanggal faktur adalah hari Anda mengeluarkan faktur. Tanggal jatuh tempo adalah hari terakhir klien harus membayar Anda. Menyertakan tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo merupakan indikasi berapa lama klien harus melakukan pembayaran, dan membantu mencegah faktur yang lewat jatuh tempo.

4. Pastikan Memiliki Item Baris dengan Informasi yang Tepat

Item baris adalah tempat Anda menjelaskan produk atau layanan yang Anda berikan kepada klien. Meskipun Anda tidak harus terlalu mendetail dalam deskripsi layanan, Anda harus menambahkan penjelasan yang memadai ke item baris sehingga klien Anda tahu apa yang mereka bayar.

Di samping setiap layanan, pastikan untuk menunjukkan berapa biayanya. Menampilkan kuantitas, harga per unit, dan total biaya untuk barang atau jasa tertentu memungkinkan klien untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang kewajiban pembayaran mereka.

5. Jumlahkan Totalnya

Setelah Anda melengkapi informasi item baris, tambahkan jumlah totalnya. Tambahkan subtotal untuk setiap layanan, dan pada baris terpisah, sorot jumlah total pembayaran (misalnya, dalam teks tebal). Pastikan untuk menyertakan pajak dan diskon yang berlaku, sebelum menyatakan saldo akhir ini.

6. Jelaskan Syarat Pembayaran dan Cara Pembayaran

Membahas syarat pembayaran sebelum melakukan layanan itu penting, tetapi Anda juga dapat memasukkannya saat Anda menulis faktur. Ini dapat mencegah perselisihan dan mengklarifikasi kapan pembayaran jatuh tempo dan bagaimana klien Anda dapat melakukan pembayaran.

Saat menjelaskan syarat dan informasi pembayaran, sertakan:

Tanggal jatuh tempo faktur
Kebijakan pengembalian atau jaminan uang kembali
Denda atas keterlambatan pembayaran
Cara melakukan pembayaran (tunai, cek, online, dll.)

Menambahkan syarat pembayaran ke faktur Anda tidak penting, tetapi tentu saja dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan merampingkan proses pembayaran.

Ringkasan: Informasi Penting untuk Ditambahkan Saat Menulis Faktur

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menulis faktur yang informatif, profesional, dan lugas, berikut adalah rincian semua yang perlu Anda sertakan:

Nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan Anda
Nama dan alamat klien
Nomor faktur, tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo
Deskripsi layanan
Kuantitas dan subtotal dari setiap layanan, sebagai daftar terperinci
Jumlah total terutang dan saldo terutang

Ini adalah item yang harus Anda miliki di semua faktur. Kurangnya salah satu di atas dapat menyebabkan kebingungan, kontroversi, dan, dalam kasus ekstrim, kehilangan klien.

Informasi Opsional untuk Ditambahkan Saat Menulis Faktur

Ada informasi yang tidak penting untuk transaksi tetapi dapat meningkatkan pengalaman pelanggan untuk jenis faktur tertentu. Berikut adalah beberapa hal yang dapat meningkatkan template faktur Anda:

Deskripsi syarat pembayaran, seperti jaminan kepuasan
Cara menyelesaikan transaksi
Catatan pribadi

Seperti yang disebutkan sebelumnya, jaminan kepuasan dan informasi lain di sepanjang garis tersebut tidak diperlukan untuk faktur Anda karena kemungkinan besar Anda menjelaskannya sebelum melakukan layanan. Jika tidak, maka ada baiknya untuk memasukkan informasi tersebut.

Jika Anda juga tidak menyebutkan kepada klien Anda sebelumnya, Anda harus menjelaskan cara menyelesaikan transaksi. Baik itu online, melalui cek, atau pengiriman tunai, Anda dapat secara opsional memberitahukan cara pembayaran yang Anda inginkan kepada pelanggan.

Akhirnya, catatan pribadi bisa menjadi sentuhan yang bagus di akhir penulisan faktur. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda katakan:

Sapa mereka dengan namanya
Terima mereka untuk melakukan bisnis dengan Anda
Beri tahu mereka bahwa Anda ingin segera berbisnis dengan mereka lagi
Sebutkan beberapa detail tentang pengalaman mereka
Jelaskan aspek apa pun dari faktur, seperti diskon dan peluang promosi
Secara keseluruhan, pertahankan nada ramah

Cara Mengirim Faktur

Sekarang setelah Anda tahu cara menulis faktur, Anda perlu tahu cara mengirimnya. Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Terkadang, cara Anda menulis faktur bergantung pada cara Anda memilih untuk mengirimnya.

Berikut adalah beberapa cara yang mungkin untuk mengirim faktur Anda:

Surel
Surat
Perangkat lunak faktur online

Email adalah cara umum bagi bisnis untuk mengirim faktur. Faktur itu sendiri, bagaimanapun, biasanya merupakan dokumen terlampir. Secara keseluruhan, email adalah cara yang efisien untuk mengirim faktur karena sebagian besar bisnis menggunakan ini sebagai bentuk komunikasi utama mereka.

Beberapa pemilik bisnis juga menggunakan cara kuno. Mengirim faktur Anda bukanlah bentuk yang paling populer karena semuanya disederhanakan dengan email saat ini. Jika menurut Anda ini adalah cara terbaik untuk menjalankan bisnis Anda, lakukanlah!

Perangkat lunak faktur seperti Hiveage menghilangkan stres dalam membuat faktur secara online dan mengirimkannya. Meskipun Anda masih harus memahami dasar-dasar cara menulis faktur, layanan faktur dapat membuat segalanya lebih mudah bagi Anda. Mereka mungkin menawarkan Anda opsi untuk mengirim faktur langsung dari platform menggunakan email, mengunduh faktur untuk dikirim oleh Anda, atau mencetaknya untuk dikirim melalui surat.

Cara Menulis Email Faktur

Menulis email faktur cukup mudah. Berikut adalah elemen penting yang harus disertakan dalam email:

Baris subjek yang jelas dan menarik
Pesan email yang sederhana dan singkat
Dokumen faktur terlampir

Baris subjek tidak boleh terlalu panjang. Anda dapat menyertakan nomor faktur atau nama perusahaan Anda, tetapi yang terpenting, pastikan untuk menyertakan kata "faktur".

Pesan email tidak harus super panjang. Karena faktur memiliki sebagian besar informasi, Anda dapat memberikan pesan singkat dan manis. Untuk sebagian besar, biarkan faktur yang berbicara.

Pastikan untuk melampirkan faktur ke email. Ini adalah bagian terpenting dari email karena berisi semua informasi bagi Anda untuk menghasilkan uang.

Cara Membuat Faktur di Microsoft Word

Word memiliki templat sendiri untuk faktur, yang dapat berguna bagi pemilik usaha kecil. Berikut cara membuat invoice menggunakan Word:

Buka dokumen Word baru
Buat tajuk
Pilih tajuk faktur
Ikuti langkah-langkah di atas untuk menulis faktur lengkap, pastikan ada nomor faktur yang jelas

Jika Anda menggunakan alat lain di MS Office suite: Excel juga dilengkapi dengan templat faktur di luar kotak.

Cara Menulis Faktur Menggunakan Perangkat Lunak Faktur

Faktur adalah salah satu kerepotan yang tak terhindarkan dalam menjalankan bisnis kecil, itulah sebabnya kami mencoba memecahkan masalah itu sendiri dengan Hiveage. Jelas kami bias terhadap solusi kami sendiri, tetapi ada beberapa perangkat lunak faktur yang dapat membantu Anda menulis dan mengirim faktur.

Menggunakan layanan faktur adalah salah satu cara tercepat dan termudah untuk membuat faktur secara online. Anda bahkan mungkin tidak perlu tahu cara membuat faktur, karena semua bidang yang harus diisi akan tersedia. Beberapa perangkat lunak faktur juga membantu menangani transaksi, dengan mengaktifkan pembayaran online pada faktur itu sendiri.

Di antara pengguna bisnis kecil, Hiveage disukai karena kemudahan penggunaannya dalam mengelola seluruh proses faktur. Dengan Hiveage, Anda dapat menyiapkan penawaran, mendapatkan persetujuan klien, membuat dan mengirim faktur reguler dan berulang, menerima pembayaran online, membuat laporan keuangan terperinci, dan banyak lagi. Daftar gratis dan lihat bagaimana Anda dapat mulai membuat faktur dalam hitungan menit!

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Faktur

Bagaimana cara menulis faktur?

Tandai dokumen dengan jelas sebagai faktur. Tambahkan detail kontak Anda sendiri, lalu Klien dan alamat bisnis mereka. Tulis deskripsi barang/jasa yang Anda faktur, tarif, dan jumlah totalnya (sebaiknya dalam format tabel). Tambahkan tanggal faktur, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Sertakan syarat pembayaran, dan bagaimana Anda akan menerima pembayaran (tunai, transfer bank, online, dll.).

Apa itu contoh faktur?

Lihat templat faktur gratis yang sesuai untuk bisnis Anda (lihat artikel di atas) atau pembuat faktur gratis.

Bisakah Anda menulis faktur tulisan tangan?

Faktur tulisan tangan dapat diterima, tetapi tidak disarankan. Mereka akan cukup untuk bisnis yang sangat kecil, tetapi kebanyakan klien akan membutuhkan sesuatu yang lebih profesional.

Apakah Anda memasukkan detail bank pada faktur?

Ketika digunakan sebagai metode pembayaran pilihan, memberikan rincian bank Anda pada faktur memudahkan pelanggan Anda untuk memproses pembayaran. Ini menghindari komunikasi bolak-balik untuk mengkonfirmasi informasi penting, dan membuat seluruh proses lebih cepat.