Cara Menulis Email Faktur — Template Email Faktur

Payday adalah salah satu bagian terbaik dari menyelesaikan sebuah proyek. Jika Anda telah melakukan beberapa pekerjaan klien baru-baru ini dan menyelesaikan proyek, Anda mungkin perlu menagih klien Anda untuk mendapatkan bayaran.

Meskipun demikian, banyak pekerja lepas dan usaha kecil takut mereka tidak akan menerima pembayaran untuk pekerjaan mereka dan akhirnya tidak dibayar. Bahkan keterlambatan pembayaran bisa menjadi masalah besar saat mengelola arus kas Anda.

Cara terbaik untuk menghindari ini adalah dengan mengikuti beberapa langkah sederhana namun penting saat berkomunikasi dengan klien Anda tentang masalah faktur. Oleh karena itu, sebaiknya Anda memiliki template email faktur untuk faktur Anda yang lugas dan mudah dipahami.

Pada artikel ini kami berbagi dengan Anda tips dan saran yang dapat Anda gunakan saat mengirim email faktur. Kami juga akan membagikan template email faktur yang siap digunakan yang akan memudahkan Anda untuk menerima pembayaran!

Dalam artikel ini. . .

• Mengapa menggunakan template email faktur?
• Bagaimana cara membuat template email faktur?
• Apa yang Anda tulis di email faktur?
• Contoh template email faktur
• Cara menulis surat pengantar untuk faktur
• Bagaimana cara mengirim faktur melalui email?
• Bagaimana cara menulis faktur resmi?
• Mengotomatiskan email faktur dengan perangkat lunak faktur

Mengapa Menggunakan Template Email Faktur?

Jawaban cepatnya adalah template email menghemat waktu Anda: dengan template, Anda tidak perlu mengetik pesan setiap kali Anda harus menulis email faktur ke klien.

Ini sangat berguna bagi perusahaan dengan produk atau layanan yang bervariasi, sehingga mereka tahu informasi mana yang diperlukan dalam pesan dan bagaimana formatnya.

Template juga merupakan alat yang berguna jika Anda mengirim faktur ke beberapa klien, karena template ini memastikan bahwa pesannya konsisten.

Manfaat lain menggunakan template untuk faktur Anda adalah bahwa mereka dapat dipersonalisasi untuk setiap klien dengan memasukkan nama mereka dan informasi lain yang relevan ke dalam placeholder terlebih dahulu.

Bagaimana Cara Membuat Template Email Faktur?

Salah satu hal terpenting yang perlu dipertimbangkan saat membuat template email adalah template itu relevan dan dipersonalisasi untuk bisnis atau pekerjaan Anda. Ini harus mencerminkan tidak hanya jenis pekerjaan yang Anda lakukan, tetapi juga jenis hubungan yang Anda miliki dengan klien Anda.

Namun, template email Anda juga harus cukup umum sehingga dapat diterapkan ke sebagian besar atau semua klien Anda, memungkinkan Anda untuk membuat perubahan cepat bila perlu sebelum mengirimkannya.

Setelah Anda siap untuk menyusun email Anda, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat template yang sempurna untuk Anda kirimkan ke klien Anda. Membuat faktur dari awal bisa jadi merepotkan, jadi memiliki contoh umum bisa membuat prosesnya lebih cepat.

Jaga agar Email Faktur Anda Profesional dan Sederhana

Pemilik bisnis sering mengalami masalah dengan menulis email faktur mereka. Mereka khawatir tentang seberapa formal mereka seharusnya, atau apa yang harus dimasukkan ke dalam surat itu.

Tujuan dari email faktur adalah untuk mendapatkan bayaran, tetapi Anda ingin klien Anda lebih bersedia daripada hanya mendapatkan uang mereka. Anda juga ingin mereka merasa dihargai atas transaksi bisnis yang telah mereka lakukan dengan Anda.

Jika Anda ingin memastikan bahwa pesan email Anda tidak diabaikan, email tersebut harus profesional. Jaga agar bahasa tetap sederhana namun tepat: hindari menggunakan terlalu banyak singkatan, kata-kata rumit, atau jargon yang hanya dimengerti oleh orang dalam perusahaan.

Tujuan email faktur hanyalah untuk mengirim faktur ke klien Anda: tidak perlu berisi banyak informasi lain. Demi waktu Anda sendiri dan juga klien Anda, yang perlu Anda sertakan hanyalah pesan singkat berterima kasih kepada mereka atas bisnis mereka, dan menguraikan bahwa Anda telah melampirkan faktur untuk pekerjaan Anda. Jika Anda ingin dibayar tepat waktu, ada baiknya menggunakan email yang singkat dan to the point.

Memiliki Baris Subjek Deskriptif

Kami menyarankan Anda memasukkan informasi yang paling penting di baris subjek email itu sendiri. Baris subjek harus jelas: klien harus tahu bahwa Anda menagih mereka, ketika mereka melihat baris subjek pesan Anda dalam daftar email di kotak masuk mereka. Jika tidak, mereka bahkan mungkin tidak menyadari bahwa Anda telah mengirim faktur, sehingga secara tidak sengaja menunda pembayaran Anda.

Kami menyarankan Anda memasukkan nomor faktur dan tanggal jatuh tempo di baris subjek saat Anda menulis email. Sebagai contoh:

Faktur [Nomor] untuk [Produk/Layanan] Jatuh Tempo pada [Tanggal]

Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa klien Anda tahu persis mengapa Anda menghubungi mereka, dan inilah saatnya bagi mereka untuk membayar Anda untuk layanan Anda.

Apa yang Anda Tulis di Email Faktur?

Pesan Anda harus mencakup deskripsi singkat tentang pekerjaan yang telah Anda selesaikan untuk klien. Anda harus menunjukkan apakah biaya Anda per proyek atau waktu kerja.

Selain itu, Anda harus menyertakan tarif Anda, sehingga klien mengetahui dengan jelas berapa biaya yang Anda kenakan. Juga bijaksana untuk menambahkan pengeluaran lain yang mungkin tidak ditanggung oleh pembayaran klien (seperti pengiriman) sehingga tidak ada kejutan.

Seperti biasa, surat tagihan atau email Anda harus diawali dengan salam. Jika Anda sudah lama tidak berkomunikasi dengan penerima, biasanya Anda menyertakan pesan singkat.

Kemudian, Anda harus memberi tahu klien Anda bahwa Anda akan menghubungi mereka untuk menagih mereka untuk pekerjaan yang telah Anda selesaikan, dan bahwa Anda telah melampirkan faktur ke email ini.

Lampirkan Faktur

Sebaiknya lampirkan faktur sebagai file/dokumen daripada menyertakannya di badan email. PDF umumnya yang terbaik, karena berfungsi pada semua jenis perangkat dan sistem operasi yang berbeda, dan Anda dapat menghindari masalah kompatibilitas. Jika Anda mengirim faktur sebagai lampiran, klien Anda juga dapat dengan mudah mencetaknya dan menyimpannya untuk catatan mereka.

Gunakan Template Email Faktur Ini

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menulis email faktur, Anda dapat mencoba menggunakan contoh pesan faktur berikut:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Perhatikan bahwa contoh pesan email faktur ini singkat dan jelas. Tidak perlu menyertakan detail atau percakapan yang tidak perlu kecuali Anda memiliki hubungan yang sangat dekat dengan klien dan merasa bahwa itu pantas. Ini, tentu saja, atas kebijaksanaan Anda sendiri.

Cara Mempersonalisasi Email Faktur Anda

Disarankan untuk mempersonalisasi email Anda sehingga klien tidak merasa telah menerima surat faktur umum.

Saat Anda mengirim faktur melalui email, Anda harus menyertakan salam yang dipersonalisasi, sehingga klien Anda tahu bahwa Anda telah meluangkan waktu dan upaya untuk menjangkau. Jika Anda merasa pantas, Anda mungkin juga ingin menyertakan pesan yang dipersonalisasi di badan email.

Ini membantu membedakan bisnis Anda dari orang lain yang menggunakan template yang sama, dan akan membuat pelanggan Anda merasa memiliki pengalaman yang lebih terlibat dengan Anda.

Cara Menulis Surat Pengantar untuk Faktur

Jika Anda telah mengerjakan proyek yang lebih besar atau lebih kompleks untuk klien, mungkin tepat bagi Anda untuk menyertakan surat lamaran dengan faktur Anda. Surat faktur ini adalah kesempatan bagi Anda untuk menguraikan tarif Anda, pekerjaan yang telah Anda lakukan, serta merinci tarif Anda dan menjelaskan mengapa Anda membebankan jumlah yang Anda kenakan.

Surat lamaran Anda harus mencakup beberapa detail dasar tentang siapa Anda dan apa yang Anda berikan. Pastikan untuk menyertakan nama bisnis atau nama perusahaan Anda dalam surat faktur. Anda juga harus menyertakan skala waktu proyek yang telah Anda kerjakan, termasuk tanggal mulai dan berakhir.

Kemudian, Anda harus merinci setiap tugas yang Anda selesaikan sebagai bagian dari proyek dan berapa banyak yang Anda kenakan untuk ini. Jika Anda mengenakan biaya per jam atau hari, sertakan ini sebagai bagian dari perincian juga.

Cara Menulis Email Faktur Jatuh Tempo

Jika klien Anda tidak melewatkan tanggal jatuh tempo faktur, Anda mungkin perlu menghubungi mereka lagi untuk menindaklanjuti pembayaran. Mungkin terasa canggung untuk menghubungi klien berulang kali untuk masalah yang sama, tetapi Anda harus dibayar untuk pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk mereka.

Bersikap Sopan Tapi Tegas dalam Pesan Faktur Anda

Mengejar pembayaran sayangnya merupakan keluhan umum saat bekerja sebagai pekerja lepas. Klien Anda mungkin memiliki penjelasan mengapa mereka tidak dapat membayar Anda sebelum tanggal jatuh tempo.

Meskipun demikian, Anda tidak boleh membiarkan mereka menghindari pembayaran untuk pekerjaan Anda. Pastikan email Anda sopan tapi tegas. Jika ini adalah pertama kalinya Anda menghubungi klien Anda untuk menindaklanjutinya, tidak perlu terlalu pribadi.

Anda dapat menggunakan contoh email berikut untuk menindaklanjuti pembayaran yang terlambat:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Seperti yang Anda lihat di atas, saat menindaklanjuti pembayaran yang terlambat, penting untuk memberikan nomor faktur dan tanggal jatuh temponya.

Bagaimana Cara Mengirim Faktur Melalui Email?

Jika Anda akan mengirim faktur melalui email, sebaiknya sertakan sebagai lampiran. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak faktur untuk membuat faktur, karena ini membuat prosesnya lebih mudah (petunjuk: kami membuat faktur yang sangat baik).

Selain itu, Anda dapat menggunakan email untuk mengirim tautan ke faktur yang telah Anda buat melalui layanan seperti PayPal. Banyak gateway pembayaran semacam itu mendukung pembuatan faktur dasar.

Saat Anda mengirim email dengan faktur terlampir, pastikan untuk menyertakan informasi yang relevan dalam dokumen, seperti nama bisnis Anda, jumlah yang Anda kenakan, dan nomor faktur.

Sebaiknya sertakan nama dan alamat bisnis Anda di header email atau blok tanda tangan, untuk memastikan bahwa Anda mengirim faktur dengan jelas, bukan email jenis lain.

Bagaimana Saya Menulis Faktur Formal?

Seperti yang telah kami jelaskan di artikel terperinci kami tentang cara menulis faktur, penting bahwa faktur Anda menyertakan semua informasi yang diperlukan klien Anda untuk memproses pembayaran. dengan demikian, templat faktur yang baik berisi detail berikut.

Elemen Kunci dari Template Faktur

1. Detail bisnis Anda (nama, logo, informasi kontak)
2. Nomor faktur
3. Nama lengkap dan detail kontak pelanggan
4. Tanggal faktur
5. Batas waktu
6. Jumlah yang jatuh tempo
7. Daftar terperinci layanan/produk bersama dengan rincian tarif dan harga
8. Detail tambahan seperti syarat dan ketentuan serta metode pembayaran

Templat faktur yang baik harus memungkinkan Anda untuk memecah setiap produk atau layanan menjadi satu item, dan kemudian menguraikan berapa banyak yang Anda tetapkan untuk setiap item. Ini adalah cara paling jelas bagi klien Anda untuk melihat berapa banyak yang Anda kenakan, dan mengapa.

Ketika tiba waktunya bagi mereka untuk membayar Anda, merinci layanan Anda juga memudahkan klien untuk mengetahui berapa banyak mereka berutang. Jika Anda gagal melakukannya, Anda mungkin menemukan bahwa klien tertentu mencoba untuk menyengketakan jumlah yang telah Anda kenakan, dan ini menyebabkan penundaan yang tidak perlu.

Sayangnya, penundaan pembayaran sering kali merupakan bagian dari pekerjaan lepas, tetapi jika Anda menguraikan informasi sejelas mungkin, maka Anda membatasi kemungkinan terjadinya hal ini sebanyak mungkin.

Mengotomatiskan Email Faktur dengan Hiveage

Alat seperti Hiveage membantu Anda mengotomatiskan proses pembuatan faktur dan mengirimkannya melalui email ke klien Anda. Ini membuat prosesnya sangat mudah dan secara signifikan mengurangi kerumitan bagi Anda.

Dengan menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan pembuatan faktur, Anda dapat membatasi jumlah energi yang perlu Anda keluarkan untuk pekerjaan admin dan membuat dokumen serta berfokus pada pekerjaan yang sebenarnya.

Dengan mengotomatiskan proses email faktur, Anda juga dapat memastikan bahwa semuanya memenuhi standar yang sama, dan selalu menyertakan informasi yang relevan. Anda tidak perlu khawatir tanpa sengaja meninggalkan detail penting, seperti nomor unik untuk faktur, atau petunjuk pembayaran.

Dengan Hiveage, Anda juga memiliki opsi untuk memiliki salinan PDF dari faktur yang dilampirkan ke pesan email. Proses faktur yang andal yang disiapkan dengan cara ini dengan alat yang tepat akan memastikan keuangan usaha kecil Anda tetap sehat.

Untuk rekap, manfaat utama dari mengotomatisasi faktur Anda adalah bahwa Anda dapat:

• Menghemat waktu
• Kurangi jumlah kesalahan dan kesalahan ketik dalam faktur Anda
• Tambahkan fitur baru ke email faktur, seperti metode pembayaran tambahan atau bahkan sistem pemesanan ulang otomatis.

Tergantung pada jenis model bisnis yang Anda miliki, penting bagi Anda untuk memilih perangkat lunak yang memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Dalam kasus Hiveage, pelanggan utama kami adalah pekerja lepas dan bisnis kecil, dan layanannya dioptimalkan untuk memudahkan hidup mereka.

Kesimpulan: Elemen Email Faktur yang Baik

Email faktur adalah salah satu komponen terpenting untuk operasi bisnis Anda. Jika tidak dilakukan dengan benar, hal itu dapat membingungkan dan membuat frustrasi klien yang mungkin mengalami kesulitan memahami apa yang Anda minta atau bagaimana mereka harus menanggapi permintaan pembayaran. Email faktur yang baik mencakup sejumlah elemen, termasuk:

• Nomor faktur
• Batas waktu
• Jumlah yang jatuh tempo
• Petunjuk pembayaran yang jelas dan mudah diikuti
• Ikhtisar singkat tentang kiriman atau produk yang dijual
• Perhatikan saat pembayaran lewat jatuh tempo dengan tawaran bagaimana Anda akan menangani saldo yang lewat jatuh tempo.

Email yang ditulis dengan baik adalah langkah pertama dalam membangun hubungan yang baik dengan klien Anda, dan mendapatkan bayaran tepat waktu. Gunakan template email faktur kami, atau lebih baik lagi, gunakan perangkat lunak faktur online kami yang sederhana dan kuat, untuk memastikan Anda tidak kehilangan pembayaran!