Ratusan Perusahaan HVAC Memilih Connecteam untuk Mengatasi Tantangan Umum

Bertanggung jawab atas perusahaan HVAC membutuhkan penanganan banyak bagian yang bergerak, baik secara harfiah maupun kiasan! Secara teratur, teknisi melakukan perjalanan ke berbagai lokasi kerja, suku cadang dan inventaris masuk dan keluar, tagihan diajukan, penggajian dan jadwal harus diselesaikan, kendaraan armada memerlukan perawatan, keterlibatan karyawan memerlukan perhatian, dan banyak lagi. Tapi tidak ada cukup waktu dalam sehari.

Dengan semua tantangan ini, kami memutuskan untuk melihat lebih dekat mengapa ratusan perusahaan HVAC memilih Connecteam sebagai solusi untuk semua masalah mereka. Dan persis bagaimana mereka memanfaatkan aplikasi karyawan kami untuk tetap di atas itu semua.

Tantangan yang dihadapi perusahaan HVAC sebelum Connecteam:

• Protokol keselamatan harus diikuti

“Memperbarui seluruh tim kami tentang bahaya atau insiden membutuhkan banyak waktu, ini dapat menghabiskan banyak waktu dan bahkan dapat membahayakan staf kami. Kami kehilangan banyak waktu menelepon karyawan untuk memastikan mereka mengetahui protokol keselamatan bila diperlukan. Dan fakta bahwa kita perlu menjadwalkan rapat yang berhasil untuk setiap karyawan untuk membahas protokol keselamatan adalah masalah yang tidak ingin saya tangani lagi.”

“Memperbarui protokol keamanan hanya membuang-buang kertas untuk mencetak semuanya dan menambah pengikat. Mendistribusikan pembaruan ini ke beberapa situs kerja memakan waktu dan kami tidak dapat memastikan bahwa seluruh tim kami mengetahui perubahan tersebut.”

• Laporan tidak ada habisnya

“Setiap kali laporan masuk, kami bisa kehilangan banyak waktu bermain ping-pong jika terjadi kesalahan, dan itu pun jika kami mendapatkan laporan tepat waktu.”

“Semua dokumen diselesaikan melalui metode tradisional, yaitu kertas dan spreadsheet Excel. Ini adalah proses yang sama sekali tidak efisien karena formulir harus dilihat dan segera ditindaklanjuti oleh manajemen, tetapi kami tidak selalu mendapatkan formulir ini. Plus, kami mengirimkan banyak informasi dan lampiran melalui email dan itu memakan banyak waktu dan kami tidak dapat melacak jika semua orang membuka email dan membacanya.”

• Pelacakan waktu adalah proses yang rumit

“Saya dapat menghabiskan sepanjang hari hanya untuk pelacakan waktu dan penggajian dan itu tidak efisien karena saya terjebak melalui tumpukan spreadsheet Excel yang tak ada habisnya dan coretan kertas yang tidak terbaca. Hal ini membuat kesalahan terlalu mudah terjadi.”

“Saya selalu terlibat dalam permainan ping pong dengan tim saya karena kesalahan yang saya lihat atau hanya berusaha mencari seseorang untuk menggantikan shift.”

Perlu juga disebutkan bahwa integrasi Connecteam dengan QuickBooks Online dan Gusto membantu mengekspor lembar waktu untuk penggajian dengan mudah dan 100% akurat.

• Komunikasi internal adalah tugas yang sulit

“Mengomunikasikan apa pun ke seluruh staf saya tidaklah mudah – saya harus menggunakan Whatsapp dan email, dan saya tidak pernah yakin bahwa pesannya tersampaikan. Entah itu pesan yang menggembirakan, ulasan positif, protokol baru, kondisi cuaca buruk, pengumuman SDM atau apa pun. Saya tidak memiliki cara untuk melacak siapa yang menerima dan membaca pesan saya dan biasanya, penting bagi saya untuk mengetahui siapa yang membaca dan tidak membaca apa yang saya kirim. Dan mengoordinasikan pertemuan untuk menyampaikan pesan semacam ini adalah waktu yang tidak mampu kami lakukan.”

“Tim saya tidak selalu dapat menghubungi saya karena saya mengerjakan banyak tugas dan ketika saya melakukannya, biasanya tidak relevan pada saat itu.”

Bagaimana Connecteam membantu Anda mengatasi tantangan umum

Menjadikan keselamatan dan kesadaran sebagai prioritas

Bekerja di ketinggian dan di lingkungan berisiko tinggi, keselamatan merupakan aspek penting dari perusahaan HVAC, oleh karena itu meningkatkan kesadaran dan standar adalah tujuan bersama bagi perusahaan HVAC yang menggunakan Connecteam.

• Pelaporan yang cepat dan mudah : karyawan dapat mengirimkan laporan langsung ke kantor saat mereka sedang dalam perjalanan sehingga kantor atau penyelia terkait dapat mengevaluasi dan merespons secara real-time.Misalnya, laporan peralatan servis dan laporan kerekan dan kelembapan.
• Sumber daya digital keselamatan : pastikan semua protokol keselamatan, tip, dan sumber daya tersedia dalam satu ketukan tombol, selain itu materi penting seperti 'pelajaran yang dipetik', temuan insiden, dan tip keselamatan berkala tersedia kapan saja.
• Pelatihan keselamatan berkelanjutan : manajer dan petugas keselamatan dapat mengawasi kemajuan setiap karyawan sehingga mereka mengetahui siapa yang menyelesaikan kursus atau kuis dan bahkan dapat mengirimkan pengingat kepada mereka yang belum menyelesaikannya.
• Komunikasi yang mengutamakan keselamatan: mudah untuk mendistribusikan dan mengomunikasikan pembaruan dan protokol terkait keselamatan, seperti laporan penemuan insiden, pembaruan prosedur secara waktu nyata, atau faktor risiko seperti kondisi cuaca buruk atau rute tertutup.

Daftar periksa dan laporan harian

Untuk mempertahankan operasi sehari-hari, daftar periksa dan laporan biasanya digunakan untuk mengurangi friksi dari aktivitas sehari-hari, mengotomatiskan arus informasi, dan mendapatkan pengawasan yang lebih baik atas urusan bisnis dan urusan karyawan. Daftar periksa dan laporan umum yang dibuat oleh perusahaan HVAC di Connecteam meliputi:

• Pengamatan bahaya keselamatan
• Laporan kejadian
• Laporan kecelakaan kendaraan
• Formulir inspeksi keselamatan (untuk supervisor)
• Tiket pesanan perbaikan
• Daftar pemeriksaan keselamatan
• Penggantian biaya
• Laporan insiden pelanggan
• Peninjauan kinerja karyawan

Selain itu, semua entri yang dikirimkan oleh karyawan dicatat secara digital, dapat dikirim secara otomatis ke alamat email yang telah ditentukan sebelumnya sebagai salinan PDF dan dapat diekspor dalam lembar Excel.

Memperlancar komunikasi

Berkomunikasi dengan setiap karyawan sangat penting tetapi tidak mudah untuk dicapai. Dengan alat komunikasi Connecteam, jauh lebih mudah untuk menjangkau dan berkomunikasi dengan karyawan di lapangan:

• Grup dan saluran obrolan: untuk merampingkan komunikasi sehari-hari dengan mudah dan efisien, mengobrol tentang karyawan terbaik bulan ini, kondisi cuaca buruk, rute terbaik ke lokasi kerja, ulasan pelanggan yang bagus, dan banyak lagi.Mulai obrolan satu lawan satu atau buat grup khusus yang didiversifikasi berdasarkan lokasi, departemen, atau lainnya.
• Pemberitahuan dan pembaruan push waktu nyata: kirim pengumuman formal dan informal, termasuk pembaruan SDM, pengumuman, distribusi informasi, laporan keselamatan, dan lainnya.
• Direktori karyawan: temukan detail kontak yang tepat dari rekan kerja, manajer, dan lainnya.Cari berdasarkan nama, peran pekerjaan, departemen, dan sebagainya.

Protokol perusahaan tersedia secara instan

Perusahaan HVAC perlu memiliki materi sumber daya umum yang tersedia dalam satu klik untuk semua karyawan mereka untuk memastikan kepatuhan:

• Prosedur Operasi Standar (SOP)
• Protokol keselamatan dan darurat
• Buku pegangan karyawan
• Kode Etik
• Kebijakan pencegahan pelecehan seksual
• Kebijakan seragam

Kebutuhan sumber daya manusia

Departemen SDM perusahaan HVAC menggunakan Connecteam untuk komunikasi, keterlibatan karyawan, dan untuk mengotomatisasi proses.

• Rekomendasi: dengan mudah merekomendasikan teman atau keluarga untuk suatu posisi di perusahaan guna meningkatkan jangkauan perekrutan.
• Permintaan cuti sakit dan liburan: karyawan menerima pembaruan instan jika permintaan disetujui atau ditolak.
• Formulir informasi pribadi: memasukkan karyawan baru memerlukan informasi tertentu seperti informasi pribadi, informasi kontak, kontak darurat, dokumen seperti formulir pajak/ID foto, dll.
• Memperbarui informasi kontak: karyawan dapat dengan mudah memperbarui informasi kontak mereka langsung di aplikasi dan departemen SDM mengetahuinya secara waktu nyata – mulai dari perubahan alamat, nama, nomor ponsel, email, informasi rekening bank, dan lainnya.
• Survei kepuasan karyawan atau tinjauan kinerja: SDM dapat menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya atau bahkan membuatnya sendiri untuk mengirim survei dan melacak respons secara real-time.Plus, sangat mudah untuk mempertahankan ulasan kinerja secara teratur untuk umpan balik yang lebih akurat.

Tujuan kepatuhan

Karyawan HVAC harus patuh dan itu dicapai melalui formulir 'Baca dan tandatangani' dan kursus pelatihan penyegaran berkala. Dengan Connecteam, semua dokumen dicatat dan secara otomatis dikirim sebagai salinan PDF ke email yang telah ditentukan yang dapat disesuaikan per formulir. Selain itu, pengguna dapat mengekspor laporan ringkasan kapan saja diperlukan.

Membaca dan menandatangani dokumen meliputi:

• Pengakuan buku pegangan karyawan
• Kesepakatan seragam
• Kebijakan pencegahan pelecehan seksual
• Laporan temuan insiden
• Lainnya membaca dan menandatangani dokumen.

Pelatihan penyegaran berkala meliputi:

• Mengemudi musim dingin
• Pelatihan pelecehan seksual
• Pelatihan ventilasi
• Keamanan sistem pemanas dan pendingin
• Pelatihan penyegaran protokol.

Melatih semua karyawan

Dengan Connecteam, perusahaan HVAC dapat menawarkan pelatihan melalui aplikasi sehingga semua karyawan dapat dijangkau secara rutin. Selain itu, Anda dapat melacak kemajuan dan dapat melaksanakan pelatihan kapan saja dan karyawan dapat menyelesaikan materi sesuai waktu mereka sendiri.

• Pelatihan kesehatan dan keselamatan
• Pelatihan pencegahan pelecehan seksual
• Penggunaan dan pemeliharaan peralatan
• Tes dan kuis.

Namun, ini bukan hanya tentang mempekerjakan karyawan baru tetapi juga meningkatkan keterampilan profesional karyawan "senior" Anda secara berkelanjutan untuk menghindari kesenjangan pengetahuan.

Penjadwalan pekerjaan

Perusahaan HVAC berurusan dengan penanganan kebutuhan penjadwalan yang rumit tetapi Connecteam membuatnya lebih mudah untuk dikelola:

• Kirim panggilan layanan ke karyawan secara real time dengan semua informasi yang mereka butuhkan. Simpan catatan waktu dan lokasi check in dan check out dengan stempel GPS.
• Izinkan karyawan untuk menambahkan catatan shift dan komentar untuk penjelasan lebih lanjut bila diperlukan.
• Biarkan karyawan menerima dan menolak shift (opsional – dapat dinonaktifkan).

Connecteam adalah solusi manajemen karyawan all-in-one dengan banyak kemampuan untuk menskalakan bisnis Anda. Dan mengingat harganya yang luar biasa, ini adalah pilihan yang mudah dibuat. Mulai uji coba gratis sekarang dan jangan ragu untuk mengirimkan pesan kepada kami di [email protected] .

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini