Temukan Aliran Anda: Kiat dan Strategi untuk Produktivitas TI

Beberapa faktor utama dapat membantu meningkatkan produktivitas TI, termasuk:

• Penggunaan alat dan teknologi yang tepat
• Komunikasi dan kolaborasi yang efektif
• Tujuan dan sasaran yang jelas

• Budaya perusahaan yang mempromosikan pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan.

Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi faktor-faktor tersebut secara lebih mendetail dan membahas bagaimana organisasi dapat melacak metrik yang relevan dan menggunakan alat produktivitas untuk memastikan bahwa departemen TI mereka beroperasi dengan efisiensi maksimum.

Apa Itu Produktivitas dan Mengapa Itu Penting

Produktivitas adalah ukuran efisiensi seseorang atau tim dalam mengubah masukan menjadi keluaran yang berguna. Ini adalah faktor bisnis yang menentukan berapa banyak yang dapat diproduksi dengan sejumlah sumber daya yang dialokasikan. Jadi, produktivitas yang lebih tinggi berarti lebih banyak yang dapat diproduksi dengan jumlah masukan yang sama, yang dapat menghasilkan biaya yang lebih rendah dan peningkatan daya saing.

Dengan efisien, peningkatan produktivitas datang peningkatan kepuasan pelanggan dan profitabilitas. Yang pada gilirannya akan berdampak positif pada moral tim Anda.

Tapi itu tidak berhenti di situ. Berikut adalah beberapa alasan lain mengapa produktivitas yang luar biasa itu penting:

• Intinya, produktivitas adalah tentang menggunakan waktu dan sumber daya Anda dengan bijak untuk mencapai tujuan Anda. Ini seperti kekuatan super untuk menyelesaikan pekerjaan. Bayangkan bisa menyelesaikan proyek dalam separuh waktu yang biasanya Anda perlukan. Bicara tentang penghemat waktu!
• Peningkatan produktivitas dapat menghasilkan keterampilan manajemen waktu yang lebih baik, yang berarti Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang untuk melakukan hal-hal yang Anda sukai (seperti menonton video kucing di YouTube). Itu adalah win-win dalam buku kami.
• Pada skala yang lebih besar, produktivitas penting bagi perekonomian. Ketika bisnis lebih produktif, mereka dapat menciptakan lebih banyak nilai bagi pelanggan mereka dan menjadi lebih kompetitif di pasar. Hal ini dapat menyebabkan pertumbuhan pekerjaan dan kemakmuran secara keseluruhan. Jadi, sedikit banyak, produktivitas seperti pahlawan super yang menyelamatkan hari ekonomi.
• Menjadi produktif juga dapat membantu Anda menonjol dalam karier Anda. Pengusaha senang melihat karyawan yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif. Bayangkan menjadi orang yang tepat di kantor Anda untuk menyelesaikan sesuatu. Anda akan menjadi seperti Batman di tempat kerja Anda!

Jadi bagaimana Anda melepaskan pahlawan super produktif dalam tim Anda (dan diri Anda sendiri)?

Faktor Utama untuk Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi TI

Saatnya untuk berbicara – apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja tim TI Anda – mulai sekarang.

Meningkatkan produktivitas dan efisiensi TI Anda terjadi melalui:

• Proses yang disederhanakan : Mengidentifikasi dan merampingkan tugas dan proses yang berulang dapat membantu mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
• Otomasi : Menggunakan alat dan teknologi otomasi dapat membantu mengurangi kebutuhan akan tugas manual, membebaskan staf TI untuk fokus pada proyek yang lebih kompleks dan strategis.
• Kolaborasi : Mendorong kolaborasi dan komunikasi yang efektif dan konstan dalam tim TI, serta dengan departemen lain, dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

• Fleksibilitas : Mengizinkan staf TI untuk bekerja dengan jam kerja yang fleksibel atau dari jarak jauh dapat membantu meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja dan meningkatkan produktivitas.
• Tujuan dan sasaran yang jelas : Memberikan staf TI tujuan yang jelas, hasil yang diharapkan, rencana, pengarahan, dan semua informasi yang mereka butuhkan untuk menyelaraskan pekerjaan mereka dengan tujuan perusahaan
• Penggunaan alat produktivitas TI yang sesuai : Agar tim TI Anda selalu fokus, temukan satu tempat kerja digital untuk menampung semua komunikasi, data, dan file harian mereka, sehingga mereka dapat bekerja dengan mudah tanpa beralih aplikasi. Alat semacam itu juga memberikan keselarasan yang tak ternilai antara semua departemen di perusahaan Anda, serta mitra eksternal, pembuat keputusan, dan klien, yang semuanya dapat bekerja berdampingan di aplikasi ini.
• Penggunaan Data : Mencapai peningkatan produktivitas juga dapat terjadi lebih cepat dengan pemanfaatan data untuk mendorong wawasan dan tindakan. Saat Anda menggunakan data untuk membuat dan mengarahkan keputusan, Anda menghindari pengerjaan ulang dan waktu yang dihabiskan untuk menemukan jawaban atas pertanyaan Anda.

Metrik Efisiensi TI untuk Dilacak

Mari kita perjelas sepenuhnya: data adalah bagian besar dari produktivitas, dan tim TI Anda harus sangat bergantung pada metrik efisiensi TI utama – untuk melacak, melihat, berbagi, dan berdiskusi secara konsisten, sehingga Anda dapat melihat kemajuan Anda dan ke mana Anda harus melangkah di pedal sedikit.

Berikut adalah beberapa metrik utama yang harus Anda lacak untuk mengukur produktivitas dan efektivitas operasi TI Anda:

• Waktu untuk menyelesaikan tugas: Metrik ini mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau proyek, yang dapat membantu mengidentifikasi hambatan dan inefisiensi dalam proses.

• Pemanfaatan: Metrik ini mengukur persentase waktu staf TI secara aktif mengerjakan tugas atau proyek. Tingkat pemanfaatan yang rendah dapat menunjukkan bahwa staf tidak digunakan secara efektif.

• Tingkat resolusi panggilan pertama: Metrik ini mengukur persentase panggilan dukungan yang diselesaikan pada upaya pertama. Tingkat resolusi panggilan pertama yang tinggi dapat menunjukkan bahwa staf TI dapat memecahkan dan menyelesaikan masalah secara efektif.

• Waktu rata-rata untuk memperbaiki: Metrik ini mengukur waktu rata-rata yang diperlukan untuk memperbaiki masalah atau masalah. Rata-rata waktu perbaikan yang rendah dapat menunjukkan bahwa staf TI dapat memecahkan masalah secara efektif dan segera menyelesaikan masalah.

• Tingkat penyelesaian proyek: Metrik ini mengukur persentase proyek TI yang diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Tingkat penyelesaian proyek yang tinggi misalnya dapat menunjukkan bahwa staf TI dapat merencanakan dan melaksanakan proyek secara efektif.

• Kepuasan Pelanggan: Metrik ini mengukur tingkat kepuasan yang dimiliki pengguna atau pelanggan dengan layanan atau dukungan TI yang mereka terima. Peringkat kepuasan pelanggan yang tinggi dapat menunjukkan bahwa staf TI memberikan layanan berkualitas tinggi.

• Ketersediaan layanan dan kinerja sistem (CPU/Memori/Disk) dari waktu ke waktu: Ini penting untuk dilacak karena berdampak langsung pada pengalaman pengguna dan kemampuan sistem untuk menjalankan fungsi yang dimaksudkan. Jika suatu layanan tidak tersedia, pengguna tidak akan dapat mengaksesnya, yang dapat menyebabkan frustrasi dan penurunan produktivitas.

• Graphing Cloud Costs : Metrik ini memungkinkan profesional TI melacak dan memahami pengeluaran organisasi mereka untuk sumber daya cloud. Hal ini sangat penting di cloud, di mana biaya dapat bervariasi secara signifikan berdasarkan berbagai faktor, termasuk jenis dan jumlah sumber daya yang digunakan, lamanya waktu penggunaan, serta rencana harga khusus dan diskon yang telah dinegosiasikan. Dengan membuat grafik biaya cloud dari waktu ke waktu, profesional TI dapat mengidentifikasi tren dan pola dalam pengeluaran organisasi mereka, yang dapat membantu mereka mengambil keputusan yang tepat tentang cara mengoptimalkan penggunaan sumber daya cloud untuk mengurangi biaya.

Jadi sekarang setelah kami menetapkan bahwa data TI adalah teman Anda, mari kita lihat bagaimana menyatukan semuanya dengan ekosistem digital Anda lainnya – kolaborasi, file utama, dan proyek Anda – untuk meningkatkan produktivitas.

Yang Harus Anda Cari di Alat Produktivitas It

Memilih alat produktivitas TI yang akan membuat hidup tim Anda lebih mudah dan hasil Anda melonjak adalah hal yang penting. Dan kami dapat melakukannya dengan menjawab satu pertanyaan ini: Apa yang seharusnya Anda cari dalam alat produktivitas TI Anda?

Ada beberapa fitur dan kemampuan utama yang harus Anda cari dalam alat produktivitas TI, sehingga Anda lebih cepat menemukan produktivitas.

• Mudah digunakan: Pilih alat yang mudah digunakan oleh tim Anda dan tidak memerlukan pelatihan atau dukungan ekstensif untuk memulai dan menjalankannya.

• Kemampuan kolaborasi yang kuat: Alat tim TI Anda harus memungkinkan anggota tim, serta departemen lain, kolaborator luar, mitra, dan klien, untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan mudah, di lokasi mana pun mereka berada

• Analisis Data: Seperti yang kami katakan, data ada untuk membantu produktivitas. S, apa yang lebih mudah daripada menghabiskan data di dasbor cantik yang memungkinkan Anda melihat cerita lengkap dalam satu tampilan?

• File: Simpan semuanya di satu tempat, dengan dokumen utama dan file terbaru yang disematkan dari penyedia cloud atau diunggah di aplikasi.

• Integrasi: Alat harus terintegrasi dengan alat dan sistem lain yang digunakan tim Anda, seperti perangkat lunak manajemen proyek atau sistem manajemen hubungan pelanggan.

• Keamanan: Alat ini harus memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif dan mencegah akses tidak sah.

Dan yang terpenting , solusi pilihan Anda harus memiliki semua fitur di atas dalam satu aplikasi sehingga Anda tidak membuang waktu untuk beralih dari alat ke alat. Bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras berarti menghabiskan waktu Anda untuk hal-hal yang penting.

Jadi, jika Anda sekarang siap untuk melakukan lompatan, lihat Slingshot – tempat kerja digital lengkap yang menggabungkan analitik data, manajemen proyek, manajemen file, dan obrolan tim untuk menciptakan alur kerja yang mulus untuk semua tim TI . Ruang kerja dapat dibuat untuk mengatur tim, proyek, dan departemen, dan di dalam setiap ruang kerja, Anda memiliki akses ke diskusi, file kunci, analitik data, proyek, dan manajemen informasi, semuanya tanpa perlu beralih antar aplikasi.

Selain itu, fitur berbasis data Slingshot memungkinkan Anda menarik laporan dari berbagai sumber dan membuat dasbor komprehensif untuk melacak kemajuan kampanye atau proyek apa pun. Dasbor ini dapat dengan mudah dibuat dengan beberapa klik dan dibagikan dengan tim Anda, atau ditambahkan ke katalog data tempat semua data organisasi dapat diakses dengan mudah. Tim TI Anda juga dapat menggunakan dasbor ini untuk melacak indikator kinerja utama dan mengubah wawasan menjadi tindakan dengan cepat.

Untuk membuktikannya sendiri, mulailah uji coba gratis Anda sekarang juga!