10 Cara Meningkatkan Komunikasi Staf di Organisasi Besar

Kami tahu bahwa komunikasi staf yang efektif adalah sesuatu yang dianggap sebagian besar manajer dan pemilik bisnis sebagai bagian sepele dari keseharian mereka. Lagi pula, ada tugas lain yang jauh lebih penting untuk dikhawatirkan.

Namun, penelitian industri telah membuktikan bahwa “komunikasi yang buruk di tempat kerja sekarang membuat para pemimpin bisnis kehilangan produktivitas sebesar $37 miliar, dengan kerugian rata-rata mencapai $62 juta per tahun.”

Padahal, laporan Willis Tower Watson menemukan bahwa perusahaan dengan komunikasi staf yang efektif sebenarnya menghasilkanpengembalian total 47% lebih tinggi kepada pemegang saham daripada perusahaan dengan masalah komunikasi.

Tidak dapat ditekankan betapa pentingnya komunikasi staf yang efektif. Namun dengan metode dan strategi yang tepat, Anda dapat membalikkan keadaan untuk mempertahankan produktivitas tanpa kerugian moneter yang parah.

Di bawah ini kami menyelami 10 cara untuk meningkatkan komunikasi staf di organisasi besar. Seperti yang disebutkan, tip ini difokuskan pada penggunaan aplikasi komunikasi, seperti Connecteam, tetapi Anda dapat menerapkan tip tersebut ke metode pengiriman Anda saat ini dengan penyesuaian kecil.

Untuk benar-benar membuat metode komunikasi staf Anda efektif, Anda harus mempertimbangkan karyawan Anda karena satu ukuran tidak cocok untuk semua!

Pertimbangkan hal berikut untuk meningkatkan komunikasi staf:

• Apa waktu terbaik untuk mengirimkan komunikasi staf?
• Apa yang membuat mereka bersemangat? Apa yang mereka pedulikan?
• Kapan waktu terbaik untuk mengirimkan komunikasi? Hal pertama di pagi hari atau setelah makan siang?

Penting juga untuk diingat bahwa karyawan Anda tidak memiliki cara untuk terlibat atau mengirimkan umpan balik kepada Anda.

Selain itu, pastikan bahwa komunikasi staf tersegmentasi ke dalam grup yang berbeda misalnya, lokasi, peran pekerjaan, departemen, dll. Ini penting karena jika pesan Anda tidak relevan untuk setiap karyawan maka Anda hanya akan menimbulkan kebisingan.

Pastikan untuk mengirimkan komunikasi staf kepada mereka yang relevan – misalnya, kru Brooklyn memiliki jam kerja baru tetapi mereka yang berada di Manhattan tidak terpengaruh sehingga mereka tidak boleh dikirimi pesan.

Karyawan akan lebih terlibat ketika konten yang dibagikan relevan bagi mereka.

“Untuk memastikan resonansi dan mendorong adopsi saluran yang berkelanjutan, sesuaikan pesan berdasarkan motivasi, minat, dan pengalaman karyawan — dan pastikan waktunya relevan.

Gartner

Membangun kebiasaan yang benar adalah kuncinya, terutama seputar komunikasi staf.

Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki komunikasi yang sering dan terstruktur. Misalnya, buletin bulanan, pembaruan triwulanan dari CEO, atau pengarahan operasional mingguan.

Jadikan kebiasaan komunikasi ini lebih mudah dijalankan dengan membuat template yang mudah digunakan semua orang dan membutuhkan lebih sedikit energi untuk membuatnya. Dan di sisi lain, dengan tetap berpegang pada template, karyawan Anda menjadi terbiasa mengonsumsi komunikasi dengan cara tertentu yang dapat dicerna secara sekilas.

Kebiasaan komunikasi staf Anda harus berjalan seperti jarum jam.

Komunikasi bukanlah jalan satu arah.

Karyawan Anda ingin merasa didengarkan dan dihargai, jika tidak semangat dan produktivitas ditembak dengan tingkat turnover yang tinggi.

Apalagi saat Gallup melakukan survei yang melaporkan bahwa karyawan tidak mendapatkan umpan balik yang cukup atau memberikan umpan balik yang cukup.

Dengan aplikasi komunikasi karyawan, ada banyak sekali fitur yang dapat digunakan untuk mendapatkan umpan balik, seperti:

• Survei
• Jajak pendapat langsung
• Kotak saran
• Obrolan pribadi

Namun, jangan batasi diri Anda atau karyawan Anda hanya untuk berbagi umpan balik. Pastikan mereka berdaya dan nyaman mendekati Anda dengan semua ide, masalah, kesuksesan, dan apa pun yang diperlukan.

Penting untuk membangun hubungan yang sehat dengan karyawan Anda terutama ketika 12% karyawan berhenti dari pekerjaannya untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi sedangkan 75% akan langsung meninggalkan perusahaan karena hubungan yang buruk dengan manajer mereka.

Dengan demikian, tindakan mengumpulkan umpan balik secara teratur, menindaklanjuti umpan balik, dan membangun hubungan kerja yang sehat dengan tim Anda semuanya mengarah pada peningkatan komunikasi staf.

Anda mungkin berpikir bahwa komunikasi staf hanya tentang pekerjaan, sepanjang waktu. Namun, itu adalah kesalahpahaman.

Untuk benar-benar membuat pekerjaan menjadi menarik, Anda harus menyediakan jalan untuk lingkungan kerja yang sehat dan menyenangkan. Budaya perusahaan inilah yang mengarah pada semangat dan produktivitas yang lebih tinggi.

Bagaimana Anda bisa menjadi kreatif dengan komunikasi staf? Gunakan aplikasi komunikasi karyawan Anda untuk mengirimkan hal berikut:

• Mulailah kompetisi hewan peliharaan dari hewan peliharaan karyawan yang paling lucu/konyol
• Bagikan interaksi positif dengan pelanggan
• Bagikan GIF lucu untuk memulai hari
• Pilih siapa yang memiliki kostum Halloween terbaik

Ada banyak cara kreatif untuk meningkatkan komunikasi staf, jadi pikirkan sedikit di luar kotak dan tambahkan hubungan manusia untuk mendorong komunikasi internal staf ke rumah.

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mempekerjakan manajer keterlibatan karyawan untuk benar-benar membawanya ke tingkat yang lebih tinggi.

Anda tidak perlu bertanya-tanya bagaimana membuat karyawan berkomunikasi dengan lebih baik karena jika Anda mengukur metode dan saluran komunikasi Anda, maka Anda langsung tahu mana yang berhasil dan mana yang tidak.

Kedengarannya agak menakutkan, tetapi dengan aplikasi komunikasi karyawan, Anda memiliki akses langsung ke hasil secara real-time. Seperti berapa banyak karyawan yang membuka pesan Anda, terlibat dengannya, tidak membuka atau mengambil tindakan, dll. Tidak apa-apa di depan mata Anda.

Jika tidak, yang dapat Anda lakukan adalah menetapkan garis dasar untuk memahami apa yang Anda ukur dan bagaimana kinerjanya untuk menentukan keefektifan upaya Anda dengan sebaik-baiknya.

Melalui pendekatan komunikasi staf yang ditargetkan dan terukur, Anda memiliki jalur yang lebih mulus untuk meningkatkan komunikasi staf. Mulailah dengan mengirimkan pembaruan waktu nyata ke staf Anda atau hanya ke anggota tim yang ditunjuk. Dan pastikan pesan paling penting sampai ke semua karyawan, mulai dari pengumuman atau berita terbaru dari CEO, pembaruan operasional, dan sebagainya.

Tidak ada satu cara untuk menguasai komunikasi staf, tetapi Anda harus melihat semua metode. Rapat 1:1 menciptakan dan menetapkan metode percakapan langsung dengan karyawan Anda.

Jika Anda bekerja di kantor, rapat empat mata dapat dilakukan di mana saja – di luar gedung untuk mencari udara segar atau di ruang konferensi. Jika Anda memiliki karyawan jarak jauh atau tanpa meja, obrolan video adalah cara terbaik untuk terlibat dengan mereka.

One-on-one bisa cepat, obrolan informasi seperti ide, proyek, tenggat waktu, dan sebagainya. Atau Anda dapat menjadwalkan pertemuan empat mata yang lebih formal. Terserah Anda dan karyawan Anda untuk memilih metode mana yang terbaik.

Ingatlah bahwa satu-satu tidak wajib, “Jika tidak ada yang perlu didiskusikan, boleh dibatalkan. Orang-orang, terlalu sering, melihat 1:1 sebagai wajib, tetapi menyegarkan ketika Anda berdua mengakui bahwa semuanya baik-baik saja untuk saat ini, atau waktu mungkin lebih baik dihabiskan dengan cara lain… dan Anda dapat melakukan ini selama Anda berdua setuju untuk tidak mengambilnya. permintaan untuk membatalkan secara pribadi,” kata Ben Saitz, Chief Customer Officer di RocketFuel.

Kita semua pernah mendengar bahwa sebuah gambar bernilai seribu kata dan ada alasannya!

Komunikasi visual berfungsi. Ini dapat mencakup infografis, peta, diagram alir, laporan visual, presentasi, poster, brosur, dll.

Atau Anda dapat menggunakan komunikasi visual yang menyenangkan seperti meme, GIF, gambar, atau video.

Pastikan pesan visual Anda menarik dan memotivasi sementara desainnya menarik.

Visual membantu menciptakan pemahaman yang lebih baik di mana kata-kata saja tidak dapat menyelesaikan pekerjaan.

Faktanya, komunikasi visual sangat penting karena membantu melibatkan tim Anda, dengan mudah mengkomunikasikan informasi yang kompleks, menceritakan sebuah kisah, dan menyederhanakan informasi.

Kami menyebutkan nilai pertemuan satu lawan satu tetapi jika memungkinkan, adakan juga pertemuan tim.

Ini membantu membangun lingkungan profesional di mana semua anggota tim Anda merasa nyaman berkomunikasi satu sama lain. Tapi tetap konsisten. Apakah seminggu sekali? Dwi-mingguan atau bulanan?

Frekuensi pertemuan ini dapat membantu menghilangkan hambatan komunikasi atau kesalahpahaman antara manajer dan karyawan karena Anda semua berada di lingkungan untuk berbicara secara terbuka tentang proyek yang sedang Anda kerjakan, tantangan yang Anda hadapi, atau pertanyaan yang mungkin Anda miliki.

Baik itu email, pos sosial, pembaruan pada aplikasi obrolan komunikasi, atau metode komunikasi apa pun yang Anda gunakan, penting untuk mengembangkan pesan sebelum mengirim.

Anda harus spesifik sehingga semua orang memahami tujuannya.

Pertimbangkan hal berikut:

• Apa: Apa artinya?Apa yang menyebabkan pesan ini?
• Mengapa: Mengapa itu penting?
• Di mana: Di mana/lokasi mana yang terpengaruh oleh hal ini?Di mana Anda bisa mendapatkan informasi tambahan?
• Kapan: Kapan ini akan terjadi?
• How : Bagaimana ini akan diimplementasikan?
• Siapa: Siapa yang membuat keputusan?Siapa yang Anda hubungi untuk informasi lebih lanjut?

Jika kami memasukkan ini ke dalam konteks, Anda mungkin baru saja mengubah protokol kesehatan dan keselamatan Anda karena pandemi global. Jadi, alih-alih hanya mengirimkan pesan untuk mengatakan "ini karena COVID", buatlah lebih jelas dan spesifik. “Untuk memastikan kesehatan dan keselamatan staf dan pelanggan kami dan untuk mematuhi pedoman CDC, kami akan meluncurkan protokol baru…..” Anda mengerti maksudnya sekarang.

Menjadi spesifik dapat membantu menghindari kebingungan di jalan.

Memilih media komunikasi yang tepat adalah kuncinya di sini, terutama ketika Anda mempertimbangkan alat mana yang terbaik untuk mengoptimalkan pesan Anda. Dan Anda juga perlu mempertimbangkan bagaimana audiens Anda lebih suka menerima informasi tersebut.

Ada banyak media seperti buletin cetak atau digital, grup Facebook dan WhatsApp, layar TV, papan buletin, pertemuan tatap muka, pertemuan seperti rapat harian atau balai kota, intranet (yang tidak digunakan siapa pun), email, dan lain-lain. Tentu saja, aplikasi komunikasi karyawan.

Kami memecah media ini di bawah ini:

• Komunikasi Tatap Muka memungkinkan Anda membuat koneksi pribadi sehingga Anda dapat meningkatkan keterlibatan dan mendapatkan umpan balik mentah.
• Email memastikan Anda dapat melampirkan file dan lampiran dengan mudah secara logis dan andal.
• Rapat Tim membangun persahabatan sambil memastikan pesan Anda menjangkau banyak karyawan sekaligus.Pertimbangkan untuk terlibat dalam permainan dan latihan membangun tim untuk meningkatkan keterlibatan dengan cara yang menyenangkan.
• Video membantu Anda menceritakan sebuah kisah secara visual dan berbagi presentasi visual yang dapat membawa pulang pesan.
• Papan Pengumuman paling efektif jika Anda tidak mengandalkan teknologi untuk berbagi informasi seperti pembaruan kebijakan, posting pekerjaan, perubahan jadwal, ucapan selamat ulang tahun, dan banyak lagi.
• Mengirim SMS atau WhatsApp adalah hal biasa karena gratis dan mudah digunakan saat perlu berbagi pembaruan cepat, melampirkan file, dan banyak lagi.
• Aplikasi Komunikasi Karyawan adalah media dan alat paling modern yang memastikan tidak ada celah.Plus, ini memungkinkan saluran komunikasi dua arah.
  • Komunikasi dikelola secara real-time, saat dalam perjalanan, untuk mendorong keterlibatan, moral, dan produktivitas terbaik
  • Buat saluran berdasarkan lokasi, jabatan, departemen, atau apa pun, untuk berkomunikasi dengan cepat dengan tim yang tepat pada waktu yang tepat
  • Semua komunikasi kerja disimpan di satu tempat dan terpisah dari ruang penyimpanan pribadi pekerja

Menemukan media yang tepat sangat penting untuk membangun komunikasi internal yang efektif dan meningkatkan keterlibatan.

Dengarkan bagaimana perusahaan layanan lapangan dengan 200+ karyawan menggunakan Connecteam untuk komunikasi & interaksi internal harian!

Bergerak Maju Dengan Komunikasi Staf

Kesuksesan perusahaan jangka panjang secara langsung berkaitan dengan seberapa efektif komunikasi staf Anda sebenarnya.

Di atas, kami membawa Anda melalui strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan komunikasi staf sehingga Anda dapat membuat karyawan senang dan membuat perusahaan berkembang.

Selain itu, pastikan Anda selalu mengetahui tren komunikasi terbaru di tempat kerja untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan apa pun yang dapat membantu meningkatkan komunikasi staf.