Cara Meningkatkan Retensi Staf & Mengurangi Perputaran Dalam Pekerjaan Logistik

Bukan rahasia lagi bahwa tingkat perputaran yang tinggi mengganggu industri logistik dan ada banyak penelitian yang menunjukkan bahwa hal ini tidak akan berkelanjutan di tahun-tahun mendatang. Faktanya, EMR mencatat, “pasar diproyeksikan tumbuh pada CAGR 5% antara tahun 2021 dan 2026”, yang berarti akan ada kebutuhan besar akan tenaga kerja yang andal dan stabil untuk memastikan pertumbuhan ini dapat didukung.

Tingkat perputaran yang tinggi juga menghasilkan biaya onboarding yang tinggi dan memusingkan SDM. Manajer yang terus-menerus harus mengganti karyawan juga menghadapi tekanan untuk memastikan karyawan baru dilatih dan ditempatkan dengan benar.

Manajemen Logistik berkomentar, "untuk mengatasi masalah ini, perusahaan tidak hanya meningkatkan upaya perekrutan mereka, tetapi mereka juga memposisikan diri mereka sebagai "pemberi kerja pilihan" untuk kandidat potensial yang lebih luas". Orientasi dan pelatihan karyawan secara efisien akan menjadi aspek penting dalam mengurangi tingkat perputaran yang tinggi dalam waktu dekat.

Selain itu, keterlibatan, kepuasan, dan motivasi karyawan yang rendah secara drastis memengaruhi tingkat perputaran yang tinggi dan dapat sangat memengaruhi keuntungan perusahaan logistik. Sekarang perusahaan logistik juga harus mengalihkan perhatian dan fokus untuk mempertahankan talenta yang telah mereka kerjakan dengan sangat keras untuk bergabung dan berlatih.

Terakhir, strategi komunikasi internal yang buruk dan kurangnya teknologi yang tepat untuk membantu mengurangi friksi sehari-hari membuat banyak perusahaan logistik dirugikan. Dengan sebagian besar karyawan perusahaan logistik yang sedang bepergian dan jarang berada di belakang meja, komunikasi internal yang efisien dapat menjadi tantangan.

Perangkat lunak manajemen karyawan sekarang berada di puncak kemajuan teknologi dan dapat merampingkan hampir setiap aspek komunikasi internal dan operasi sehari-hari, sehingga memudahkan manajemen tingkat atas untuk fokus pada gambaran yang lebih besar.

Tapi berhentilah stres! Kami telah melakukan penelitian, berbicara dengan beberapa perusahaan terkemuka di industri logistik, dan memberikan beberapa kiat ahli tentang cara meningkatkan retensi staf dan mengurangi tingkat perputaran karyawan yang tinggi. Kami juga menyertakan salah satu contoh terbaik perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one, Connecteam, sehingga Anda dapat melihat bagaimana teknologi dapat digunakan untuk membantu menyederhanakan dan mengelola semua masalah ini.

Karyawan industri logistik bekerja di lingkungan yang terisolasi, lokasi kerja yang berbeda, dan pola shift; membuatnya sangat sulit untuk membuat semua orang mendapat informasi dan pada halaman yang sama.

Kurangnya komunikasi internal yang efektif mempengaruhi tingkat perputaran karyawan yang tinggi. Karena itu, komunikasi internal Anda harus seefisien mungkin.

Beberapa cara komunikasi internal yang efisien dapat memengaruhi karyawan secara positif meliputi:

• Lebih sedikit kesalahpahaman atau kebingungan pada tugas dan daftar periksa sehari-hari
• Peningkatan moral karyawan
• Peningkatan keterlibatan karyawan
• Peningkatan retensi karyawan
• Peningkatan produktivitas karyawan
• Meningkatkan kepuasan karyawan

Daftarnya bisa terus berlanjut, tetapi jelas terlihat bahwa menciptakan saluran komunikasi terbuka hanya dapat menguntungkan perusahaan Anda.

Selain itu, penting bagi manajemen untuk mengembangkan kebijakan komunikasi “pintu terbuka”. Dengan membuat kebijakan pintu terbuka, Anda meningkatkan transparansi dan menciptakan lingkungan yang aman dan stabil bagi karyawan Anda untuk berbagi ide, pemikiran, atau kekhawatiran mereka.

“Perusahaan mengadopsi kebijakan pintu terbuka untuk mengembangkan kepercayaan karyawan dan untuk memastikan informasi dan umpan balik penting sampai ke manajer yang dapat menggunakannya untuk melakukan perubahan dan peningkatan.”

Susan Heathfield

Ada korelasi langsung antara karyawan yang merasa suaranya didengarkan dan pendapatnya penting serta retensi karyawan yang tinggi, terutama jika manajemen membuat perubahan positif berdasarkan umpan balik atau saran mereka.

Dengan mengingat hal itu, ada beberapa cara di mana perangkat lunak manajemen karyawan dapat membantu merampingkan komunikasi internal Anda.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one yang kuat dengan fitur komunikasi, seperti Connecteam, Anda akan dapat merampingkan dan menyempurnakan komunikasi internal Anda dengan cara berikut:

1. Direktori karyawan mempercepat dan memudahkan karyawan untuk mencari kolega yang perlu mereka hubungi. Segera jangkau departemen atau tim tertentu atau kirim pesan ke seluruh tenaga kerja Anda—di mana pun mereka berada.
2. Obrolan dalam aplikasi memungkinkan manajer mengirim pesan 1:1 atau grup yang ditargetkan ke tim atau departemen tertentu untuk memastikan semua karyawan berada di halaman yang sama dan diberi tahu tentang sesuatu yang penting.
3. Jadikan komunikasi menyenangkan dan menarik dengan menyertakan video, gambar, GIF, tautan, dan lainnya.
4. Mudah memantau secara real-time siapa yang telah membaca atau tidak membaca pesan, sehingga memastikan pengawasan komunikasi yang lengkap; tidak ada yang jatuh di antara celah.
5. Semuanya disimpan dengan aman di dalam perangkat lunak sehingga karyawan tidak perlu lagi menyimpan nomor di perangkat seluler pribadi mereka. Jika seorang karyawan diberhentikan, mereka akan dihapus dari perangkat lunak dan tidak lagi memiliki akses ke riwayat obrolan atau direktori karyawan mana pun.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan yang kuat, Anda dapat meningkatkan proses komunikasi internal dan meningkatkan retensi karyawan. Selain meningkatkan komunikasi internal Anda, Anda harus mempertimbangkan cara-cara di mana Anda dapat meningkatkan keterlibatan, motivasi, dan kepuasan karyawan untuk mengurangi tingkat perputaran karyawan yang tinggi.

Penting bagi industri dan perusahaan mana pun untuk mendorong dan mendorong keterlibatan dan kepuasan karyawan agar tingkat perputaran karyawan tetap rendah. SHRM melaporkan, "tingkat keterlibatan yang tinggi mendorong retensi talenta, menumbuhkan loyalitas pelanggan, dan meningkatkan kinerja organisasi dan nilai pemangku kepentingan".

Keterlibatan karyawan mencapai puncaknya ketika karyawan terlibat, sangat terhubung, dan berkomitmen pada pekerjaan yang mereka lakukan.

Beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterlibatan karyawan meliputi:

• Yang terpenting, jika Anda belum memiliki manajer keterlibatan karyawan, maka pasti mempekerjakannya. Mereka memiliki pengalaman dan kualifikasi untuk mempraktikkan strategi keterlibatan karyawan.
• Pastikan komunikasi internal Anda semenarik dan setransparan mungkin.
• Lakukan survei keterlibatan karyawan dan survei pulsa singkat secara teratur.
• Jajak pendapat karyawan.
• Gunakan kotak saran karyawan untuk mendapatkan umpan balik yang berharga.
• Pertemuan satu lawan satu.
• Keluar dari wawancara dan tetap wawancara; bahkan sebelum karyawan berpikir untuk berhenti.
• Mulailah karyawan bulan ini atau program pengakuan untuk mengenali karyawan yang berkinerja di atas dan di luar.
• Berikan karyawan kesempatan yang jelas untuk promosi dan mobilitas ke atas dalam perusahaan.
• Rencanakan hari menyenangkan berbasis perusahaan atau departemen dengan biaya perusahaan. Anda bahkan dapat merencanakan latihan membangun tim yang meningkatkan kepercayaan dan hubungan antar rekan kerja.
• Terapkan teknologi yang tepat untuk lebih meningkatkan dan mempromosikan keterlibatan karyawan.

Seperti yang ditunjukkan, ini bukan pekerjaan mudah. Itulah mengapa mempekerjakan seorang manajer keterlibatan karyawan yang dapat memfokuskan waktu dan energi mereka pada hal ini secara khusus dapat sangat meningkatkan tingkat retensi karyawan Anda. Inilah masalahnya, keterlibatan karyawan dan kepuasan karyawan adalah dua topik yang sangat berbeda. Ada banyak cara berbeda untuk meningkatkan kepuasan karyawan di industri logistik.

Misalnya, untuk meningkatkan kepuasan karyawan, penting untuk membuat jadwal karyawan dapat diakses dan sestabil mungkin. Ini mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan karena itu meningkatkan kepuasan karyawan.

Anda juga dapat memberi karyawan pilihan untuk memilih jadwal kerja 4/10 terkompresi, yang menurut penelitian Workforce Institute meningkatkan kepuasan karyawan dan memiliki pengaruh positif langsung terhadap retensi karyawan. Cara lain untuk meningkatkan kepuasan karyawan adalah dengan memastikan lingkungan tempat kerja yang sehat dan memperhatikan kesejahteraan karyawan Anda.

Menetapkan Program Bantuan Karyawan, yang merupakan “ program intervensi berbasis kerja yang dirancang untuk membantu karyawan dalam menyelesaikan masalah pribadi yang dapat berdampak buruk terhadap kinerja karyawan”. Dengan demikian, karyawan Anda akan merasa bahwa perusahaan tempat mereka bekerja benar-benar berinvestasi dalam kesejahteraan dan kesehatan mental dan fisik mereka secara keseluruhan. Ketika seorang karyawan merasakan dan melakukan yang terbaik, tingkat kepuasan kerja mereka meningkat dan begitu pula produktivitas mereka!

Meskipun ini mungkin tampak seperti tugas yang berat, ada teknologi dan perangkat lunak baru yang menyederhanakan semua tugas manual ini. Pada akhirnya, meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan hanya dapat meningkatkan tingkat retensi Anda dan dengan menggunakan perangkat lunak manajemen karyawan, Anda dapat melakukan semua ini langsung dari genggaman tangan Anda dan saat dalam perjalanan.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan, seperti Connecteam, Anda dapat meningkatkan keterlibatan, kepuasan, dan sepenuhnya menghilangkan proses pena dan kertas manual dengan cara berikut:

• Gunakan umpan sosial untuk mengenali karyawan teratas, memposting pembaruan atau acara perusahaan, dan lainnya, dan biarkan rekan kerja menyukai dan mengomentari postingan.
• Bagikan jajak pendapat digital, survei, dan kotak saran untuk mendapatkan umpan balik yang mendalam.
• Ekspor laporan data untuk membuat respons yang dapat ditindaklanjuti terhadap umpan balik.
• Hapus dan buka saluran komunikasi melalui obrolan dalam aplikasi.

Alih-alih menghabiskan banyak waktu melakukan semua ini dengan pena dan kertas, atau melalui email yang informal dan impersonal, perangkat lunak manajemen karyawan mendigitalkan hampir setiap aspek dan menjadikannya menyenangkan dan menarik.

Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana mendigitalkan operasi harian akan meningkatkan retensi staf di industri logistik. Yah, itu mudah. Dengan begitu banyaknya bagian yang bergerak, operasi sehari-hari, seperti daftar periksa dan tugas, dapat membuat kewalahan dan membingungkan jika prosedur dan pedoman yang jelas belum ditentukan. Jika seorang karyawan tidak tahu apa yang harus dilakukan ketika tiba di tempat kerja atau merasa frustrasi dan bingung dengan peran mereka, kemungkinan besar mereka akan meninggalkan perusahaan untuk mencari posisi yang lebih stabil.

Beberapa cara paling umum perusahaan logistik dapat menggunakan perangkat lunak manajemen karyawan untuk mendigitalkan operasi sehari-hari meliputi:

• Daftar periksa dan tugas digital ; memberi manajer pengawasan waktu nyata pada kemajuan tugas karyawan. Ketahui dengan tepat apa yang sedang dikerjakan karyawan Anda dan dapatkan pemberitahuan otomatis saat mereka menyelesaikan pekerjaannya.
• Formulir digital membuatnya sangat mudah dan sederhana untuk diisi oleh karyawan saat dalam perjalanan. Mereka tidak perlu lagi membawa-bawa binder yang berat atau banyak dokumen. Semuanya bisa diakses langsung di perangkat mobile mereka.
• Anda bahkan dapat menyertakan formulir baca & tanda tangan yang memerlukan tanda tangan elektronik karyawan sebelum mengirimkannya. Selain itu, semua formulir dapat diekspor untuk tujuan pelaporan.
• Tambahkan gambar ke tugas atau formulir digital apa pun untuk pencatatan lengkap.
• Pemberitahuan dan pengingat otomatis memastikan bahwa karyawan fokus pada apa yang perlu dilakukan dan manajer tidak perlu lagi mengatur mikro untuk memastikan tugas diselesaikan.

Dengan mendefinisikan tugas harian secara jelas dan merampingkan operasi harian, Anda dapat meningkatkan retensi dan kepuasan karyawan secara bersamaan. Anda bahkan dapat mendigitalkan proses orientasi dan pelatihan, dan sangat mengurangi biaya yang terkait dengan tingkat perputaran yang tinggi.

Dengan memberikan pelatihan berkelanjutan dan meningkatkan keterampilan karyawan, Anda memberi mereka kesempatan untuk tumbuh dan mempelajari keterampilan baru. Ini akan meningkatkan kepuasan karyawan dan retensi karyawan karena tenaga kerja Anda akan merasa memiliki ruang untuk pertumbuhan ke atas.

Dengan bertambahnya generasi muda yang memasuki dunia kerja, penelitian Robert Walter menunjukkan bahwa “…53% Generasi Milenial kecewa dengan kurangnya pelatihan pengembangan diri saat memulai pekerjaan baru. Meskipun demikian, hanya 15% pemberi kerja yang merasa bahwa program pelatihan yang dipersonalisasi merupakan prioritas untuk membuat karyawan tetap terlibat”. Jika Anda belum menjadikan pelatihan yang dipersonalisasi dan berkelanjutan sebagai prioritas, maka Anda harus segera mengalihkan fokus Anda ke sana.

Selain itu, sering menawarkan pelatihan keselamatan dapat mengurangi cedera di tempat kerja dan mengurangi ketidakhadiran karyawan karena cedera. Dengan demikian, Anda menyediakan lingkungan kerja yang lebih aman dan tidak berbahaya bagi semua karyawan Anda dan meningkatkan kehadiran karyawan.

Bagian terbesar dari semua ini adalah semuanya dapat dengan mudah dilakukan melalui perangkat lunak manajemen karyawan. Alih-alih mengisi banyak penjilid berat dengan berton-ton dokumen pelatihan, formulir, dan dokumen yang harus dibawa oleh karyawan— perangkat lunak manajemen karyawan memberi karyawan akses digital ke semua materi pelatihan kapan saja, di mana saja, langsung di perangkat seluler mereka.

Dengan Connecteam, Anda dapat menjadikan materi pelatihan menyenangkan dan menarik dengan menggabungkan gambar, video, GIF, dan tautan eksternal. Anda juga bisa memberi mereka bahan bacaan tambahan jika seorang karyawan ingin mengasah keterampilan yang berbeda.

Anda dapat melacak kemajuan karyawan Anda melalui materi pelatihan secara real-time dan dengan kuis digital yang dapat disesuaikan, Anda dapat melacak seberapa baik karyawan Anda mempertahankan materi pelatihan. Jika Anda melihat mereka tidak menyimpan atau mempelajari informasi seperti yang diharapkan, Anda mungkin perlu melakukan beberapa penyesuaian pada proses orientasi dan pelatihan Anda.

Peraturan COVID-19 yang selalu berubah dapat membuat manajer mana pun gila ketika harus memastikan karyawan Anda terlindungi dan mematuhi semua aturan dan peraturan saat bekerja. Bahkan pelaporan keselamatan dan bahaya dapat menjadi mimpi buruk jika dilakukan secara manual dengan pena dan kertas. Dokumen cenderung hilang, salah baca, atau lebih buruk lagi, menjadi tumpukan besar di kantor seseorang.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan, Anda dapat mendigitalkan formulir keselamatan dan kepatuhan dengan cara berikut:

• Buat formulir deklarasi kesehatan COVID-19 harian untuk diserahkan karyawan sebelum tiba di tempat kerja. Pastikan mereka tidak demam, pernah kontak dengan orang yang dinyatakan positif COVID, atau batuk. Minta karyawan menandatangani formulir secara elektronik, menerima pemberitahuan push saat karyawan mengirimkan formulir, dan menyimpan formulir secara digital untuk tujuan pelaporan.
• Semua laporan keselamatan dan bahaya dapat dibuat saat bepergian dan bahkan dapat menyertakan gambar.
• Semua protokol keamanan dapat diakses dengan satu sentuhan tombol.
• Setiap kebijakan atau peraturan baru dapat diposting di umpan sosial di mana manajer dapat memantau secara real-time siapa yang telah melihat atau tidak melihat pembaruan tersebut.

Dengan memberikan karyawan Anda kemudahan dan akses 24/7 ke materi ini, Anda memberi mereka lingkungan tempat kerja yang aman dan terlindungi dan menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda benar-benar peduli dengan keselamatan mereka. Seperti disebutkan sebelumnya, lingkungan kerja yang aman dan stabil secara langsung dan berdampak positif terhadap retensi karyawan.

Kata Akhir tentang Meningkatkan Retensi Staf

Meningkatkan retensi staf dan mengurangi pergantian karyawan di industri logistik pasti tidak akan mudah dan tidak bisa ditertawakan. Perusahaan harus bekerja keras untuk mengubah beberapa rutinitas yang telah mereka lakukan dan lebih berpikiran terbuka terhadap teknologi baru dan yang sedang berkembang.

Dengan meningkatkan komunikasi internal perusahaan Anda, meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan, mendigitalkan dan merampingkan operasi harian, pelatihan dan peningkatan keterampilan yang berkelanjutan, serta menciptakan standar keselamatan dan kepatuhan yang jelas, Anda dapat meningkatkan tingkat retensi karyawan dan mempertahankan staf yang telah Anda capai dan rekrut dengan susah payah di tempat pertama.

Tapi ini semua lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Ini bukan tahun 1980-an lagi dan alih-alih mendengarkan Walkman, karyawan menggunakan ponsel mereka untuk mendengarkan musik atau bahkan menjelajahi web. Mengapa tidak membawa manajemen karyawan ke tingkat yang baru juga, membuatnya mudah diakses dan tersedia di mana saja dan kapan saja.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan, karyawan dapat memiliki akses ke semua hal yang perlu mereka ketahui tentang pekerjaan mereka secara langsung di ponsel mereka. Anda dapat mendigitalkan hampir setiap aspek operasi harian perusahaan logistik Anda dan mengurangi friksi sehari-hari yang memperlambat proses sederhana atau membuat karyawan kesal atau tidak puas, dan sekali lagi Anda telah melakukan sesuatu untuk meningkatkan retensi karyawan!