Aplikasi Komunikasi Internal: Instrumen Perubahan & Inovasi

Perubahan, pertumbuhan, skala – kata-kata ini telah menjadi ciri khas ekonomi modern yang terobsesi dengan perubahan. Teknologi telah mengubah cara kita bekerja dan cara kita berpikir tentang pekerjaan. Ini telah mendorong perusahaan untuk tumbuh lebih cepat dari sebelumnya. Namun, laju kemajuan teknologi yang cepat juga meninggalkan kuburan perusahaan yang tidak dapat mengikutinya.

Tidak mengherankan, karena takut tertinggal, sebagian besar perusahaan modern terobsesi dengan perubahan dan kemajuan. Tidak diragukan lagi, pada tahun 2018, para eksekutif menyadari bahwa perubahan konstan adalah fundamental untuk kesuksesan – maka 'manajemen perubahan' bukan lagi konsep yang asing. Tetapi mungkin ada beberapa hambatan dalam perubahan yang ingin Anda terapkan.

Survei IBM menemukan bahwa eksekutif manajemen perubahan mencantumkan "faktor manusia" sebagai hambatan terbesar menuju kesuksesan . Daftar teratas mereka adalah perubahan pola pikir dan sikap – 58% , diikuti oleh Budaya Perusahaan – 49%. Kurangnya dukungan manajemen senior juga menjadi alasan dari 32% responden. Temuan ini dapat dengan mudah menjelaskan mengapa 48% inisiatif strategis gagal.

Tidak Ada Perubahan = Tidak Ada Persaingan

Tetapi manajemen perubahan juga dapat membantu memastikan bisnis Anda tetap kompetitif dan bertahan di industrinya. Namun, menerapkan perubahan di seluruh organisasi besar bisa sangat menantang. Tidak semua orang mungkin setuju dengan ide dan visi Anda dan inilah mengapa penting untuk menentukan perubahan apa yang Anda perkenalkan dan mengomunikasikannya secara efektif. Namun demikian, dalam ekonomi modern saat ini bisnis Anda seperti hiu: ia akan mati jika diam .

Apa itu manajemen perubahan dan mengapa itu menjadi begitu penting?

Ada berbagai definisi manajemen perubahan tetapi sering digambarkan sebagai 'pendekatan terstruktur untuk mentransisikan individu, tim, dan organisasi dari kondisi saat ini ke kondisi masa depan yang diinginkan'. Contohnya termasuk perampingan, memperluas bisnis atau merangkul teknologi baru.

Apa pun yang Anda pilih untuk dilakukan, prosesnya melibatkan keharusan membuat karyawan memahami mengapa perubahan ini diperlukan dan mengapa hal itu akan menguntungkan organisasi (dan mereka) sekarang dan di masa depan. Ini mungkin berarti harus membuat jaminan, janji, dan memberi tahu semua staf tentang perubahan tersebut.

Perubahan mungkin bersifat strategis, taktis, atau dapat melibatkan pengenalan kepemimpinan atau teknologi baru. Penting untuk mengevaluasi dan memantau bagaimana hal ini akan berdampak pada orang, proses, dan kinerja Anda. Pastikan bahwa karyawan tidak terpengaruh terlalu negatif karena hal ini dapat menyebabkan mereka tidak mampu bertahan di tempat kerja atau memiliki persepsi negatif tentang manajemen perubahan yang akan diperkenalkan. Lebih buruk lagi, mereka dapat meninggalkan bisnis dan membuat rencana Anda mundur lebih jauh.

Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memiliki metodologi manajemen perubahan. Itu tidak berarti bahwa metodologi yang digunakan untuk satu perusahaan akan berhasil di perusahaan lain. Anda atau orang yang mengelola bisnis, perlu mengadopsi pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan Anda . Temukan jalan Anda sendiri, dan ikuti terus.

Organisasi mana yang membutuhkan manajemen perubahan?

Sebagian besar organisasi akan mendapat manfaat dari manajemen perubahan tetapi sebagian besar organisasi dalam industri tradisional yang memiliki budaya yang sudah mapan akan mendapat manfaat darinya. Jika Anda berbicara tentang manajemen perubahan, mungkin ada beberapa konotasi negatif yang terkait dengan istilah tersebut. Mungkin karyawan Joan pernah mendengar istilah ini di perusahaan sebelumnya dan hal ini mengakibatkan pekerjaannya di-PHK.

Bahkan jika karyawan tidak akan kehilangan pekerjaannya dari proses manajemen perubahan Anda, Anda mungkin harus menghadapi beberapa penolakan dari mereka. Inilah mengapa penting untuk mengomunikasikan bagaimana semua perubahan akan dilakukan .

Ketika Anda tidak berkomunikasi dengan baik, Anda dihadapkan pada tantangan seperti yang ditunjukkan pada grafik di atas. Namun, dengan komunikasi yang tepat, Anda akan sangat meningkatkan efisiensi, kepatuhan, dan kepuasan pelanggan, plus Anda akan mengalami lebih sedikit perputaran – dan semua ini karena Anda berkomunikasi dengan baik dengan karyawan Anda. Komunikasi bukanlah tugas satu kali yang Anda selesaikan di penghujung hari, ini adalah tugas berkelanjutan yang harus Anda lakukan secara teratur jika tidak, konsekuensinya akan lebih besar daripada manfaatnya di setiap kesempatan.

Jika dilakukan dengan benar, manajemen perubahan akan menguntungkan pemberi kerja dan karyawan. Karyawan bisa mendapatkan keuntungan dari peningkatan keterlibatan dari manajemen dan karyawan lainnya. Itu dapat meningkatkan semangat, mengurangi stres (bahkan mungkin beban kerja jika segala sesuatunya menjadi lebih otomatis) dan lebih banyak kontrol. Tetapi jika mereka tidak tahu bahwa ini akan menjadi kemungkinan – lalu apa yang akan memotivasi mereka untuk membantu Anda melakukan perubahan itu?

Ada juga banyak manfaat bagi bisnis jika manajemen perubahan diterapkan dengan benar. Mungkin ada peningkatan produktivitas dan kualitas kerja, kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik.

Namun, Anda hanya dapat memperoleh keuntungan seperti itu jika Anda memiliki pemimpin yang memadai. Tidaklah cukup bahwa mereka hanya mengikuti gerakan atau mendelegasikan manajemen perubahan kepada beberapa orang dalam organisasi dan berkomunikasi hanya kepada beberapa orang saja.

Mengkomunikasikan perubahan

Salah satu cara untuk menerapkan perubahan secara efektif dalam bisnis adalah dengan berkomunikasi dengan baik dengan semua yang terlibat. Memberi tahu semua orang, terutama jika proses manajemen perubahan adalah proses yang rumit, bisa sangat menantang, tetapi bisa berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan. Ada banyak cara agar karyawan Anda tetap mendapat informasi tentang proses tersebut, tetapi beberapa bentuk komunikasi, seperti buletin, hanya menghasilkan pesan yang disampaikan dalam satu arah. Idealnya yang Anda inginkan adalah agar karyawan Anda menanggapi dan berbagi ide dan kekhawatiran mereka dengan Anda.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah melalui penggunaan aplikasi komunikasi internal. Memilih aplikasi komunikasi internal yang tepat adalah keputusan yang dapat memberikan hasil positif di seluruh bisnis. Aplikasi komunikasi internal, juga dikenal sebagai aplikasi intranet, adalah platform yang dapat digunakan oleh karyawan dan kontraktor Anda untuk berbicara, berbagi, dan berkomunikasi satu sama lain . Ini akan secara efektif menggantikan saluran tradisional seperti email, panggilan telepon, dan pesan teks. Sebelum aplikasi komunikasi internal, karyawan dan kontraktor akan berhubungan melalui email atau melalui telepon. Tapi ini tidak berkelanjutan karena rata-rata pekerja menerima sekitar 121 email terkait pekerjaan.

Biaya Komunikasi Internal yang Tidak Efektif – Sebuah infografis oleh tim di SnapComms

Email dapat dengan mudah dilupakan dan dapat menyebabkan gangguan. Akibatnya, instruksi dan komunikasi Anda tentang perubahan tersebut dapat hilang di antara semua pesan lainnya. Tetapi keindahan tentang aplikasi komunikasi adalah memungkinkan Anda untuk menyederhanakan dan memusatkan komunikasi internal bisnis Anda. Itu berarti akan memberi semua karyawan yang terlibat akses ke informasi yang diperlukan dan langkah selanjutnya yang akan diambil. Aplikasi komunikasi internal membantu Anda menyederhanakan dan memusatkan komunikasi internal perusahaan Anda sehingga Anda dapat menghindari semua kerumitan email atau panggilan telepon.

Aplikasi ini dapat digunakan sebagai alat dalam proses manajemen perubahan. Saat karyawan dan kontraktor Anda menggunakan aplikasi ini, Anda dapat yakin bahwa mereka sepenuhnya terlibat dalam proses manajemen perubahan. Terlebih lagi, jika merangkul teknologi adalah bagian dari metodologi Anda, maka itu dapat menjadi bagian dari proses Anda.

Menerapkan perubahan juga tentang memberi karyawan alat yang dapat mereka gunakan dengan senang hati dan memberi mereka kemampuan untuk memusatkan perhatian mereka pada waktu penting ini dalam bisnis Anda . Memanfaatkan aplikasi untuk memusatkan percakapan adalah salah satu dari banyak cara untuk mempermudah proses dan memastikan bahwa semua orang setuju dengan perubahan yang Anda buat.