Nomor Faktur — Yang Perlu Anda Ketahui

Mengirim faktur adalah bagian penting dan esensial dalam menjalankan bisnis: bagaimanapun, ini adalah cara Anda dibayar (dengan memfasilitasi proses hutang klien Anda). Oleh karena itu, mengelola proses faktur Anda dengan baik adalah penting untuk mengelola kesehatan keuangan bisnis Anda. Pada artikel ini, kita membahas satu elemen kunci dalam faktur: nomor faktur.

Apa itu nomor faktur? Mengapa itu penting? Format apa yang harus diambil? Ini adalah beberapa pertanyaan yang akan kami jawab secara rinci. Perhatikan bahwa ini adalah artikel tambahan untuk panduan kami tentang cara menulis faktur.

Apa itu Nomor Faktur?

Nomor faktur—terkadang disebut sebagai ID Faktur—adalah nomor atau kode unik yang ditetapkan untuk setiap faktur yang Anda kirim. Tujuan dari nomor faktur adalah untuk mengidentifikasi faktur tertentu di antara semua faktur yang dikirim oleh Anda.

Nomor faktur dapat berupa alfanumerik, dan terkadang menggunakan karakter khusus seperti tanda hubung atau tanda hubung. Bersama dengan rincian lain dalam faktur, seperti nama bisnis pengirim dan rincian kontak, nomor faktur memudahkan vendor dan klien untuk merujuk ke transaksi keuangan tanpa kesalahpahaman.

Misalnya, dua klien Anda mungkin membeli produk atau layanan yang sama persis. Anda akan dapat dengan mudah mengidentifikasi setiap transaksi hanya dengan nomor faktur yang terkait, tanpa harus melihat detail faktur lainnya. Klien Anda juga akan dapat berkomunikasi dengan Anda tentang pembayaran mereka dll dengan mudah dengan merujuk ke nomor pada faktur yang mereka terima dari Anda.

Mengapa Penomoran Faktur Penting?

Seperti yang telah kami tunjukkan, nomor faktur sangat penting untuk menemukan dan mengidentifikasi transaksi Anda dengan mudah. Dalam proses berbisnis, Anda akan mengirimkan banyak dokumen, termasuk kutipan, tagihan, dan pesanan pembelian. Cara termudah untuk merujuk masing-masing ini adalah dengan nomor atau ID yang Anda tetapkan—untuk faktur, itu adalah ID faktur.

Di banyak yurisdiksi, juga merupakan persyaratan hukum untuk memiliki nomor faktur. Mereka bahkan mungkin memerlukan urutan tertentu untuk ditetapkan sebagai sistem penomoran faktur Anda. Sebelum memberikan nomor faktur ke bisnis Anda atau setiap proyek, harap tanyakan persyaratan hukum dan profesional negara atau negara bagian Anda.

Penomoran faktur juga penting untuk sistem akuntansi Anda. Apakah Anda menggunakan layanan akuntansi profesional atau menyewa pembukuan internal, mereka akan memerlukan nomor faktur untuk mengelola catatan keuangan Anda.

Seperti Apa Tampilan Nomor Faktur?

Untuk melacak faktur Anda, setiap faktur harus memiliki nomor unik yang mengikuti urutan. Dengan demikian, setiap nomor faktur akan berbeda, tetapi akan ada urutan yang mudah dimengerti tentang bagaimana nomor tersebut ditetapkan ke faktur.

Nomor faktur mungkin murni angka, atau kombinasi angka dan huruf, dan susunan yang tepat bergantung pada cara Anda memilih untuk mengatur dan menetapkan nomor faktur. Misalnya, jika Anda mengatur faktur menurut tahun, sebuah angka dapat terbaca 2020-2435: empat digit pertama di sini didasarkan pada tahun, dan sisa kode menunjukkan tempat urutan faktur. Jika Anda menggunakan perangkat lunak faktur online seperti Hiveage, urutan nomor faktur ini dapat ditentukan satu kali dan kemudian dikelola secara otomatis untuk Anda saat membuat faktur.

Di mana Saya Menemukan Nomor Faktur?

Tata letak faktur bervariasi antar vendor, tetapi semuanya mengikuti standar umum umum. Faktur akan menyertakan nama perusahaan Anda, nama klien, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo pembayaran, jumlah total yang harus dibayar, produk atau layanan yang telah ditawarkan, pajak, dan biaya lainnya . . . dan nomor faktur.

Nomor faktur akan muncul di suatu tempat yang mudah ditemukan, biasanya di bagian atas faktur. Penempatannya harus konsisten di seluruh faktur Anda sehingga Anda dan pelanggan tidak perlu mencarinya. Beberapa faktur mungkin memiliki nomor di beberapa tempat pada faktur, tetapi ini bukan keharusan.

Nomor Faktur Apa yang Harus Saya Mulai?

Tidak ada aturan khusus tentang cara mengatur format nomor faktur Anda. Pada bagian selanjutnya kita akan membahas beberapa opsi. Jika Anda menggunakan perangkat lunak faktur online seperti Hiveage, Anda akan memiliki opsi untuk memilih dari serangkaian opsi standar, atau menentukan sendiri. Perangkat lunak ini juga akan secara otomatis meningkatkan urutan nomor faktur, sehingga Anda tidak akan pernah menduplikasi jumlah faktur secara tidak sengaja.

Apakah Nomor Faktur Sama dengan Nomor Tagihan?

Perhatikan bahwa nomor faktur berbeda dari nomor tagihan. Nomor tagihan adalah jumlah total uang yang terutang kepada perusahaan Anda. Jumlah uang pada tagihan berasal dari total semua faktur.

Misalnya, Anda sedang mengerjakan proyek yang membutuhkan bahan dari beberapa perusahaan. Ketika pekerjaan selesai, Anda harus menagih pelanggan Anda untuk semua bahan ditambah tenaga kerja. Masing-masing item ini dapat di faktur mereka sendiri, dengan nomor faktur mereka sendiri. Akan lebih mudah untuk kemudian membuat satu tagihan dengan semua angka itu, dengan nomornya sendiri, sehingga klien dapat merujuk ke satu dokumen alih-alih beberapa faktur terpisah.

Apa itu Salinan Faktur?

Salinan faktur persis seperti apa: itu hanyalah salinan dari faktur yang ada, digunakan untuk menghasilkan detail untuk transaksi yang identik. Misalnya, jika Anda memiliki pelanggan yang secara rutin membeli produk atau layanan yang sama, alih-alih membuat faktur baru untuk setiap pembelian, Anda cukup membuat salinan faktur asli. Maka barang yang dibeli, jumlah, harga, dan pajak akan tetap sama.

Di Hiveage kami memfasilitasi ini dengan fitur "Duplikat Faktur".

Praktik Terbaik saat Berurusan dengan Nomor Faktur

Berikut ini adalah beberapa tip untuk menghasilkan nomor faktur Anda: mereka akan membuat komunikasi antara pelanggan Anda dan Anda lebih mudah dan tidak ambigu.

lakukan

• Pastikan nomor faktur Anda dipesan secara berurutan
• Buat format angka yang masuk akal sekarang dan di masa depan
• Gunakan perangkat lunak faktur bila memungkinkan (Hiveage bahkan menawarkan paket gratis)
• Periksa hukum setempat Anda untuk pencatatan keuangan
• Buat nomor faktur mudah ditemukan di faktur
• Letakkan nomor invoice di tempat yang sama pada setiap invoice (biasanya di header invoice)
• Cantumkan nomor invoice pada semua permintaan pembayaran dari klien Anda untuk memudahkan komunikasi dan akuntansi
• Jaga agar tata letak dan struktur faktur Anda tetap konsisten
• Sertakan tanggal saat pembayaran jatuh tempo dan faktur di masa mendatang mengikuti urutan yang benar

Larangan

• Jangan membuat format nomor faktur terlalu rumit
• Jangan sembarangan memberikan nomor invoice
• Jangan ubah nomor invoice di tengah transaksi

Berbagai Cara untuk Mengatur Nomor Faktur Anda

Tidak ada pendekatan satu ukuran yang cocok untuk semua sistem penomoran faktur. Hal ini berlaku bahkan jika Anda menggunakan perangkat lunak faktur.

Berikut ini adalah beberapa metode umum yang dapat Anda gunakan untuk menetapkan nomor faktur. Temukan yang cocok untuk Anda dan kemudian patuhi itu. Terus-menerus mengubah metodologi nomor faktur unik Anda menciptakan kebingungan bagi Anda dan pelanggan Anda.

Sistem Penomoran Faktur Urutan Sederhana

Cara termudah untuk memberi nomor pada faktur Anda adalah mulai dari 1 dan seterusnya untuk faktur berikutnya. Ini adalah praktik umum untuk membuat nomor faktur beberapa digit, jadi ini bisa muncul sebagai 001, 002, 003 dan seterusnya. Anda juga dapat menambahkan awalan untuk faktur, untuk memisahkannya dari jenis dokumen lain (misalnya, perkiraan). Opsi default di Hiveage menggunakan INV sebagai awalan nomor faktur untuk faktur. Urutan nomor faktur sederhana berdasarkan hal di atas adalah: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Tetapkan Nomor Faktur Oleh Klien

Salah satu opsi yang dapat Anda pilih adalah memberi setiap klien kode unik. Misalnya, mungkin angka seperti 760 atau kode huruf berdasarkan nama klien. Setiap kali Anda menagih klien tertentu, 760 dapat menjadi awalan dalam nomor faktur. Nomor faktur pertama untuk klien tersebut dapat berupa 760-001, dengan nomor berikutnya adalah 760-002, 760-003, dan seterusnya.

Nomor Faktur Berdasarkan Tanggal atau Tahun

Cara umum lainnya untuk membuat nomor faktur adalah berdasarkan tanggal. Ini bisa menjadi cara langsung untuk membantu melacak faktur Anda sambil juga menunjukkan kapan faktur diterbitkan. Salah satu opsi tersebut adalah menggunakan tanggal sebagai awalan, dalam format YYYYMMDD (misalnya, 20201025-001).

Ini, bagaimanapun, membuat nomor faktur panjang. Anda dapat memilih untuk membuatnya lebih pendek hanya dengan menggunakan tahun sebagai awalan. Urutan seperti itu mungkin berbentuk 2020-001, 2020-002, dan seterusnya.

Nomor Faktur berdasarkan Proyek

Jika Anda melakukan pekerjaan berbasis proyek, cara lain untuk memformat nomor faktur Anda adalah dengan memiliki kode proyek sebagai awalan. Jadi, ini mengharuskan setiap proyek Anda memiliki kode unik juga. Kemudian, setiap faktur yang diajukan untuk proyek tertentu dapat memiliki kode proyek sebagai awalan nomor faktur.

Misalnya, jika kode proyek adalah WAB25, urutan nomor faktur untuk proyek tersebut akan berbentuk WAB25-001, WAB25-002, dan seterusnya.

Sebagian besar pekerjaan ini dapat dengan mudah diotomatisasi dengan menggunakan perangkat lunak faktur seperti Hiveage: Anda cukup mengatur format nomor faktur dengan salah satu opsi di atas, lalu melanjutkan membuat faktur tanpa harus repot membuat nomor yang benar untuk setiap faktur. Dengan cara ini, faktur Anda selalu diberi nomor secara sistematis, sehingga memudahkan untuk menemukan dan memperbarui faktur.

Cara Menggunakan Nomor Faktur di Laporan Lain

Nomor faktur kemungkinan akan muncul di berbagai dokumen lain selain faktur akhir. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi semua catatan yang terkait dengan pekerjaan tertentu.

Misalnya, katakanlah Anda menyiapkan perkiraan untuk klien. Mereka mengambil pekerjaan itu, dan sekarang Anda ingin melacak dan mengidentifikasi pembelian yang terkait dengan pekerjaan itu. Semua faktur yang dibuat untuk pekerjaan tersebut kemudian perlu merujuk ke pesanan pembelian dengan menyebutkan nomornya. Selain itu, setelah mereka mengirim pembayaran akhir atau pembayaran sebagian, Anda ingin memastikan bahwa catatan Anda diperbarui. Di mana pun transaksi yang terkait dengan faktur dicatat, Anda ingin memiliki nomor faktur yang benar disebutkan untuk memudahkan referensi silang.

Bagaimana Nomor Faktur Bekerja di Hiveage

Perangkat lunak faktur dapat menjadi cara termudah untuk menangani penomoran faktur. Hiveage memungkinkan Anda menentukan format penomoran faktur untuk faktur Anda, dan akan secara otomatis menambahkannya setiap kali Anda membuat faktur baru. Ini menghilangkan kerumitan karena harus melacak urutan penomoran Anda, dan memungkinkan Anda fokus pada elemen kunci faktur: klien dan produk atau layanan yang Anda tagihan. Segala sesuatu yang lain, termasuk pajak, diskon, biaya pengiriman, dan metode pembayaran, dapat diatur sebelumnya dan diterapkan secara otomatis untuk semua faktur Anda.

Hiveage juga mendukung penagihan berulang, di mana Anda dapat mengatur jadwal faktur reguler untuk klien tertentu (misalnya, langganan bulanan atau tahunan). Dalam kasus seperti itu, Hiveage dapat menggunakan nomor faktur berikutnya yang tersedia saat membuat faktur otomatis tersebut, atau Anda dapat menentukan urutan penomoran faktur terpisah untuk jadwal penagihan berulang. Dengan demikian, Anda dapat memiliki urutan nomor faktur default, dan profil berulang yang mematuhinya atau menggunakan urutannya sendiri.

Satu batasan di Hiveage saat ini adalah urutan nomor faktur berbasis proyek yang terpisah (bila tidak terkait dengan profil berulang). Ini adalah salah satu fitur yang akan datang saat ini dalam peta jalan produk kami, pada tulisan ini.

Mengotomatiskan nomor faktur hanyalah salah satu di antara banyak fitur nyaman di Hiveage yang membuat pengelolaan keuangan Anda menjadi sederhana dan mudah. Tujuan kami, seperti biasa, adalah untuk mengurangi kerumitan administrasi ini sehingga Anda dapat fokus untuk mengembangkan karir freelance atau bisnis kecil Anda. Coba Hiveage dengan mendaftar untuk uji coba gratis berfitur lengkap (tidak memerlukan kartu kredit), dan lihat bagaimana faktur Anda dapat dibuat jauh lebih mudah.

FAQ tentang Format Nomor Faktur

Apa itu nomor faktur?

Ini adalah nomor unik yang ditetapkan untuk setiap faktur Anda. Faktur profesional memiliki nomor faktur berurutan. Pastikan untuk menghindari nomor faktur duplikat. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan proses ini untuk Anda.

Apakah saya memerlukan nomor faktur?

Ya, karena tujuan akuntansi, hukum, dan pajak, penetapan nomor faktur sangat penting.

Bagaimana cara menemukan nomor faktur?

Nomor faktur muncul di tajuk faktur, dan secara jelas ditentukan seperti itu.

Ada berapa digit nomor faktur?

Tidak ada aturan tentang sistem penomoran faktur, selain alfanumerik (mungkin termasuk angka dan huruf). Nomor faktur biasanya tidak mengandung simbol atau karakter khusus. Sebagian besar bisnis nomor faktur sebagai tiga sampai empat digit.