Faktur vs Tanda Terima: Perbedaan Utama & Kapan Mengirimnya

Sebagai pekerja lepas, Anda sering melakukan banyak tugas — dan tugas pembukuan, seperti melacak pengeluaran, mengirim faktur, dan memberikan tanda terima, adalah bagian penting untuk menjaga bisnis lepas Anda tetap berjalan.

Anda harus menghasilkan uang, bukan?

Jargon bisnis bisa jadi menakutkan, terutama bagi seseorang yang menjadi pekerja lepas untuk menggunakan keterampilan kreatif mereka. Sangat mudah untuk bingung antara hal-hal yang serupa, seperti faktur vs tanda terima. Keduanya berkaitan dengan penagihan dan pembayaran klien, tetapi keduanya memiliki tujuan yang sedikit berbeda.

Tidak pernah takut! Pada artikel ini, kami akan memecah perbedaan antara faktur vs tanda terima. Kami akan membahas untuk apa masing-masing, dan kapan Anda perlu mengirimnya. Kami bahkan akan memberi Anda ide tentang seperti apa seharusnya dokumen itu.

Faktur vs tanda terima: perbedaannya

Mari kita bicara tentang faktur vs tanda terima.

Faktur adalah dokumentasi transaksi. Ini merinci pekerjaan yang telah Anda lakukan dan berapa banyak klien Anda telah setuju untuk membayarnya. Faktur mewakili catatan yang jelas yang dapat dirujuk oleh kedua belah pihak dalam melacak pendapatan dan pengeluaran. (Anda dapat membaca lebih lanjut tentang tujuan faktur di sini.)

Tanda terima, di sisi lain, mewakili pertukaran uang. Ini menunjukkan bahwa klien telah membayar Anda sejumlah uang pada tanggal tertentu. Tidak semua klien akan memerlukan tanda terima, tetapi beberapa akan.

Butuh lebih banyak klien?

Dapatkan lebih banyak pekerjaan lepas dengan buku GRATIS kami: 10 Klien Baru dalam 30 Hari . Masukkan email Anda di bawah ini dan semuanya milik Anda.

Unduh sekarang

Singkatnya, faktur vs tanda terima = permintaan pembayaran vs bukti pembayaran.

Faktur dikirim sebelum pembayaran diterima, kwitansi dikirim setelahnya.

Pentingnya faktur dan kuitansi

Anda tidak dapat melakukan bisnis tanpa beberapa dokumen.

Mengirim faktur adalah satu-satunya cara untuk mendapatkan pembayaran dalam banyak kasus. Ini adalah sinyal bahwa pekerjaan telah selesai dan pembayaran harus dilakukan. Tapi dibayar bukan satu-satunya alasan Anda harus menggunakan sistem faktur.

Faktur membantu melacak informasi keuangan untuk kedua belah pihak. Faktur, vs kuitansi, dapat memiliki detail sebanyak yang Anda butuhkan atau ingin sertakan: tanggal, layanan yang ditawarkan, biaya lebihan, dll. Dengan cara ini, jika Anda perlu merujuk kembali ke pendapatan di masa mendatang, Anda memiliki semua informasi yang tersedia.

Faktur juga penting untuk tujuan pajak. Meskipun Anda hanya membutuhkan total berjalan untuk formulir pajak sederhana, jika Anda pernah diaudit atau jika Anda memiliki perselisihan antara laporan klien tentang pendapatan Anda dan laporan Anda sendiri, Anda dapat merujuk faktur terperinci untuk mencari tahu apa yang terjadi.

Jika itu tidak cukup untuk meyakinkan Anda tentang pentingnya faktur, pertimbangkan semua informasi yang mereka berikan. Jika Anda melacak semuanya dalam format yang dapat dibaca, seperti spreadsheet atau menggunakan perangkat lunak faktur populer, Anda dapat belajar banyak tentang bisnis Anda sendiri.

Klien apa yang paling menguntungkan? Siapa yang membayar tepat waktu? Siapa yang tidak? Apakah klien Anda cenderung berasal dari industri tertentu? Di mana Anda menghabiskan waktu berjam-jam yang tidak membuahkan hasil? Apakah ada tugas dengan margin keuntungan besar yang dapat Anda outsourcing dan membebaskan lebih banyak jam yang dapat ditagih? Semua informasi ini dapat digunakan untuk mengembangkan bisnis Anda dengan cara yang berarti.

Jadi bagaimana dengan faktur vs tanda terima? Tanda terima sama pentingnya untuk menunjukkan bahwa pembayaran terjadi — baik untuk Anda maupun klien Anda.

Tanda terima lebih dari sekadar catatan layanan yang diberikan, itu adalah bukti bahwa pembayaran telah terjadi. Jika Anda mengeluarkan tanda terima resmi kepada klien setelah setiap pertukaran uang, tidak ada perselisihan yang dapat terjadi.

Tanda terima menawarkan perlindungan hukum bagi Anda dan perusahaan atau individu yang bekerja dengan Anda. Jika klien ingin menyengketakan pembayaran, mereka dapat menunjukkan bukti bahwa mereka telah membayar Anda jumlah yang disepakati. Mereka juga membantu klien Anda melacak pengeluaran mereka sendiri.

Cara membuat faktur yang benar

Jadi apa metode terbaik untuk membuat faktur?

Pada dasarnya ada dua cara untuk melakukannya: secara manual dengan template, atau menggunakan layanan perangkat lunak.

Untuk perusahaan kecil atau pekerja lepas yang hanya menerima beberapa klien dalam satu waktu, membuat faktur secara manual mungkin bukan masalah besar. Anda dapat menggunakan program seperti Excel, Numbers atau bahkan Google Sheets untuk membuat template yang dapat diisi dengan informasi yang sesuai. Program-program ini akan melakukan perhitungan dasar untuk Anda, dan tidak mahal atau bahkan gratis untuk digunakan.

Jika Anda mengambil rute ini, pastikan untuk mengekspornya dalam format universal, seperti PDF, sehingga klien Anda tidak akan kesulitan membaca file. Dan simpan catatan yang cermat tentang apa yang dikirim ke mana dan kapan, sehingga mudah untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.

Menggunakan perangkat lunak seperti FreshBooks, Bonsai, atau AND.CO dapat memiliki kurva belajar, dan Anda akan menginvestasikan sejumlah uang di sini, tetapi jika Anda mengirimkan lebih dari beberapa faktur setiap bulan, mungkin akan bermanfaat dalam jangka panjang. .

Anda akan membayar biaya untuk layanan ini, tetapi mereka akan membantu Anda terlihat profesional. Sebagian besar layanan akan mengirimkan faktur kepada klien di sana dalam program, dan beberapa akan melakukan tindak lanjut otomatis untuk mengumpulkan pembayaran. Perangkat lunak faktur yang baik juga akan melacak semua yang Anda butuhkan, memudahkan untuk menemukan informasi di kemudian hari, membedakan antara faktur vs tanda terima, atau bahkan membuat formulir pajak.

Jangan lupa sertakan:

• Tanggal faktur dibuat
• Ketentuan tanggal jatuh tempo
• Deskripsi pekerjaan yang diselesaikan
• Jumlah total
• Informasi klien
• Nomor pelacakan faktur
• Pajak penjualan, jika berlaku
• Informasi lain yang diperlukan seperti jika tagihan telah dibayar sebagian, jika ada biaya keterlambatan, diskon, dll.

Anda harus menyetujui jadwal faktur seperti apa yang akan Anda jalani dengan klien Anda di muka. Untuk proyek yang lebih besar, Anda mungkin ingin mengirim faktur bulanan, triwulanan, atau saat pencapaian besar terpenuhi. Untuk proyek yang lebih kecil, biasanya mengirim faktur saat proyek selesai.

Apa yang harus disertakan dalam tanda terima Anda?

Saat membandingkan faktur vs tanda terima, tanda terima jauh lebih sederhana. Tujuan utama dari kwitansi hanyalah untuk menunjukkan bukti pembayaran.

Tidak ada definisi hukum tentang apa itu tanda terima atau apa yang harus disertakan. Yang mengatakan, Anda ingin tanda terima menawarkan perlindungan hukum yang disebutkan di atas, jadi masuk akal untuk memasukkan sedikit lebih dari sekadar, "Klien saya membayar XX dolar."

Jika Anda melihat faktur vs tanda terima, dan mengambil sebagian besar informasinya, pada dasarnya Anda akan mendapatkan seperti apa seharusnya tanda terima itu. Namun, tanda terima harus mencakup setidaknya beberapa detail. Anda perlu mencantumkan layanan yang dibayar, tanggal pembayaran, dan metode pembayaran. Jangan sertakan nomor kartu kredit atau informasi pribadi, tetapi katakan apakah itu cek, kartu kredit, Venmo, PayPal, Stripe, atau yang lainnya akan membantu di kemudian hari.

Anda juga harus memberikan semacam tulisan tangan atau tanda tangan elektronik untuk memvalidasi bukti pembayaran. Bahkan di era digital ini, tanda tangan memiliki bobot hukum.

Jika Anda mau, tanda terima bisa semudah mengambil faktur, menandainya "dibayar" dengan cara tertentu, dan mengirimkannya ke klien Anda.

Salah satu cara terbaik dan termudah untuk membuat tanda terima yang sempurna adalah dengan bertanya kepada klien Anda informasi apa yang diperlukan untuk tujuan mereka. Dengan begitu tidak akan ada timbal balik atau frustrasi.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak pembukuan, tanda terima biasanya dapat dibuat secara otomatis seperti halnya faktur. Pastikan Anda mengirim dokumen yang tepat pada waktu yang tepat, sehingga klien Anda tidak bingung dengan faktur vs tanda terima.

Solusi perangkat lunak umumnya akan mengirimkan tanda terima segera setelah pembayaran diterima, jadi jika Anda menggunakan templat manual, pastikan untuk mengirim tanda terima tepat waktu. Juga membantu untuk menandai email dengan jelas––ketika klien membayar faktur mereka dengan cepat, faktur vs tanda terima mungkin sulit untuk diidentifikasi.

Kesimpulan

Jika Anda telah melakukan penagihan atau pelacakan pengeluaran sama sekali, Anda tahu bahwa faktur dan kuitansi memiliki tempatnya masing-masing dalam bisnis. Membiasakan diri Anda dengan apa yang dibutuhkan masing-masing dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk keuntungan Anda sangat penting untuk memperluas penawaran freelance Anda.

Jika pertanyaan tentang faktur vs tanda terima masih tampak membuat frustrasi, mungkin Anda sebaiknya mendapatkan perangkat lunak akuntansi yang mudah digunakan yang akan melakukan semua pekerjaan berat untuk Anda.

Intinya dalam penagihan adalah Anda perlu melacak semuanya. Memperhatikan detail seperti kapan Anda perlu mengirim faktur vs tanda terima membantu Anda menyusun bisnis Anda dengan cara yang cerdas. Simpan catatan penjualan, catatan pembayaran, catatan pengeluaran, catatan pembayaran yang terlewat, dan catatan berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah proyek.

Semua informasi ini hanya membutuhkan beberapa menit untuk dimasukkan ke dalam spreadsheet atau perangkat lunak pembukuan, dan terbukti sangat berharga di bagian belakang.

Itu dia, faktur vs kuitansi, demistifikasi. Sekarang Anda memiliki satu hal lagi untuk disulap––kembali ke bisnis.

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!