Peran Kunci Layanan Proses Bisnis di Tahun 2023

Meskipun Business Process Services (BPS) sering dianggap kurang signifikan dibandingkan kompetensi inti organisasi, namun tidak dapat dipungkiri bahwa proses-proses tersebut memegang peranan penting. Sementara kompetensi inti bisnis menentukan proposisi nilainya yang unik, manajemen operasi bisnis yang efisien sama pentingnya untuk mencapai alur kerja yang lancar dan mendorong kolaborasi yang lebih baik.

Layanan Proses Bisnis mencakup serangkaian aktivitas yang mendukung keseluruhan fungsi organisasi. Layanan ini dapat mencakup bidang-bidang seperti keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, layanan pelanggan, pengadaan, dan manajemen rantai pasokan. Meskipun fungsi-fungsi ini mungkin tidak secara langsung berkontribusi pada produk atau layanan utama perusahaan, namun sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional dan memastikan kelancaran fungsi bisnis.

Manajemen operasi bisnis yang efektif melibatkan perampingan proses, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan menerapkan sistem dan teknologi yang kuat. Dengan menangani aktivitas non-inti ini secara efisien, organisasi dapat memfokuskan energi dan sumber daya mereka pada kompetensi inti mereka, sehingga meningkatkan keunggulan kompetitif mereka di pasar.

Selain itu, manajemen proses bisnis yang efisien memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di antara berbagai departemen dan tim dalam organisasi. Ketika proses didefinisikan dengan baik, tugas ditetapkan dengan jelas, dan saluran komunikasi ditetapkan, hal itu mendorong koordinasi yang mulus dan meningkatkan produktivitas. Kolaborasi ini mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik, pemecahan masalah yang lebih cepat, dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.

Perbedaan Antara BPS & BPO

Secara teknis, Layanan Proses Bisnis (BPS) dan Pengalihdayaan Proses Bisnis (BPO) sering digunakan secara bergantian untuk merujuk pada berbagai proses bisnis yang diperlukan dalam suatu organisasi. Namun, setelah pemeriksaan lebih dekat, ada perbedaan halus yang dapat diidentifikasi antara keduanya.

Sementara BPS dan BPO mencakup outsourcing proses bisnis, BPS menggabungkan lapisan teknologi tambahan. Ini adalah perpaduan komprehensif antara orang, proses, dan teknologi yang membedakannya dari BPO tradisional. Integrasi teknologi ini memungkinkan organisasi untuk merampingkan operasi mereka, mengotomatisasi tugas yang berulang, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Dalam beberapa tahun terakhir, telah terjadi evolusi dalam terminologi industri. Istilah BPO telah beralih menjadi BPS, dan pada tahun 2023, sekarang disebut sebagai Business Process Management (BPM). Pergeseran terminologi mencerminkan fokus yang lebih luas pada aspek manajemen proses bisnis. BPM menekankan manajemen strategis proses komersial, bertujuan untuk mengoptimalkan dan mengotomatisasi mereka untuk mencapai tujuan organisasi.

Dengan munculnya teknologi canggih seperti kecerdasan buatan, otomatisasi proses robotik, dan analitik data, BPM telah muncul sebagai pendekatan komprehensif untuk mengelola dan meningkatkan proses bisnis. Ini melibatkan perancangan alur kerja yang efisien, menerapkan otomatisasi cerdas, memantau kinerja, dan terus meningkatkan proses untuk mendorong produktivitas dan daya saing.

Tujuan utama BPM adalah untuk mengelola dan mengotomatiskan proses komersial organisasi, memungkinkannya beroperasi lebih efisien dan efektif. Dengan memanfaatkan teknologi dan menyelaraskan proses dengan tujuan organisasi, BPM memberdayakan bisnis untuk mencapai tingkat produktivitas, penghematan biaya, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Kesimpulannya, meskipun BPS dan BPO sering digunakan secara bergantian, BPS mencakup perpaduan antara manusia, proses, dan teknologi. Terminologi industri telah beralih ke Manajemen Proses Bisnis (BPM), yang berfokus pada pengelolaan dan otomatisasi proses komersial untuk mendorong keberhasilan organisasi dalam lanskap bisnis modern.

Dari BPS Menjadi BPaaS

Bisnis mendapat manfaat dari transformasi digital, dan bagaimana caranya! Teknologi telah menguntungkan bisnis, mengarah ke layanan cloud. Proses Bisnis sebagai Layanan atau BPaaS adalah layanan cloud yang dapat dikonfigurasi sepenuhnya yang membantu perusahaan untuk tetap mengikuti proses dan praktik industri terbaik. Dibutuhkan proses bisnis selangkah lebih maju dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dan waktu henti. Bisnis mendapatkan keuntungan melalui:

• Pengiriman produk dan layanan yang lebih baik

Menerapkan BPaaS memungkinkan bisnis untuk meningkatkan produk dan layanan mereka dengan memanfaatkan teknologi canggih berbasis cloud. Dengan BPaaS, perusahaan dapat merampingkan proses bisnis mereka, mengotomatiskan tugas yang berulang, dan memastikan alur kerja yang lebih lancar. Dengan menghilangkan kesalahan manual dan mengoptimalkan operasi, BPaaS meningkatkan kualitas dan ketepatan waktu pengiriman produk dan layanan secara keseluruhan. Selain itu, sifat BPaaS yang dapat dikonfigurasi memungkinkan bisnis menyelaraskan proses mereka dengan praktik terbaik industri, sehingga semakin meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

• Teknologi mutakhir dengan biaya lebih rendah

Salah satu keuntungan signifikan dari BPaaS adalah kemampuannya untuk menyediakan akses ke teknologi mutakhir dengan biaya lebih rendah. Dengan memanfaatkan infrastruktur dan sumber daya berbasis cloud yang ditawarkan oleh penyedia BPaaS, bisnis dapat memanfaatkan teknologi canggih yang jika tidak dilakukan akan mahal untuk diterapkan dan dipelihara sendiri. BPaaS meniadakan kebutuhan investasi awal yang signifikan dalam perangkat keras dan perangkat lunak, menjadikannya solusi yang hemat biaya. Perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan terbaru seperti AI, pembelajaran mesin, analitik data, dan alat otomasi, memungkinkan mereka untuk tetap kompetitif dalam lanskap digital tanpa mengeluarkan biaya yang besar.

• Mengakomodasi kebutuhan bisnis yang fluktuatif

Fleksibilitas dan skalabilitas BPaaS menjadikannya solusi ideal untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis yang berfluktuasi. Saat bisnis tumbuh atau mengalami perubahan permintaan, BPaaS dapat dengan mudah ditingkatkan atau diturunkan untuk memenuhi persyaratan yang terus berkembang. Kemampuan untuk beradaptasi dan menyesuaikan sumber daya dan kemampuan dengan cepat memastikan efisiensi dan efektivitas biaya yang optimal. Apakah itu meningkatkan selama musim puncak atau menurunkan selama periode yang lebih lambat, BPaaS memungkinkan bisnis menyelaraskan operasi mereka dengan dinamika pasar. Kelincahan ini membantu organisasi tetap gesit, responsif, dan lebih siap untuk menangani tuntutan perubahan pelanggan dan industri mereka.

Fleksibilitas dan ketangkasan operasional BPaaS yang unik telah menjadikannya salah satu layanan cloud yang paling disukai di samping infrastruktur sebagai layanan (IaaS) dan platform sebagai layanan (PaaS). Bisa dikatakan masa depan BPS adalah BPaaS.

Peran Kunci Layanan Proses Bisnis

Teknologi mengubah sifat dasar bisnis. Organisasi sekarang memberi jalan bagi model bisnis inovatif yang dipimpin oleh teknologi zaman baru yang dipimpin oleh dinamika generasi berikutnya. Lanskap bisnis yang berubah dan harapan pelanggan mengganggu biaya tradisional versus layanan proses bisnis yang berorientasi pada tenaga kerja. BPS digunakan di beberapa industri. Berikut adalah beberapa peran penting layanan proses bisnis yang berdiri di tahun 2023:

• Entri Data: Entri data melibatkan memasukkan dan mengelola berbagai jenis data ke dalam sistem komputer atau basis data secara akurat dan efisien. Ini mencakup tugas seperti memasukkan informasi pelanggan, memperbarui catatan, atau menyalin data dari dokumen fisik ke format digital.
• Dukungan Email: Dukungan email mengacu pada pemberian bantuan dan menyelesaikan pertanyaan atau masalah pelanggan melalui komunikasi email. Ini melibatkan segera menanggapi pertanyaan pelanggan, memberikan informasi yang relevan, memecahkan masalah, dan memastikan kepuasan pelanggan melalui korespondensi email.
• Perancangan Web: Perancangan web memerlukan pembuatan situs web yang menarik secara visual dan fungsional. Ini melibatkan perancangan tata letak, pemilihan skema warna, pembuatan grafik, dan pengkodean halaman web untuk menghadirkan pengalaman online yang menarik dan ramah pengguna.
• Penulisan Konten: Penulisan konten melibatkan pembuatan materi tertulis untuk berbagai keperluan, seperti konten situs web, artikel blog, posting media sosial, dan materi pemasaran. Penulis konten meneliti, menulis, dan mengedit konten yang informatif, menarik, dan disesuaikan dengan audiens target.
• Proses Suara: Proses suara mengacu pada penanganan interaksi pelanggan melalui panggilan telepon. Ini mencakup tugas-tugas seperti dukungan pelanggan, telemarketing, penjualan, dan menyelesaikan keluhan atau masalah pelanggan melalui telepon.
• Penulisan Teknis: Penulisan teknis melibatkan pembuatan dokumen yang menjelaskan konsep atau prosedur teknis yang kompleks dengan cara yang jelas dan ringkas.Penulis teknis menghasilkan manual pengguna, panduan instruksional, dan dokumentasi untuk perangkat lunak, perangkat keras, atau produk ilmiah.
• Transkripsi Medis: Transkripsi medis melibatkan pengubahan laporan medis rekaman suara yang didiktekan oleh profesional perawatan kesehatan menjadi dokumen tertulis.Transkripsionis mendengarkan rekaman audio dan menyalinnya secara akurat ke dalam laporan medis, memastikan kerahasiaan dan kepatuhan terhadap pedoman khusus industri.
• Pengalihdayaan Proses Hukum: Pengalihdayaan proses hukum mengacu pada pendelegasian tugas-tugas dukungan hukum kepada penyedia layanan eksternal.Ini mencakup penelitian hukum, peninjauan dokumen, penyusunan kontrak, dukungan litigasi, dan tugas administrasi hukum lainnya, memungkinkan firma hukum dan departemen hukum untuk merampingkan operasi mereka dan mengurangi biaya.
• Outsourcing Proses Pendidikan: Outsourcing proses pendidikan melibatkan outsourcing berbagai tugas dan layanan pendidikan. Ini dapat mencakup pengembangan kurikulum, pembuatan kursus online, layanan dukungan siswa, bimbingan belajar, penilaian, dan tugas administrasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas lembaga pendidikan.
• Outsourcing Proses Pengetahuan: Outsourcing proses pengetahuan melibatkan outsourcing tugas-tugas berbasis pengetahuan khusus, seringkali membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus domain.Ini mencakup layanan seperti analisis data, penelitian dan pengembangan, manajemen kekayaan intelektual, riset pasar, dan konsultasi.
• Pengalihdayaan Proses Rekrutmen: Pengalihdayaan proses rekrutmen mengacu pada pengalihdayaan semua atau bagian tertentu dari proses perekrutan dan perekrutan ke penyedia layanan eksternal. Ini melibatkan tugas-tugas seperti posting pekerjaan, penyaringan kandidat, wawancara, pemeriksaan latar belakang, dan onboarding, yang bertujuan untuk merampingkan dan meningkatkan proses rekrutmen.

Industri Perbankan Pada Layanan Proses Bisnis

Sementara sebagian besar bisnis mengalihdayakan proses untuk fokus pada kompetensi inti mereka, beberapa sektor terutama bergantung pada pengalihdayaan. Berikut ini adalah sektor industri di mana terdapat prevalensi tinggi layanan proses yang dialihdayakan:

TI: Industri TI sangat bergantung pada layanan proses bisnis untuk merampingkan operasi, mengelola pengembangan perangkat lunak, memberikan dukungan teknis, dan menangani manajemen data dan keamanan siber.

Bank: Bank mengalihdayakan berbagai proses, termasuk dukungan pelanggan, manajemen akun, pemrosesan pinjaman, dan kepatuhan, untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Airlines: Proses outsourcing maskapai penerbangan seperti ticketing, reservasi, penanganan bagasi, dan layanan pelanggan untuk memastikan kelancaran operasi, meningkatkan pengalaman penumpang, dan fokus pada fungsi inti penerbangan.

Telekomunikasi: Perusahaan telekomunikasi mengalihdayakan proses seperti dukungan pelanggan, manajemen jaringan, penagihan, dan dukungan teknis untuk mengoptimalkan operasi, meningkatkan kualitas layanan, dan mengelola kemajuan teknologi yang pesat.

Asuransi: Perusahaan asuransi mengalihdayakan pemrosesan klaim, administrasi polis, penjaminan emisi, dan layanan pelanggan untuk meningkatkan efisiensi operasional, menangani peraturan yang rumit, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Agen Perjalanan : Agen perjalanan mengalihdayakan tugas seperti manajemen pemesanan, perencanaan rencana perjalanan, tiket, dan layanan pelanggan untuk merampingkan operasi, memperluas penawaran, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Manajemen Aset: Perusahaan manajemen aset melakukan outsourcing proses back-office, termasuk akuntansi portofolio, penyelesaian perdagangan, pelaporan, dan kepatuhan, untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan fokus pada strategi investasi.

Sektor Pemerintah: Sektor pemerintah mengalihdayakan berbagai proses administrasi, termasuk manajemen penggajian, pemrosesan dokumen, layanan TI, dan dukungan pelanggan, untuk merampingkan operasi dan meningkatkan penyampaian layanan publik.

Perawatan Kesehatan & Farmasi: Proses alih daya industri perawatan kesehatan dan farmasi seperti pengkodean medis, penagihan, transkripsi, uji klinis, dan manajemen data untuk meningkatkan efisiensi, kepatuhan, dan fokus pada perawatan dan penelitian pasien.

Bagaimana Otomasi Membantu Proses Bisnis?

Bisnis dapat mengotomatiskan proses mereka dan mempercepat alur kerja mereka. Ini meningkatkan produktivitas, mengurangi jam kerja orang, dan memberikan keunggulan kompetitif secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana otomatisasi layanan proses dapat membantu bisnis:

1. Tim Pemasaran & Penjualan dapat dengan mudah mengotomatiskan email pemasaran dan melacak proposal dan laporan penjualan.
2. Departemen keuangan dapat mengelola semua akun dengan mudah dan hutang dengan akurasi yang lebih baik.
3. Dukungan pelanggan dan tim ORM dapat mengambil data dan log percakapan dalam hitungan detik untuk mengeskalasi masalah.
4. Sumber Daya Manusia dapat mempercepat orientasi karyawan, berfokus pada tugas-tugas penting lainnya.

Otomasi Dalam Layanan Proses Bisnis

Beberapa layanan proses bisnis perlu diotomatisasi terlepas dari industrinya. Otomasi Proses Bisnis (BPA) adalah penggunaan perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses multitahap yang berulang-ulang yang jika tidak akan memerlukan waktu berjam-jam dan sumber daya lainnya. Dibandingkan dengan jenis otomasi lainnya, BPA disesuaikan dengan kebutuhan khusus organisasi.

Tapi BPA sering bingung dengan Robotic Process Automation (RPA). Sementara RPA menggunakan perangkat lunak untuk meniru langkah berulang, perangkat lunak BPA cenderung menangani tugas yang lebih kompleks. Juga, tiga faktor membedakan antara dua proses: integrasi, penetapan harga, dan alur kerja.

Contoh RPA meliputi:

• Menavigasi halaman
• Masuk ke sistem
• Menyalin & menempelkan data
• Menghapus duplikasi & ketidakakuratan

Proses Bisnis Perlu Diotomatisasi

Meskipun Otomatisasi Proses Bisnis mungkin tampak biasa saat ini, itu dimulai dengan jalur perakitan bergerak Henry Ford untuk mobil Model T-nya pada tahun 1913. Maju cepat satu abad, daya komputasi telah meningkat satu triliun kali lipat, menghasilkan proses bisnis yang lebih cepat, lebih baik, dan efisien otomatisasi. Dengan layanan proses bisnis yang diotomatisasi di setiap langkah fungsi organisasi, beberapa proses jarang membutuhkan intervensi manual. Berikut adalah beberapa proses yang diotomatisasi bisnis untuk efisiensi biaya dan produktivitas yang lebih baik:

• Analitik & Perencanaan: Otomasi proses analitik dan perencanaan memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan dan menganalisis data dengan cepat, membuat keputusan berdasarkan informasi, dan mengembangkan rencana strategis untuk peningkatan kinerja dan daya saing.
• Manajemen Operasi: Mengotomatiskan manajemen operasi merampingkan alur kerja, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan, memastikan kelancaran operasi bisnis dan pengiriman produk dan layanan tepat waktu.
• Permintaan Pesanan Pembelian: Otomasi permintaan pesanan pembelian menyederhanakan dan mempercepat proses pengadaan, mengurangi kesalahan manual, meningkatkan manajemen inventaris, dan memungkinkan hubungan pemasok yang lebih baik dan pengendalian biaya.
• Manajemen Media Sosial: Mengotomatiskan tugas manajemen media sosial seperti menjadwalkan posting, memantau keterlibatan, dan menganalisis metrik memungkinkan bisnis mempertahankan kehadiran online yang konsisten, terlibat dengan audiens mereka secara efisien, dan mendorong kampanye pemasaran media sosial yang efektif.
• Dukungan & Pengalaman Pelanggan: Otomasi dalam dukungan dan pengalaman pelanggan meningkatkan waktu respons, menyediakan opsi layanan mandiri, dan mempersonalisasi interaksi, yang mengarah pada peningkatan kepuasan, loyalitas, dan retensi pelanggan.

Kesimpulan

Layanan Proses Bisnis memainkan peran penting dalam menjaga efisiensi proses organisasi inti. Dengan memanfaatkan alat pemasaran otomatis, bisnis dapat menyederhanakan komunikasi pasca-pemesanan, menghasilkan operasi yang disederhanakan dan pengurangan pesanan berisiko tinggi. Otomatisasi ini berkontribusi pada peningkatan dukungan dan pengalaman pelanggan, karena bisnis dapat segera menjawab pertanyaan dan kekhawatiran pelanggan. Di pasar saat ini, yang memberikan penekanan kuat pada retensi dan keterlibatan pelanggan, otomatisasi layanan proses bisnis tidak hanya bermanfaat tetapi juga diperlukan. Ini memungkinkan bisnis untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif, fokus pada membangun hubungan yang langgeng dengan pelanggan, dan memberikan pengalaman luar biasa yang mendorong loyalitas dan pertumbuhan. Dengan merangkul otomatisasi, bisnis dapat tetap kompetitif, meningkatkan efektivitas operasional, dan memenuhi permintaan basis pelanggan yang terus berkembang.

Panggilan untuk bertindak !