Ratusan Profesional Perawatan Rumput Mengandalkan Connecteam untuk Kebutuhan Bisnis & Manajemen Harian

Menjalankan bisnis perawatan rumput mengharuskan Anda untuk selalu melakukan berbagai tugas setiap saat. Dari berkomunikasi dengan staf dan pelanggan hingga memelihara peralatan dan menjadwalkan jam serta memasarkan bisnis Anda, daftarnya tidak terbatas. Dan Anda juga bergantung pada cuaca, misalnya jika hujan deras, Anda tidak bisa memangkas rumput.

Pada dasarnya, Anda menginginkan lebih banyak waktu dalam sehari untuk menangani setiap tugas. Itulah mengapa kami memutuskan untuk mewawancarai ratusan profesional perawatan kebun yang memanfaatkan Connecteam setiap hari untuk mengatasi tantangan sehari-hari yang umum ini. Blog ini menampilkan praktik terbaik untuk membantu mengatasi tantangan ini.

Tantangan yang dihadapi perusahaan perawatan kebun sebelum Connecteam:

• Jadwal terorganisir yang bekerja di seluruh papan

“Saya merasa membuang banyak waktu untuk membuat jadwal kerja, itu bahkan bukan salah satu tanggung jawab utama saya tetapi selalu menyita seluruh waktu saya.”

“Jika seorang karyawan menelepon, saya kehilangan banyak waktu untuk mencari pengganti karena saya menelusuri jadwal dan menggali informasi kontak untuk calon pengganti – ini cukup melelahkan.”

• Berkomunikasi secara efektif dengan tim saya

“Mengkomunikasikan pembaruan dan pengumuman dengan tim saya memakan banyak waktu dan bukan proses yang mulus – mulai dari mengirim email atau pesan teks atau mengatur panggilan konferensi, saya kehilangan banyak waktu.”

“Jika saya mengirim pesan, saya tidak memiliki cara untuk melacak siapa yang membuka dan membaca pesan tersebut yang berarti saya tidak tahu apakah semua orang selaras!”

• Melacak daftar periksa dan laporan

“Mengelola dan melacak laporan perbaikan peralatan bisa memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Itu selalu berantakan melewatinya. Dan jika saya menemukan kesalahan, dibutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya.”

“Ada banyak file kertas yang perlu saya tinjau jadi sulit untuk memahami apakah semuanya dilakukan dengan cara yang benar, dan tepat waktu.”

• Secara akurat melacak waktu

“Pelacakan waktu dan penggajian bisa memakan waktu satu atau dua hari penuh karena saya membaca ratusan lembar Excel atau coretan di atas kertas. Lebih sering daripada tidak, saya menangkap kesalahan. Saya membutuhkan cara yang lebih efisien untuk melacak waktu.”

“Saya selalu bermain pingpong dengan karyawan saya karena kesalahan bisa terjadi atau saya membutuhkan seseorang untuk bekerja lebih lama atau selalu ada pertanyaan tentang lembur.”

• Melatih karyawan baru

“Membawa tim saya untuk sesi pelatihan memakan waktu – tidak hanya merepotkan untuk menemukan hari yang cocok untuk semua orang, tetapi seringkali, karyawan saya tidak suka kehilangan satu hari untuk mempelajari metode baru. Dan sejujurnya, saya tidak suka mengatur hari-hari ini!”

“Dalam perawatan rumput, saya memiliki banyak karyawan sementara dan musiman dan biasanya, orang berhenti dalam tiga bulan pertama. Jadi itu berarti saya kehilangan banyak waktu dan sumber daya untuk orientasi dan pelatihan staf saya. Yang benar-benar saya inginkan adalah cara yang efisien dan cepat untuk menyelesaikan pelatihan.”

Bagaimana Connecteam membantu Anda mengatasi tantangan umum

Otomatiskan daftar periksa dan laporan harian

Perusahaan perawatan rumput mengandalkan daftar periksa dan laporan untuk mempertahankan operasi sehari-hari sehingga friksi diturunkan, arus informasi diotomatisasi, dan pengawasan yang lebih baik dapat diperoleh. Daftar periksa dan laporan umum yang dibuat di Connecteam meliputi:

• Tiket pesanan perbaikan
• Pesanan stok
• Laporan ringkasan layanan
• Laporan kejadian
• Laporan kecelakaan kendaraan
• Penggantian biaya
• Peninjauan kinerja karyawan

Selain itu, semua entri yang dikirimkan oleh karyawan dicatat secara digital, dapat dikirim secara otomatis ke alamat email yang telah ditentukan sebelumnya sebagai salinan PDF dan dapat diekspor dalam lembar Excel.

Penjadwalan pekerjaan

Bisnis perawatan rumput terus-menerus menangani kebutuhan penjadwalan yang kompleks, tetapi dengan Connecteam, ini adalah tugas yang jauh lebih mudah untuk dikelola:

• Tetapkan karyawan untuk melayani panggilan berdasarkan lokasi dan kebutuhan pelanggan yang berbeda.
• Catat waktu dan lokasi check in dan check out dengan stempel GPS.
• Karyawan dapat menambahkan catatan shift dan komentar untuk penjelasan lebih lanjut bila diperlukan.
• Izinkan karyawan untuk menerima dan menolak shift.

Pelacakan waktu yang akurat

Dalam hal pelacakan waktu dan lembar penggajian yang akurat, perusahaan perawatan kebun menggunakan Connecteam untuk memastikan prosesnya lancar.

• Untuk mencatat masuk dan keluar shift dengan stempel lokasi GPS.
• Mengirim pemberitahuan push untuk mengingatkan karyawan untuk masuk atau keluar.
• Manfaatkan catatan dan tag untuk memenuhi kebutuhan tertentu (seperti pemfilteran berdasarkan pelanggan atau tanggal tertentu).
• Ekspor lembar penggajian, per shift atau sebagai total.
• Lihat timesheets saat ini dan masa lalu.
• Meminta cuti – karyawan menerima peringatan begitu permintaan disetujui atau ditolak.

Memperlancar komunikasi

Sangat penting bagi profesional perawatan kebun untuk berkomunikasi secara instan, tetapi itu bukan tugas yang mudah untuk diselesaikan. Namun, alat komunikasi Connecteam membuat ini lebih mudah dicapai.

• Direktori karyawan: temukan detail kontak rekan kerja, manajer, dan lainnya dengan mudah.Cukup telusuri berdasarkan nama, peran pekerjaan, departemen, dan lainnya.
• Grup dan saluran obrolan: merampingkan komunikasi harian dengan mudah dan efisien, mengobrol tentang karyawan terbaik bulan ini, kondisi cuaca buruk, rute terbaik ke lokasi kerja, ulasan pelanggan yang bagus, dan banyak lagi.Mulai obrolan satu lawan satu atau buat grup khusus yang dipisahkan berdasarkan lokasi, keterampilan, dll.
• Pemberitahuan dan pembaruan push waktu nyata: kirim pengumuman formal dan informal, termasuk perubahan layanan, pembaruan SDM, pengumuman, distribusi informasi, laporan keselamatan, dan lainnya.
• Survei berkala – apakah itu survei umpan balik dua pertanyaan sederhana atau survei kepuasan karyawan yang kuat, manajer perawatan rumput menggunakan Connecteam untuk memungkinkan karyawan membagikan umpan balik mereka dengan mudah dan efisien.
• Kotak saran – memudahkan anggota tim untuk membagikan ide dan pemikiran mereka secara real-time.

Semua alat komunikasi juga memudahkan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan karena karyawan berada di depan dan di tengah.

Menjadikan keselamatan dan kesadaran sebagai prioritas

Connecteam memudahkan perusahaan perawatan kebun untuk meningkatkan kesadaran dan standar karena keselamatan merupakan aspek penting dalam operasi sehari-hari.

• Pelaporan cepat dan mudah : karyawan dapat langsung mengirim laporan saat bepergian sehingga manajer yang relevan dapat mengevaluasi dan merespons secara real-time.Misalnya melaporkan suatu kejadian.
• Sumber daya digital keselamatan : pastikan protokol keselamatan, tip, dan sumber daya tersedia dengan satu ketukan tombol, termasuk materi utama seperti 'pelajaran yang dipetik', temuan insiden, dan tip keselamatan berkala.
• Pelatihan keselamatan berkelanjutan : manajer perlu mengetahui siapa yang telah menyelesaikan kursus atau kuis dan bahkan dapat mengirimkan pengingat kepada mereka yang belum menyelesaikan sesi pelatihan keselamatan wajib.Ini membantu memastikan bahwa semua profesional perawatan kebun memiliki keterampilan yang dibutuhkan secara berkelanjutan.
• Komunikasi yang mengutamakan keselamatan: mudah untuk mendistribusikan dan mengomunikasikan pembaruan dan protokol terkait keselamatan, seperti laporan penemuan insiden, pembaruan prosedur secara waktu nyata, atau faktor risiko seperti kondisi cuaca buruk atau rute tertutup.

Protokol perusahaan tersedia secara instan

Perusahaan perawatan rumput harus memiliki materi sumber daya umum yang tersedia secara instan untuk semua anggota tim untuk memastikan kepatuhan:

• Prosedur Operasi Standar (SOP)
• Protokol keselamatan dan darurat
• Buku pegangan karyawan
• Kode Etik
• Kebijakan pelecehan seksual
• Kebijakan seragam

Melatih semua karyawan

Dengan Connecteam, manajer perawatan kebun menawarkan pelatihan melalui aplikasi untuk memastikan karyawan dijangkau secara teratur. Selain itu, Anda dapat melacak kemajuan dan dapat melaksanakan pelatihan kapan saja dan karyawan dapat menyelesaikan materi dalam waktu mereka sendiri.

• Pelatihan kesehatan dan keselamatan
• Pelatihan pelecehan seksual
• Penggunaan dan pemeliharaan peralatan
• Tes dan kuis.

Namun, ini bukan hanya tentang mempekerjakan karyawan baru tetapi juga meningkatkan keterampilan profesional karyawan "senior" Anda secara berkelanjutan untuk menghindari kesenjangan pengetahuan.

Connecteam adalah aplikasi karyawan all-in-one dengan berbagai kemampuan yang dirancang untuk membantu menskalakan bisnis Anda. Plus, harga yang luar biasa membuat memilih Connecteam menjadi pilihan yang mudah! Mulai uji coba gratis Anda sekarang dan jangan ragu untuk mengirimkan pesan kepada kami di [email protected] .