Contoh Surat Pengantar + Kapan Waktu Terbaik untuk Menggunakannya

Kita sering mengeluh bahwa menulis surat adalah seni yang hilang di masyarakat kita, tetapi kenyataannya, kita masih menggunakan huruf sepanjang waktu.

Apa hal pertama yang Anda lakukan ketika Anda mulai bekerja setiap hari? Anda duduk di meja Anda (atau ruang kerja lain yang luar biasa dan tidak terlalu tradisional), mungkin minum, buka komputer dan…

Anda mungkin memeriksa email Anda.

Itu karena komunikasi adalah faktor kunci dalam cara kita semua melakukan bisnis. Kami menulis surat untuk menetapkan tugas, mengajukan proposal, berbagi ide, dan mengirimkan produk.

Percaya atau tidak, surat pengantar masih merupakan cara yang bagus untuk bertemu orang baru dan bahkan mendapatkan klien. Jika konsepnya tampak asing bagi Anda, baca terus untuk mengetahui cara menggunakan alat modern yang mengejutkan ini untuk memajukan bisnis Anda.

Apa itu surat pengantar?

Surat pengantar adalah titik kontak pertama dalam hubungan baru.

Kembali pada abad ke-18, surat pengantar formal biasa digunakan dalam masyarakat yang sopan. Anda tidak akan pernah hanya memperkenalkan diri kepada orang asing tanpa kenalan yang saling merekomendasikan Anda kepada mereka sebagai orang yang berkarakter baik.

Butuh lebih banyak klien?

Dapatkan lebih banyak pekerjaan lepas dengan buku GRATIS kami: 10 Klien Baru dalam 30 Hari . Masukkan email Anda di bawah ini dan semuanya milik Anda.

Unduh sekarang

Jadi, Anda akan membawa surat pengantar ke kota baru untuk menjalin hubungan, mendapatkan pekerjaan, mencari penginapan, atau apa pun yang mungkin Anda perlukan.

Hari ini, Anda akan menggunakan surat pengantar untuk hal yang hampir sama—untuk mendapatkan akses ke seseorang yang belum memiliki hubungan dengan Anda.

Ada dua jenis surat pengantar. Yang pertama adalah sesuatu yang Anda tulis sendiri, untuk sekadar memperkenalkan diri, kredensial Anda, dan mengapa Anda ingin bertemu dengan orang yang Anda hubungi.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, jenis kontak dingin ini hampir tidak seefektif jenis surat pengantar kedua, di mana Anda meminta seseorang yang Anda kenal untuk memperkenalkan Anda kepada seseorang yang mereka kenal. Ini mungkin terdengar seperti sekolah menengah atas, tetapi ini sebenarnya hanya cara formal untuk berjejaring.

Ada banyak situasi di mana surat pengantar formal akan sesuai, termasuk:

• Ketika Anda mencoba untuk "masuk" di organisasi tertentu
• Ketika klien Anda pindah dari posisi mereka dan ingin merekomendasikan Anda kepada penggantinya
• Lulusan baru memasuki dunia kerja
• Dua pekerja lepas dengan keterampilan gratis dihubungkan oleh seorang rekan

Ingat, aturan emas berlaku di sini—bersedialah untuk menulis surat pengantar sesering yang Anda minta. Memperkenalkan kolega yang memenuhi syarat dan dapat dipercaya kepada klien, anggota keluarga, atau teman dapat bermanfaat bagi semua orang yang terlibat.

Klien akan dengan senang hati menyelesaikan pekerjaan yang mereka butuhkan, dan Anda akan terlihat baik karena memiliki jaringan orang-orang cerdas untuk direkomendasikan. Pastikan Anda merekomendasikan orang yang benar-benar Anda percayai.

Surat pengantar vs surat pengantar

Jika Anda pernah melamar posisi pekerjaan formal, Anda mungkin akrab dengan surat lamaran. Meskipun mungkin terdengar sangat mirip, surat lamaran tidak persis seperti surat pengantar.

Surat lamaran adalah gambaran singkat tentang kualifikasi Anda dan mengapa Anda cocok untuk posting pekerjaan tertentu. Surat lamaran umumnya adalah sesuatu yang secara khusus diminta, dan akan disertakan dengan lamaran pekerjaan.

Surat pengantar jauh lebih fleksibel. Jenis surat ini dapat disertakan dengan lamaran kerja formal, tetapi juga dikirim tanpa diminta atau lebih santai hanya untuk memperkenalkan satu orang kepada orang lain.

Untuk pekerja lepas, surat pengantar mungkin adalah sesuatu yang harus Anda miliki di saku belakang Anda sebagai alat yang berharga untuk menghasilkan bisnis, menemukan kolaborator, mencari mentor, dan bahkan terhubung di LinkedIn.

Apakah Anda mengirim surat pengantar atas nama Anda sendiri, atau orang lain, itu adalah cara yang bagus untuk memulai percakapan.

Bagaimana cara menulis surat pengantar?

Berbeda dengan surat-surat yang digunakan pada abad ke-18 dan ke-19, surat pengantar tidak harus berupa surat resmi hari ini.

Nada surat Anda harus sesuai dengan hubungan Anda dengan orang yang Anda kirimi. Jika kontak Anda adalah seseorang yang hanya Anda temui secara sepintas atau memiliki otoritas lebih dari Anda, surat pengantar yang terdengar resmi mungkin masuk akal. Jika Anda memperkenalkan kolega baru kepada sahabat Anda dalam satu dekade terakhir, itu akan terasa aneh. Tetap pada cara Anda biasanya berinteraksi.

Namun, baik surat pengantar formal maupun kasual memiliki seperangkat elemen yang benar-benar dapat membantu Anda menyusun korespondensi Anda. Mari kita pergi melalui berbagai bagian.

1. Salam

Ini adalah tempat terbaik untuk membiarkan hubungan Anda bersinar. Ingatkan penerima bagaimana Anda mengenal satu sama lain dan laporkan sebagaimana mestinya. Jika Anda menulis surat pengantar atas nama Anda sendiri, gunakan kesempatan ini untuk menjelaskan bagaimana Anda mendengar tentang orang yang Anda tuju.

2. Tujuan

Jelaskan mengapa Anda menulis. Sebutkan nama lengkap orang yang Anda perkenalkan, atau nama Anda sendiri. Berikan alasan mengapa Anda memperkenalkan orang ini kepada mereka-mungkin ada pekerjaan yang terbuka, atau mereka mengambil alih untuk orang lain, atau penerima surat telah menyatakan minatnya untuk menemukan seseorang dengan keahlian tertentu. Apa pun tujuannya, berikan dengan singkat dan lanjutkan.

3. Kualifikasi

Gunakan bagian ini untuk menunjukkan bagaimana Anda atau rekan yang Anda perkenalkan dapat berharga bagi mereka. Ini mungkin terdengar sedikit tidak berperasaan, tetapi ingatlah bahwa surat pengantar itu singkat, dan waktu kontak Anda sangat berharga.

Jangan menghabiskan waktu untuk mengetahui seberapa besar mereka membutuhkan pekerjaan atau riwayat pribadi mereka, tetapi hanya untuk mengejar apa yang dapat mereka lakukan untuk organisasi atau individu yang Anda tuju.

4. Langkah selanjutnya

Biarkan penerima tahu apa yang bisa mereka lakukan untuk menindaklanjuti. Tergantung pada hubungan Anda, Anda mungkin menawarkan untuk menghadiri pertemuan dengan Anda bertiga, atau menawarkan untuk memberikan lebih banyak informasi berdasarkan permintaan. Jika sudah ada pertemuan atau tanggal mulai yang ditetapkan, sertakan di sini.

5. Informasi kontak

Nyatakan kembali nama siapa pun yang diperkenalkan, dan berikan informasi kontak mereka dan Anda. Meskipun ini adalah kontak email, ada baiknya juga untuk membagikan nomor telepon. Menempatkan semua ini di satu tempat sangat membantu semua orang yang terlibat, jadi ada satu referensi.

Contoh surat pengantar untuk digunakan

Berikut adalah template email surat pengantar yang dapat Anda gunakan, dengan mengisi detail yang relevan untuk situasi Anda. Jangan ragu untuk menyalin dan menempel! Ingatlah untuk menyesuaikan nada jika ini adalah koneksi yang lebih formal atau kasual daripada contoh.

KEPADA: [dilindungi email]

CC: [dilindungi email]

DARI: [dilindungi email]

Subjek: Hei Heidi, ini Josh!

Isi Email:

Halo Heidi!

Itu sangat bagus untuk mengejar ketinggalan di hari yang lain. Kami pasti harus mengobrol lebih sering, saya melewatkannya!

Anda menyebutkan bahwa Anda sedang mencari copywriter yang baik untuk proyek Anda berikutnya. Izinkan saya untuk memperkenalkan Anda kepada Josh Oliver, disalin di email ini. Dia adalah seorang penulis berpengalaman yang telah bekerja di pemasaran media tradisional dan sosial selama 12 tahun terakhir, termasuk untuk klien nasional besar seperti Toyota, Vogue, dan Coca-Cola. Saya memiliki hak istimewa untuk bekerja dengannya secara langsung di sejumlah proyek, dan saya yakin dapat merekomendasikan dia untuk pengetahuan dasar menulisnya, etos kerja yang kuat, dan, khususnya, kecerdasannya yang siap pakai. Dia mampu menulis salinan yang menonjol untuk kampanye Anda.

Saya senang untuk melakukan panggilan video dengan Anda berdua untuk berbicara tentang bagaimana kita semua dapat bekerja sama, atau Anda dapat menghubungi Josh langsung di 555-555-5555, atau email dia di [email protected] Tolong beri tahu saya jika Anda ingin informasi lebih lanjut.

Segera berbicara!

Kylie

Kesimpulan

Jika Anda datang untuk membaca artikel ini, Anda pasti sudah penasaran bagaimana surat pengantar dapat membantu Anda maju dalam bisnis.

Atau mungkin seorang teman meminta Anda untuk satu dan Anda berpikir, "Apakah ada yang benar-benar masih menggunakannya lagi?"

Apa pun alasannya, saya harap Anda telah mempelajari nilai sebenarnya dari sebuah surat pengantar. Tidak hanya mereka masih digunakan sepanjang waktu, Anda juga harus benar-benar menggunakannya.

Anda mungkin perlu menyesuaikan pemikiran Anda di sini. Surat pengantar modern mungkin tidak tiba dalam amplop bermaterai melalui pos. Ini lebih cenderung menjadi email ramah, pesan LinkedIN atau bahkan teks grup. Modusnya tidak penting.

Yang penting adalah seni berjejaring. Surat pengantar hanyalah salah satu cara untuk memasukkan diri Anda ke dalam lingkaran yang Anda inginkan. Jaringan dapat terasa kaku atau mementingkan diri sendiri, tetapi jika Anda mencari cara untuk mengembangkan bisnis lepas Anda dan naik ke klien yang lebih menguntungkan, Anda harus mengubah siapa yang Anda kenal dan peluang apa yang ada di depan Anda.

Semoga artikel ini memberi Anda beberapa ide untuk memberikan surat pengantar, dan kepercayaan diri untuk maju dalam memintanya.

Dalam waktu singkat, Anda akan melihat bahwa menulis surat tidak hanya hidup dan sehat, itu sama pentingnya hari ini seperti dalam masyarakat formal 200 tahun yang lalu.

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!