Bagaimana Mengelola Karyawan yang Sulit Dalam Bisnis Kecil: Panduan Utama

Pada titik tertentu, Anda akan menghadapi kenyataan berurusan dengan karyawan yang sulit dan itu akan membuat Anda ingin mencabut rambut Anda.

Namun, jangan abaikan situasi karyawan yang sulit.

Anda harus menghadapinya secara langsung, dan dengan cepat, untuk memperbaiki situasi.

Manajer terbaik mengandalkan pendekatan yang disengaja, seperti perencanaan ke depan dan menawarkan umpan balik yang konstruktif, ketika berhadapan dengan karyawan yang sulit.(Kami menguraikan tip kami tentang ini lebih jauh ke bawah.)

Kemudian lagi, manajer terbaik tidak dilahirkan dalam peran kepemimpinan, jika Anda ingin meningkatkan keterampilan manajerial Anda sendiri untuk meningkatkan keterlibatan karyawan, baca blog kami tentang tip efektif untuk menjadi manajer yang lebih baik.

Pertanyaan Untuk Dijawab Sebelum Menghadapi Karyawan Yang Sulit

Saat Anda mempelajari situasi yang disebabkan oleh karyawan yang sulit dan mempersiapkan diri untuk berbicara dengan karyawan yang sulit, tanyakan pada diri sendiri hal-hal berikut sebelum bergerak:

• Seperti apa interaksi karyawan dengan rekan kerjanya?
• Baru-baru ini, perubahan apa yang Anda perhatikan dalam sikap karyawan? (Seperti beberapa hari atau minggu terakhir.)
• Apakah beban kerja atau tanggung jawab karyawan berubah?
• Baru-baru ini, apakah terjadi sesuatu dalam kehidupan pribadi karyawan yang dapat menyebabkan hal ini? Seperti perceraian atau perpisahan, kematian dalam keluarga, dll.
• Apakah karyawan ini memiliki riwayat perilaku buruk?
• Apakah ini masalah dengan satu karyawan atau seluruh tim?

Setelah Anda memiliki semua jawaban atas pertanyaan di atas, dan Anda yakin masalahnya ada pada satu karyawan, maka inilah saatnya untuk menangani masalah tersebut secara pribadi dan hormat. Jangan jatuh ke dalam perangkap untuk menyelesaikan masalah atau hanya menunggu saja (seperti karyawan berhenti).

Di blog ini, kami menguraikan tips terbaik saat menghadapi karyawan yang sulit.

Jangan terburu-buru ke dalam situasi tanpa semua fakta. Ya, Anda harus menangani masalah ini sesegera mungkin, tetapi Anda memerlukan perspektif yang jelas untuk mengevaluasi situasinya terlebih dahulu. Misalnya, amati karyawan dalam berbagai situasi, seperti saat istirahat makan siang, saat mereka datang dan pergi, dan sebagainya.

Carilah situasi stres atau beracun yang dapat menyebabkan perilaku buruk dan lihat juga bagaimana reaksi karyawan lain terhadap karyawan yang sulit tersebut. Dan hal terakhir yang Anda inginkan adalah karyawan yang stres.

Seperti yang kami katakan, jangan terburu-buru ke masalah secara langsung. Pastikan untuk memeriksa fakta. Bicaralah dengan karyawan yang berada di tim yang sama atau bersahabat dengan karyawan yang sulit. Kumpulkan semua fakta yang diperlukan dan jangan lupa bahwa terkadang, orang mengalami hari atau minggu yang buruk. Jika seorang karyawan yang biasanya hebat untuk diajak bekerja sama tiba-tiba menjadi sulit, mungkin karena keadaan yang meringankan.

Buat program pelatihan yang efektif untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari karyawan Anda.

Berdasarkan semua yang telah Anda amati dan informasi yang dikumpulkan, Anda perlu menentukan apakah karyawan membutuhkan pembinaan, konseling, pelatihan, atau disiplin.

• Coaching berfokus pada memodifikasi perilaku tertentu.
• Konseling berfokus pada perilaku masalah yang lebih besar, yang dapat mengarah pada kegiatan pembinaan.
• Pelatihan berfokus untuk mendukung pengembangan keterampilan karyawan dan dapat membantu mengisi kesenjangan pengetahuan.
• Disiplin berfokus pada perbaikan segera dengan implikasi dan akan melibatkan SDM.

Waktu yang Anda habiskan untuk memetakan rute mana yang harus diambil dapat menjadi sangat penting dalam mengatur lingkungan yang tenang dan terbuka untuk membingkai situasi yang sesuai. Pertimbangkan untuk menuliskan pokok pembicaraan yang ingin Anda sebutkan dan ingatlah untuk tetap tenang.

Apa pun yang Anda lakukan, jangan tunda ini. Meskipun tidak menyenangkan, itu adalah bagian penting dari pekerjaan seorang manajer. Masalah tidak akan sembuh dengan sendirinya, malah akan bertambah parah. Ingat, Anda merencanakan konfrontasi, jadi pastikan Anda menindaklanjutinya.

Sebagai seorang manajer, Anda perlu memastikan bahwa karyawan tersebut mengetahui masalah yang mereka timbulkan di tempat kerja. Terkadang seorang karyawan mungkin buta terhadap hal-hal negatif dan di situlah Anda masuk. Jadi, sebagai manajer, jadwalkan waktu untuk berbicara dengan karyawan agar mereka sadar akan perilakunya – kesadaran adalah langkah pertama untuk menghadapi karyawan yang sulit.

Pastikan Anda berkomunikasi secara efektif dengan tim Anda dan jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, blog ini bisa sangat membantu.

Anda seharusnya tidak mengatasi masalah ini sebagai "kemenangan", melainkan mencari solusi untuk masalah tersebut. Anda tidak berada di sana untuk menyerang orang tersebut, tetapi sebaliknya, Anda harus fokus pada perilaku negatifnya. Anda tidak dapat berasumsi bahwa karyawan tersebut sengaja menyebabkan hal-hal negatif, itu mungkin berasal dari masalah pribadi, tidak ada motivasi, ketakutan, dll.

Ingatlah untuk tetap tenang saat konflik muncul. Mungkin ada beberapa karyawan sulit yang senang menyebabkan kekacauan, jadi jangan biarkan diri Anda jatuh ke dalam perangkap. Penting untuk tidak kehilangan ketenangan Anda!

Banyak drama yang dapat dihindari jika Anda membangun budaya perusahaan yang sehat.

Jangan berhenti memperhatikan apa yang sebenarnya terjadi saat berhadapan dengan karyawan yang sulit. Situasinya mungkin terasa tanpa harapan, Anda mungkin jengkel, dan Anda mungkin sudah mengambil keputusan tanpa melakukan pengecekan fakta. Berhenti. Jangan berpaling dari masalah dan jangan frustrasi, manajer terbaik penuh perhatian saat berhadapan dengan karyawan yang sulit.

Seorang manajer yang baik tahu bahwa mereka perlu memahami inti masalahnya dan itu termasuk melihat sesuatu dari sudut pandang karyawan yang sulit. Ketahuilah bahwa terkadang mendengarkan adalah kekuatan super Anda karena terkadang orang hanya perlu didengarkan.

Jangan hanya mendengarkan ketika berhadapan dengan karyawan yang sulit, benar-benar mendengarkanapa yang mereka katakan. Pastikan untuk mengajukan pertanyaan terbuka sehingga Anda tidak hanya mendapat jawaban satu kata dan tidak menyela.

Saat Anda perlu menanggapi, tetaplah tenang dan mulailah dengan meringkas apa yang baru saja mereka katakan, “Jadi dari apa yang saya pahami, Anda mengatakan…” Dengan cara ini, karyawan tahu bahwa Anda benar-benar mendengarnya. Ketika Anda dapat mengetahui masalah sebenarnya, Anda semakin dekat untuk menemukan solusi.

Anda dan karyawan yang sulit harus menyetujui solusinya. Tanpa solusi, perilaku buruk hanya akan berlanjut. Karyawan harus menyadari apa yang salah dengan perilakunya dan bagaimana mereka dapat menyesuaikan perilakunya.

Mungkin beberapa insentif karyawan sejak dini dan secara teratur juga dapat membantu sehingga Anda membuat semua orang tetap terlibat.

Keluarkan Potensi Penuh Bisnis Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen All-in-One Connecteam –

Jangan mengeluh tentang karyawan! Terutama di tempat kerja di mana orang lain dapat mendengar Anda. Gosip bisa menyebar seperti api.

Alih-alih, berikan umpan balik yang tulus tentang bagaimana mereka dapat meningkat. Meskipun tampak sulit, itulah yang dilakukan oleh manajer yang baik. Anda tidak ingin karyawan bersikap defensif dan Anda ingin memberi mereka detail spesifik tentang bagaimana mereka dapat berkembang. Jadilah sebening kristal!

Saat menghadapi masalah kecil, seperti karyawan yang selalu terlambat masuk kerja, obrolan sederhana dapat memperbaiki masalah tersebut. Namun, beberapa masalah mungkin melibatkan beberapa pertemuan hingga solusi ditemukan. Bersabarlah, hasil instan tidak mungkin terjadi saat menghadapi masalah besar. Jadi tawarkan perbaikan terus-menerus alih-alih jawaban cepat.

Saat berhadapan dengan karyawan yang sulit, Anda mungkin menemukan bahwa Anda tidak memiliki perlengkapan yang lengkap untuk membantu karyawan tersebut. Misalnya, dia mungkin memiliki masalah psikologis yang memerlukan bantuan profesional. Penting bagi Anda untuk mengetahui kapan harus terus berusaha dan kapan karyawan membutuhkan bantuan khusus.

Jika perusahaan Anda memiliki masalah bantuan karyawan, lihat ini atau andalkan sumber daya komunitas.

Saat berhadapan dengan karyawan yang sulit, tujuannya adalah untuk menemukan solusi yang diterima kedua belah pihak, solusi yang menyelesaikan perilaku buruk dan memperbaiki tim. Namun, itu tidak selalu memungkinkan. Ketika Anda menemui jalan buntu karena karyawan tersebut menolak untuk mengubah perilakunya, pemutusan hubungan kerja mungkin merupakan satu-satunya solusi.

Pastikan Anda memiliki proses offboarding yang tepat.

Jika ada perilaku yang tidak Anda sukai, kadang-kadang jangan setuju. Misalnya, jika karyawan harus mengirimkan jam kerja mereka pada akhir bulan pada pukul 16:00, tetapi Anda kadang-kadang menerimanya dan kadang-kadang tidak. Jika Anda memiliki karyawan yang "kurang baik", mereka tidak akan mematuhi peraturan, jadi tetapkan standar yang akan Anda ikuti.

Mendokumentasikan semuanya adalah kunci untuk menentukan apakah tujuan tercapai, kapan masalah dimulai, dan apa yang terjadi di sepanjang jalan. Jika Anda tidak memiliki catatan perilaku karyawan, Anda tidak memiliki “hak” untuk melepaskan karyawan tersebut. SDM akan membutuhkan bukti jika penghentian sudah dekat.

Seorang manajer yang baik tahu bahwa mendokumentasikan semuanya adalah kunci untuk memecahkan masalah, hanya karena Anda menuliskannya tidak berarti Anda bertindak negatif, Anda bersikap proaktif.

Gunakan Alat Digital Ketika Situasi Karyawan Sulit Muncul

Jika Anda memiliki karyawan tanpa meja atau garis depan atau masih menyesuaikan diri dengan situasi bekerja dari rumah, melibatkan tim Anda sebelum situasi karyawan yang sulit muncul menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Banyak manajer mengandalkan aplikasi komunikasi karyawan, seperti Connecteam, untuk dapat menjangkau tim mereka secara real-time. Connecteam memungkinkan Anda mengelola komunikasi dengan karyawan Anda dengan cara yang positif dan sehat.

Misalnya, dengan Connecteam, manajer mendapat manfaat dari fitur-fitur berikut saat mengelola karyawan yang sulit.

• Obrolan 1:1 atau grup memungkinkan Anda mengelola, mengatur, dan mendorong komunikasi terbuka. Jika komentar yang dibagikan tidak pantas atau negatif, manajemen dapat dengan mudah menghapus komentar tersebut sehingga tidak memengaruhi siapa pun.
• Lihat umpan sosial untuk membagikan pengumuman, pesan positif, karyawan terbaik bulan ini, dan apa pun yang Anda suka. Sertakan GIF, foto, video, dan jenis konten lainnya untuk membuat komunikasi menjadi menyenangkan.
• Mulai jajak pendapat langsung sehingga semua orang merasa mereka secara langsung memengaruhi perusahaan.
• Survei bulanan dapat dibagikan secara teratur sehingga Anda dapat memantau kebahagiaan karyawan .
• Pastikan kotak saran sudah tersedia sehingga tim Anda dapat menambahkan pemikiran dan ide mereka kapan pun mood muncul.
• Mengunggah materi ke perpustakaan dapat merujuk karyawan seperti kebijakan perusahaan, video manajemen stres, dll.

Intinya Mengelola Karyawan yang Sulit

Ketika Anda menggunakan tips ini untuk menghadapi karyawan yang sulit, Anda dapat yakin bahwa semua yang Anda bisa lakukan dalam situasi terberat.

Dialog terbuka, yang bekerja dua arah, dan budaya perusahaan yang sehat yang melibatkan keterlibatan dan produktivitas yang lebih baik adalah kuncinya.

Ketika situasi karyawan yang sulit muncul, mengubur kepala Anda di dalam pasir bukanlah jawabannya. Kami telah membagikan 15 tips yang dapat Anda rujuk saat mengelola karyawan yang sulit, termasuk menerapkan alat digital agar dapat dikelola secara real-time.