12 Tips Tentang Mengelola Ekspektasi Klien yang Tidak Bisa Anda Lewatkan

Diterbitkan: 2023-08-03

Bekerja dengan klien baru selalu membuat stres. Seringkali, itu karena Anda masih merasakan satu sama lain, dan belum ada yang tahu apa yang diharapkan dari yang lain. Namun, mengelola ekspektasi klien sangat penting dalam hubungan bisnis apa pun. Dengan demikian, Anda masing-masing harus mengenal satu sama lain dan mencari tahu apa yang diharapkan sejak dini.

Untuk klien yang digambarkan sebagai sombong atau sedikit di sisi yang membutuhkan (atau keduanya!), Ini bisa menjadi hubungan yang berat yang dipenuhi dengan masalah sejak awal. Memeriksa masalah ini sejak dini penting untuk menyelamatkan hubungan dan memastikan bahwa Anda dapat bekerja sama untuk jangka panjang. Itu sebabnya kami bertanya kepada 12 pengusaha dari Young Entrepreneur Council (YEC) berikut ini:

---

---

---

Jual Bisnis Anda

---

---

---

Tingkatkan Kesuksesan Acara Anda

---

---

---

---

Iklankan Bisnis Anda Disini

---

“Bagaimana bisnis dapat secara efektif mengelola harapan klien di awal suatu hubungan?”

Berikut penjelasan dari GoDaddy tentang cara mengelola ekspektasi klien dan menetapkan batasan:

Mengapa Penting untuk Mengelola Ekspektasi Klien

Mengelola harapan klien bukan hanya kebaikan; itu adalah aspek mendasar untuk memastikan hubungan bisnis yang sukses dan tahan lama. Menetapkan dan menavigasi ekspektasi ini dengan benar sejak awal dapat mencegah kesalahpahaman, menumbuhkan kepercayaan, dan meletakkan dasar untuk kolaborasi dan pertumbuhan. Inilah mengapa ini sangat penting:

• Komunikasi yang Jelas : Menetapkan harapan yang jelas sejak awal memastikan bahwa kedua belah pihak berada di halaman yang sama, meminimalkan potensi kebingungan atau salah tafsir di kemudian hari.
• Saling Menghormati: Dengan memahami dan menghormati batasan dan persyaratan satu sama lain, baik klien maupun penyedia layanan dapat bekerja dalam lingkungan yang harmonis, memelihara ikatan saling menghormati.
• Efisiensi dan Produktivitas: Dengan ekspektasi yang jelas, kedua belah pihak dapat menyelaraskan upaya mereka menuju tujuan bersama, menjadikan kolaborasi lebih efisien dan produktif.
• Pencegahan Konflik: Mengatasi harapan sejak dini mengurangi kemungkinan konflik, ketidaksepakatan, dan hambatan potensial di masa depan.
• Membangun kepercayaan: Ketika klien mengetahui apa yang diharapkan dan melihat harapan tersebut terpenuhi, hal itu membangun kepercayaan dan keyakinan dalam hubungan bisnis, membuka jalan untuk kolaborasi lebih lanjut dan rujukan potensial.

Mengelola Ekspektasi Klien Baru

Sebelum Anda masuk terlalu jauh ke dalam daftar, inilah tabel singkat yang dapat Anda rujuk dengan mudah:

Dalam dunia bisnis di mana hubungan dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan, mengelola ekspektasi klien tidak hanya menjadi strategi tetapi juga kebutuhan. Jadi, bagaimana bisnis dapat mengatasi ekspektasi ini secara efektif? Mari jelajahi wawasan ini dari anggota ahli di komunitas YEC:

1. Tetapkan Hasil Kerja yang Jelas

“Kirimi klien Anda daftar pengiriman yang sangat terperinci yang berisi tenggat waktu yang realistis untuk setiap item baris. Tinjau kiriman ini dengan klien Anda satu per satu dan jawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki sebelum melanjutkan proyek. Ini akan memastikan bahwa Anda dan klien Anda berada di halaman yang sama dan berbagi harapan yang sama.” ~ Duran Inci, Optimum7

2. Jadilah Otentik

“Terlalu banyak kesalahan dalam sebagian besar proposal bisnis. Orang suka berjanji berlebihan, jadi jujurlah, bicaralah dengan klien tentang apa yang ingin Anda lakukan untuk mereka, dan apa yang ingin Anda capai dari hubungan tersebut dan bersikap transparan tentang tantangan dan hambatan yang terlibat. Penilaian yang jujur ​​terhadap potensi (dan tantangan) hubungan lebih efektif dan menetapkan ekspektasi yang realistis.” ~ Shawn Schulze, Names.org

3. Menjalin Komunikasi Rutin

“Mulailah dengan cara yang baik untuk berkomunikasi dan menjangkau satu sama lain secara teratur untuk tetap berada di atas harapan dan perspektif tentang bagaimana hubungan itu berjalan. Itu berarti menanyakan klien bagaimana mereka ingin berkomunikasi dan seberapa sering. Menggunakan saluran yang mereka sukai adalah cara yang bagus untuk memulainya.” ~ Angela Ruth, Kalender

4. Kenali Mereka Secara Pribadi

“Mengenal klien secara pribadi dan menunjukkan bahwa Anda adalah manusia sejati dapat sangat membantu Anda mengembangkan hubungan bisnis yang kuat. Memahami nilai, tujuan, perjuangan, dan minat mereka sebagai pribadi dapat membantu Anda mengetahui cara bekerja dengan mereka, harapan apa yang harus ditetapkan, dan dengan mudah merobohkan batasan apa pun sejak dini. Ini akan ditransfer ke hubungan bisnis Anda dan mengarah pada kesuksesan. ~ Solomon Thimothy, OneIMS

5. Selalu Menandatangani Kontrak

“Menyusun kontrak mencetak secara detail apa yang diharapkan dari klien dan bisnis yang menyediakan layanan. Memiliki perincian seperti itu secara tertulis menghilangkan miskomunikasi dan memudahkan kedua belah pihak untuk memahami ketentuan perjanjian.” ~ Kate Hancock, Pusat Perawatan Wajah OC

6. Tetapkan Ekspektasi yang Realistis

“Ekspektasi harus diuraikan secara akurat di awal, dan kemudian kedua belah pihak harus mewujudkannya. Cara terbaik untuk mengelola atau melampaui ekspektasi adalah dengan memastikan ekspektasi tersebut didasarkan pada kenyataan. Pembahasan ini perlu dilakukan sejak dini. Jika klien mengharapkan sesuatu yang tidak mungkin, Anda membuat mereka kecewa.” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

7. Jadilah Transparan

“Seiring waktu, Anda akan mengembangkan daftar alasan mengapa hubungan klien Anda bermasalah. Sekarang, kami membiasakan diri untuk membagikan beberapa kisah tersebut secara transparan untuk mengilustrasikan bagaimana dan mengapa kami bisa gagal. Dengan begitu, prospek memahami bahwa mereka memiliki peran dalam mencapai tujuan bersama kita, dan pemahaman bersama tersebut membantu meletakkan dasar untuk hubungan yang jujur ​​dan transparan di masa mendatang.” ~ Peter Kozodoy, Periklanan GEM

8. Jujur

“Sangat penting untuk menjelaskan kepada klien tentang apa yang akan mereka terima. Ini adalah sesuatu yang dapat dilakukan ketika Anda meninjau kontrak penandatanganan. Daftar terperinci yang jelas yang ditinjau melalui telepon akan memberikan banyak kejelasan. Yang paling penting adalah jujur ​​sejak awal.” ~ Nicole Munoz, Mulai Peringkat Sekarang

9. Tanyakan Klien Tentang Tujuan Spesifik

“Pengaturan ekspektasi sangat penting. Ini dimulai dengan menanyakan kepada klien apa yang ingin mereka capai dan benar-benar mengarahkan pada hal-hal spesifik. Tanyakan kepada mereka seperti apa kesuksesan itu dan selesaikan diskusi itu. Pengaturan ekspektasi juga dapat ditingkatkan dengan kunjungan langsung di mana Anda dapat mengembangkan hubungan yang lebih dekat dan melakukan dialog yang lebih bermakna dengan klien.” ~ Douglas Baldasare, ChargeItSpot

10. Berpikir Seperti Pelanggan

“Meskipun klien akan memberi tahu Anda apa yang mereka harapkan, mereka mungkin tidak membagikan semuanya karena mereka tidak nyaman menjelaskannya atau mereka lupa. Itu sebabnya Anda perlu berpikir seperti klien dan menyadari bagaimana rasanya menjadi mereka. Itu dapat membantu Anda mengelola ekspektasi dengan lebih baik karena Anda melihat lebih banyak tentang apa yang mereka inginkan dan mengapa.” ~ Cynthia Johnson, Bel + Ivy

11. Jangan Takut untuk Pergi

“Bersikaplah terbuka dan sangat jelas tentang hasil kerja dan pastikan klien atau mitra memahami hal ini sebelum pertunangan. Klien bisa menjadi sulit diatur dan melupakan kesepakatan awal. Beberapa bisnis senang mereka menyelesaikan kesepakatan, dan mereka akan membiarkan klien menggertak mereka. Jangan takut untuk memeriksanya. Mereka memilih Anda karena suatu alasan, dan jika alasan itu dilupakan, jangan takut untuk pergi. ~ Philip Michael, Grup Ekuitas New York (NYEG)

12. Adakan Pertemuan Awal Klien

“Mulailah hubungan bisnis Anda dengan mengadakan pertemuan awal dengan klien. Dengan cara ini, baik klien maupun tim dapat menetapkan ekspektasi yang jelas tentang apa yang dapat disampaikan dan kapan mengharapkannya.” ~ Derek Broman, Perusahaan Diskon LLC deguns.net

Seni Mengelola Ekspektasi Klien

Dalam lanskap bisnis yang dinamis, hubungan klien merupakan inti dari kesuksesan. Seperti yang telah kita jelajahi, mengelola ekspektasi klien bukan hanya tentang memastikan penyampaian proyek terpenuhi; ini tentang membangun kepercayaan, membina komunikasi terbuka, dan memahami kebutuhan masing-masing klien. Setiap wawasan dari para ahli kami yang terhormat dari komunitas YEC menggarisbawahi kebenaran universal: Komunikasi yang transparan, otentik, dan proaktif dapat terlebih dahulu menyelesaikan banyak tantangan yang mungkin timbul.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, bisnis tidak hanya mengatur diri mereka sendiri untuk lintasan proyek yang lebih mulus tetapi juga memupuk kemitraan yang dapat berkembang dalam jangka panjang. Saat kita menavigasi seluk-beluk hubungan klien, ingatlah bahwa rasa saling menghormati, pengertian, dan kerja sama adalah landasan kesuksesan yang bertahan lama.

Foto melalui Shutterstock