Panduan Utama untuk Mengelola Karyawan Jarak Jauh

Pra-pandemi, kerja jarak jauh sering dianggap sebagai keuntungan, yang ditawarkan oleh sejumlah pengusaha dalam keadaan terbatas. Sekarang, itu telah menjadi norma dan tampaknya akan berlanjut, dengan studi terbaru oleh Mercer menemukan bahwa 83% pengusaha berniat untuk terus menyediakan pekerjaan jarak jauh pada skala pasca-pandemi yang lebih besar.

Namun, mengelola karyawan jarak jauh memerlukan pendekatan yang berbeda dengan strategi tradisional berbasis kantor. Dalam artikel ini, kita melihat tantangan dan peluang yang disajikan oleh model kerja jarak jauh dan cara mengelola pekerja jarak jauh dan karyawan di luar kantor.

Kerja jarak jauh menghadirkan tantangan

Tantangan mengelola karyawan jarak jauh meliputi:

• Kurangnya interaksi tatap muka . Cara karyawan terlibat dengan kolega dan manajer mereka pasti berubah saat bekerja dari jarak jauh. Tanpa interaksi harian di sekitar pendingin air, karyawan jarak jauh dapat merasa terisolasi, memengaruhi keterlibatan dan motivasi mereka. Dari perspektif manajemen, kurangnya interaksi langsung mungkin terasa seperti penghalang untuk memantau produktivitas.
• "Memperbesar kelelahan." Sementara panggilan video dapat mengatasi kurangnya interaksi langsung, menghabiskan berjam-jam dalam rapat tim virtual bisa sama merugikannya. Istilah "Kelelahan Zoom" diciptakan beberapa bulan setelah pandemi untuk menggambarkan dampak negatif dari penggunaan video terus menerus. Dalam satu survei, lebih dari 49% responden melaporkan kelelahan akibat penggunaan webcam. Kebijakan "camera-on" yang tertutup juga dapat membuat karyawan merasa seperti sedang diawasi, menciptakan rasa tidak percaya.
• Melemahnya ikatan tim . Karyawan biasanya menghargai percakapan spontan, interaksi sosial, dan hubungan profesional dengan rekan kerja mereka. Tetapi ada risiko bahwa ikatan ini dapat melemah saat bekerja dari jarak jauh, yang diperparah oleh isolasi sosial yang dapat ditimbulkan oleh pergeseran ke pekerjaan jarak jauh. Faktor-faktor ini dapat merusak rasa memiliki karyawan terhadap tim dan organisasi mereka.
• Masalah komunikasi . Lingkungan kerja jarak jauh menyisakan lebih sedikit ruang untuk komunikasi cepat dan spontan yang terjadi di kantor ketika karyawan ingin meminta klarifikasi dari kolega atau penyelia. Bahkan dengan teknologi, ada potensi pesan instan atau email diabaikan. Proses pengumpulan informasi dapat memakan waktu lebih lama, yang dapat membuat karyawan frustasi dan berdampak pada produktivitas. Terutama ketika Anda memiliki tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda, mengelola anggota tim jarak jauh dapat menjadi tantangan.
• Gangguan . Gangguan bekerja dari lingkungan rumah sering menjadi salah satu perhatian utama manajemen dengan pekerjaan jarak jauh. Pekerjaan rumah tangga, pengiriman, dan pengasuhan anak dapat mengganggu hari kerja karyawan, memengaruhi keterlibatan mereka.

Tapi itu juga menawarkan peluang

Di sisi lain, kerja jarak jauh juga menawarkan beberapa peluang bagi organisasi seperti:

• Pengurangan biaya potensial. Pekerjaan jarak jauh mengurangi biaya overhead yang terkait dengan pemeliharaan kantor fisik seperti listrik, perlengkapan alat tulis, pembersihan, dan biaya perjalanan. Akibatnya, organisasi mungkin dapat pindah ke ruang yang lebih kecil atau pergi tanpa kantor sama sekali. Kerja jarak jauh juga mengurangi jejak karbon organisasi, dengan mengurangi emisi karbon dioksida dari perjalanan, penggunaan energi, dan pembuangan limbah padat.
• Meningkatkan produktivitas . Ini adalah kesalahpahaman umum bahwa pekerja jarak jauh kurang produktif daripada mereka yang bekerja di lokasi. Pekerja jarak jauh umumnya lebih bahagia karena kebebasan, fleksibilitas, dan otonomi yang lebih besar yang mereka miliki. Kurangnya perjalanan memainkan peran penting dalam hal ini—satu studi menemukan bahwa 79% responden menyebutkan menghindari perjalanan sebagai manfaat terbesar dari pekerjaan jarak jauh. Akibatnya, 52% pengusaha melaporkan peningkatan produktivitas karyawan sejak bekerja dari jarak jauh.
• Meningkatkan kepuasan kerja dan keterlibatan karyawan . Kerja jarak jauh telah dikaitkan dengan kepuasan kerja yang lebih tinggi. Karyawan yang puas lebih mungkin untuk tinggal dengan organisasi mereka lebih lama, mengurangi tingkat atrisi dan menghemat uang organisasi secara keseluruhan. Fleksibilitas kerja jarak jauh juga meningkatkan keterlibatan karyawan, dengan tempat kerja yang terlibat menikmati ketidakhadiran 41% lebih rendah dan profitabilitas 21% lebih tinggi.
• Akses ke tenaga kerja yang lebih beragam. Pekerjaan jarak jauh memungkinkan pengusaha mengakses kumpulan bakat yang lebih luas, memberi organisasi lebih banyak pilihan dalam menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Dengan 54% pekerja mengatakan mereka akan berganti pekerjaan untuk pilihan bekerja dari jarak jauh, kerja jarak jauh juga merupakan strategi utama untuk menarik dan mempertahankan bakat.

8 strategi untuk mengelola karyawan jarak jauh secara efektif

Pada awal pandemi, lebih dari 7 dari 10 pengusaha dilaporkan berjuang untuk beradaptasi dengan pekerjaan jarak jauh. Berikut adalah beberapa tip untuk mengelola tim jarak jauh.

Kebijakan kerja jarak jauh menyediakan kerangka kerja tentang bagaimana dan kapan kerja jarak jauh akan dikelola di organisasi Anda. Ini menetapkan siapa yang dapat bekerja dari jarak jauh, proses persetujuan yang relevan, dan bagaimana pekerjaan jarak jauh akan dikelola dalam sebuah tim.

Jika Anda mengoperasikan model kerja hibrid, kebijakan Anda juga harus menjelaskan kejadian ketika karyawan diharuskan hadir di kantor, seperti untuk alasan keamanan atau praktis.

Saat berkomunikasi dengan tim jarak jauh, Anda tidak dapat mengambil pendekatan satu ukuran untuk semua. Sebaliknya, beradaptasilah dengan gaya komunikasi individu karyawan. Beberapa mungkin memerlukan kontak setiap hari, sementara yang lain hanya perlu terhubung seminggu sekali atau ketika masalah tertentu muncul.

Seperti bekerja di lingkungan kantor, Anda harus melakukan percakapan yang sulit di beberapa titik dengan karyawan jarak jauh Anda, misalnya, seputar manajemen kinerja atau masalah disiplin. Ada potensi percakapan ini menjadi berbentuk buah pir ketika mengandalkan teknologi dan tanpa adanya isyarat non-verbal.

Itulah mengapa Anda harus menggunakan berbagai alat yang berbeda untuk berkomunikasi dengan dan di antara karyawan Anda. Panggilan video bagus untuk percakapan yang lebih sensitif, sedangkan pesan instan mungkin berguna untuk mengerjakan proyek kolaboratif atau berbagi informasi sensitif waktu.

Untuk mengatasi masalah apa pun tentang produktivitas, Anda harus menetapkan harapan yang jelas seputar pengaturan kerja jarak jauh dan hasil kerja karyawan. Jelaskan tentang kerangka waktu, prioritas, dan pencapaian, dan pastikan Anda siap menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki karyawan Anda.

Anda kemudian dapat memantau tujuan-tujuan ini, baik secara formal maupun informal. Daripada mengawasi, melacak kinerja karyawan membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah, seperti kelelahan. Anda kemudian dapat mengatasi masalah di tingkat organisasi dan individu, jika perlu.

Untuk mengatasi kurangnya interaksi langsung, dedikasikan waktu untuk membangun tim dan interaksi dalam tim jarak jauh Anda. Ini bisa berupa pertemuan tim reguler yang dimulai dengan obrolan informal, latihan membangun tim khusus, atau pertemuan sosial, seperti kuis Jumat sore.

Dipandu oleh umpan balik karyawan Anda saat merencanakan interaksi tim, dalam hal seberapa sering mereka ingin bertemu dan apakah mereka ingin menggunakan kamera mereka. Acara dapat diadakan melalui telepon atau melalui email, pesan, atau panggilan konferensi video. Tidak harus panjang—untuk menghindari kelelahan Zoom, yang lebih pendek mungkin lebih efektif.

Karyawan jarak jauh perlu memiliki alat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Pastikan bahwa mereka memiliki akses yang sama ke teknologi dan aset fisik sebagai karyawan di lokasi, dengan penyesuaian yang dilakukan jika perlu untuk mencerminkan kenyataan praktis dari pekerjaan jarak jauh.

Ini termasuk akses digital ke manual kebijakan dan prosedur, template, file klien, dan perangkat lunak termasuk alat konferensi dan penjadwalan. Alat fisik, seperti laptop, printer, dan kartu kredit perusahaan mungkin juga diperlukan.

Karyawan yang berbeda memerlukan sumber daya yang berbeda, terutama dalam hal alat komunikasi, jadi tanggapi kebutuhan masing-masing.

Selain acara tim, Anda juga harus menjadwalkan check-in satu-ke-satu secara teratur dengan karyawan. Meskipun Anda dapat menyesuaikan frekuensi dan durasinya agar sesuai dengan kebutuhan tim dan individu, prediktabilitas adalah kuncinya, jadi lanjutkan dengan check-in terjadwal.

Menjangkau karyawan secara individual memungkinkan Anda mengukur kesejahteraan umum mereka, mengidentifikasi masalah apa pun yang mereka alami, dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki. Ini juga mengomunikasikan nilai mereka dan membantu mereka tetap termotivasi.

Check-in ini adalah sumber umpan balik yang baik untuk mengembangkan dan menyempurnakan pendekatan Anda dalam mengelola tim jarak jauh Anda. Dari waktu ke waktu, Anda juga dapat mengedarkan survei singkat kepada karyawan sehingga mereka dapat memberikan umpan balik anonim tentang pengalaman bekerja dari rumah.

Cara yang baik untuk memotivasi karyawan dan membangun rasa kebersamaan adalah dengan mengumpulkan dan berbagi saran dari karyawan yang berpengalaman bekerja dari jarak jauh, misalnya melalui video testimonial atau email.

Mereka dapat memberikan wawasan dan tips untuk manajemen waktu, strategi untuk mengatasi isolasi sosial, dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja saat bekerja dari rumah.

Sebuah analisis oleh Gallup menemukan bahwa karyawan yang merasa diremehkan dan kurang dihargai dua kali lebih mungkin untuk mengatakan bahwa mereka akan berhenti dalam 12 bulan ke depan, dan tantangan kerja jarak jauh dapat memperkuat sentimen ini. Saat mengelola tim jarak jauh, pengakuan tetap menjadi bagian penting dari strategi retensi karyawan organisasi.

Temukan cara untuk merayakan pencapaian individu dan tim dari jarak jauh, seperti mengirim email ucapan terima kasih ke tim Anda, memberikan sapaan kepada karyawan di salah satu rapat tim reguler Anda, atau mengirim paket perawatan.

Intinya tentang Mengelola Tim Jarak Jauh

Pendekatan terbaik untuk mengelola tim jarak jauh adalah bersabar dan fleksibel—strategi kerja jarak jauh yang berhasil harus disesuaikan dengan kebutuhan individu anggota tim Anda.

Dengan menerapkan tips di atas, Anda dapat yakin bahwa karyawan jarak jauh Anda bekerja secara efektif dan memastikan bahwa Anda terhindar dari jebakan manajemen mikro.