Cara Menjalankan Rapat Strategi Pemasaran Tahunan (Termasuk Agenda)

Apakah Anda membuat strategi pemasaran untuk tahun ini? Ingin mengadakan sesi dengan tim Anda yang menyiapkan Anda untuk sukses saat Anda menjalankan rencana Anda dari kuartal ke kuartal? Selama 15 tahun terakhir, saya telah membantu semua orang mulai dari perusahaan Fortune 500 hingga startup pendatang baru merencanakan strategi pemasaran mereka. Pada bagian ini, saya akan berbagi dengan Anda komponen kunci dari sesi perencanaan pemasaran yang sukses dan agenda pertemuan pemasaran tahunan yang dapat digunakan untuk menyiapkan Anda menuju kesuksesan.

Beberapa prinsip utama yang diuraikan dalam agenda ini berakar pada metodologi perencanaan organisasi dari program seperti EOS dan Traction. Prinsip-prinsip pemasaran berakar pada strategi pertumbuhan beberapa perusahaan paling sukses dalam 10 tahun terakhir dan strategi, pengungkit, dan saluran pertumbuhan yang mereka gunakan untuk menghasilkan pertumbuhan eksponensial.

Tujuan dari semua ini?

Untuk membantu Anda mewujudkan visi pemasaran Anda.

Mari kita bahas:

Apa Itu Visi Pemasaran?

Menyelaraskan visi pemasaran sebagai tim pemasaran sangat penting untuk memastikan strategi yang kohesif dan efektif yang mendorong hasil.

Visi terpadu berfungsi sebagai bintang utara, memandu setiap kampanye, konten, dan interaksi dengan audiens target. Tanpa keselarasan ini, tim dapat menjadi terfragmentasi, dengan masing-masing anggota atau subkelompok bekerja untuk mencapai tujuan yang berbeda, sehingga menghasilkan pesan yang beragam dan penggunaan sumber daya yang tidak efisien.

Visi bersama memastikan bahwa setiap anggota tim memahami tujuan yang lebih besar, mendorong kolaborasi, meningkatkan kreativitas, dan memastikan bahwa semua upaya disalurkan menuju tujuan bersama. Ini tidak hanya menyederhanakan pengambilan keputusan tetapi juga menanamkan tujuan dan arah, penting untuk mempertahankan motivasi dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Mengapa Manusia Merupakan Bagian Paling Penting dalam Pemasaran

Memahami orang-orang dan fungsi inti dalam tim pemasaran adalah dasar keberhasilan setiap upaya pemasaran. Setiap anggota tim pemasaran memiliki keterampilan, perspektif, dan pengalaman unik yang dapat sangat memengaruhi arah dan hasil kampanye.

Mengenali dan memanfaatkan kekuatan individu ini memastikan bahwa tim beroperasi pada potensi tertingginya. Selain itu, memahami fungsi inti (ABM, Konten, SEO, media sosial, Demand Gen, Pemasaran Produk, dll.) sangat penting karena memberikan kejelasan tentang peran, tanggung jawab, dan alur proses. Tinjauan tahunan memastikan bahwa struktur dan fungsi tim tetap relevan dan optimal untuk lingkungan saat ini.

Pentingnya Umpan Balik Pelanggan

Umpan balik dari pelanggan dan tim penjualan sangat berharga bagi tim pemasaran saat mereka menyusun strategi dan rencana mereka. Di satu sisi, pelanggan, sebagai pengguna akhir suatu produk atau layanan, menawarkan wawasan langsung tentang apa yang disukai, apa yang perlu ditingkatkan, dan di mana kesenjangan yang mungkin ada di pasar. Masukan mereka memberikan ujian nyata bagi inisiatif pemasaran, memastikan bahwa kampanye tidak hanya kreatif tetapi juga efektif dan relevan.

Di sisi lain, tim penjualan, yang beroperasi di garis depan operasi bisnis, memiliki pemahaman unik tentang perilaku, keberatan, dan kebutuhan pelanggan. Wawasan mereka dapat menyoroti potensi peluang atau tantangan yang mungkin tidak langsung terlihat oleh tim pemasaran.

Bagaimana Memfasilitasi Sesi Perencanaan Pemasaran Tahunan

Fokus pada delapan komponen berikut saat Anda bersiap untuk menyelenggarakan sesi perencanaan pemasaran tahunan:

1. Persiapan Pra-Pertemuan

Anda harus melakukan sedikit pekerjaan sebelum pertemuan sebenarnya agar berhasil. Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan dan diterapkan sebelum mengadakan pertemuan perencanaan Anda:

1.1. Tetapkan tanggal setidaknya dua bulan sebelumnya untuk memastikan kehadiran maksimal.

1.2. Pesan tempat yang sesuai, pastikan tempat tersebut dilengkapi dengan teknologi yang diperlukan (proyektor, mikrofon, dll.).

1.3. Kirimkan undangan kalender dengan tanggal, waktu, tempat, dan gambaran singkat tentang tujuan pertemuan.

1.4. Menugaskan tim untuk menyiapkan materi presentasi untuk setiap item agenda.

1.5. Mengumpulkan data awal, masukan, atau laporan yang akan dibahas dalam pertemuan.

1.6. Kirimkan agenda final kepada semua peserta setidaknya dua minggu sebelum pertemuan.

2. Pertemuan Kick-Off

Setelah rapat dimulai, Anda perlu memulai dengan beberapa aturan dasar dan detail.

2.1. Mulailah dengan pesan sambutan singkat, yang menegaskan kembali pentingnya pertemuan tersebut.

2.2. Berikan gambaran umum tentang jadwal hari itu.

2.3. Tetapkan aturan dasar rapat (misalnya, satu pembicara dalam satu waktu, hormati semua pendapat, dll.).

3. Memfasilitasi Agenda

Sebagian besar sesi akan difasilitasi oleh Anda atau konsultan pemasaran yang berspesialisasi dalam jenis aktivitas ini.

3.1. Mulailah dengan Komponen Visi. Izinkan presenter untuk memimpin, namun pastikan diskusi tetap pada jalurnya.

3.2. Alokasikan slot waktu tertentu untuk setiap komponen dan patuhi slot tersebut. Jika diskusi berlangsung lama, catat topiknya dan pindahkan ke slot “diskusi terbuka” di akhir.

3.3. Mendorong partisipasi dari semua anggota tim, memastikan perspektif yang beragam didengar.

3.4. Dokumentasikan keputusan-keputusan penting, item tindakan, dan tanggung jawab untuk setiap poin agenda.

4. Istirahat dan Jaringan

Buat semua orang tetap segar dengan istirahat sepanjang hari untuk waktu sosial dan minuman.

4.1. Pastikan istirahat tepat waktu agar tim tetap segar.

4.2. Dorong anggota tim untuk berjejaring dan berdiskusi secara informal selama istirahat, membina kohesi tim dan kolaborasi lintas fungsi.

5. Pengumpulan Umpan Balik

Simpan catatan dan dokumentasi penting sepanjang sesi.

5.1. Setelah mendiskusikan Putaran Umpan Balik, distribusikan formulir umpan balik atau lakukan sesi umpan balik langsung menggunakan alat seperti Mentimeter atau Miro.

5.2. Pastikan umpan balik bersifat spesifik, dapat ditindaklanjuti, dan terkait dengan upaya pemasaran.

6. Kolaborasi dengan Penjualan

Libatkan anggota tim Anda di luar departemen pemasaran untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang perjuangan dan penderitaan pelanggan.

6.1. Undang anggota kunci dari tim penjualan untuk memberikan wawasan dan umpan balik.

6.2. Memfasilitasi diskusi bersama antara pemasaran dan penjualan untuk memastikan keselarasan strategi dan tujuan.

7. Menutup Rapat

Akhiri pertemuan dengan kejelasan di seluruh tim dan dukungan terhadap upaya-upaya utama.

7.1. Meringkas keputusan-keputusan penting, item tindakan, dan tanggung jawab.

7.2. Diskusikan langkah selanjutnya dan pertemuan atau tugas tindak lanjut apa pun.

7.3. Ucapkan terima kasih kepada peserta atas partisipasi dan kontribusinya.

8. Tindakan Pasca Rapat

Setelah pertemuan selesai, penting untuk menindaklanjuti semua langkah selanjutnya dan memastikan bahwa masyarakat bertanggung jawab atas hal-hal yang mereka janjikan akan mereka lakukan.

8.1. Bagikan notulen rapat, termasuk keputusan, item tindakan, dan tanggung jawab, kepada semua peserta dalam waktu seminggu.

8.2. Atur rapat atau tugas tindak lanjut berdasarkan keputusan yang dibuat selama rapat.

8.3. Arsipkan semua materi presentasi dan catatan di lokasi terpusat yang dapat diakses oleh tim.

Agenda Sesi Perencanaan Pemasaran Tahunan

Berikut ini adalah contoh agenda sesi perencanaan pemasaran tahunan:

Hari 1: Visi, Manusia, dan Data

08:30 – 09:00: Sarapan dan Berjejaring

09:00 – 09:15: Pidato Pembukaan

09:15 – 10:15: Komponen Visi

• Tujuan: Menentukan tujuan inti upaya pemasaran pada tahun 2024
• Niche: Identifikasi target audiens atau segmen industri
• Target Jangka Panjang: Tetapkan target untuk Q1, Q2, Q3, Q4
• Visi: Ambisi untuk Y2 dan Y3

10:15 – 10:30: Istirahat

10:30 – 11:30: Komponen Manusia

• Orang yang Tepat: Bentuk tim yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan
• Kursi Kanan: Penyelarasan peran dengan kekuatan
• Teknologi yang Tepat: Alat teknologi untuk tim
• Pemasok yang Tepat: Tingkatkan keahlian tim

11:30 – 12:30: Komponen Data

• Kartu Skor: Ikhtisar metrik utama
• Terukur: Metrik pemasaran konten yang penting

12:30 – 13:30: Istirahat Makan Siang

13.30 – 14.30: Komponen Masalah

• Daftar Masalah: Diskusikan tantangan
• Selesaikan Masalah: Proses “Identifikasi, Diskusikan, Selesaikan” (IDS).

14.30 – 15.30: Komponen Proses

• Proses Inti: Proses utama dalam pemasaran dan penjualan
• Didokumentasikan & Disederhanakan: Proses antara kontak dan kontrak

15.30 – 15.45 : Istirahat

15.45 – 17.00: Komponen Traksi

• Rocks: prioritas 90 hari
• Rapat Nadi: Rapat tim rutin
• Pulsing Kuartalan: peninjauan dan penyetelan ulang 90 hari

Hari 2: Saluran Traksi, Strategi Konten, Masukan, dan Kolaborasi

08:30 – 09:00: Sarapan dan Berjejaring

09:00 – 10:00: Saluran Traksi (dari Weinberg dan Mares)

• Pemasaran Konten, Pemasaran Email, Iklan Bertarget, SEO, Iklan Sosial dan Bergambar, Program Afiliasi, Platform yang Ada, Pameran Dagang

10:00 – 10:15: Istirahat

10:15 – 11:15: Strategi Konten

• Jenis Konten: Apa yang disukai penonton
• Saluran Distribusi: Dimana audiens berada
• Keterlibatan: Strategi untuk memelihara prospek

11:15 – 12:15: Putaran Umpan Balik

• Umpan Balik Pelanggan: Sempurnakan strategi konten
• Iterasi: Peningkatan berkelanjutan
• Tinjau Situs: diskusi G2, Capterra, Clutch, TrustRadius

12:15 – 13:15: Istirahat Makan Siang

13.15 – 14.15: Kolaborasi dengan Penjualan

• Kualifikasi Prospek: Tentukan prospek yang memenuhi syarat
• Konten untuk Penjualan: Membantu proses penjualan

14:15 – 15:15: Pembelajaran Berkelanjutan

• Pelatihan: Perbarui tim dengan tren
• Analisis Pesaing: Analisis dan adaptasi

15.15 – 15.30 : Istirahat

15.30 – 16.30: Diskusi Terbuka dan Tanya Jawab

16:30 – 17:00: Kata Penutup dan Langkah Selanjutnya

Apa yang Harus Anda Lakukan dari Sini?

Saatnya mengubah agenda dan upaya perencanaan pemasaran ini menjadi tindakan. Jika Anda merasa tidak nyaman memfasilitasi pertemuan semacam ini, hubungi tim kami di Foundation, dan kami mungkin dapat mendukung Anda dan tim Anda dalam mengidentifikasi arah terbaik untuk bauran pemasaran Anda.

Ingat—memastikan untuk mengoptimalkan pertemuan pemasaran tahunan sangat penting untuk keberhasilan dalam mencapai visi pemasaran yang dijelaskan sebelumnya. Dengan agenda dan tugas di atas, pemasar dapat memastikan bahwa upaya agenda dan perencanaannya berjalan lancar dan efisien. Anda akan dapat terus mengikuti tren, berkolaborasi dengan tim penjualan, dan mengumpulkan umpan balik dari pelanggan untuk membuat keputusan yang tepat.

Dan keputusan yang tepat tersebut akan memberikan hasil dan hasil bisnis yang lebih baik. Tangkap mereka.