Meminimalkan Risiko Menggunakan WhatsApp di Tempat Kerja

WhatsApp telah menjadi platform perpesanan terkemuka, dengan sekitar 2 miliar pengguna global secara kolektif mengirimkan lebih dari 100 miliar pesan setiap hari.

Meskipun menggunakan WhatsApp mungkin nyaman, itu tidak dibuat untuk komunikasi internal yang aman.

Oleh karena itu, organisasi, terutama di sektor kesehatan, harus mengenali dan mengatasi risiko besar yang terkait dengan penggunaannya dan sebagai gantinya mempertimbangkan untuk menggunakan platform komunikasi internal yang aman dan profesional.

Namun, jika saat ini Anda menggunakan WhatsApp di dalam organisasi, Anda masih dapat mengambil tindakan segera untuk mengekang risiko ini.

Mari kita bahas masalah utama dan selami langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk meminimalkannya.

Risiko Utama & Cara Meminimalkannya

Risiko 1: Organisasi kekurangan kontrol admin

WhatsApp tidak memiliki fitur dan izin administratif yang penting, membuatnya sulit untuk mengelola grup obrolan, mengontrol kemampuan pengguna, dan memberikan pengawasan saat organisasi berkembang.

Cara meminimalkan risiko:

1. Evaluasi semua grup obrolan secara rutin: Lakukan penilaian rutin untuk mengidentifikasi grup obrolan WhatsApp yang ada di organisasi Anda. Kumpulkan informasi dari anggota tim untuk membuat ikhtisar grup ini dan tentukan relevansinya. Selalu perbarui daftar peserta grup, tutup grup yang tidak perlu, dan buat daftar grup Anda di Excel atau Word untuk memastikan keterlacakan penuh.
2. Tetapkan peran admin grup yang jelas: Tentukan dan tunjuk admin dengan jelas untuk setiap grup obrolan. Tentukan tanggung jawab mereka, seperti mengelola kegiatan kelompok, menyetujui anggota baru, dan menegakkan pedoman komunikasi. Hal ini meningkatkan akuntabilitas dan pengawasan. Pastikan admin adalah anggota tim tepercaya yang dapat mencerminkan organisasi dengan baik.
3. Batasi jumlah admin: Pertahankan jumlah admin untuk setiap grup seminimal mungkin. Memiliki terlalu banyak admin meningkatkan kemungkinan salah urus atau tindakan tidak sah.

Risiko 2: Tanggung jawab atas konten yang menyinggung dan tidak pantas

Ketidakmampuan untuk menghapus pesan yang menyinggung atau tidak pantas di WhatsApp membuat organisasi Anda menghadapi risiko tindakan hukum, kerugian finansial dan reputasi, serta hilangnya moral karyawan.

Cara meminimalkan risiko:

1. Menetapkan kebijakan perpesanan WhatsApp: Mendefinisikan dengan jelas dan mengomunikasikan ekspektasi dan pedoman terkait perilaku perpesanan yang dapat diterima. Kembangkan kebijakan yang menguraikan jenis pesan dan perilaku yang tidak ditoleransi dalam grup WhatsApp.
2. Komunikasikan panduan sejak awal: Beri tahu semua anggota grup tentang panduan yang harus mereka ikuti saat membuat grup baru. Gunakan fitur deskripsi grup WhatsApp untuk menambahkan ringkasan aturan perilaku sebagai pengingat.
3. Tangani konten yang tidak pantas dengan segera: Segera tanggapi pesan yang menyinggung atau tidak pantas. Sampaikan dengan jelas bahwa konten tersebut tidak diperbolehkan, minta penghapusannya, dan perkuat komitmen organisasi untuk komunikasi yang terhormat dan bertanggung jawab.

Risiko 3: Pemeliharaan manual rawan kesalahan

Mengelola grup WhatsApp secara manual dapat menyebabkan kesalahan, penundaan dalam menambah dan menghapus karyawan, serta kehilangan kendali atas grup saat admin keluar dari perusahaan.

Cara meminimalkan risiko:

1. Ikuti prosedur terstruktur untuk menambah dan menghapus mantan karyawan: Tambahkan karyawan baru ke grup WhatsApp perusahaan sebagai bagian dari proses pengenalan dan segera keluarkan mantan karyawan setelah kepergian mereka. Meskipun mantan anggota mempertahankan akses ke riwayat percakapan, mereka seharusnya tidak lagi menerima pesan baru.

Karena Anda mungkin memerlukan beberapa admin untuk melakukan tindakan ini, tempatkan satu orang sebagai penanggung jawab untuk memastikan semua admin melakukan tugas ini.

2. Pastikan offboarding mencerminkan tinjauan peran individu: Jika karyawan yang keluar adalah admin grup, tetapkan admin baru sebagai bagian dari proses offboarding untuk memastikan kontrol semua grup WhatsApp tetap berada dalam organisasi Anda.

Risiko 4: Kebocoran informasi sensitif

WhatsApp menimbulkan risiko kebocoran informasi sensitif, terutama ketika mantan karyawan masih memiliki akses ke percakapan WhatsApp yang mereka ikuti, bahkan setelah dihapus.

Cara meminimalkan risiko:

1. Tetapkan kebijakan yang jelas mengenai informasi apa yang dapat dibagikan melalui WhatsApp: Idealnya, bagikan contoh informasi yang tidak boleh dibagikan. Untuk organisasi layanan kesehatan, disarankan untuk membatasi pembagian informasi terkait pasien dan gunakan platform aman yang dapat digunakan perusahaan untuk mengontrol dan merekam data sensitif.
2. Latih tim: Sertakan bab tentang penggunaan WhatsApp dan risikonya dalam program pelatihan berkelanjutan Anda. Tekankan bahwa informasi yang dibagikan melalui WhatsApp tidak dapat dihapus seluruhnya dan setiap orang harus berpikir dengan hati-hati sebelum membagikan dokumen, informasi bisnis, atau Informasi Kesehatan yang Dilindungi.
3. Buat representasi visual yang jelas untuk grup: Meskipun sedikit yang dapat dilakukan setelah berbagi informasi atau gambar di grup yang salah, Anda dapat meminimalkan risiko hal itu terjadi dengan menggunakan nama dan gambar grup yang jelas untuk menarik perhatian pengguna sebelum membagikan informasi apa pun.
4. Minta tim Anda untuk menghindari berbagi perangkat mereka: Baik di rumah atau dengan teman, tekankan pentingnya tidak memberi orang lain akses ke perangkat yang mungkin berisi informasi sensitif.
5. Mendorong penggunaan pengaturan keamanan: Pastikan tim Anda mengaktifkan pengaturan keamanan di ponsel mereka, seperti kode sandi, pengenalan wajah, atau autentikasi sidik jari, untuk mengurangi risiko orang lain mengakses informasi sensitif. Perangkat harus mengunci otomatis beberapa saat setelah tidak digunakan.

Risiko 5: Perburuhan dan tuntutan hukum ketenagakerjaan

Menggunakan WhatsApp untuk komunikasi di tempat kerja menghadapkan organisasi pada risiko terkait tenaga kerja dan ketenagakerjaan, karena riwayat percakapan yang lengkap dan informasi yang dimiliki karyawan dapat digunakan sebagai bukti dalam tindakan hukum.

Cara meminimalkan risiko:

1. Minimalkan penggunaan WhatsApp untuk komunikasi terkait ketenagakerjaan: Jika memungkinkan, batasi penggunaan WhatsApp dan coba hindari hal-hal terkait ketenagakerjaan seperti membahas jam kerja lembur, komunikasi terkait pemutusan hubungan kerja, atau pengumuman khusus.
2. Berikan manajer alat khusus untuk komunikasi terkait pekerjaan: Pertimbangkan untuk melengkapi manajer dengan alat khusus yang dirancang khusus untuk komunikasi terkait pekerjaan. Alat-alat ini harus memfasilitasi komunikasi yang efektif dengan anggota tim mereka mengenai informasi terkait pekerjaan sehari-hari.
3. Meninjau percakapan saat memberhentikan karyawan: Sebelum memberhentikan karyawan, sebaiknya tinjau komunikasi WhatsApp sebelumnya dengan mereka untuk mengidentifikasi potensi risiko litigasi ketenagakerjaan, karena pemahaman menyeluruh tentang konteks lengkap dapat membantu mengelola klaim tersebut secara efektif.

Risiko 6: Masalah keamanan dan privasi

WhatsApp tidak memiliki komitmen komersial dengan organisasi yang menggunakan versi konsumennya. Itu tidak membawa tanggung jawab dan kewajiban yang dilakukan oleh penyedia perangkat lunak lain, seperti pencadangan dan pemulihan data atau pelaporan tentang pelanggaran keamanan.

Cara meminimalkan risiko:

1. Tetap terinformasi tentang kerentanan dan statusnya saat ini: Tetap perbarui informasi terbaru tentang kerentanan di platform WhatsApp dengan mengikuti artikel berita dan publikasi yang melacak perkembangan ini.
2. Mengevaluasi kemungkinan migrasi ke alat kerja khusus: Platform tersebut harus didukung oleh kontrak hukum dan evaluasi menyeluruh, memastikan bahwa mereka dan penyedianya memegang tanggung jawab dan komitmen terhadap organisasi Anda.

Garis bawah

Secara keseluruhan, meskipun WhatsApp menawarkan aplikasi yang nyaman dan digunakan secara luas, organisasi harus menyadari risiko yang terkait dengan penggunaannya di tempat kerja, terutama di industri sensitif seperti perawatan kesehatan.

Meskipun demikian, jika saat ini Anda menggunakan aplikasi perpesanan untuk berkomunikasi dengan staf Anda, gunakan rekomendasi di atas untuk meningkatkan keamanan dan meminimalkan potensi risiko yang terkait dengan penggunaan WhatsApp di tempat kerja.

Lebih lanjut sangat disarankan untuk mencari solusi komunikasi internal alternatif yang memberikan kontrol yang lebih baik atas berbagi data dan dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini