6 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Menyewa Asisten Virtual

Mempekerjakan Asisten Virtual mirip dengan mempekerjakan karyawan biasa. Satu-satunya perbedaan adalah satu bekerja di dunia maya dan yang lain bekerja di kantor fisik. Oleh karena itu, jika Anda berencana untuk menyewa Asisten Virtual, masuk akal untuk menerapkan pendekatan yang sama seperti yang Anda lakukan saat mempekerjakan karyawan kantoran.

Berikut adalah enam kesalahan yang harus dihindari saat mempekerjakan asisten virtual:

1. Kegagalan mengidentifikasi kebutuhan

Ada dua jenis wirausahawan. Salah satunya adalah pengusaha yang merencanakan ke depan dan cenderung terlalu memikirkan situasinya. Dia mungkin memutuskan untuk menyewa asisten virtual karena menurutnya bisnisnya akan mendapatkan daya tarik yang signifikan dalam beberapa minggu. Dia khawatir bahwa pengaturannya saat ini tidak akan cukup untuk menampung volume tambahan. Jadi dia menyewa asisten virtual dalam waktu seminggu dan mempersiapkan bisnis untuk ekspansi.

Pengusaha kedua adalah orang yang tidak tahu apa kebutuhan bisnisnya. Dia cenderung membabi buta mengikuti nasihat orang lain tanpa memvalidasi keputusannya. Jadi dia mempekerjakan asisten virtual hanya karena pengusaha lain berbagi pengalaman suksesnya.

Dalam kedua kasus tersebut, asisten virtual akan kurang dimanfaatkan karena para pengusaha tidak tahu mengapa mereka mempekerjakannya sejak awal.

Sebelum Anda mulai merekrut kandidat untuk posisi bantuan virtual, kenali alasan mengapa Anda perlu membawanya ke tim Anda. Jika tidak, Anda tidak akan tahu keterampilan apa yang harus dicari, kualifikasi, dan ruang lingkup pekerjaan yang akan ditugaskan.

2. Kurangnya sistem kualifikasi

Pengusaha yang mempekerjakan asisten virtual berdasarkan Curriculum Vita mungkin akan mengalami kebangkitan yang kasar. CV adalah referensi penting untuk memenuhi syarat seorang kandidat tetapi tidak boleh menjadi satu-satunya kriteria. Padahal, seharusnya tidak menjadi kriteria utama.

Dan tidak cukup hanya menarik kesimpulan berdasarkan wawancara pendahuluan. Untuk menemukan kandidat terbaik, Anda harus memiliki sistem kualifikasi. Inilah sistem yang dapat Anda coba:

• Wawancara Awal
• Tes keterampilan dasar
  • Microsoft Word
  • MS Excel
  • Penanganan email
  • Dasar penulisan surat
  • Manajemen file
  • Penanganan telepon
• Tes keterampilan teknis
  • Tes praktis pada persyaratan pekerjaan tertentu
  • Uji kompetensi lisan
• Profil perilaku
  • Penalaran Analogi
  • Tes situasional
  • Cek di akun media sosial

Dari awal, sistem ini terlihat membosankan tetapi mencakup tiga (3) komponen penting bagi seorang kandidat: Teknis, Fundamental, dan Perilaku.

3. Mempekerjakan kandidat pertama

Kesalahan besar yang dilakukan oleh pengusaha adalah mempekerjakan kandidat pertama yang mereka temui. Bukan karena calon pertama tidak memenuhi syarat; tetapi Anda membutuhkan kumpulan bakat untuk kualifikasi referensi silang.

Saat merekrut asisten virtual, kumpulkan daftar pendek yang terdiri dari 5 hingga 7 kandidat. Cobalah untuk membuat pengalaman mereka beragam mungkin. Jangan hanya fokus pada kandidat yang memiliki pengalaman yang dibutuhkan bisnis Anda. Mengapa? Karena sebagian besar kandidat ini sudah ditentukan caranya; mereka memiliki sistem dan mungkin ragu untuk mengikuti sistem Anda.

4. Tidak adanya langkah-langkah Kontrol Kualitas

Jika Anda mendengar orang mengatakan bahwa mereka memiliki pengalaman buruk bekerja dengan asisten virtual, cari tahu terlebih dahulu mengapa demikian. Sangat mudah bagi pengusaha untuk menyalahkan asisten virtual tetapi dalam setiap pengaturan, ada dua pihak.

Dan dalam setiap cerita, ada dua sisi.

Sebagian besar pengaturan tidak berfungsi karena tindakan pengendalian kualitas tidak ditetapkan. Asisten virtual, meskipun berpengalaman, bekerja dengan pedoman klien sebagai referensi. Dan ada masalah Kurva Pembelajaran yang harus dihormati.

Sebagai klien, Anda harus berada di atas kinerja asisten virtual Anda terutama pada awal keterlibatan ketika Kurva Pembelajaran curam. Selalu ukur kinerja asisten virtual dan diskusikan hasilnya secara teratur. Tujuannya adalah untuk terus meningkatkan.

5. Kurangnya komunikasi

Beberapa pengusaha akan berasumsi bahwa kelemahan terbesar dalam pengaturan bantuan virtual adalah kurangnya komunikasi. Mereka akan menunjukkan perbedaan zona waktu dan ketidakmampuan untuk berbagi ruang yang menghambat jalur komunikasi.

Pengamatan ini tidak memiliki dasar dan pada kenyataannya bertentangan dengan keuntungan bekerja dengan asisten virtual. Ketika Anda membuat keputusan untuk mempekerjakan asisten virtual, Anda telah mengakui kekuatan teknologi digital. Ada beberapa program online yang dapat Anda gunakan untuk berkomunikasi secara teratur dengan asisten virtual Anda terlepas dari zona waktu. Berikut adalah beberapa:

• WebEx
• asana
• Tenaga penjualan
• Skype
• Viber
• Google Hangout

Dengan pengecualian WebEx dan Salesforce, program ini dapat diunduh dan gratis. Jika Anda menjalankan bisnis online, Anda harus memiliki perangkat lunak kolaboratif. Jika tidak, Anda tidak akan dapat mengelola bisnis Anda secara efektif dan efisien.

6. Menghadapi perbedaan budaya dan sosial

Sejak 2010, Filipina dan India telah bersaing untuk posisi teratas dalam outsourcing bisnis global. Kedua negara adalah sumber yang bagus untuk bakat online termasuk asisten virtual. Untuk tahun 2012, India mencatat jumlah pekerja online tertinggi tetapi diikuti oleh Filipina. Menurut raksasa pasar kerja online Elance, 1/8 pekerja lepas mereka berasal dari Filipina.

Jika Anda memutuskan untuk menyewa asisten virtual dari negara-negara ini, Anda dapat yakin akan pekerjaan berkualitas tinggi dengan harga yang lebih terjangkau. Tetapi untuk membuat pertunangan itu berhasil, Anda harus terbiasa dengan nuansa budaya dan sosial mereka.

Budaya seseorang mewakili sejarah negaranya. Nilai, norma, dan adat istiadat telah diturunkan dari generasi ke generasi. Anda seharusnya tidak mengharapkan kandidat untuk berkompromi dengan praktik mereka yang tidak masuk akal demi pekerjaan. Berhati-hatilah dan hormati praktik mereka dan sesuaikan ini dalam jadwal Anda. Kunci untuk membuat ini berhasil adalah merencanakan jadwal sebelumnya.

Seperti yang baru saja Anda baca, proses kualifikasi asisten virtual harus sama dengan kualifikasi karyawan kantor biasa. Mungkin asisten virtual membutuhkan saluran komunikasi yang lebih terbuka tetapi nilai menjaga komunikasi yang erat dengan karyawan kantor reguler Anda juga berlaku.

Anda akan menemukan nilai luar biasa dalam memiliki asisten virtual di dalam tim Anda. Tetapi selalu luangkan waktu untuk menemukan kandidat yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Biodata penulis

Felix bekerja dengan Pekerja Outsource, sebuah perusahaan yang membantu pengusaha menemukan asisten virtual yang sempurna untuk bisnis mereka. Anda dapat menemukan lebih banyak postingannya di Twitter.