Manajemen Tenaga Kerja Seluler: Panduan Lengkap

Tenaga kerja mobile terdiri dari 2,7 miliar karyawan di seluruh dunia, dan termasuk mereka yang tidak bekerja di meja sebagai bagian dari peran mereka. Pekerja tanpa meja termasuk pengemudi taksi, perawat, pekerja utilitas, pekerja kehutanan, pengemudi truk, responden darurat, dan lainnya yang melakukan pekerjaan penting tanpa bekerja dari satu lokasi pusat.

Karyawan mobile dapat membantu perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan layanan kepada klien, dan dapat memungkinkan penyelesaian tugas yang tidak dapat dilakukan dari lokasi pusat. Namun, seperti semua tenaga kerja, pekerja tanpa meja dan manajer mereka memerlukan alat manajemen yang tepat. Faktanya, karena pekerja tanpa meja mungkin tidak memiliki akses ke sumber daya kantor tradisional sepanjang waktu, teknologi dan solusi manajemen tenaga kerja seluler yang kuat lebih penting.

Apa itu Manajemen Tenaga Kerja Seluler?

Manajemen tenaga kerja seluler (MWM) mengacu pada alat, teknologi, dan pendekatan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola tim lapangan, armada, dan pekerja tanpa meja. Ini dapat mencakup solusi perangkat lunak manajemen tenaga kerja seluler, aplikasi, layanan, dan solusi lain yang dirancang untuk membantu manajer, kepemimpinan, dan pekerja lapangan berkomunikasi dan bekerja sama secara efektif, bahkan melintasi jarak.

Tantangan Besar Manajemen Tenaga Kerja Seluler—Dan Solusinya

Tenaga kerja tanpa meja membutuhkan pendekatan yang berbeda, namun banyak perusahaan Silicon Valley secara tidak proporsional berfokus pada pekerja berbasis kantor ketika mengembangkan solusi manajemen tim dan manajemen tugas. Opsi ini tidak berfungsi untuk manajemen layanan seluler dan lapangan, karena pekerja tanpa meja sering kali berada jauh dari manajer. Sementara pekerja tanpa meja mungkin memiliki lebih banyak otonomi dan kebebasan dalam peran mereka, mereka masih memerlukan komunikasi yang andal, akses ke database dan informasi untuk melakukan pekerjaan mereka, dan dukungan manajemen tambahan.

Tim mobile juga menghadapi tantangan unik yang membutuhkan solusi manajemen tenaga kerja mobile mereka sendiri.

Tantangannya: pelepasan

Pekerja lapangan mungkin tidak memiliki banyak interaksi sosial di tempat kerja seperti karyawan kantoran, sehingga menyulitkan mereka untuk merasa menjadi bagian dari tim. Hal ini dapat menyebabkan perputaran yang tinggi, yang mahal—perusahaan menghabiskan rata-rata setara dengan 70% dari gaji tahunan pekerja untuk mengganti anggota tim. Perusahaan dengan pelepasan juga mengungguli tenaga kerja yang sangat terlibat sekitar 20%.

Solusinya

• Jadikan tempat kerja Anda mobile: Gunakan aplikasi seluler untuk membuat tim lapangan Anda tetap terlibat daripada meminta pekerja untuk menggunakan PC atau untuk menyelesaikan tugas di lokasi kantor (seperti pencatatan jam kerja) yang sekarang dapat dilakukan dari jarak jauh.
• Buat ruang sosial online: Gunakan teknologi untuk membuat komite virtual atau grup obrolan sosial online. Memberi pekerja ruang untuk bersosialisasi secara online melalui obrolan teks atau video membantu mereka mengenal satu sama lain, yang sangat penting jika tim Anda jarang bertemu langsung. Mengenal tim yang lebih besar membantu pekerja merasa seperti mereka adalah bagian dari sesuatu yang lebih besar, dan membantu Anda menciptakan kembali beberapa persahabatan yang bisa datang secara alami saat bekerja tatap muka.
• Mengakui karyawan: Semua orang suka diakui. Dalam satu jajak pendapat, 40% pekerja mengatakan mereka akan bekerja lebih keras jika mereka lebih sering dikenal di tempat kerja. Dengan pekerja lapangan, penting untuk menggunakan manajemen tenaga kerja keliling atau sistem lain untuk memastikan Anda secara publik mengenali pekerjaan yang baik dan tidak mengabaikan pekerja yang mungkin tidak berada di kantor atau yang pekerjaannya mungkin tidak Anda lihat setiap hari.

Buat program pengakuan karyawan seperti “karyawan bulan ini” atau pengakuan formal lainnya untuk memastikan para pekerja ini merasa dilihat dan dihargai.

• Ciptakan peluang bagi pekerja untuk bertemu secara langsung: Jika memungkinkan, buat acara di mana pekerja dapat bertemu secara langsung secara teratur, baik untuk interaksi sosial dengan rekan kerja mereka maupun untuk pengembangan profesional. Sangatlah berharga bagi budaya dan koneksi untuk membuat para pekerja Anda bertemu untuk minum-minum atau makan malam setelah bekerja secara teratur, perayaan liburan, pertemuan semua pihak, retret perusahaan, dan acara lainnya. Menjadi offline beberapa waktu membantu tim Anda merasa seperti sebuah tim.

Tantangannya: akses informasi

Pekerja keliling membutuhkan informasi untuk melakukan pekerjaan mereka, tetapi tidak seperti pekerja kantoran, mereka tidak memiliki akses ke papan buletin perusahaan pusat, lemari arsip, atau bahkan pekerja lain yang dapat mereka mintai informasi. Manajemen tenaga kerja seluler yang baik berarti memastikan pekerja Anda dapat dengan mudah mengakses apa yang mereka butuhkan untuk tugas pekerjaan mereka, dan itu dimulai dengan teknologi yang baik atau aplikasi canggih yang dapat menampung semua dokumen, daftar periksa, templat, formulir, dan alat lain yang dibutuhkan pekerja Anda .

Solusinya

• Buat basis pengetahuan: Menurut sebuah survei, pekerja dapat menghabiskan hingga 19% waktu kerja untuk mencari informasi. Untuk pekerja kantoran, ini berarti duduk di depan komputer dengan nyaman di dalam ruangan. Namun, bagi pekerja lapangan, ini bisa berarti lebih banyak waktu di luar rumah dalam berbagai jenis cuaca, lebih banyak waktu di lapangan, dan frustrasi yang cukup besar saat mereka mencari informasi di perangkat seluler mereka. Miliki satu ruang online terenkripsi yang memungkinkan pekerja lapangan mengakses dokumen khusus tugas, buku pegangan karyawan, manual prosedur, kebijakan perusahaan, formulir, dan banyak lagi.

Alat seperti Basis Pengetahuan Connecteam dapat berguna karena dirancang khusus untuk pekerja tanpa meja, dan siap diisi dengan dokumen Anda sambil sepenuhnya dapat disesuaikan. Anda dapat mengatur izin sehingga tim dapat mengakses dokumen yang mereka butuhkan tanpa harus menelusuri informasi yang tidak relevan, dan Anda dapat mengatur dokumen agar mudah ditemukan.

• Manajemen tugas dan perintah kerja: Saat pekerja Anda berada di lapangan, gunakan fitur manajemen tugas pada platform manajemen tenaga kerja seluler Anda untuk menetapkan tugas, melampirkan dokumen yang diperlukan untuk setiap tugas, menetapkan tenggat waktu, dan banyak lagi. Anda bisa mendapatkan pembaruan status dan berkomunikasi tentang tugas, memungkinkan pekerja tetap teratur dan sesuai rencana.
• Manajemen penjadwalan: Jika pekerja Anda tidak datang ke kantor, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa tahu kapan mereka tersedia untuk bekerja dan kapan mereka masuk. Demikian pula, karyawan perlu tahu kapan giliran kerja mereka harus dimulai dan apa diharapkan dari mereka. Platform seperti Connecteam memecahkan masalah ini. Buat dan bagikan jadwal secara online, verifikasi bahwa jadwal tersebut tidak tumpang tindih, dan bahkan buat "shift terbuka" untuk diklaim oleh pekerja Anda.

Fitur jam masuk memungkinkan pekerja masuk ketika mereka tiba di lokasi, bahkan jika mereka bekerja jauh dari kantor utama Anda. Anda bahkan dapat mengatur lokasi geofenced, mendapatkan pemberitahuan saat pekerja masuk, dan menetapkan batas untuk mengontrol lembur sehingga Anda dapat menghemat uang perusahaan.

Tantangannya: akses ke teknologi

Dalam satu survei, 75% pekerja tanpa meja yang disurvei melaporkan bahwa mereka menggunakan teknologi setidaknya setengah dari waktu mereka di tempat kerja. Namun, 80% juga melaporkan menerima laptop dari tempat kerja mereka alih-alih teknologi yang lebih tepat, seperti perangkat seluler. Dalam beberapa kasus, karyawan bekerja untuk mengamankan teknologi seluler mereka sendiri sehingga mereka memiliki alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Solusinya

• Pertimbangkan untuk menawarkan teknologi perusahaan: Membeli ponsel cerdas atau tablet berkualitas untuk tim seluler Anda memastikan semua orang menggunakan teknologi modern yang aman. Anda juga dapat memastikan semua anggota tim Anda memiliki teknologi untuk melakukan pekerjaan mereka dan menjalankan platform manajemen tenaga kerja seluler Anda.
• Biarkan karyawan menggunakan teknologi mereka sendiri: Beberapa perusahaan mengizinkan pekerja menggunakan perangkat seluler mereka sendiri. Meskipun ini dapat meningkatkan masalah keamanan tambahan, ini dapat membantu mengendalikan biaya. Jika pekerja menggunakan teknologi mereka sendiri, menggunakan aplikasi manajemen tenaga kerja seluler yang aman penting untuk memastikan data perusahaan tetap aman.
• Perbarui secara teratur: Pastikan Anda menjalankan aplikasi tenaga kerja seluler terbaru dengan pembaruan terkini. Jika Anda menawarkan perangkat perusahaan, seperti tablet, perbarui secara teratur sehingga pekerja memiliki alat yang andal di lapangan dan di perjalanan.

Tantangannya: manajemen armada

Jika Anda memiliki tenaga kerja tanpa meja, Anda sering kali tidak hanya perlu mengelola personel. Anda juga perlu mengelola armada Anda dan pengalaman pelanggan yang disediakan oleh tim seluler Anda. Bergantung pada bisnis Anda, ini mungkin berarti mengirim tim Anda ke tugas yang mendesak atau diminta, melacak pengiriman dan personel, menjaga jadwal perawatan kendaraan, dan banyak lagi. Mampu menyelesaikan tugas-tugas ini secara efektif dapat menghemat waktu dan uang perusahaan Anda dan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan.

Solusinya

• Menggunakan pelacak GPS: Pelacak GPS, seperti yang tersedia dengan Connecteam, memungkinkan Anda melihat di mana armada Anda secara real-time dan melacak kecepatan dan jarak. Bahkan memungkinkan Anda untuk memutar ulang rute yang telah diambil pengemudi pada hari-hari tertentu dan membantu Anda tetap mematuhi aturan Jam Layanan dengan mengelola jam mengemudi.
• Gunakan aplikasi karyawan untuk pengiriman: Aplikasi seperti Connecteam memungkinkan Anda menjadwalkan shift, tetapi juga memungkinkan Anda mengirim ulang truk atau membuat perubahan menit terakhir sesuai kebutuhan. Karena digabungkan dengan fitur obrolan, Anda dan tim atau pengemudi Anda dapat dengan mudah tetap berhubungan saat Anda perlu melakukan penyesuaian.

Sistem yang sama memungkinkan Anda dengan mudah menemukan anggota tim terdekat ketika ada permintaan dan mengirim mereka ke pekerjaan mendesak apa pun. Bahkan memungkinkan Anda mengoordinasikan tim, sehingga Anda dapat mengirim berbagai jenis penanggap darurat ke tempat kejadian atau mengirim teknisi dan tim pengiriman ke alamat yang sama, misalnya.

• Buat sistem untuk manajemen inventaris: Armada Anda bukan satu-satunya hal yang perlu Anda kelola. Anda mungkin juga perlu memastikan bahwa peralatan dan perlengkapan kerja dikembalikan tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Platform manajemen dapat membantu Anda membuat daftar periksa untuk alat dan inventaris terkait tugas, dan bahkan memungkinkan Anda mengumpulkan tanda tangan elektronik karyawan saat alat dan peralatan dikembalikan. Jika peralatan rusak, sistem seluler yang baik memungkinkan pekerja mengunggah gambar peralatan yang terpengaruh sehingga dapat diperbaiki sebelum dibutuhkan lagi.

Tantangannya: masalah komunikasi

Pekerja di lapangan mungkin tidak selalu memiliki akses internet dan mungkin jauh dari tim, bekerja sendiri atau dengan klien. Berkomunikasi dengan orang lain di tempat kerja lebih menantang dan membutuhkan lebih banyak lapisan komunikasi.

Solusinya

• Jadikan komunikasi asinkron: Untuk pekerja yang berada di lapangan, terlibat dengan pelanggan, atau di luar jangkauan menara seluler, komunikasi asinkron memungkinkan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dan kemudian memeriksa dan mengembalikan pesan setelah mereka dapat melakukannya. Saat mengadakan rapat atau mengirim pesan, ingatlah bahwa beberapa anggota tim lapangan Anda mungkin akan menerima pesan ini nanti dan membutuhkan waktu ekstra untuk membalas.
• Tawarkan satu ruang untuk semua komunikasi sehingga tidak ada yang terlewatkan: Platform manajemen tempat kerja seluler seperti Connecteam bersifat seluler dan memungkinkan pekerja mengakses dokumen, formulir, kebijakan, grup obrolan, dan semua bentuk komunikasi di satu tempat. Dengan cara ini, karyawan tidak perlu bertanya-tanya di mana daftar periksa penting disimpan dan tidak perlu mengirim pesan instan dan permintaan obrolan melalui berbagai platform. Dengan satu sistem, jelas di mana semuanya berada.
• Gunakan sistem yang mengutamakan seluler: Sangat penting bahwa platform atau aplikasi manajemen tempat kerja seluler Anda tidak hanya mendukung komunikasi seluler tetapi juga dirancang dengan mempertimbangkan perangkat seluler dan pekerja tanpa meja secara khusus. Aplikasi yang baik dapat memungkinkan pekerja untuk menjangkau kantor pusat atau manajer atau koordinator secara real time, tanpa perlu mengetahui informasi kontak mereka.

Fitur obrolan waktu nyata dapat menawarkan salah satu cara tercepat untuk mendapatkan bantuan, sementara direktori perusahaan dapat membantu pekerja menemukan anggota tim yang perlu mereka hubungi. Fitur seperti Connecteam Updates juga berguna. Umpan seperti media sosial ini memungkinkan pekerja melihat pembaruan di seluruh perusahaan secara real time, dengan atau tanpa video dan gambar.

Tantangannya: pengawasan lebih sulit

Bagaimana Anda bisa mengelola seseorang yang tidak dapat Anda lihat, yang mungkin sedang bekerja bermil-mil jauhnya dari manajer atau penyelia mereka? Apakah pekerja lapangan Anda “tidak terlihat, tidak terpikirkan?” Apakah Anda mampu memberikan pengawasan dan mendukung kebutuhan tenaga kerja Anda?

Solusinya

• Gunakan alat manajemen armada yang kuat: Alat manajemen armada seperti Connecteam memudahkan untuk mengoordinasikan kompleksitas unik dari tim yang bergerak. Dengan manajemen armada, Anda dapat melihat di mana semua orang berada, siapa yang paling dekat dengan pekerjaan yang diminta, dan ke mana anggota tim Anda harus pergi selanjutnya. Anda bahkan dapat melihat ke mana arah tujuan seseorang, apakah mereka berada di tempat kerja, dan informasi lebih lanjut yang mungkin dibutuhkan manajer untuk mendukung tim sepenuhnya.
• Menawarkan banyak alat dan sumber daya: Pelatihan khusus dapat membantu pekerja merasa percaya diri dalam pekerjaan mereka dan memberi mereka keterampilan yang mereka butuhkan untuk bekerja secara mandiri—dengan dukungan yang sesuai, tentu saja. Connecteam memungkinkan Anda membuat kuis sehingga Anda dapat menguji pekerja tentang apa yang telah mereka pelajari.

Sistem, daftar periksa, dan permintaan pekerjaan terperinci membantu pekerja mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan dari mereka, memungkinkan mereka bekerja secara efisien dengan lebih mandiri. Daftar periksa dan alat lain dalam sistem seperti Connecteam juga menawarkan informasi kepada manajer tentang pekerjaan yang sedang dilakukan, sehingga mereka dapat mengelola tim dan tugas secara efektif dalam waktu nyata.

• Menawarkan dukungan dokumentasi yang mudah: Ini dapat memengaruhi pengalaman pelanggan jika pekerja lapangan tidak dapat menemukan formulir yang benar untuk menyelesaikan tugas. Platform yang baik memiliki dokumen yang terorganisir sehingga dapat ditemukan dalam hitungan menit, dan memperbarui dokumen secara teratur sehingga pekerja dapat mengakses versi file dan formulir yang benar yang mereka butuhkan.
• Lakukan survei rutin: Sangat mudah bagi pimpinan untuk berpikir bahwa mereka tahu apa yang dibutuhkan oleh para pekerja tanpa meja, tetapi cara terbaik untuk mengetahuinya adalah dengan bertanya. Menggunakan fitur seperti survei dan jajak pendapat Connecteam memungkinkan Anda mengevaluasi seberapa baik teknologi bekerja untuk tenaga kerja seluler Anda dan apakah sumber daya tambahan diperlukan.

Tantangannya: pekerjaan mobile tidak dapat diprediksi

Pekerja di lapangan mungkin perlu menangani klien sendiri atau mungkin menghadapi kondisi cuaca atau situasi lain di lapangan yang perlu mereka tanggapi. Pekerjaan keliling sering terjadi di lingkungan yang tidak dapat diprediksi, dan pekerja di bidang konstruksi, transportasi, tanggap darurat, dan bidang lainnya dapat menghadapi situasi yang unik dan darurat.

Solusinya

• Memiliki sistem kontak darurat: Permudah pekerja untuk menghubungi Anda dalam keadaan darurat dan gunakan platform atau aplikasi dengan pemberitahuan push, sehingga Anda dapat memberi tahu tim Anda tentang badai yang datang atau kondisi berbahaya lainnya. Memiliki kebijakan keselamatan dan prosedur darurat sehingga tim Anda tahu apa yang harus dilakukan ketika hal yang tidak terduga terjadi.
• Berpikir offline: Memiliki beberapa bahan tertulis yang dapat dibawa oleh karyawan, terutama untuk keadaan darurat, dapat berguna jika listrik padam saat badai atau jika seorang pekerja di lapangan berada di zona mati. Daftar kontak darurat atau panduan darurat kecil yang dicetak memberikan referensi kepada pekerja jika perangkat seluler mereka tidak dapat diakses.
• Tawarkan fleksibilitas jika memungkinkan: Jika pekerjaan memungkinkan, berikan kebebasan kepada pekerja dalam cara mereka menyelesaikan tugas. Saat memberikan tugas, jelaskan apa yang termasuk dalam pekerjaan itu, kapan tugas itu harus diselesaikan, dan apa tujuan pekerjaan itu. Jika Anda bisa, beri pekerja kebebasan dalam memutuskan bagaimana menyelesaikan tugas itu. Misalnya, karyawan Anda mungkin melihat kondisi di lapangan yang berarti penyesuaian terhadap proses yang biasa mungkin perlu dilakukan untuk menyelesaikan tugas.

Praktik Terbaik untuk Mengelola Pekerja Keliling dan Pekerjaan Mereka

Saat Anda memilih sistem manajemen tenaga kerja seluler, ada dua faktor utama yang perlu dipertimbangkan. Pertama, Anda memerlukan aplikasi manajemen canggih yang dibuat khusus untuk pekerja tanpa meja, yang menawarkan solusi lengkap untuk operasi, penjadwalan, SDM, dan komunikasi. Kedua, Anda memerlukan pendekatan manajemen yang memenuhi kebutuhan pekerja lapangan. Berikut ini adalah praktik terbaik untuk diperkenalkan saat meluncurkan sistem manajemen Anda:

• Jadikan pekerja lapangan merasa menjadi bagian dari tim: Pastikan perayaan, acara perusahaan, pengumuman besar, dan peluang tersedia bagi pekerja lapangan secara setara. Jika Anda mengadakan rapat di mana beberapa pekerja bergabung melalui video dari lapangan, misalnya, pastikan setiap kegiatan atau pemecah kebekuan dapat menyertakannya.
• Ukur kemajuan dan keterlibatan pekerja lapangan: Buat fitur “rekomendasi” secara online di mana pekerja lapangan dapat membagikan apa yang berfungsi dan tidak berfungsi. Bawa ide-ide ini ke kepemimpinan dan bekerja untuk mengimplementasikannya jika memungkinkan. Jika sebuah ide tidak mungkin, akan berguna untuk membagikan alasannya dan menawarkan alternatif. Lakukan tinjauan karyawan secara teratur menggunakan data dari platform manajemen tempat kerja seluler Anda, sehingga Anda dapat mendukung pekerja dalam peningkatan dan pertumbuhan.
• Pastikan komunikasi mengutamakan seluler: Dorong pekerja lapangan untuk check-in dan menjadwalkan pertemuan empat mata untuk membahas kinerja setiap pekerja. Meskipun pertemuan tatap muka adalah cara terbaik untuk terhubung, ketika ini tidak mungkin, obrolan seluler, obrolan video, dan bentuk komunikasi seluler lainnya dapat memastikan percakapan dengan pekerja berlanjut. Ciptakan komunikasi langsung antara pekerja lapangan dan pimpinan dengan membuat obrolan grup dan rapat check-in yang dijadwalkan secara rutin sehingga pekerja tanpa meja merasa terlihat dan didengar.
• Buat sumber daya seluler: Grup sumber daya karyawan, komite budaya virtual, dan obrolan grup memberi pekerja lapangan kesempatan untuk mengenal satu sama lain dan orang lain di perusahaan. Ini membantu Anda untuk mengenal pekerja lapangan di tim Anda, sehingga Anda tahu bagaimana Anda dapat bekerja dengan kepribadian unik dan kontribusi potensial mereka.
• Menawarkan bimbingan dan peluang pertumbuhan: Peluang pengembangan profesional dan pribadi dapat membantu memberdayakan pekerja lapangan untuk membentuk peran mereka ke posisi yang mereka inginkan. Peluang ini juga memungkinkan mereka mengembangkan keterampilan baru yang dapat mereka gunakan dalam pekerjaan, dan kemungkinan pertumbuhan dalam suatu peran dapat mendorong pekerja untuk bertahan.
• Gunakan data untuk mengelola tenaga kerja tanpa meja Anda: Melihat jam kerja, ulasan pelanggan, spreadsheet manajemen inventaris, hasil survei pelanggan, dan metrik lainnya dapat memberi Anda gambaran tentang kinerja pekerja lapangan. Jadikan prioritas untuk sesekali meninjau data perusahaan dan metrik pekerja individu untuk memastikan semua orang didukung.

Manajemen Tenaga Kerja Seluler adalah Pemberdayaan Tempat Kerja

Mengelola tenaga kerja mobile atau campuran berarti bekerja dengan karyawan yang lebih mandiri. Saat tenaga kerja Anda berada di lapangan, di rumah pelanggan, atau di lokasi terpencil lainnya, teknologi yang tepat dapat memberikan semua yang dibutuhkan pekerja untuk berkembang. Ini juga memberdayakan manajer dengan alat dan data yang mereka butuhkan untuk memberikan dukungan penuh kepada pekerja dan kepemimpinan.

Alat manajemen tenaga kerja seluler yang tangguh menawarkan solusi nyata dan memungkinkan Anda menangani kompleksitas tempat kerja sambil menawarkan solusi praktis untuk tantangan terbesar Anda.