11 Kesalahan Paling Umum Dalam Menulis Bisnis Yang Harus Dihindari

Apakah Anda merasa mengirim proposal bisnis menjadi beban yang membuat Anda menangis?

Jika Anda seperti kebanyakan pebisnis, Anda mengirim email, proposal, dan laporan yang tak terhitung jumlahnya setiap hari, sehingga pemikiran untuk menulisnya membuat Anda enggan.

Namun, memproses "dokumen" dalam hal kuantitas tidak ada gunanya jika kualitasnya ceroboh.

Jika penulisan bisnis Anda rumit, formal, dan kaku yang dapat menyebabkan banyak kesepakatan bisnis yang rusak.

Ini persis kebalikan dari apa yang ingin Anda capai dan "No Go" .

Anda ingin semua tulisan bisnis Anda membawa hasil — apakah itu mendorong penjualan atau membangun kepercayaan dengan pelanggan.

Jadi apa yang membuat tulisan bisnis bagus dan bagaimana Anda bisa memastikan salinan Anda mencapai tujuannya?

Hari ini kami akan memandu Anda melalui beberapa tip dan trik dari pakar pemasaran top yang dapat membantu Anda menghindari kesalahan paling umum dalam penulisan bisnis.

Dengan mengikuti saran tersebut, Anda dapat meningkatkan tulisan Anda, terdengar lebih profesional, dan mendapatkan kesepakatan bisnis yang lebih sukses di piring Anda .

Mari selami!

Menulis yang Baik Adalah Menulis yang Efektif

Korespondensi yang efektif dan mapan dengan pembaca Anda adalah bagian penting dari setiap bisnis yang sukses.

Untuk menjadi ahli penulisan bisnis yang sukses, Anda perlu membentuk serangkaian tujuan tertentu yang ingin Anda capai:

• Untuk membujuk seorang eksekutif untuk berinvestasi dalam ide Anda
• Untuk meningkatkan lalu lintas ke situs web Anda
• Untuk meningkatkan penjualan Anda
• Untuk membuat konten yang mengonversi
• Untuk membuat seseorang tertawa

Berfokus pada tujuan akan membantu Anda menulis dengan jelas dan ringkas, sehingga pembaca Anda tahu persis apa yang harus mereka lakukan setelah membaca proposal, iklan, atau email Anda.

Dalam bisnis hanya satu hal yang penting bagi pembaca, calon pembeli, atau mitra – untuk menjawab pertanyaan "Apa untungnya bagi saya?"

Untuk mencapai tujuan tersebut, sangat penting untuk melewati kesalahan umum dalam penulisan bisnis dan mencari cara bagaimana menggunakan kata-kata yang akan mempengaruhi pembaca Anda untuk mengambil tindakan yang diinginkan.

11 Kesalahan Dalam Menulis Bisnis Yang Harus Dihindari

Sekarang kita tahu bagaimana menetapkan fokus utama kita dalam penulisan bisnis, mari kita periksa apa yang harus dihindari dalam prosesnya.

Berikut adalah daftar 11 kesalahan paling umum dalam penulisan bisnis dan cara menanganinya untuk mendapatkan pencapaian bisnis yang lebih sukses.

# 1 Kata Atau Frasa Membingungkan

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan penulis bisnis adalah menggunakan kata dan frasa yang membingungkan.

Banyak orang yang menulis untuk mencari nafkah tidak terlalu memikirkan pilihan kata mereka, dan ini dapat membahayakan pekerjaan mereka.

Misalnya, jika Anda meminta seseorang untuk mengambil bagian dalam proyek atau kampanye, jangan gunakan kata "permintaan" — sebagai gantinya, gunakan kata kerja 'minta' atau 'undang'.

Kedua kata ini memiliki konotasi yang lebih positif daripada 'permintaan', yang mungkin terdengar birokratis.

Juga, hindari kata-kata yang terlalu deskriptif seperti:

• Berpartisipasi Gabung

• Gunakan Gunakan

• Berusaha Mencoba

Mari kita periksa pada contoh konkret:

Catatan: Agar efektif dalam penulisan bisnis, penting untuk memilih kata dan frasa yang memiliki makna paling kuat dan tidak membingungkan pembaca Anda.

#2 Menggunakan Nada Informal Atau Keakraban yang Berlebihan

Menulis bisnis seringkali lebih formal daripada email sehari-hari ke teman, keluarga, dan kolega.

Ini tidak berarti bahwa Anda tidak dapat menggunakan singkatan atau bahasa gaul, tetapi email bisnis bukanlah tempat untuk bersikap santai atau terlalu akrab dengan pembaca Anda.

Ini adalah kesalahan paling umum kedua dalam penulisan bisnis.

Nada yang Anda gunakan harus formal dan benar karena Anda tidak pernah tahu siapa yang akan membaca email Anda.

Misalnya, Jika Anda menulis email kepada seseorang, Anda dapat memanggilnya "Dear Ms. Smith" atau "Dear Mrs. Smith."

Jika itu adalah perusahaan besar, sebut sebagai "Bapak-Bapak Yang Terhormat" atau "Bapak dan Ibu yang Terhormat."

Jika Anda tidak yakin siapa yang harus dituju dalam email Anda, lakukan riset tentang perusahaan sebelum Anda menulisnya dan cari tahu siapa audiens target Anda.

Mari kita lihat perbedaan antara tulisan formal dan informal:

Selalu ingat bahwa mengirim email berbeda dengan berbicara melalui telepon atau bertemu langsung.

Anda mungkin mengenal orang yang Anda kirimi surat dengan sangat baik, tetapi jangan lupa bahwa Anda masih berhubungan dengan bos atau klien.

Catatan: Mengabaikan faktor ini dapat menyebabkan kesan yang salah dan tidak mendapatkan hasil yang diinginkan .

#3 Bahasa Tidak Jelas

Dalam penulisan bisnis, sebaiknya hindari bahasa yang tidak jelas seperti "harus", "bisa", dan "mungkin".

Alih-alih, jadilah spesifik dan gunakan kata kerja yang memberi tahu bagaimana orang melakukan sesuatu daripada kata-kata yang menggambarkan apa yang mereka lakukan.

Misalnya, alih-alih mengatakan "Kami harus membatalkan pesanan Anda", katakan "Kami harus membatalkan pesanan Anda".

Mari kita periksa pada contoh Walmart:

Catatan: Buat pembaca Anda mengetahui status terkini dari tindakan yang sedang berlangsung dan hilangkan keraguan di pihak mereka.

#4 Suara pasif

Suara pasif adalah kesalahan umum lainnya dalam penulisan bisnis yang dilakukan banyak orang.

Kalimat pasif tidak efektif dan mengganggu .

Itu membuat pernyataan terdengar kurang langsung, terkadang bahkan kurang berwibawa.

Suara pasif terdengar seperti subjek kalimat tidak melakukan suatu tindakan melainkan menerimanya dari sumber lain.

Misalnya: "Artikel itu ditulis oleh John."

Kalimat ini harus aktif karena John tidak hanya sekedar menulis laporan.

Ketika Anda mendapati diri Anda menggunakan kalimat pasif, luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan kembali kalimat Anda dan tulis ulang agar terdengar jelas dan meyakinkan :

Pasif: Naskah diserahkan tepat waktu oleh editor kami.

Aktif: Editor kami mengirimkan naskah tepat waktu.

Catatan: Tulis kalimat Anda dengan kalimat aktif agar lebih mudah dibaca dan artinya jelas bagi pembaca. Suara aktif terlibat dengan pembaca, dan Anda dapat menggunakan HemingayApp untuk mengidentifikasi dan memperbaiki semua suara pasif.

#5 Terlalu Banyak Tanda Seru

Jangan gunakan tanda seru di akhir setiap kalimat hanya untuk menegaskan.

Anda hanya boleh menggunakannya jika Anda sangat ingin menyampaikan ide atau jika Anda ingin mengekspresikan kegembiraan yang ekstrem.

Misalnya: “Ini ide yang bagus!!!”, “Ayo kita lakukan!!!”

Alih-alih menggunakan tanda seru , mulailah menggunakan angka, fakta menarik, atau statistik untuk menambah kredibilitas argumen Anda.

Sebagai contoh:

“Dengan menggunakan perangkat lunak kami, Anda dapat mempercepat pekerjaan hingga 65% dan mempermudah proses penghitungan.”

Berikut adalah contoh bagaimana membuat poin dengan menggunakan fakta yang menjual:

Catatan: Untuk menumbuhkan kredibilitas Anda dan terdengar lebih meyakinkan, hindari tanda seru dan buktikan pernyataan Anda dengan fakta.

#6 Kesalahan Dalam Ejaan Dan Tata Bahasa

Sulit dipercaya, tetapi beberapa orang masih membuat kesalahan ejaan dan tata bahasa saat menulis.

Solusinya sederhana— mengoreksi !

Berikut adalah beberapa tip tentang bagaimana Anda selalu bisa mengatasi kesalahan ejaan dan tata bahasa Anda:

• Luangkan waktu Anda untuk menemukan kesalahan dalam tulisan Anda
• Minta orang lain untuk memeriksa ulang email Anda sebelum Anda mengirimkannya
• Baca konten Anda dengan keras
• Gunakan alat proofreading seperti Grammarly

Akan sangat disayangkan jika seseorang memutuskan untuk menunda penawaran Anda, hanya karena Anda tidak meninjau proposal Anda dengan cermat sebelum mengirimkannya.

Catatan: Saat mengirim email, jangan lupa bahwa kesalahan ejaan sering dikaitkan dengan phishing.

Jangan mengabaikan kesalahan ini hanya karena sederhana dan bodoh untuk dibuat.

#7 Struktur Dan Aliran Ide Tidak Jelas

Banyak bisnis membuat kesalahan umum ini dalam menulis — mereka tidak meluangkan waktu untuk merencanakan pesan mereka sebelum mereka menulisnya .

Mereka berasumsi bahwa, hanya karena mereka tahu apa yang ingin mereka katakan, pembaca akan memahami maknanya juga.

Mari kita lihat contoh ini — “Dalam laporan ini, kita akan membahas beberapa isu mengenai topik yang sedang dibahas.”

Kalimat ini tidak menjelaskan apa topiknya.

Contoh lain adalah — “Tim kami telah dapat menyelesaikan tugas kami sesuai jadwal dan anggaran, tetapi masih ada beberapa kekhawatiran tentang bagaimana tugas tersebut dilakukan. Dalam laporan ini, kami akan membahas masalah tersebut dan membuat rekomendasi tentang bagaimana masalah tersebut dapat diatasi di masa mendatang.”

Sulit untuk memahami bagaimana kedua pernyataan ini terkait atau jika ada kekhawatiran tentang tugas-tugas yang telah diselesaikan.

Pembaca Anda perlu mengikuti alur pemikiran Anda — mendukungnya dengan alur yang bersih dan pesan yang jelas .

Berikut adalah beberapa ide tentang cara mencapainya:

• Berikan ringkasan diskusi yang jelas dengan poin-poin
• Tulis paragraf yang berisi masalah vs. solusi potensial
• Jaga agar konsep tetap ringkas, tepat sasaran, dan lugas

Berikut adalah contoh email penulisan bisnis yang baik:

Catatan: Jelaskan kepada pembaca Anda mengapa Anda membuat saran atau rekomendasi tertentu langkah demi langkah. Dengan cara ini Anda akan "terdengar" lebih profesional dan mendapatkan kepercayaan pembaca.

#8 Tidak Mempertimbangkan Sudut Pandang Pembaca

Tidak meneliti audiens yang Anda targetkan adalah "dosa yang mematikan".

Anda tidak dapat mengharapkan kemajuan positif dalam bisnis Anda jika Anda tidak mengikuti proses alami dari permintaan dan rantai pasokan .

Satu yang pasti — Anda tidak bisa menjual bor ke nenek tua yang mendukung cookie seumur hidup, bukan?

Penting untuk menganalisis audiens Anda sebelum Anda mulai menulis semua jenis konten.

Bertanya pada diri sendiri:

• Siapa yang akan membaca konten saya?
• Apa yang saya ketahui tentang mereka?
• Apa kebutuhan mereka?
• Apa yang akan mengesankan atau mengejutkan mereka?

Masukkan tip ini ke dalam tulisan Anda untuk menarik kelompok orang yang tepat untuk bisnis Anda.

Catatan: Jika Anda ingin konten Anda efektif, targetkan audiens Anda dan pastikan untuk memenuhi kebutuhan mereka.

#9 Tidak Cukup Informasi

Tidak memberikan informasi latar belakang yang memadai hanya malas menulis .

Ini termasuk mengabaikan fakta yang diperlukan untuk memahami topik, dan tidak memberikan cukup bukti untuk mendukung argumen, produk, atau proposal.

Misalnya, Anda sedang menulis artikel tentang mengapa mahasiswa harus tinggal di rumah daripada tinggal di asrama di kampus.

Dalam hal ini, Anda memerlukan informasi latar belakang tentang kehidupan kampus dan asrama untuk pembaca Anda.

Dengan cara ini, Anda tidak perlu menjelaskan semuanya dari awal, atau lebih buruk lagi — buat pembaca Anda mencari jawaban di tempat lain .

Sebagai gantinya, mulailah setiap paragraf dengan kalimat topik yang dengan jelas menyatakan tentang paragraf tersebut.

Catatan: Jaga agar setiap kalimat tetap fokus pada satu ide sehingga pembaca dapat dengan mudah mengikutinya.

#10 Terlalu Banyak Bahasa Teknis

Penulisan bisnis terkadang bisa penuh dengan kata kunci dan akronim khusus industri.

Dan sementara istilah-istilah ini terkadang tidak dapat dihindari dan terkadang dapat membantu sebagai singkatan, mereka sering menunjukkan pemikiran yang malas atau tidak jelas.

Penulisan bisnis harus sesederhana dan sesederhana mungkin.

Jangan gunakan bahasa teknis kecuali audiens Anda akan memahaminya dan menghargainya.

Berikut ini adalah beberapa kata bahasa teknis yang umum digunakan dalam penulisan bisnis yang umumnya harus dihindari:

• Be That As It May — Ini artinya sama dengan "namun."

Contoh: "Bagaimanapun, harganya adil."

Output bagus: “Namun demikian, harganya adil.”

• Pasti — Jika sesuatu pasti akan terjadi, tidak perlu mengatakannya.

Gunakan "akan" sebagai gantinya.

Contoh: “Dia pasti akan muncul.”

Hasil yang bagus: "Dia akan muncul."

• Secara efektif — Mampu menghasilkan hasil yang diinginkan.

Jika sesuatu telah dilakukan secara efektif, itu jelas dilakukan dengan cara yang diinginkan.

Contoh: "Mesin secara efektif dibongkar."

Output bagus: "Mesin dibongkar."

Catatan: Anda ingin konten Anda jelas dan informatif, tetapi Anda tidak ingin membanjiri audiens Anda dengan informasi yang berlebihan dan akronim yang membingungkan.

#11 Organisasi yang Buruk

Baik Anda menulis artikel, proposal, iklan, atau email — konsistensi dan organisasi yang baik dalam penulisan Anda penting .

Jika Anda mengatur tulisan Anda dengan buruk, Anda berisiko kehilangan perhatian pembaca Anda.

Gunakan transisi antar ide untuk membuat aliran logis dari satu titik ke titik berikutnya.

Contoh transisi: "Misalnya", "Selain itu", "Di sisi lain", "Pada saat yang sama".

Pengorganisasian yang baik juga mencakup pengurutan informasi dari yang paling penting ke yang paling tidak penting, atau dari yang paling tidak kontroversial ke yang paling kontroversial, dll.

Catatan: Putuskan informasi apa dalam tulisan bisnis Anda yang penting, diinginkan, dan tidak perlu — kemudian atur tulisan bisnis Anda sesuai dengan itu.

Gunakan alat AI untuk Menghindari Kesalahan & Mempercepat Proses

Baik Anda membuat proposal, email, atau siaran pers — ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan jika Anda ingin menghindari kesalahan bisnis yang paling umum.

Dengan mengingat tip-tip ini, kami berharap Anda dapat membuat tulisan Anda lebih efektif dan menarik untuk meningkatkan pencapaian bisnis Anda.

Ingatlah bahwa penting untuk mengetahui apa yang ingin Anda capai dengan tulisan Anda.

Jika tidak, kata-kata Anda akan gagal — dan begitu juga kesuksesan Anda.

Dengan pemikiran ini, penulisan bisnis bisa menjadi subjek yang sulit karena banyak variabel yang berperan — tetapi tidak harus seperti itu.

Jika Anda ingin menghindari kesalahan dalam menulis secara permanen dan memperluas efisiensi Anda dengan membuat lebih banyak jenis konten yang berbeda dalam waktu 70% lebih sedikit — alat penulisan AI dapat menjadi sekutu sempurna Anda.

Alat-alat ini dirancang untuk meningkatkan kualitas konten , sehingga Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengoreksi dan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas lain yang penting bagi bisnis Anda.

Beberapa alat ini, seperti TextCortex, menggunakan proses pembelajaran berbasis modul yang dapat memberikan output seperti manusia dan berkualitas tinggi dalam beberapa detik .

Setelah Anda mengunduh ekstensi Chrome, yang perlu Anda lakukan hanyalah menggunakan ide 5 kata, sorot , dan tekan tombol " Postingan bentuk panjang ".

Pilih output yang sesuai dengan Anda, dan paragraf Anda sudah siap.

Menerapkan alat AI dalam rutinitas penulisan bisnis Anda dapat:

• Tingkatkan kemampuan menulis Anda
• Otomatiskan seluruh proses penulisan
• Menghemat banyak waktu menulis Anda
• Jaga kesalahan penulisan bisnis
• Temukan kata-kata yang tepat di mana Anda membutuhkannya

TextCortex dapat mengambil alih 70% dari pekerjaan yang membosankan itu, dan membuat keterampilan menulis Anda meningkat secara instan.

Bagian terbaiknya adalah dapat menghemat tenaga dan uang Anda.

Jadi, unduh ekstensi TextCortex Chrome dan lihat bagaimana ekstensi ini menghancurkan semua kesalahan penulisan yang licik dan mengubah setiap ide Anda menjadi kesuksesan murni.