Pengiriman Tepat Waktu di 2023: KPI, Tantangan, dan Cara Mengoptimalkan Strategi OTD Anda

Di luar kualitas produk dan nilai yang Anda pertahankan, pada akhirnya pelanggan peduli dengan pengiriman — jika akurat, bebas kerusakan, dan tentu saja — tepat waktu.

Kecepatan pengiriman adalah salah satu faktor utama yang akan memengaruhi pengalaman pelanggan secara keseluruhan, yang berdampak pada penjualan di masa mendatang.

RIFRUF, pelanggan ShipBob mengalami peningkatan penjualan karena mereka berhasil memberikan pengiriman 35% lebih cepat melalui ShipBob . Hal ini menyebabkan pertumbuhan 8x dari tahun ke tahun untuk merek aksesori hewan peliharaan.

Pelanggan ShipBob lainnya, A Year of Dates, berhasil menghemat 18 hari waktu transit dengan ShipBob , yang membantu mereka menggandakan penjualan setiap tahun. Dengan pengiriman yang lebih cepat ke AS, merek yang berbasis di Inggris ini sekarang mengirimkan 35% dari pesanan mereka ke AS yang sebelumnya hanya 5%.

Itulah mengapa penting untuk melacak metrik pengiriman tepat waktu.

Dalam artikel ini, kita melihat lebih dekat pengiriman tepat waktu, mengapa ini penting, bagaimana mengukurnya, dan bagaimana meningkatkannya untuk bisnis Anda.

Apa itu pengiriman tepat waktu (OTD)?

Pengiriman tepat waktu (OTD) adalah metrik yang digunakan oleh bisnis e-niaga untuk mengukur berapa banyak pesanan pelanggan yang dapat mereka penuhi pada tanggal pengiriman yang diharapkan.

Dengan melacak metrik ini, bisnis dapat mengidentifikasi seberapa efektif mereka memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu, dan melacak persentase pesanan yang dikirimkan tepat waktu untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

Pengiriman tepat waktu vs. OTIF

Pengiriman tepat waktu digunakan untuk mengukur apakah pengiriman selesai tepat waktu, terlepas dari apakah itu hanya untuk sebagian pesanan.

Tepat waktu dan penuh (OTIF) mengukur apakah pengiriman selesai tepat waktu dan penuh, artinya pesanan harus dikirim secara penuh agar metrik ini dapat berfungsi.

Katakanlah pesanan pelanggan terdiri dari tiga item, yang dikirimkan secara terpisah. Dua dari barang-barang itu tiba pada tanggal yang dijanjikan, sementara satu dikirim sedikit lebih lambat karena kehabisan stok pada saat pesanan dilakukan.

Di sini, dua dari pengiriman tersebut masih diperhitungkan dalam OTD Anda. Namun, pesanan khusus ini tidak diperhitungkan dalam OTIF Anda, karena pesanan tersebut tidak sepenuhnya dikirimkan tepat waktu.

Mengapa OTD begitu penting?

Pengiriman tepat waktu memainkan peran penting dalam pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Ketika pelanggan mendapatkan pesanan mereka tepat waktu, itu memberi mereka pengalaman pengiriman yang positif, yang merupakan faktor kunci dalam mendorong pembelian berulang.

Mengirimkan pesanan tepat waktu berbicara banyak tentang pengalaman merek secara keseluruhan, yang akan memengaruhi reputasi merek Anda. Jika pelanggan berulang kali menghadapi masalah dengan pengiriman yang tertunda, itu akan berdampak buruk pada merek Anda.

Tingkat pengiriman tepat waktu yang rendah juga berkontribusi pada lebih banyak keluhan pelanggan, yang berarti tim layanan pelanggan Anda akan memiliki lebih banyak tiket untuk ditangani. Ini dapat menambah biaya berikutnya untuk bisnis Anda.

Belum lagi ulasan buruk yang akan membuat calon pelanggan tidak memesan lagi atau pelanggan yang kecewa yang memilih untuk mengembalikan pesanannya atau mereka yang akan memilih untuk tidak memesan dari Anda lagi.

Semua ini pada akhirnya akan menambah kerugian pendapatan yang signifikan untuk bisnis Anda.

Pengganggu pengiriman tepat waktu pada tahun 2023 (dan seterusnya)

Sama pentingnya dengan pengiriman tepat waktu, banyak bisnis berjuang untuk mengirimkan pesanan tepat waktu. Ini mungkin karena beberapa alasan, tetapi kemungkinan karena mereka tidak memiliki strategi OTD khusus.

Beberapa mungkin tidak memiliki strategi yang dipantau dan dioptimalkan secara aktif, mengakibatkan inefisiensi dan gangguan yang berkontribusi pada keterlambatan pengiriman.

Manajemen persediaan yang buruk

Salah satu penyebab utama keterlambatan pengiriman adalah sistem dan proses manajemen inventaris yang buruk. Tidak memiliki sistem untuk melacak tingkat inventaris secara real time dapat mempersulit pengoptimalan inventaris untuk memenuhi permintaan.

Hal ini dapat menyebabkan pengiriman tertunda karena kehabisan stok dan pemesanan kembali.

Perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu melacak data pesanan historis sehingga Anda dapat memperkirakan permintaan dan mengisi kembali inventaris yang sesuai.

Demikian pula, kurangnya visibilitas inventaris adalah alasan lain mengapa jenis masalah ini terjadi karena perusahaan tidak memperbarui tingkat stok mereka secara real-time. Hal ini dapat menyebabkan penjualan berlebih, di mana mereka menjual lebih banyak barang daripada inventaris yang mereka miliki.

Inefisiensi pemenuhan

Setiap inefisiensi dalam proses pemenuhan Anda dapat mengakibatkan penundaan pengiriman yang signifikan.

Misalnya, jika pemetik gudang kesulitan menemukan barang yang dibutuhkan untuk pesanan, hal itu akan menunda aspek lain dari proses pemenuhan.

Menyiapkan sistem manajemen gudang yang dapat membantu pelacakan lot dapat menyelesaikan masalah ini. Ini dapat membantu karyawan gudang tetap efisien dalam memilih dan mengemas, serta meningkatkan akurasi pesanan.

Perencanaan yang buruk

Kegagalan untuk merencanakan ke depan dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman yang memengaruhi OTD Anda.

Misalnya, jika Anda gagal memperhitungkan waktu tunggu sebelum melakukan pemesanan pengisian ulang, Anda mungkin mengalami penundaan dalam mendapatkan inventaris yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Demikian pula, kurangnya perencanaan rute dapat menyebabkan inefisiensi pengiriman karena pengemudi tidak dapat mengikuti rute yang optimal untuk mengirimkan paket sebanyak mungkin dalam waktu sesingkat mungkin.

Memiliki kemitraan dengan beberapa jasa pengiriman dapat membantu mendukung strategi pengiriman Anda dan meningkatkan tingkat pengiriman.

Gangguan rantai pasokan

Gangguan tak terduga dan hambatan rantai pasokan lebih lanjut dalam rantai pasokan e-niaga dapat mengalir ke bawah dan memengaruhi OTD Anda.

Gangguan dapat terjadi kapan saja di sepanjang rantai pasokan. Penutupan gudang, cuaca buruk, atau kekurangan bahan mentah semuanya dapat memengaruhi tingkat pengiriman tepat waktu.

Gangguan ini dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat memperoleh inventaris mereka tepat waktu, atau dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman selama pengiriman last-mile.

Apa yang membuat pengiriman tepat waktu di tahun 2023?

Sekarang kita memiliki gagasan yang lebih baik tentang penyebab utama pengiriman terlambat, saatnya untuk melihat faktor-faktor yang berkontribusi pada pengiriman tepat waktu.

Pembelajaran mesin

Dengan pembelajaran mesin yang berkembang dengan sangat cepat, ini dapat secara efektif membantu meningkatkan perencanaan dan efisiensi rantai pasokan, yang selanjutnya berkontribusi pada pengiriman tepat waktu.

Aplikasi pembelajaran mesin dalam peramalan permintaan dan pengoptimalan rute sangat berguna.

Misalnya, pembelajaran mesin akan mendeteksi pola dan mengenali sinyal permintaan, seperti yang ada di grafik di bawah untuk membuat prediksi yang akurat tentang permintaan di masa mendatang.

Selain itu, ia dapat menyesuaikan dengan situasi yang berubah dan menjaga agar prediksi ini tetap mutakhir untuk mengatasi volatilitas permintaan.

Pembelajaran mesin juga dapat digunakan untuk memprediksi kemacetan lalu lintas dan faktor lain yang berdampak pada waktu transit.

Ini kemudian dapat menentukan rute paling ideal untuk diambil yang akan meminimalkan waktu mengemudi dan memungkinkan pengiriman yang efisien.

Otomatisasi

Pengecer sering bermitra dengan logistik pihak ketiga yang menawarkan solusi otomatisasi untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi operasi rantai pasokan mereka.

Misalnya, dengan WMS, daftar pengambilan otomatis dihasilkan untuk memungkinkan efisiensi pengambilan yang optimal. Ini membantu mempercepat proses pengambilan dan pengepakan.

Selain itu, pengecer dapat memastikan pengisian ulang inventaris tepat waktu dengan menyiapkan pemberitahuan pemesanan ulang otomatis melalui sistem pelacakan inventaris. Peringatan dikirim saat stok turun di bawah level tertentu, sehingga ada cukup waktu untuk menyusun ulang inventaris sebelum habis.

Otomasi juga dapat digunakan untuk membandingkan tarif dan waktu transit antara berbagai jasa pengiriman, yang memungkinkan Anda memilih opsi jasa kurir terbaik untuk setiap pesanan.

Komunikasi sebening kristal

Saat inventaris bergerak melalui rantai pasokan Anda, penting untuk menjaga komunikasi yang jelas di setiap tahap.

Ini akan memungkinkan Anda untuk segera diberi tahu jika ada masalah dan memperbaikinya sebelum hal-hal menjadi tidak terkendali, memungkinkan pesanan tetap dikirim tepat waktu dalam beberapa kasus.

Demikian pula, komunikasi ini harus dipertahankan bahkan setelah pesanan meninggalkan gudang Anda. Operator harus terus memberi tahu Anda tentang kemungkinan penundaan sehingga Anda dapat menemukan solusi sambil menjaga pelanggan tetap terhubung.

Cara menetapkan dan mengukur KPI pengiriman tepat waktu

Proses penghitungan pengiriman tepat waktu cukup mudah karena hanya perlu membandingkan jumlah pesanan yang dikirim tepat waktu dengan total pesanan yang dikirimkan.

Berikut rumus untuk menghitung tarif pengiriman tepat waktu Anda.

Pengiriman Tepat Waktu = (Jumlah Pesanan Dikirim Tepat Waktu / Total Pesanan Dikirim) x 100

Perhitungan harus dilakukan berdasarkan jangka waktu tertentu. Katakanlah Anda ingin menghitung tarif pengiriman tepat waktu untuk bulan Desember.

Anda mengirimkan total 7.000 unit bulan itu, 6.500 di antaranya dikirimkan tepat waktu. 500 sisanya mengalami penundaan atau hilang dalam perjalanan.

Dalam hal ini, tarif pengiriman tepat waktu Anda adalah:

Pengiriman Tepat Waktu = (6.500 / 7.000) x 100 = 92,8%

Cara meningkatkan tarif pengiriman tepat waktu

Mari uraikan berbagai cara untuk meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu.

Tetapkan tujuan yang realistis

Mulailah dengan menetapkan tujuan pengiriman tepat waktu yang ingin Anda capai, sehingga tim Anda dapat mengarahkan upaya mereka untuk mencapainya. Tapi membuatnya realistis.

Mempertahankan tarif tepat waktu 100% akan bagus, tetapi tidak realistis karena ada banyak kejadian tak terduga yang dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman.

Lihat data kinerja Anda yang ada untuk melihat tingkat pengiriman tepat waktu Anda yang biasa. Kemudian tetapkan tujuan yang lebih tinggi dari angka biasanya tetapi masih layak.

Misalnya, jika tingkat pengiriman tepat waktu Anda biasanya berada di 80%, sasaran Anda mungkin mencapai 90% pengiriman tepat waktu.

Bersikap transparan dengan pelanggan

Beri pelanggan Anda pilihan untuk melacak pengiriman mereka secara real time sehingga Anda dapat menjaga transparansi bahkan jika terjadi penundaan yang tidak terduga.

Bagian dari bersikap transparan juga melibatkan penyediaan jadwal pengiriman yang dapat Anda penuhi secara realistis.

Alih-alih menjanjikan pengiriman tepat pada tanggal tertentu, berikan rentang tanggal yang mencakup 2-3 hari. Ini juga akan memberi Anda jendela pengiriman tepat waktu yang lebih luas sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.

Optimalkan operasi gudang

Meskipun setiap aspek rantai pasokan sangat penting untuk pengiriman tepat waktu, apa yang terjadi di gudang Anda mungkin salah satu yang paling penting.

Faktor-faktor seperti bagaimana inventaris Anda disimpan dan dikelola, bagaimana tugas diberikan kepada staf pergudangan, bagaimana barang ditempatkan dan diambil, dll. Semuanya penting untuk menentukan ketepatan waktu pengiriman Anda.

Jadi, penting bagi Anda untuk mengoptimalkan setiap aspek operasi gudang Anda untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi. Inventaris harus dapat mengalir dengan mulus melalui berbagai tahapan rantai pasokan di dalam gudang Anda.

Anda mungkin perlu mengoptimalkan bagaimana inventaris disimpan dan diberi label untuk memudahkan pemindahan dan identifikasi, yang akan mempercepat proses pengambilan.

Selain itu, Anda ingin memanfaatkan otomatisasi gudang untuk meminimalkan kebutuhan akan tugas manual dan secara signifikan mempercepat berbagai proses pergudangan.

Kelola rantai pasokan dan risiko logistik

Bisnis e-niaga sangat rentan terhadap gangguan tak terduga yang dapat menyebabkan kekurangan rantai pasokan dan masalah logistik lainnya, yang memengaruhi pengiriman tepat waktu Anda.

Oleh karena itu, penting untuk meningkatkan ketahanan rantai pasokan dengan merencanakan ke depan untuk mengelola risiko ini secara efektif sehingga kekurangan dan gangguan yang tidak terduga tidak menimpa Anda terlalu keras.

Meningkatkan perencanaan rantai pasokan Anda merupakan langkah penting karena membantu Anda mengelola rantai pasokan Anda dengan lebih baik. Ini juga memberi Anda rencana permainan tentang cara merespons bahkan jika terjadi gangguan yang tidak terduga.

Perencanaan rantai pasokan yang tepat melibatkan peramalan inventaris yang akurat dikombinasikan dengan strategi pengisian ulang yang solid sehingga Anda dapat mengisi kembali inventaris Anda tepat waktu.

Selain itu, Anda juga harus membuat keputusan strategis tentang di mana dan bagaimana menyimpan inventaris Anda.

Misalnya, mendistribusikan inventaris Anda di antara beberapa pusat distribusi mempermudah mendekatkan produk Anda ke pelanggan untuk pengiriman yang lebih cepat.

Itu juga membuat rantai pasokan lebih gesit. Jika satu pusat distribusi harus ditutup karena alasan apa pun, Anda dapat mentransfer pesanan ke lokasi lain, sehingga pengiriman tidak tertunda.

Gunakan perangkat lunak manajemen logistik

Teknologi yang tepat dapat sangat membantu dalam meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan keakuratan operasi logistik Anda.

Jika Anda ingin meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam solusi logistik yang akan membantu Anda meningkatkan cara Anda mengelola logistik.

Dengan perangkat lunak pengiriman e-niaga yang tepat, Anda dapat membandingkan waktu dan tarif transit antara beberapa kurir, mengelola label pengiriman, dan melacak kiriman Anda secara waktu nyata.

Idealnya, carilah 3PL modern yang menawarkan solusi untuk otomatisasi logistik, sehingga Anda dapat mengotomatiskan aktivitas seperti pemrosesan pesanan, pengambilan dan pengepakan, serta pengoptimalan rute untuk mempercepat proses.

Bermitra dengan 3PL

Terkadang, hanya kemitraan dengan 3PL yang Anda butuhkan untuk meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu.

“Dengan 3PL terakhir kami, jika pelanggan kami menginginkan pengiriman gratis, mereka harus memiliki pengiriman ekonomi dan menunggu 5-8 hari untuk pengiriman. Sedangkan dengan ShipBob, kami dapat menawarkan pengiriman gratis dan pelanggan menerima pesanan mereka dalam 3-5 hari.”

Peter Liu, Salah Satu Pendiri RIFRUF

3PL omnichannel menyediakan keahlian, teknologi, dan jaringan lokasi pemenuhan untuk mengelola inventaris, mengambil dan mengemas pesanan, dan mengirimkan pesanan melalui rute yang paling optimal.

Anda dapat menyerahkan semua aspek kompleks dan memakan waktu dari aktivitas rantai pasokan Anda kepada para ahli, yang kemudian akan memastikan bahwa pesanan pelanggan dikirim tepat waktu.

ShipBob dapat membantu Anda mengoptimalkan pengiriman tepat waktu dan menyenangkan pelanggan Anda

Solusi pemenuhan e-niaga ShipBob memungkinkan Anda melakukan outsourcing logistik pemenuhan kompleks kepada para ahli sehingga Anda dapat menghemat waktu dan mempercepat operasi Anda.

Jaringan pemenuhan ShipBob memudahkan pendistribusian inventaris Anda berdasarkan lokasi pelanggan Anda. Setelah pesanan masuk dari saluran penjualan mana pun, pesanan dikirim ke pusat pemenuhan terdekat untuk diambil, dikemas, dan dikirim.

Di seluruh pusat pemenuhan global ShipBob, tim profesional akan menangani proses pengambilan, pengepakan, dan pengiriman atas nama Anda dan memastikan pesanan keluar dengan cepat untuk mencapai pelanggan Anda tepat waktu.

“Begitu kami memutuskan untuk menerapkan pengiriman 2 hari ShipBob untuk pesanan AS kami, kami benar-benar melihat perubahan dalam seberapa cepat pengiriman pesanan kami.

Bahkan ketika kami memiliki satu pusat pemenuhan yang kehabisan inventaris, pesanan didorong ke pusat pemenuhan yang berbeda dan mereka masih tiba di depan pintu pelanggan dalam 2 hari.”

Maria Osorio, Direktur Logistik dan Operasi di Oxford Healthspan

ShipBob mempertahankan tingkat pengiriman tepat waktu 99,99% yang mengesankan bersama dengan tingkat akurasi 99,95%.

Selain itu, ShipBob menawarkan cakupan pengiriman 2 hari di seluruh benua AS. Jadi, Anda dapat memastikan bahwa pesanan sampai ke pelanggan tepat waktu dalam waktu sesingkat mungkin.

“Hal terbesar yang kami hargai tentang ShipBob adalah persentase kesalahan pengambilan yang sangat rendah. Dengan 3PL kami yang lain, kami menemukan 3-4% pesanan salah pilih (mungkin lebih!). Ketika ini terjadi, kami harus berinvestasi lebih banyak dalam dukungan pelanggan.

Sejak bermitra dengan ShipBob tahun lalu, kami hanya memiliki 2 kesalahan pengambilan dari ribuan pesanan yang telah mereka penuhi untuk kami. Kami memahami akan ada kesalahan — kita semua manusia — tetapi dengan ShipBob, kami telah melihat peningkatan besar dalam akurasi.”

James Hodson, salah satu pendiri dan Direktur di Ecoy

Platform pemenuhan ShipBob memudahkan untuk melakukan outsourcing pemenuhan tetapi mendapatkan visibilitas penuh ke dalam aktivitas pemenuhan. Semua di satu tempat, Anda dapat melacak tingkat inventaris, mengelola SKU, melihat status pesanan, memperkirakan permintaan, dan banyak lagi.

FAQ pengiriman tepat waktu

Di bawah ini adalah jawaban atas pertanyaan paling umum tentang pengiriman tepat waktu.

Apa perbedaan antara OTD dan OTIF?

Pengiriman tepat waktu digunakan untuk mengukur pengiriman untuk semua pesanan, meskipun hanya pengiriman sebagian. OTIF mengukur apakah pengiriman selesai tepat waktu dan penuh.

Apa pentingnya pengiriman tepat waktu dalam bisnis?

Pengiriman tepat waktu dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, yang memengaruhi pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan loyalitas merek.

Berapa tingkat pengiriman tepat waktu yang baik?

Bisnis harus bertujuan untuk mempertahankan tingkat pengiriman tepat waktu mereka di atas 95%.

Bagaimana ShipBob dapat membantu meningkatkan OTD?

Perangkat lunak ShipBob memungkinkan Anda memproses pesanan secara otomatis dan mempercepat proses pemenuhan. Anda juga dapat memanfaatkan jaringan pemenuhan terdistribusi untuk mempersingkat waktu transit. ShipBob bahkan menawarkan cakupan pengiriman ekspres 2 hari hingga 100% dari benua AS.