3 Langkah Melakukan Onboarding Karyawan Baru dari Jarak Jauh, Saat Bekerja Dari Rumah

COVID-19 telah mengubah lingkungan tempat kerja untuk selamanya.

Tidak ada yang mengatakan bahwa mengelola karyawan jarak jauh (apalagi memasukkan karyawan baru!) akan mudah. Ini adalah pekerjaan yang lebih sulit ketika perusahaan memiliki beberapa lokasi dan mencoba mempekerjakan banyak karyawan sekaligus.

Tapi, tidak perlu takut! Memasukkan karyawan baru dan melatih karyawan baru dari jarak jauh lebih cepat, hemat biaya, dan lebih mudah. Kami telah menyediakan 3 langkah untuk membantu merampingkan proses orientasi Anda bagi karyawan baru, saat bekerja dari rumah.

Sebelum proses orientasi karyawan baru dimulai, buat daftar periksa orientasi karyawan jarak jauh baru untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Beberapa item umum yang harus Anda sertakan di setiap daftar periksa orientasi meliputi:

1. Pastikan semua karyawan baru memiliki semua alat dan perlengkapan yang diperlukan untuk dapat melakukan pekerjaan mereka dengan sukses. Misalnya, jika karyawan jarak jauh baru Anda akan bekerja dari rumah, Anda harus memastikan mereka memiliki komputer, keyboard, dan mouse yang berfungsi. Beri mereka perangkat lunak manajemen karyawan untuk merampingkan operasi harian dan mengurangi friksi sehari-hari.

2. Pastikan semua karyawan baru menerima beberapa barang perusahaan bermerek dan hadiah sambutan kecil, yaitu mug atau sweter.

3. Lengkapi semua dokumentasi dan dokumen yang diperlukan.

4. Berikan karyawan baru karyawan berpengalaman dan veteran lainnya untuk membantu membimbing mereka. HBR berkomentar bahwa “penting bahwa mentor informal ini adalah orang yang berbeda dari manajer orang tersebut, sehingga karyawan baru merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan apa pun, besar atau kecil. Setiap karyawan baru akan dan harus memiliki pertanyaan yang tak ada habisnya, dan hal terakhir yang Anda inginkan adalah membuat mereka merasa tidak yakin tentang siapa yang harus ditanyakan”.

5. Pastikan semua karyawan baru memahami budaya dan nilai-nilai perusahaan. Berikan mereka buku pegangan karyawan dan semua kebijakan dan prosedur yang Anda harapkan untuk mereka ikuti.

6. Pastikan mereka memahami standar komunikasi internal perusahaan dan saluran komunikasi apa yang digunakan.

7. Pastikan semua karyawan baru memiliki pemahaman yang jelas tentang apa peran dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Catatan HBR, “karyawan baru harus menyadari bagaimana tanggung jawab mereka sesuai dengan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Ketika seseorang bergabung dengan tim, manajer perekrutan harus berbagi komunikasi dan presentasi kunci yang telah dilakukan oleh pimpinan organisasi tentang arah dan tujuan perusahaan sehingga karyawan baru dapat menempatkan pekerjaannya ke dalam konteks keseluruhan. ”.

8. Mengharuskan karyawan baru untuk mengatur pertemuan satu lawan satu dengan manajer langsung, pemimpin tim, dan kolega mereka sehingga mereka dapat mengenal tim tersebut.

9. Latih karyawan baru dengan menggunakan teknologi, seperti perangkat lunak manajemen karyawan, untuk memastikan pelatihan berjalan lancar dan efisien.

10. Tetapkan pertemuan rutin selama 3 bulan pertama karyawan, untuk check in dan memastikan proses onboarding berjalan lancar.

Ini adalah beberapa hal utama yang harus Anda fokuskan saat membuat daftar periksa orientasi karyawan. Yang paling penting dalam daftar ini adalah memberi karyawan Anda alat dan teknologi yang tepat untuk membuat proses orientasi menjadi semudah dan seefisien mungkin.

Belum lagi, alat dan teknologi ini dapat digunakan sehari-hari untuk mengurangi proses pena dan kertas manual dan merampingkan operasi sehari-hari.

Alat dan teknologi saat ini membuat pekerjaan manajer SDM dan pemilik bisnis jauh lebih mudah, terutama solusi perangkat lunak manajemen karyawan.

Mereka tidak hanya memusatkan hampir setiap aspek manajemen karyawan, tetapi juga mengurangi jumlah pena manual dan proses kertas seperti penjadwalan, orientasi karyawan baru, secara akurat melacak jam kerja karyawan, penggajian, tugas harian, dan banyak lagi. Selain itu, mereka memiliki dampak langsung dan positif terhadap produktivitas, keterlibatan, moral, dan akuntabilitas karyawan.

Secara khusus, perangkat lunak manajemen karyawan dapat digunakan untuk memasukkan dan melatih karyawan jarak jauh baru dengan mudah, cepat, hemat biaya, dan efisien.

Perangkat lunak manajemen karyawan, seperti Connecteam, dapat meningkatkan proses orientasi dan pelatihan Anda ke tingkat selanjutnya dengan cara berikut:

1. Kirim semua dokumen dan dokumen yang diperlukan untuk diisi oleh karyawan baru langsung melalui aplikasi seluler ke telepon pribadi karyawan.
2. Buat kursus pelatihan dan kuis yang sepenuhnya dapat disesuaikan untuk setiap karyawan atau departemen.
3. Semua materi pelatihan dapat diakses langsung dari handphone karyawan.
4. Karyawan baru dapat menyelesaikan pelatihan dengan kecepatan mereka sendiri dan dari lokasi mana pun.
5. Manajer memiliki pengawasan dan kendali penuh atas kecepatan karyawan baru dengan pemberitahuan dan peringatan otomatis. Setelah seorang karyawan menyelesaikan kursus pelatihannya, manajemen tingkat atas akan menerima pemberitahuan dan karyawan tersebut dapat melanjutkan ke tugas berikutnya.
6. Pastikan karyawan memahami materi dengan kuis yang dapat disesuaikan.
7. Jaga agar kursus pelatihan tetap menyenangkan dan menarik dengan video, tautan, survei, PDF, dan lainnya.
8. Buat laporan yang sepenuhnya dapat disesuaikan dari data yang diekspor dari pelatihan dan kuis untuk memastikan proses orientasi dan pelatihan Anda efisien.
9. Menyediakan buku pedoman, kebijakan, dan prosedur karyawan baru kepada karyawan baru melalui pusat pengetahuan digital, yang dapat diakses 24/7 dari perangkat seluler karyawan.
10. Setelah pelatihan selesai, karyawan dapat memberikan umpan balik pelatihan langsung melalui aplikasi. Dengan demikian, Anda dapat melakukan peningkatan yang diperlukan pada proses orientasi.
11. Direktori karyawan dalam aplikasi dan perpesanan dalam aplikasi memungkinkan karyawan baru untuk dengan mudah menghubungi siapa pun yang mereka butuhkan hanya dengan beberapa klik. Karyawan baru dapat dengan mudah mencari kolega dengan mencari berdasarkan nama atau memfilter berdasarkan departemen.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan, Anda tidak perlu melatih karyawan baru secara langsung atau membawa map berat yang penuh dengan dokumen. Dengan Connecteam, proses orientasi dan pelatihan sepenuhnya digital, cepat, dan mudah — bahkan untuk karyawan Anda yang kurang paham teknologi.

Sederhanakan Proses Orientasi dan Pelatihan Anda Dengan Connecteam Hari Ini!

Uji coba gratis 14 hari, tidak perlu kartu kredit.

Mulai Uji coba Gratis Anda

Kami tahu bahwa orientasi dan pelatihan karyawan baru itu sulit, bahkan saat berada di kantor. Itulah mengapa membuat strategi orientasi dan pelatihan yang solid sangat penting untuk memastikan keberhasilannya. Ada juga beberapa tips untuk menjamin proses onboarding berjalan lancar.

1. Jangan membuat setiap pertemuan formal. Anda juga ingin karyawan baru mengenal orang lain dalam suasana non-formal. Misalnya, siapkan beberapa rapat virtual untuk beberapa permainan pemecah kebekuan yang menyenangkan sehingga karyawan dapat lebih mengenal satu sama lain.
2. Makan siang bersama, secara virtual. Meski karyawan tidak ada di kantor, tetap asyik menikmati makan siang bersama. Anda bahkan dapat mengirim makanan kepada karyawan langsung ke rumah mereka, membuat semua orang melakukan panggilan Zoom, dan nikmatilah!
3. Pastikan karyawan baru memahami hierarki perusahaan. Dengan siapa mereka akan bekerja, kepada siapa mereka akan melapor, dan sebagainya. Pastikan mereka mengenal beberapa anggota dari setiap tim.
4. Minta karyawan membuat video pengenalan berdurasi 15-30 detik. Memiliki saluran komunikasi yang didedikasikan untuk memperkenalkan dan mengenal karyawan baru. Dengan perangkat lunak manajemen karyawan, seperti Connecteam, Anda dapat memperkenalkan karyawan baru di umpan sosial digital. Izinkan kolega untuk menyukai, berkomentar, dan menyambut karyawan baru sekaligus meningkatkan keterlibatan karyawan.
5. Menciptakan budaya kerja yang sehat dan lingkungan kerja yang positif. Penelitian menunjukkan “bahwa tidak hanya lingkungan yang ketat yang berbahaya bagi produktivitas dari waktu ke waktu, tetapi lingkungan yang positif akan menghasilkan manfaat yang dramatis bagi pemberi kerja, karyawan, dan keuntungan”.

Seperti yang kami katakan sebelumnya, kami tahu orientasi dan pelatihan sangat menegangkan bagi manajer dan karyawan baru. Itu sebabnya memastikan bahwa tidak setiap aspek dari proses orientasi dan pelatihan serius dan terkait dengan pekerjaan membuat pengalaman menjadi lebih menyenangkan dan menarik!

Intinya: Langkah-Langkah Untuk Memindahkan Karyawan Baru, Sambil Bekerja Dari Rumah

Situasi global saat ini benar-benar telah mengubah cara bisnis dan organisasi bergabung dan melatih karyawan baru, dan tampaknya proses ini akan tetap ada.

Memasukkan karyawan baru dan melatih karyawan baru dari jarak jauh adalah cara yang hemat biaya, mudah, dan cepat. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan dan organisasi yang perlu melakukan orientasi dan melatih karyawan baru dalam jumlah besar. Selain itu, dengan staf jarak jauh, sama sekali tidak perlu membawa karyawan tersebut untuk pelatihan tatap muka.

Untuk melatih dan melakukan onboarding karyawan baru secara efisien dan efektif dari jarak jauh, saat bekerja dari rumah, buat daftar periksa onboarding karyawan jarak jauh, berikan karyawan baru alat dan teknologi yang tepat untuk menjamin kelancaran proses onboarding, dan pastikan karyawan baru merasa nyaman, selain tim, dan menyadari budaya dan nilai-nilai perusahaan.