8 Cara Mengoptimalkan Penjadwalan Shift Karyawan Anda di Tahun 2022

Penjadwalan shift karyawan seharusnya mudah, bukan?! Anda tidak ingin penjadwalan menghabiskan banyak waktu Anda, tetapi tetap saja demikian. Manajer rata-rata Anda menghabiskan 3,14 jam seminggu untuk menyusun jadwal karyawan . Bahkan merek besar dan perusahaan besar mendapatkan migrain penjadwalan besar-besaran dan telah diketahui membuat kesalahan jutaan dolar dalam penjadwalan shift karyawan.

Jika orang-orang besar, dengan semua pengalaman dan anggaran mereka, membuat kesalahan, maka Anda akan berharap bahwa untuk manajemen karyawan bisnis kecil - penjadwalan shift karyawan akan ditakdirkan sejak awal. Tapi, itu tidak harus.

Pikirkan penjadwalan shift Anda seperti mesin dengan banyak bagian yang bergerak yang semuanya harus bekerja sama agar mesin berfungsi dengan baik dan, sebagian besar, secara otomatis. Jika satu bagian gagal, yang lain harus mengambil kelonggaran. Jika gagal, maka mesin Anda hanya perlu diperbaiki.

Sejauh mesin pergi, yang bagus jarang membutuhkan perawatan sementara beberapa hampir tidak disatukan dengan lakban dan niat baik. Jika penjadwalan shift karyawan Anda adalah salah satu dari penjadwalan berbasis spreadsheet tua atau penjadwalan manual (Tuhan melarang), alih-alih perangkat lunak jadwal shift modern, maka gangguan umum dapat menghabiskan biaya yang cukup besar.

Apa yang Terjadi Pada Penjadwalan Karyawan RyanAir

Pada bulan September 2017, maskapai terpaksa membatalkan 20.000 penerbangan karena masalah rostering , membuat maskapai terbesar di Eropa dengan jumlah penumpang tidak dapat menjadi staf pilot ke pesawat. Hasilnya adalah badai pelanggan yang marah, ribuan pound dalam pembayaran penggantian dan denda, banyak pilot pergi bekerja untuk pesaing, dan kebutuhan untuk secara substansial meningkatkan gaji dan meningkatkan kondisi agar mereka tetap tinggal.

Tidak mengherankan, RyanAir tertangkap dengan sabuk pengaman yang tidak diikat. Bukan rencana penerbangan yang bagus untuk perusahaan yang tagline-nya “Selalu Menjadi Lebih Baik”.

Kesalahan Penjadwalan Itu Mahal

Saya pikir kita semua bisa sepakat bahwa kesalahan penjadwalan dapat berakhir dengan merugikan Anda. Berapa harganya? Nah, RyanAir terpaksa menjanjikan pilot peningkatan gaji dan kondisi, yang diklaim melebihi yang ditawarkan oleh saingannya. Namun, itu tidak akan cukup untuk menghindari hal ini terjadi di masa depan . Itu sebabnya perusahaan mempekerjakan ratusan pilot dengan harapan dapat membawa rasio kru menjadi 11,0 pilot per pesawat, dari 10,5, pada saat liburan musim panas di Eropa.

RyanAir juga berinvestasi dalam optimalisasi penjadwalan shift dan pencatatan ketidakhadiran, termasuk aplikasi ponsel kontrol kru baru . Pengoptimalan proses dan adopsi aplikasi karyawan seluler tidak menjadi berita utama siaran pers, tetapi merupakan bagian integral dari rencana RyanAir untuk menghindari manajemen jadwal pilot yang hampir celaka.

Cara Menghemat Uang pada Penjadwalan Shift (Jangan Menjadi RyanAir Lain )

1. Rencanakan Jadwal Shift Jauh ke Depan

Waktu adalah segalanya. Misalnya, Anda dapat mengurangi permintaan ketidakhadiran dan ketidakhadiran hanya dengan memberikan jadwal kerja kepada karyawan sebelumnya . Lebih banyak waktu untuk mempersiapkan dan menukar shift memberi karyawan fleksibilitas yang mereka butuhkan untuk memindahkan barang agar sesuai dengan jadwal shift mereka.

Memberi setiap orang banyak ruang untuk merencanakan dan menyesuaikan juga pasti akan mengurangi tingkat keterlaluan menit-menit terakhir untuk mencari pengganti. Anda tahu yang mana — yang menghabiskan jam kerja manajer itu.

Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan?

Tentu, merencanakan rotasi karyawan dua atau tiga minggu sebelumnya mungkin terdengar seperti tugas yang menakutkan. Namun, memiliki aplikasi seluler untuk memungkinkan karyawan memasukkan preferensi shift mereka terlebih dahulu dan melihat jadwal yang direncanakan dan terbaru beberapa minggu ke depan membantu mengurangi stres dan ketegangan keseluruhan yang terkait dengan posting jadwal menit terakhir.

Ini semua tentang menciptakan rutinitas dan meningkatkan cara Anda bekerja. Seperti anak pramuka yang baik akan memberi tahu Anda menghabiskan waktu untuk persiapan sekarang akan menghemat waktu Anda nanti dan membiarkan Anda masuk ke alur di mana shift disiapkan jauh sebelumnya. Dengan begitu, bahkan jika perubahan datang, dan itu akan datang, Anda akan siap untuk itu.

Belum lagi, jadwal yang dapat diprediksi membuat karyawan Anda senang dan terlibat dengan organisasi Anda. Mereka dapat mempertahankan kehidupan di luar pekerjaan dan bagi orang tua yang bekerja itu sangat berarti. Jadwal yang dapat diprediksi dapat berarti karyawan Anda memutuskan untuk tinggal bersama Anda lebih lama, memecahkan, apa yang mungkin, penyakit terbesar dari tenaga kerja per jam — pergantian karyawan .

Menurut sebuah studi CAP, biaya penggantian seorang karyawan adalah sekitar 16% dari gaji tahunan mereka. Mempertahankan jadwal yang dapat diprediksi pada akhirnya dapat menghemat lebih dari sekadar perubahan, itu bisa menjadi pengubah permainan untuk bisnis Anda.

2. Katakan Tidak Pada Penjadwalan Panggilan

Penjadwalan panggilan adalah praktik meminta karyawan untuk menelepon sebelum shift mereka dimulai dan memverifikasi bahwa mereka benar-benar dibutuhkan. Menjadwalkan karyawan untuk shift dan kemudian mengirim mereka pulang jika shiftnya lambat adalah praktik yang paling meragukan dan sebenarnya bisa menghabiskan lebih banyak uang daripada yang dihemat. Sangat terkait dengan hal di atas, jadwal perlu dapat diprediksi, bukan hanya untuk kepentingan manajer tetapi juga untuk karyawan.

Sampai saat ini, sebagian besar pengecer besar akan mempraktekkan penjadwalan on-call tetapi karena peraturan yang kuat dan tekanan publik The Gap, A&F, Starbucks, dan lainnya telah berjanji untuk mengakhiri penjadwalan on-call. Namun, itu hanya sebagian kecil dari cerita. Apa yang tidak mereka katakan kepada Anda adalah bahwa mereka memiliki pemegang saham untuk dipikirkan dan jika ada keuntungan besar yang bisa didapat dalam penjadwalan on-call, mereka masih akan melakukannya.

Masalah sebenarnya adalah bahwa penjadwalan panggilan tidak hanya buruk untuk PR, ini adalah solusi buruk untuk masalah yang berkembang, yaitu penjadwalan yang tidak dioptimalkan yang pada akhirnya menghabiskan uang Anda karena kelebihan staf. Ada cara yang lebih baik dan lebih hemat biaya untuk memecahkan masalah ini, tetapi itu memang mengharuskan manajer untuk sangat berorientasi pada data dan melacak segala sesuatu yang terjadi dalam bisnis mereka.

3. Perhatikan Lembur

Jadwal yang dioptimalkan tidak hanya untuk pengecer, tetapi juga sangat penting di industri lain. Ketika datang ke kontraktor, OT adalah tempat uangnya. Ada kesalahpahaman umum bahwa lembur sebenarnya tidak dikenakan biaya apa pun karena semua overhead tetap sudah diperhitungkan dalam standar 40 jam kerja seminggu . Pembayaran dan pengeluaran tambahan diimbangi karena Anda telah memperhitungkannya sebagai overhead tetap.

Agar itu berhasil, Anda harus pandai menawar klien Anda, di satu sisi, dan mengelola produktivitas karyawan Anda, di sisi lain. Melakukan salah satu dari keduanya saja sudah cukup menantang. Jika Anda dapat mengelola keduanya secara berkelanjutan, maka Anda sudah mengetahui hal kontrak ini.

Untuk semua manusia, inilah yang biasanya terjadi (contoh dari WoodWeb):

Katakanlah Anda berada pada pekerjaan dengan harga tetap dan untuk alasan apa pun, Anda ketinggalan satu hari bukan karena kesalahan Anda sendiri dan tanpa penalti (dengan kata lain, Anda tertinggal karena sesuatu seperti penundaan hujan dan bukan hanya karena sesuatu membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya).

Apakah Anda akan bekerja di akhir pekan dengan membayar lembur karyawan Anda meskipun Anda menghitung pekerjaan itu pada tingkat waktu reguler, hanya agar Anda dapat memulai pekerjaan lain yang sebelumnya Anda jadwalkan untuk dimulai pada hari Senin dan karena itu menundanya hingga Selasa? Jawabannya adalah Anda bekerja lembur akhir pekan dengan tarif biasa (itu mencuci), tetapi karena Anda mampu, maka mulailah pekerjaan berikutnya tepat waktu dan Anda tidak kehilangan hari kerja.

Contoh kedua mengilustrasikan bagaimana Anda perlu memperhitungkan lembur seakurat mungkin sebelumnya atau akhirnya membebani Anda: Misalnya, overhead Anda didasarkan pada 320 jam kerja untuk bulan tersebut (2 orang pada 40 jam per minggu selama 1 bulan), dan Anda hanya menggunakan 240 jam tersebut, dan 40 dari 240 jam tersebut adalah lembur. Dengan kata lain, Anda bekerja untuk dua orang Anda selama 60 jam masing-masing pada minggu 1 berdasarkan tenggat waktu pekerjaan, kemudian Anda mengirim mereka pulang karena tidak ada yang harus dilakukan selama minggu 2 dan 3, kemudian Anda bekerja selama 60 jam masing-masing pada minggu 4 , sekali lagi berdasarkan tenggat waktu pekerjaan, tetapi mungkin kekurangan bahan dan atau informasi untuk memulai selama dua minggu mereka tidak ada hubungannya (tidak akan pernah sejelas ini, tetapi untuk mengilustrasikan poin saya, saya memilih contoh ini demi kesederhanaan).

Untuk bisnis yang memberikan gaji lembur kepada karyawannya, lembur hampir selalu menjadi masalah. Solusinya sederhana: katakan saja tidak pada OT . jika Anda memiliki karyawan yang perlu bekerja lebih dari 40 jam/minggu reguler, mungkin ada baiknya Anda menjadikan mereka karyawan yang digaji. Menggeser pekerja dari memenuhi syarat untuk lembur menjadi karyawan yang digaji telah menjadi taktik yang digunakan oleh perusahaan seperti Walgreens.

4. Tanggapi dengan Cepat

Skenario mimpi buruk: Setengah dari karyawan yang dijadwalkan untuk membuka toko besok sakit karena flu jahat yang telah terjadi. Atau, bayangkan skenario bahagia dan luar biasa di mana bisnis Anda mendapat ulasan positif yang tidak terduga dari beberapa bintang media sosial, dan klien membanjiri . Apa yang biasanya Anda lakukan adalah panik, panik, dan kemudian melanjutkan untuk menelepon setiap karyawan, mungkin menawarkan gaji ekstra untuk perubahan shift menit terakhir.

Dalam kedua kasus tersebut, Anda perlu merespons dengan cepat jika Anda ingin memiliki tenaga kerja yang diperlukan untuk menjaga semuanya berjalan dengan lancar. Panggilan telepon yang panik bukanlah cara yang paling efektif untuk menghadapi perubahan tak terduga dalam rotasi yang direncanakan. Idealnya, ketika shift tersedia bagi karyawan untuk "mengklaim", mereka secara otomatis diberitahu dan dapat memilih untuk mengambilnya jika mereka bebas dan dapat menggunakan shift tambahan.

Di bagian 1 kami telah menyinggung manfaat dari melibatkan karyawan Anda dan bagaimana hal itu secara positif memengaruhi pergantian karyawan. Teknologi juga merupakan teman Anda dalam hal berkomunikasi secara efektif dengan pekerja Anda . Ada beberapa alat yang dapat mengubah mimpi buruk komunikasi menjadi proses yang mudah dan efektif bahkan jika Anda perlu menjangkau staf cadangan di luar karyawan yang digaji saat ini.

5. Distribusi Shift yang Adil (dan cerdas)

Manusia sulit bersikap objektif. Jadi ketika merencanakan jadwal shift karyawan, kita dapat dipengaruhi oleh kebiasaan yang telah kita kembangkan dari waktu ke waktu. Beberapa karyawan tidak puas karena (mereka pikir) Anda bermain favorit. Yang lain mendapatkan giliran kerja yang lebih sedikit atau opsi lembur yang lebih sedikit.

Dalam banyak kasus, alasannya adalah perbedaan keterampilan dan pengalaman. Anda membutuhkan setidaknya satu karyawan yang dapat menutup toko pada shift malam tetapi itu dapat dengan cepat menyebabkan karyawan yang sama mendapatkan peran itu malam demi malam, yang bisa menjadi hal yang baik atau buruk.

Komputer tidak memainkan favorit. Hanya mengatur dan pergi. Anda dapat menetapkan "peran" dan keterampilan karyawan sambil mengatur rotasi yang sempurna untuk mempertimbangkan preferensi karyawan dan kebutuhan bisnis Anda juga.

Jika Anda belum melakukannya, dapatkan perangkat lunak rostering, alias perangkat lunak manajemen shift untuk membantu Anda mengoptimalkan shift Anda . Ada beberapa yang bagus di luar sana yang tidak akan merepotkan untuk diatur dan tidak akan mengosongkan kantong Anda.

6. Sederhanakan Alokasi Shift

Perubahan shift manual dan swap menambahkan sedikit overhead untuk karyawan dan manajer. Kita semua pernah melihat hal itu terjadi, perubahan shift diminta atau disetujui secara langsung tetapi di suatu tempat di sepanjang jalan dilupakan atau salah komunikasi.

Proses yang cepat dan efektif untuk pertukaran shift dan persetujuan dapat membuat segalanya lebih mudah bagi semua orang sambil memastikan setiap shift dikelola oleh orang-orang dengan keterampilan dan “peran” yang diperlukan .

Buat Jadwal Shift yang Sempurna untuk Karyawan Anda Secara Gratis

7. Bagaimana Analisis Prediktif Membantu Mengganti Manajer

Detail dihitung, tanyakan saja kepada manajer karyawan mana pun. Kekurangan staf berarti pelanggan Anda tidak mendapatkan layanan yang layak mereka dapatkan dan karyawan Anda bekerja terlalu keras. Overstaffing berarti Anda kehilangan uang untuk upah yang tidak perlu kepada karyawan yang berdiri di sekitar bermimpi terbang berlibur (jika penerbangan tidak dibatalkan karena maskapai kekurangan staf). Anda harus mendapatkannya dengan benar.

Mampu memperhitungkan semua biaya dan pendapatan per shift adalah apa yang membedakan manajer shift yang baik dari yang hebat. Sebelum Anda mulai berpikir tentang teknologi, Anda perlu tahu bagaimana Anda ingin menggunakannya. Sama halnya dengan kepegawaian, Anda tidak ingin memiliki persediaan yang kekurangan atau kelebihan persediaan, semuanya perlu dioptimalkan dengan tepat. Tapi, dan di sinilah Anda perlu bersandar, itu perlu dioptimalkan bukan untuk shift kemarin tetapi untuk shift besok dan minggu depan.

Anda dan manajer shift, manajer proyek, atau mandor Anda harus menjadi ahli statistik dan memprediksi biaya dan pendapatan Anda di masa depan.

Apa itu analitik prediktif?

Sederhananya, pemodelan prediktif menggunakan statistik, seperti riwayat pendapatan untuk pekerjaan pemasangan atau pendapatan untuk shift makan siang, untuk memprediksi hasil di masa mendatang.

Misalnya, sebagai kontraktor HVAC, Anda dapat menggunakan model prediktif untuk menganalisis data dari semua pekerjaan pemasangan saluran kerja Anda pada tahun lalu, seperti biaya suku cadang, penggajian, pendapatan per jam kerja, dan menggunakan data ini untuk memprediksi biaya pekerjaan instalasi ductwork Anda berikutnya.

Apa yang dapat Anda lakukan dengan model prediktif?

• Ambil pekerjaan di segmen industri yang sedang berkembang yang akan lebih menguntungkan di masa depan
• Atur shift payudara Anda dengan karyawan yang lebih banyak dan sangat terlatih
• Turunkan giliran kerja Anda yang lambat
• Secara akurat memprediksi biaya dan pendapatan per pekerjaan/shift
• Memprediksi kinerja karyawan Anda
• Prediksi biaya untuk mengembangkan bisnis Anda dan proyeksi pendapatan

3 model analitik prediktif utama untuk pengoptimalan shift

Ada tiga model prediktif utama yang relevan untuk optimasi shift:

1. Model kecenderungan — Melihat variabel yang ada untuk memprediksi tindakan
2. Model cluster — Mengurutkan pengguna secara algoritme ke dalam segmen berdasarkan perilaku mereka
3. Pemfilteran kolaboratif — Menggunakan jaringan Bayesian untuk menganalisis data, semantik laten, dan teknik lain untuk menemukan kesamaan (Jika Anda menyukai The Godfather , Anda akan menyukai Scarface )

Sebagian besar solusi perangkat lunak penjadwalan yang menawarkan model pengoptimalan berfungsi dengan salah satu model ini. Namun, perangkat lunak penjadwalan prediktif bisa sangat mahal sehingga jika Anda ingin menghemat uang dan mempelajari sesuatu yang baru, Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan setiap model dengan mengeklik tautan di atas.

8. Singkirkan Kertas, Beralih Ke Perangkat Lunak

Langkah-langkah di atas untuk pengoptimalan jadwal karyawan menuntut Anda merangkul teknologi dan bergerak melampaui tabel kertas usang dan spreadsheet yang tidak dapat diandalkan. Dengan solusi perangkat lunak penjadwalan yang fleksibel dan ramah pengguna yang tersedia untuk bisnis dari semua ukuran, benar-benar tidak ada alasan bagi Anda untuk terus menggunakan metode kuno untuk penjadwalan shift pada tahun 2018. Faktanya, beralih ke aplikasi penjadwalan shift pasti akan menghemat lebih banyak uang daripada perangkat lunak mungkin biaya.

Dan kertasnya? Anda masih dapat membuat pesawat kertas dari itu, dan mengirimkannya terbang di sekitar kantor tanpa pilot. Karena tidak seperti RyanAir, Anda tidak perlu mengelola ribuan pilot, semuanya ingin mengambil cuti untuk liburan. Dan, jika karyawan Anda bukan tipe teknisi, inilah panduan bermanfaat yang mungkin bisa membantu.

Intinya Tentang Mengoptimalkan Jadwal Shift Karyawan

Jika Anda seperti manajer rata-rata kami sebelumnya, Anda mungkin menghabiskan sedikit waktu untuk membuat giliran kerja Anda. Tapi, itu tidak berakhir di situ. Bagaimana dengan bertukar shift? perubahan jadwal? Bayangkan apa yang bisa Anda dan tim Anda lakukan jika Anda bisa membuat penjadwalan tidak payah! Bagaimana jika saya memberi tahu Anda bahwa Anda dapat melakukannya sambil mengurangi biaya yang terkait dengan ketidakhadiran yang tidak direncanakan, serta biaya kekurangan staf dan kelebihan staf.

1. Rencanakan Jadwal Pergeseran Jauh ke Depan
2. Katakan Tidak Untuk Penjadwalan Panggilan
3. Perhatikan Lembur
4. Respon cepat
5. Distribusi Pergeseran yang Adil (dan cerdas)
6. Sederhanakan Alokasi Shift
7. Bagaimana Analisis Prediktif Membantu Mengganti Manajer
8. Singkirkan Kertas, Beralih Ke Perangkat Lunak