20 Contoh Pesan Di Luar Kantor untuk Menginspirasi Anda

Jika Anda membeli sesuatu melalui tautan kami, kami dapat memperoleh uang dari mitra afiliasi kami. Belajarlah lagi.

Pesan di luar kantor, atau singkatnya pesan OOO, adalah bagian penting dari komunikasi bisnis. Saat Anda sedang berlibur, sakit, atau tidak berada di kantor karena alasan apa pun, Anda dapat menyiapkan pesan respons otomatis yang membalas setiap email baru, memberi tahu mereka bahwa Anda sedang tidak masuk. Mereka berguna untuk berkomunikasi informasi dan memberi tahu penerima cara menghubungi Anda.

Kami akan melihat apa itu pesan di luar kantor dan beberapa contoh untuk membantu Anda membuat balasan otomatis.

Apa itu Pesan Di Luar Kantor?

Pesan di luar kantor adalah tanggapan otomatis yang dapat Anda atur dari klien email Anda jika Anda berada di luar kantor dan tidak memiliki kesempatan untuk memeriksa akun email Anda. Misalnya, Anda dapat mengaturnya terlebih dahulu karena Anda membeli tiket ke konferensi pada hari termurah untuk terbang dan mengetahui bahwa Anda tidak akan tersedia hari itu.

Anda dapat menjalankannya untuk jangka waktu tertentu dan menambahkan tanggal yang tepat sehingga balasan otomatis hanya akan keluar selama tanggal tersebut. Pesan di luar kantor akan secara otomatis dikirim ke pesan masuk pada tanggal Anda memutuskan untuk menjalankan pesan otomatis.

Kapan Pesan Di Luar Kantor Diperlukan?

Ada beberapa alasan mengapa pesan di luar kantor diperlukan untuk komunikasi bisnis. Terutama, senang memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak akan tersedia untuk merespons selama waktu tertentu dan itu adalah etiket email yang baik.

Email di luar kantor juga dapat memberi tahu klien potensial seberapa cepat mereka mengharapkan tanggapan dari Anda, dan memberi mereka petunjuk tentang cara terbaik untuk menghubungi Anda jika terjadi keadaan darurat.

Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa Anda memerlukan OOM:

1. Perjalanan Bisnis: Pesan di luar kantor diperlukan saat Anda jauh dari kantor dalam perjalanan bisnis. Ini membuat orang tahu bahwa mereka tidak akan menerima tanggapan langsung dan memberi mereka titik kontak alternatif, seperti rekan kerja atau penyelia.
2. Liburan: Mengambil cuti untuk liburan itu penting untuk menyegarkan diri dan bersantai, tetapi memberi tahu orang-orang bahwa Anda sedang pergi juga sama pentingnya. Pesan di luar kantor dapat memberi tahu orang-orang bahwa Anda sedang berlibur dan kapan Anda akan kembali.
3. Tidak tersedia: Jika Anda harus mengambil cuti karena sakit atau keadaan darurat, pesan di luar kantor akan terus memberi tahu kontak Anda tentang situasi tersebut dan kapan Anda akan kembali.
4. Rapat Klien: Pesan di luar kantor sangat bagus untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda sedang pergi untuk rapat klien dan kapan mengharapkan pembaruan atau tanggapan dari Anda.
5. Kursus Pelatihan: Jika Anda mengikuti kursus pelatihan, beri tahu kontak Anda, sehingga mereka tidak menganggap Anda mengabaikan mereka

Cara Membuat Pesan OOO yang Menakjubkan

Anda ingin pesan di luar kantor Anda menarik dan informatif. Berikut adalah beberapa tips tentang cara menonjolkan email di luar kantor Anda:

Langkah 1: Tetap Singkat dan Manis

Pesan di luar kantor harus singkat, ringkas, dan menyampaikan maksudnya. Tidak ada yang mau membaca pesan yang panjang hanya untuk mengetahui bahwa Anda tidak akan segera membalas.

Langkah 2: Jadilah Baik

Anda ingin pesan Anda sopan dan profesional, jadi hindari menggunakan frasa seperti "keluar dari kantor sampai pemberitahuan lebih lanjut", karena ini terdengar agak meremehkan.

Langkah 3: Jadikan Personal

Jika Anda sedang berlibur atau menghadiri suatu acara, pertimbangkan untuk menambahkan sesuatu yang bersifat pribadi tentang apa yang akan Anda lakukan. Ini akan membantu pesan Anda menonjol dan menunjukkan bahwa itu berasal dari orang sungguhan, bukan sistem otomatis.

Langkah 4: Berikan Instruksi yang Jelas

Pastikan untuk memberikan instruksi yang jelas tentang bagaimana orang dapat menghubungi Anda jika terjadi keadaan darurat atau jika mereka membutuhkan sesuatu yang mendesak.

Langkah 5: Tambahkan Sedikit Humor

Jika Anda merasa kreatif, mengapa tidak menambahkan sedikit humor pada pesan Anda? Ini akan membuatnya menonjol dari paket dan bahkan dapat memicu percakapan dengan kontak Anda.

Juga, jangan lupa untuk menambahkan informasi berikut ke pesan email autoresponder Anda:

• Mengapa Anda berada di luar kantor
• Kapan Anda akan kembali, termasuk rentang tanggal (tanggal mulai, tanggal kembali, dll.) saat Anda berada di luar kantor
• Cara lain untuk menghubungi Anda, seperti nomor ponsel jika ada. Anda dapat memasukkan sesuatu seperti "Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi (nomor sel Anda)" di pesan email penjawab otomatis Anda.
• Titik kontak lain yang dapat dihubungi penerima saat Anda tidak ada dalam kasus bantuan segera, termasuk alamat email kontak lain, nomor telepon, dan/atau situs web bisnis.

Apa yang Tidak Boleh Ditulis dalam Pesan Di Luar Kantor

1. Hindari menambahkan terlalu banyak detail ke balasan di luar kantor Anda: Mungkin tergoda untuk menambahkan penjelasan yang panjang, seperti Anda sedang rapat makan siang , tetapi sebaiknya hindari memasukkan terlalu banyak detail. Alih-alih, pertahankan pesan email kantor otomatis Anda singkat dan ringkas.
2. Tidak menyertakan informasi kontak lainnya: Jika memungkinkan, harus selalu ada titik kontak lain yang disertakan dalam pesan untuk mengetahui siapa yang harus ditindaklanjuti jika diperlukan.
3. Menyiarkan terlalu banyak detail pribadi: Menempatkan informasi berlebih di email mempersulit pembaca untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Selain itu, menambahkan terlalu banyak detail pribadi untuk dilihat dunia dapat menjadi masalah keamanan, terutama jika Anda memberi tahu orang bahwa Anda akan jauh dari tempat seperti kantor pusat Anda.
4. Tidak mendapatkan izin untuk mengikat rekan kerja: Jika Anda perlu mengikat rekan kerja saat Anda tidak ada, dapatkan izin mereka terlebih dahulu sebelum melakukannya.
5. Menambahkan bahwa Anda akan merespons segera setelah Anda kembali ke kantor: Memberi tahu semua orang bahwa Anda akan merespons segera setelah Anda kembali bisa menjadi ranjau darat. Meskipun ini adalah indikasi yang bagus tentang bagaimana Anda menjaga klien dan rekan kerja Anda, perlu waktu untuk menghubungi kembali semua orang yang menghubungi Anda saat Anda pergi. Pertahankan hal-hal yang realistis, sehingga tidak ada yang merasa diabaikan saat Anda kembali.

20 Contoh Pesan Di Luar Kantor yang Menakjubkan

Jika Anda tidak yakin bagaimana menyusun pesan tidak di kantor, kami telah memberikan contoh pesan tidak di kantor untuk berbagai situasi yang dapat membantu .

1. Contoh Pesan Di Luar Kantor Sederhana

Yang ini pendek, manis dan to the point:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya jauh dari kantor tanpa akses email sampai (tanggal), saya akan merespon ketika saya kembali ke kantor. Saya menghargai pengertian Anda.

Salam Hormat,

(nama)

2. Pesan Profesional Di Luar Kantor

Pesan OOO profesional sangat bagus untuk kolega, pelanggan, dan kontak bisnis:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya berada di luar kantor dari (tanggal) hingga (tanggal) dengan akses terbatas ke email. Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi saya di (nomor) ponsel saya atau sekretaris saya XX di (nomor telepon).

Salam

(nama)

3. Pesan Lucu Di Luar Kantor

Pesan di luar kantor yang lucu dapat memberikan sentuhan pribadi dan membantu kontak Anda mengetahui bahwa Anda masih hidup dan sehat serta tidak menganggap diri Anda terlalu serius. Ini contohnya:

Terima kasih atas pesannya, tetapi ini adalah robot yang merespons Anda karena (nama) saat ini sedang keluar kantor dan berusaha keras untuk tidak memeriksa email kantor mereka. Mereka akan kembali pada (tanggal), jadi jangan ragu untuk menghubungi Anda!

terima kasih

Robot Email

4. Pesan Email Autoresponder Di Luar Kantor

Jika Anda perlu mengirim pesan penjawab otomatis di luar kantor saat Anda pergi berlibur atau tidak tersedia, berikut adalah contohnya:

Ini adalah pesan email autoresponder kantor karena saya tidak tersedia dan tidak memeriksa email. Saya akan membalas email Anda ketika saya kembali ke kantor.

Ini adalah pesan OOO otomatis saat saya di luar kantor sampai (tanggal). Saya akan membalas pesan Anda segera setelah saya kembali. Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi XX di (email) untuk detail lebih lanjut.

5. Contoh Pesan Cuti Sakit Di Luar Kantor

Cuti medis adalah waktu untuk beristirahat dan memulihkan diri. Pastikan untuk memberi tahu kolega dan kontak Anda bahwa Anda tidak dapat dihubungi dengan pesan seperti ini:

Terima kasih atas pesan Anda, tetapi saat ini saya sedang cuti sakit atau medis dan tidak dapat menghadiri email. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, jangan ragu untuk menghubungi kantor XX.

Terima kasih atas pengertian Anda

(nama)

6. Pesan Liburan Di Luar Kantor

Jika Anda akan pergi berlibur, berikut adalah pesan penjawab liburan email yang informatif untuk kontak Anda:

Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang berlibur dan tidak dapat menanggapi panggilan telepon atau pesan sampai saya kembali pada (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, Anda dapat menghubungi XX untuk mendapatkan bantuan di (email). Alternatifnya, Anda dapat mengirim email di (email perusahaan umum), dan seseorang dari tim akan menghubungi Anda.

Terbaik,

(nama)

Selain itu, jika Anda ingin mengangkat pesan Anda, sertakan respons otomatis khusus agar lebih menghibur pembaca. Anda dapat melakukannya dengan menautkan ke GIF di balasan tidak di kantor.

7. Pesan Cuti Bersalin Di Luar Jam Kerja

Mengambil cuti melahirkan dan tidak ingin resah? Balasan otomatis seperti contoh pesan OOO di bawah ini dapat membantu memberi tahu kontak Anda kapan Anda akan kembali ke kantor, mengurangi tekanan untuk membalas pesan dan memberi Anda ketenangan pikiran:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saat ini saya sedang cuti hamil tanpa akses ke email atau panggilan telepon sampai (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, silakan hubungi (email). Alternatifnya, Anda dapat menghubungi tim yang lebih luas di (email tim), dan seseorang dari perusahaan akan membantu Anda sesegera mungkin.

Semua yang terbaik,

(nama)

8. Pesan Perjalanan Dinas Keluar Kantor

Jika Anda akan pergi dalam perjalanan bisnis, contoh pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan ketidakhadiran dan detail kontak Anda:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya sedang dalam perjalanan bisnis sampai (tanggal) dan akan kembali ke kantor dengan akses email terbatas. Untuk bantuan segera, silakan hubungi rekan saya XX di (email).

Salam,

(nama)

9. Cuti Di Luar Kantor

Sabat adalah cara yang bagus untuk mengisi ulang dan kembali dengan ide-ide segar. Pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan ketidakhadiran Anda:

Terima kasih atas pesan Anda. Saya mengambil cuti panjang dari (tanggal) sampai (tanggal) dan tidak akan tersedia untuk email atau panggilan telepon selama periode ini. Jika Anda memerlukan bantuan, silakan hubungi XX di (email). Saya berharap untuk segera kembali!

Salam Hormat,

(nama)

10. Pesan Di Luar Kantor untuk Keadaan Darurat Pribadi

Hidup bisa melempar bola lengkung yang tidak terduga. Pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan keadaan darurat pribadi apa pun:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya keluar dari kantor karena keadaan darurat pribadi dan tidak akan tersedia sampai (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, silakan hubungi XX di (email) untuk mendapatkan bantuan.

Semoga sukses,

(nama)

11. Pelatihan Di Luar Kantor

Pergi ke kursus pelatihan? Pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan detail yang perlu diketahui kontak Anda:

Terima kasih atas pesan Anda. Saya berada di luar kantor untuk kursus pelatihan sampai (tanggal) dan tidak akan dapat menanggapi email atau panggilan telepon selama ini. Jika Anda memerlukan bantuan, silakan hubungi XX di (email).

Semua yang terbaik,

(nama)

12. Di Luar Kantor Karena Pengangkatan

Pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan ketidakhadiran Anda saat Anda keluar untuk membuat janji:

Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk menghadiri janji temu dan tidak dapat menanggapi hingga (tanggal). Jika Anda memerlukan bantuan, silakan hubungi XX di (email).

Salam,

(nama)

13. Pesan Keluar Kantor

Pindah ke kantor atau rumah baru? Pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan ketidakhadiran Anda selama pindahan:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya pindah kantor dan mungkin tidak dapat menjawab email atau panggilan telepon sampai (tanggal). Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi rekan saya XX di (email).

Hati-hati,

(nama)

14. Rapat di Luar Kantor

Pesan di luar kantor ini dapat membantu Anda mengomunikasikan ketidakhadiran Anda kepada orang-orang saat menghadiri rapat:

Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang berada di luar kantor untuk menghadiri rapat dan tidak dapat membalas hingga (tanggal). Jika Anda memerlukan bantuan, silakan hubungi XX di (email) untuk informasi lebih lanjut.

Terbaik,

(nama)

15. Pesan Tim Keluar Kantor

Ini di luar kantor sangat cocok untuk acara tim karena dapat membantu Anda mengomunikasikan detail terkait yang perlu diketahui orang:

Terima kasih atas pesan Anda. Saya pergi dengan tim saya dalam perjalanan sehari dan tidak akan dapat menanggapi sampai (tanggal). Untuk bantuan segera, hubungi rekan saya XX di (email) dan tandai pesan mendesak sebagai prioritas tinggi.

Semoga sukses,

(nama)

16. Pesan Konferensi Di Luar Kantor

Terima kasih untuk pesan Anda. Saat ini saya sedang pergi menghadiri konferensi dan tidak akan dapat menanggapi sampai (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, silakan hubungi XX di (email) untuk mendapatkan bantuan.

Semua yang terbaik,

(nama)

17. Pesan Di Luar Kantor Jangka Pendek

Sering kali pesan OOO disesuaikan dengan jangka waktu yang lama. Di sisi lain, yang ini dibuat jika Anda jauh dari kantor untuk waktu yang singkat dan termasuk apa yang harus dimasukkan untuk siapa saja yang mungkin memiliki masalah mendesak yang tidak dapat menunggu:

Terima kasih atas pesan Anda. Saya keluar dari kantor untuk jangka pendek dan tidak akan dapat menanggapi sampai (tanggal). Untuk urusan mendesak, silakan hubungi XX di (email).

Salam,

(nama)

18. Di Luar Jangkauan Di Luar Kantor

Yang ini untuk mereka yang jauh dari kantor dan tidak dapat merespons, biasanya karena akses yang terbatas:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saat ini saya keluar dari kantor hari ini dan tidak memiliki kontak email dan tidak dapat menanggapi sampai (tanggal). Untuk masalah mendesak, silakan hubungi XX di (email) untuk mendapatkan bantuan.

Salam,

(nama)

19. Pesan Liburan Di Luar Kantor

Tandai pesan OOO liburan ini dari daftar tugas Anda sebelum beristirahat dengan contoh serbaguna ini:

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya pergi berlibur dari (tanggal) ke (tanggal). Untuk bantuan segera, silakan hubungi XX di (email).

Selamat berlibur,

(nama)

20. Pesan Bekerja Jarak Jauh di Luar Kantor

Contoh pesan OOO ini untuk yang tidak berada di kantor tapi masih bekerja dari jarak jauh:

Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini saya bekerja dari jarak jauh dan tidak akan dapat merespons hingga (tanggal). Untuk urusan mendesak, silakan hubungi XX di (email).

Salam,

(nama)

Gunakan Contoh Pesan Di Luar Kantor Ini untuk Membuatnya Sendiri

Pesan di luar kantor yang disediakan di atas hanyalah titik awal untuk membuat pesan Anda sendiri. Saat menulis pesan Anda sendiri, pikirkan tentang apa yang perlu diketahui klien dan anggota tim dan siapa yang akan menjadi orang terbaik dalam tim untuk membimbing mereka saat Anda tidak ada.

Contoh-contoh ini dapat memberi Anda gambaran tentang berapa banyak informasi yang harus disertakan (atau dikecualikan) dan komponen penting yang digunakan untuk membuat pesan.

Juga, jangan lupa untuk memperbarui pesan di luar kantor Anda segera setelah Anda kembali ke kantor agar pelanggan Anda menerima tanggapan tepat waktu.

Apa tanggapan email otomatis yang baik? Salah satu yang akan menghasilkan prospek

Yakinlah bahwa ada respons pesan kantor otomatis yang sangat baik untuk Anda di dunia internet. Namun, merupakan ide yang sangat bagus untuk memikirkan tentang menyesuaikan pesan di luar kantor Anda untuk pembuatan prospek. Pertama-tama, membuat pesan email autoresponder di luar kantor penting dan bahkan lebih penting lagi untuk pemasaran email.

Kabar baiknya adalah sangat mudah untuk menciptakan peluang perolehan prospek yang akan mengumpulkan prospek di responden Anda. Selain itu, contoh pesan kantor yang mengumpulkan petunjuk, menyertakan rasa urgensi, memiliki ajakan bertindak yang jelas, dan membuat pembaca tersenyum adalah kuncinya.

Apakah ada template yang dapat Anda gunakan untuk email di luar kantor?

Ya, Anda bisa mendapatkan template pesan OOO dengan harga terjangkau di tempat-tempat seperti Etsy. Mereka bahkan memiliki versi yang dapat disesuaikan yang dapat Anda sesuaikan dengan pesan yang diinginkan perusahaan Anda. Selain itu, ada banyak sumber online dengan template gratis atau contoh kata-kata untuk membantu Anda menyusun pesan OOO yang sempurna untuk setiap kesempatan.

Bagaimana cara saya keluar dari kantor pada status?

Untuk menonaktifkan status di luar kantor, Anda harus mengaktifkan balasan Di Luar Kantor. Jika Anda menggunakan klien email berbasis web seperti Gmail atau Outlook, Anda dapat melakukannya dengan masuk ke Pengaturan dan mengaktifkan fungsi Di Luar Kantor.

Anda mungkin juga memiliki akses ke penjawab otomatis di pengaturan email Anda, yang merupakan alat hebat untuk mengatur status Di Luar Kantor Anda. Jika Anda menggunakan klien email desktop, Anda perlu mengakses pengaturan untuk program khusus tersebut untuk mengaktifkan pesan Di Luar Kantor.

Bagaimana cara mengatur pesan di luar kantor di Gmail?

Menyiapkan pesan email Di Luar Kantor di Gmail itu mudah! Cukup buka Pengaturan Gmail Anda, pilih tab "Penjawab Liburan", dan centang kotak untuk mengaktifkan fitur tersebut. Kemudian, cukup masukkan tanggapan yang Anda inginkan, tetapkan tanggal mulai dan tanggal akhir kapan Anda akan jauh dari kotak masuk dan kembali, dan simpan perubahan Anda.

Anda juga dapat menyesuaikan pesan Di Luar Kantor untuk menyertakan informasi kontak khusus untuk pertanyaan mendesak, serta detail terkait lainnya, seperti waktu respons yang diharapkan.

Bagaimana cara menyiapkan pesan di luar kantor di Outlook?

Menyiapkan pesan email Di Luar Kantor di Outlook juga sangat mudah! Cukup buka tab "File" dan pilih opsi "Kirim balasan otomatis". Kemudian, centang kotak untuk mengaktifkannya, masukkan tanggapan yang Anda inginkan, dan simpan perubahan Anda. Anda dapat menyesuaikan pesan Di Luar Kantor untuk menyertakan informasi kontak khusus untuk pertanyaan mendesak, serta detail terkait lainnya, seperti waktu respons yang diharapkan.

Pemeriksaan Terakhir untuk Penjawab Liburan Anda

Sebelum berangkat, ada baiknya Anda memeriksa hal-hal berikut:

• Ketersediaan: Semua yang ada di pesan balasan otomatis Anda, termasuk penjawab kala libur dan kerangka waktu seperti tanggal mulai dan berakhir, tidak tersedia untuk Anda.
• Pemformatan: Bergantung pada klien email, pesan balasan otomatis terkadang dapat muncul dengan masalah pemformatan.
• Penampilan: Pastikan untuk memeriksa dan melihat bagaimana tampilan pesan balasan otomatis Anda di desktop dan perangkat seluler sebelum dikirim ke klien dan anggota tim.
• Konten: Periksa dan periksa ulang pesan balasan otomatis Anda untuk memastikannya akurat, jelas, dan profesional.
• Masalah mendesak: Pastikan untuk menyertakan informasi kontak alternatif, seperti nomor ponsel atau alamat email, untuk masalah mendesak.

Setelah pesan Di Luar Kantor Anda siap dan siap digunakan, Anda dapat bersantai karena mengetahui bahwa setiap email yang dikirim ke kotak masuk Anda akan dijawab tepat waktu. Dengan 20 Contoh Pesan Di Luar Kantor dari Tren Bisnis Kecil ini, Anda pasti akan membuat pesan yang sempurna dan mulai mendapatkan prospek! Semoga berhasil dan selamat berlibur!

Gambar: Elemen Envato