Panduan Slip Pengepakan: Definisi, Apa yang Harus Disertakan + Template Gratis

Slip pengepakan mungkin bukan istilah asing di sektor eCommerce, tapi juga bukan sesuatu yang sudah menjadi rahasia umum. Pedagang dan pelanggan eCommerce sama-sama dapat salah mengartikannya sebagai label pengiriman. Jadi, dalam artikel ini, kami membedah semua elemen yang membentuk slip pengepakan dan nilainya dengan panduan slip pengepakan eksklusif kami.

1) Slip Pengepakan: Akun Rincian Pengiriman

Dalam kamus logistik, slip pengepakan adalah dokumen yang berisi rincian semua produk yang diisi di dalam sebuah paket. Dimensi biasanya adalah 4"×6" atau 8,5”×11” untuk secarik kertas atau kartu dalam mode lanskap.

Slip pengepakan biasanya mencakup berat, dimensi, dan jumlah SKU (Stock Keeping Units) dalam paket. Namun, mereka bisa dinamis dan memiliki banyak ruang untuk penyesuaian jika diinginkan oleh merek.

Beberapa mengambil kesempatan untuk memasukkan logo merek mereka, Ajakan Bertindak (CTA), kode kupon, dan tautan media sosial. Dengan cara ini, slip pengepakan menjadi alat yang sangat baik untuk branding.

Biasanya, slip pengepakan diisi dengan informasi untuk merampingkan proses di balik pengepakan dan pengiriman pesanan. Saat dicetak di gudang atau pusat pemenuhan, ini membantu staf pengepakan untuk memastikan mereka mengemas pesanan yang akurat. Alternatifnya, ini membantu pembeli memeriksa apakah paket tersebut berisi semua produk yang mereka pesan.

2) Tampilan Granular dari Templat Slip Pengepakan

Slip pengepakan mencakup semua detail pengiriman granular dari setiap SKU yang telah dipesan pelanggan. Namun, bisnis dapat memilih untuk menyertakan informasi yang membantu pengenalan merek. Berikut adalah daftar fakta dan elemen paling umum yang dimiliki oleh template slip pengepakan:

2.1) Detail Pengiriman

Detail pengiriman adalah bagian paling penting dari slip pengepakan. Ada banyak komponen yang termasuk dalam kategori ini. Pertama, detail merek seperti nama merek, alamat, situs web, dan informasi kontak.

Kemudian muncul nomor pesanan atau ID pesanan pembelian, yang merupakan rangkaian nomor unik yang mengidentifikasi pesanan tertentu. Elemen ketiga termasuk tanggal pesanan dan waktu penempatan pesanan.

Bagian keempat berisi metode pengiriman, seperti USPS Priority Mail atau UPS Ground. Bagian ini memiliki detail yang membantu pelanggan melacak pesanan mereka dan merujuk silang informasi pengiriman saat mereka menerima paket.

2.2) Informasi Kontak Pelanggan

Setelah informasi pengiriman awal dicetak, kumpulan informasi penting berikutnya berkaitan dengan pelanggan atau penerima. Bagian ini memiliki akun lengkap pelanggan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email mereka.

Terkadang, merek juga menyebutkan alamat pengirim jika permintaan pengembalian atau penukaran dilakukan oleh pelanggan. Bagian ini mencantumkan tujuan pengiriman. Ini bisa berguna jika paket tersebut dimaksudkan sebagai hadiah, sehingga memberikan informasi kepada penerima tentang pengirimnya.

2.3) Barang Pesanan dan Produk Habis

Bagian ketiga sangat penting dan mencakup daftar terperinci dari SKU yang dipesan. Ada beberapa variasi dalam daftar. Beberapa merek mencantumkan nama produk, sementara yang lain mencantumkan SKU atau UPC (Nomor Produk Universal).

Selain barang yang dikirim, slip pengepakan juga memiliki informasi tentang barang yang kehabisan stok dan tidak dapat dikirim. Detail penting ini membantu pelanggan melacak produk yang mereka pesan. Mereka dapat mengajukan pertanyaan dengan merek tentang item yang kehabisan stok jika diperlukan.

Sama seperti nama produk, jumlah dan harga setiap item SKU disajikan pada slip pengepakan. Oleh karena itu, terhadap setiap nama produk atau nomor SKU, disebutkan jumlah dan harganya.

Umumnya, format tabel diadopsi oleh merek yang berisi kolom: Kuantitas, nomor SKU, nama produk, harga, dan harga total. Detail harga total dapat dibagi lagi menjadi harga barang, pajak, diskon, dll.

2.4) Catatan merek

Catatan merek adalah kategori opsional dalam slip pengepakan. Namun, bila disertakan, itu menambah sentuhan personalisasi bagi pelanggan. Perusahaan dapat menyertakan pesan apa pun untuk pembeli, mulai dari ucapan selamat ulang tahun hingga pesan ucapan terima kasih.

Merek juga dapat berimprovisasi untuk menyertakan pesan pelanggan untuk penerima jika pesanannya adalah hadiah. Slip pengepakan dengan demikian dapat disesuaikan dengan cara apa pun untuk memasukkan identitas merek, seperti logo, dan pengalaman unboxing yang dipersonalisasi dengan pesan yang diinginkan.

3) Utilitas Slip Pengepakan

3.1) Membantu dalam Manajemen Pesanan

Proses pemenuhan eCommerce adalah proses yang membosankan. Sebelum sebuah paket disegel, pengepakan gudang harus memverifikasi semua produk yang dikemas di dalamnya ada dalam daftar pesanan pelanggan. Ini termasuk jumlah persis SKU, warna, dimensi, berat, dan ukuran. Dengan demikian, slip pengepakan memberikan konfirmasi kepada pengemas bahwa pesanan telah dipenuhi secara akurat.

Karena slip pengepakan mencatat dan memverifikasi proses pemenuhan, bukti ini paling berguna saat pesanan dibagi menjadi beberapa pengiriman. Saat pengambil gudang mengumpulkan beberapa item SKU untuk satu pesanan pelanggan, setiap slip pengepakan menyertakan detail SKU yang dikemas secara terpisah.

Slip dapat dicetak terlebih dahulu sehingga memberi tahu pengepak tentang barang-barang yang harus dikelompokkan bersama. Ini tidak hanya menyederhanakan proses pengepakan tetapi juga verifikasi pesanan ketika semua paket mendarat dengan pelanggan.

3.2) Meningkatkan Pengalaman Pelanggan Pasca Pembelian

Slip pengepakan dapat dianggap sebagai instrumen pasca pembelian yang secara eksplisit digunakan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Ini memiliki sejumlah kegunaan dalam meningkatkan keterlibatan pelanggan pasca pembelian.

Pertama, slip pengepakan membantu meningkatkan umpan balik pelanggan tentang merek dengan memasukkan tampilan terperinci dari pesanan. Kedua, menciptakan pengalaman unboxing yang positif saat merek menulis pesan yang dipersonalisasi kepada pembeli. Ketiga, membantu pelanggan mengenali merek dengan format slip kemasan bermerek.

3.3) Membantu dalam Pelacakan Pesanan

Slip pengepakan hadir dengan serangkaian detail penting yang dapat membantu pelanggan dan merek melacak pesanan. Hal ini terutama berlaku untuk pengiriman terpisah di mana pesanan lengkap pelanggan dipecah menjadi pesanan yang lebih kecil. Mereka biasanya dikirim dari gudang yang berbeda, dan pengecer dapat memantaunya dengan slip pengepakan.

Slip pengepakan yang berisi nomor pesanan pembelian dan SKU yang dikemas dalam paket memberi tahu pembeli tentang status pesanan mereka saat ini. Mereka dapat melacak porsi yang telah tiba dan memperkirakan nilai segmen pesanan.

3.4) Mendukung Konfirmasi Pesanan dan Memverifikasi Kerusakan

Slip pengepakan membantu bisnis dan pelanggan dalam mengonfirmasi bahwa pesanan telah dikirim dan diterima secara akurat. Slip pengepakan membantu pelanggan memeriksa ulang, merujuk, dan memverifikasi semua item dengan harga, ukuran, jumlah, dan detail selanjutnya.

Slip pengepakan juga membantu pembeli memilah dan mengidentifikasi barang yang rusak jika barang pecah dalam perjalanan atau menjadi cacat. Pelanggan dapat melacak barang yang dipesan dengan nomor SKU-nya dan memeriksa apakah barang tersebut terlihat sama saat membuka kemasan produk. Jika tidak, mereka dapat meminta pengembalian uang atau meminta merek untuk menukar produk.

3.5) Bantuan dalam Pengembalian dan Penukaran

Pengembalian hampir selalu tak terhindarkan dalam eCommerce dan menyebabkan sakit kepala bagi pembelanja dan bisnis. Permintaan pengembalian dapat dimulai karena beberapa alasan, seperti barang rusak, cacat produksi, ukuran tidak sesuai, dan warna. Setelah permintaan pengembalian dibuat, rangkaian acara dibuat mulai dari verifikasi item hingga pengembalian dana.

Slip pengepakan dapat membantu memverifikasi klaim pelanggan dan mempercepat proses pengembalian dana. Misalnya, ketika suatu barang tidak cocok atau rusak, pembelanja dapat memeriksa ulang produk tersebut dengan slip pengepakan dan mengajukan permintaan pengembalian atau penukaran. Ketika suatu barang hilang dari paket, mereka dapat menyampaikannya kepada merek dan mengajukan pengembalian dana.

Slip pengepakan memiliki kegunaan yang sangat besar untuk industri pakaian jadi di eCommerce, yang memiliki volume pengembalian dan penukaran yang tinggi. Jadi, mereka dapat menyesuaikan slip pengepakan untuk menyertakan informasi tentang kebijakan pengembalian. Atau, beri tahu pelanggan tentang barang yang habis dan pengembalian uang untuk mengurangi kecemasan pelanggan.

4) Proses Pembuatan Slip Packing

Pedagang eCommerce dapat membuat slip pengepakan secara manual atau menggunakan alat manajemen inventaris mereka. Apa pun itu, pertama-tama mereka perlu mengumpulkan beberapa data seperti semua nomor SKU, nama produk, dimensi, berat, dan harga. Jika mereka menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris seperti ShipSation, detail seperti itu seharusnya sudah tersedia.

Setelah mengumpulkan data, pengecer dapat menggunakan template slip pengepakan gratis atau mengisi data. Alternatifnya, Anda juga dapat memilih template apa pun yang tersedia di alat SaaS dan memasukkan detailnya. Sebagian besar perangkat lunak ini memungkinkan pengecer menyesuaikan slip sesuai dengan preferensi mereka, seperti logo dan catatan merek.

Setelah template slip kemasan terpasang, merchant dapat menyimpannya dan mencetak slip tersebut untuk disertakan dalam paket. Jika mereka menggunakan perangkat lunak, pengecer dapat membuat beberapa template untuk berbagai kesempatan. Mereka juga dapat mengotomatiskan proses pencetakan dengan menekan detail pesanan di template tertentu.

5) Apakah Packing Slip Berbeda dengan Faktur?

Mengingat bahwa slip pengepakan mencakup data yang hampir identik dengan label pengiriman dan faktur, tidak jarang mempertimbangkan slip pengepakan sebagai label pengiriman atau faktur. Perbedaan ketiganya terletak pada tujuannya.

Faktur adalah dokumen keuangan yang berisi harga jual setiap produk, status pembayaran pesanan, cara pembayaran, dan ketentuan. Oleh karena itu, meskipun slip pengepakan memiliki perincian harga barang, itu tidak termasuk metode pembayaran dan pembayaran terutang yang terkait dengan pengiriman.

Faktur menentukan jumlah yang harus dibayar oleh penerima ketika pelanggan melibatkan beberapa metode pembayaran. Misalnya, ketika pelanggan membayar setengah dari jumlah tersebut melalui UPI dan sisanya dipesan secara tunai. Dalam keadaan ini, faktur bertindak sebagai tagihan untuk orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pembayaran.

6) Apakah Packing Slip sama dengan Label Pengiriman?

Tidak, apa yang membuat slip pengepakan berbeda dari label pengiriman adalah tujuan yang terakhir. Label pengiriman mencakup alamat penagihan dan pengiriman yang menunjukkan asal pengiriman dan lokasi pengiriman.

Bisa juga dengan menyertakan detail pesanan seperti SKU barang, berat paket, dan metode pengiriman. Namun, ini berisi label dan nomor pelacakan pesanan berbasis QR yang dapat dipindai dan dilacak. Ini tidak ada dalam slip pengepakan.

7) Kesimpulan

Slip pengepakan adalah cara terbaik untuk memastikan verifikasi pesanan dan akurasi pemenuhan untuk toko eCommerce. Secarik kertas kecil ini juga memiliki kapasitas untuk memberikan kesan merek yang positif kepada pelanggan. Keserbagunaan slip pengepakan memastikan bahwa bisnis dapat menyertakan kustomisasi merek apa pun di samping menyebutkan detail pesanan.

Memiliki slip pengepakan seperti memukul dua burung dengan satu batu. bisnis eCommerce dapat melakukan kontrol atas proses pasca pengiriman dan keterlibatan pelanggan pasca pembelian.

8) Tanya Jawab

8.1) Berapa biaya untuk membuat slip pengepakan?

Slip pengepakan dapat dibuat tanpa biaya dalam banyak kasus. Ada banyak template slip kemasan gratis yang tersedia di internet yang dapat diunduh dan digunakan secara bebas. Faktanya, perangkat lunak manajemen inventaris menawarkan slip pengepakan secara gratis. Satu-satunya komponen biaya melibatkan printer, tinta, dan kertas yang digunakan.

8.2) Apakah slip pengepakan ramah lingkungan?

Slip pengepakan berdampak pada lingkungan dengan berkontribusi pada pemborosan kertas. Dalam pengertian ini, itu tidak ramah lingkungan. Namun, merek masih dapat menyertakan slip pengepakan dengan bijaksana untuk pengiriman tertentu, paket internasional, dan pengiriman terpisah. Selain itu, untuk pengiriman satu kotak, pengecer dapat fokus pada versi digital dari slip pengepakan dan mengirimkannya ke alamat email pelanggan.