Kesalahan Penggajian yang Menghabiskan Uang Anda dan Cara Memperbaikinya

Masih menggunakan pena dan kertas untuk pencatatan waktu karyawan? Mengandalkan jadwal shift untuk perhitungan gaji? Kemudian perusahaan Anda membocorkan uang dan Anda mungkin terbuka untuk tuntutan hukum dan denda IRS.

Jika ada penghiburan, Anda tidak sendirian. 33% pemberi kerja membuat kesalahan penggajian yang menelan biaya miliaran dolar setiap tahun, menurut IRS. Asosiasi Penggajian Amerika menunjukkan tingkat kesalahan antara 1-8% dari total penggajian di perusahaan yang menggunakan kartu waktu tradisional, dan sekitar 40% bisnis kecil menanggung rata-rata $845 per tahun dalam denda IRS sebagai akibat dari proses penggajian yang salah urus.

"Kesalahan akan terjadi," kata Bill Dunn, direktur hubungan pemerintah untuk American Payroll Association, kepada CNBC Make It. "Itu tidak umum, tetapi itu memang terjadi."

Anda sudah tahu bahwa kesalahan penggajian merugikan bisnis Anda dari perspektif pendapatan bersih. Namun, jangan lupa bahwa kesalahan penggajian lebih merugikan karyawan Anda.

Karyawan Harus Memperhatikan Kesalahan Penggajian Ini

Jangan kehilangan uang yang telah Anda hasilkan dengan susah payah, tetapi pastikan Anda meninjau potongan gaji Anda secara teratur, dan berikan perhatian khusus pada:

• Lihat gaji kotor atau bersih, apakah Anda melihat ada perubahan?
• Apakah upah Anda dicatat dengan benar? (Jika Anda bekerja per jam, apakah Anda dibayar untuk semua jam kerja? Jika Anda adalah karyawan tetap, apakah gaji Anda dicatat dengan benar untuk periode pembayaran?)
• Pajak apa yang dipotong (federal dan negara bagian)?
• Apakah kontribusi 401(k) Anda benar?
• Apakah tunjangan karyawan lainnya, seperti perawatan kesehatan, asuransi jiwa, disabilitas, atau komuter, ditahan dengan benar?

Selain itu, Anda dan manajer Anda harus membaca aturan jam waktu sehingga Anda berdua mematuhi apa yang diwajibkan oleh hukum.

Jika Anda menemukan kesalahan maka Anda dapat membawa ini ke sumber daya manusia untuk memperbaiki kesalahan dengan cepat dan untuk membantu agar kesalahan penggajian tidak terjadi lagi di masa mendatang. Ini semua tentang memperbaiki kesalahan penggajian sebelum menjadi tidak terkendali.

Kesalahan Penggajian yang Dihadapi Manajer Setiap Hari

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda melakukan segala daya untuk mengelola penggajian secara efisien dan tanpa kesalahan. Yah, mungkin tidak semuanya . Lagi pula, Anda memiliki bisnis untuk dijalankan, dan hanya ada begitu banyak waktu yang Anda atau tim SDM Anda (jika memang ada) dapat berinvestasi untuk memeriksa dan memeriksa kembali lembar waktu karyawan.

Namun, beberapa kesalahan yang bersembunyi di tumpukan lembar waktu itu sudah menghabiskan uang Anda dan mungkin lebih mahal di masa mendatang.

Inilah sebabnya mengapa begitu banyak perusahaan berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian Connecteam untuk mengekang kesalahan penggajian dan mengotomatiskan proses pelacakan waktu.

Mudah Perbaiki Semua Kesalahan Penggajian Anda Dengan Connecteam

Belajarlah lagi

Berikut adalah beberapa masalah yang mengganggu bisnis yang masih bergantung pada praktik ketepatan waktu yang sudah ketinggalan zaman:

Salah satu kelemahan utama kertas dibandingkan media digital adalah tantangan untuk selalu memperbarui cadangan. Lembar waktu kertas dan kartu punch rapuh dan mudah rusak. Itu tanggung jawab! Mereka dapat ditukar, diubah secara manual tanpa catatan perubahan yang dibuat, dihancurkan, atau salah tempat.

Bayangkan saja harus berurusan dengan kebakaran atau banjir dalam bisnis Anda, sementara pada saat yang sama panik karena tidak memiliki catatan jam kerja karyawan untuk menghitung gaji.

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda harus menghitung upah lembur dengan benar – upah lembur sama sekali berbeda dari upah biasa. Anda akan berutang gaji, penalti, dan bunga jika Anda tidak membayar tarif lembur yang benar. Memperbaiki kesalahan penggajian berarti mencermati upah lembur.

Pelajari lebih lanjut di sini tentang aturan lembur baru yang mulai berlaku pada tahun 2020.

Menurut FLSA, Anda diharuskan membayar karyawan 1,5 kali lipat dari gaji reguler mereka, atau satu setengah waktu, untuk waktu kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu kerja. Misalnya, jika seorang karyawan secara teratur dibayar $10 per jam, maka Anda berutang $15 per jam untuk kerja lembur. Perhatikan bahwa sebagian besar negara bagian dan kota memiliki undang-undang upah lembur yang berbeda, jadi pastikan untuk belajar jika Anda diharuskan mengikuti aturan yang lebih ketat.

Bergantung pada bagaimana Anda menghitung penggajian dan sumber data apa yang Anda andalkan (jam waktu, jadwal shift, pelaporan karyawan), Anda mungkin menemukan entri jam waktu yang tumpang tindih dan waktu yang harus dibayar secara tidak sengaja salah klasifikasi .

Paling-paling, campur aduk semacam ini akan membutuhkan waktu untuk mencari tahu. Paling buruk, Anda mungkin membayar lebih dari yang Anda butuhkan.

Misalnya, pertimbangkan seorang karyawan yang sedang berlibur tiba-tiba harus bekerja untuk mengurus masalah yang mendesak. Catatan Anda kemudian mungkin memiliki karyawan yang cuti berbayar yang mencatat jam kerja. Menyortir seluruh kekacauan ini bisa menjadi sedikit memusingkan ketika Anda memiliki tim yang terdiri dari selusin. Namun seiring bertambahnya tenaga kerja Anda, tumpang tindih semacam ini dapat berubah menjadi migrain penggajian penuh.

Jika Anda beruntung, Anda memiliki staf penggajian atau Anda melakukan outsourcing. Jika tidak. Anda DIY (menangani penggajian restoran, misalnya). Namun, pada akhirnya, Anda tidak bisa menghilangkan 100% kesalahan.

Anda hanya dapat menguranginya. Tidak masalah apakah Anda atau orang lain yang membuat kesalahan – kita semua hanyalah manusia biasa.

Kita semua membuat kesalahan ketik, dan siapa pun dapat secara tidak sengaja memasukkan 20 jam, bukan 2. Itu berarti 18 jam yang dapat ditagih karena salah ketik.

Masalah ini sudah tua tapi bagus… yah, mungkin hanya kuno. 19 persen karyawan (1 dari 5) telah berpartisipasi dalam beberapa bentuk pencurian waktu, yang dapat merugikan perusahaan hingga 7 persen dari gaji kotor tahunan mereka.

Ini bukan hanya tentang "meninju teman" - karyawan "melindungi" satu sama lain dan saling bekerja sama untuk mencuri waktu. Rata-rata “pencurian” waktu mingguan adalah 4 jam 5 menit per karyawan per periode gaji . Ini termasuk makan siang dan istirahat yang panjang, keterlambatan, keberangkatan awal, dll.

Pada saat tertentu, tarif pajak berubah sehingga tarif apa pun yang pertama kali Anda gunakan untuk membayar karyawan Anda mungkin tidak berlaku atau benar sekarang. Membayar tarif yang salah berarti Anda harus membayar pajak, denda, dan bunga.

Secara teratur, periksa tarif pajak pekerjaan Anda karena sebagian besar tarif pajak diperbarui setiap tahun. Perhatikan hal-hal berikut tentang cara memperbaiki kesalahan penggajian:

• pajak pendapatan federal

  
• pajak jaminan sosial

• Pajak Medicare

• Pajak pengangguran federal

• pajak pendapatan negara

• Pajak asuransi pengangguran negara

• Pajak pendapatan daerah

Bergantung pada lokasi Anda, perhatikan tarif apa pun untuk pajak tambahan.

Anda dapat mempekerjakan kontraktor independen sementara yang lain adalah karyawan penuh waktu. Namun, ketika Anda mencampuradukkan para pekerja ini, itu adalah kesalahan yang merugikan. Misalnya, kontraktor tidak perlu dibayar upah minimum atau upah lembur.

Selain itu, Anda tidak memotong pajak pekerjaan dari gaji mereka. Oleh karena itu, jika seorang karyawan diklasifikasikan sebagai kontraktor, mereka dapat kehilangan gaji dan pemerintah akan kehilangan pendapatan pajak.

Ketika Anda salah mengklasifikasikan seorang pekerja maka Anda dipaksa untuk membayar bagian pajak karyawan dan pemberi kerja, ditambah semua denda dan bunga. Selain itu, Anda bahkan dapat berutang gaji kepada karyawan tersebut. Bagaimana Anda bisa tahu jika seorang pekerja harus diklasifikasikan sebagai kontraktor independen atau karyawan?

Departemen Tenaga Kerja AS merekomendasikan agar Anda menggunakan tes realitas ekonomi enam bagian. Dan jika Anda masih tidak yakin, ajukan Formulir SS-8 untuk menghindari kesalahan klasifikasi penggajian. Dengan mengisi formulir ini, Anda meminta IRS untuk menentukan status pekerja tersebut.

Apakah Anda tidak menyukai audit IRS ?! Bagaimana dengan tuntutan hukum karyawan untuk gaji yang tidak adil?! Anda mungkin berpikir bahwa peraturan yang menuntut Anda menyimpan catatan jam kerja karyawan yang tepat adalah hambatan birokrasi, tetapi peraturan itu sebenarnya ada untuk melindungi Anda. Seperti undang-undang negara bagian yang mengatur proses penggajian.

Tentu, Anda masih dapat mematuhi peraturan saat menggunakan solusi tradisional, atau hanya pena dan kertas lama Anda yang bagus. Tapi itu lebih mudah dengan aplikasi.

Cara Memperbaiki Kesalahan Penggajian: Menjadi Digital

Beralih ke kehadiran digital dan manajemen penggajian tidak semahal atau serumit yang Anda bayangkan, atau seperti saat terakhir kali Anda memeriksanya.

Solusi aplikasi seluler berbasis cloud, seperti Connecteam, memungkinkan pemilik bisnis dan manajer menangani hampir setiap aspek penggajian.

Dari melacak waktu karyawan Anda dengan mudah, memastikan mereka masuk tanpa harus memeriksa mereka, atau mengirimkan lembar waktu karyawan yang jelas untuk penggajian, Connecteam mencakup semua pangkalan, dan banyak lagi.

Mari kita uraikan lebih jauh tentang bagaimana Connecteam membantu mengatasi kesalahan penggajian:

1. Jenis pekerjaan yang berbeda harus dibayar secara berbeda: Connecteam memastikan bahwa karyawan yang berbeda dapat terlihat memenuhi syarat untuk pekerjaan yang berbeda. Akibatnya, waktu mereka bekerja pada setiap pekerjaan dihitung dalam lembar waktu mereka.
2. Karyawan perlu diganti biayanya dalam daftar gaji mereka: Dengan Connecteam, karyawan dapat menambahkan pengeluaran, jarak tempuh mobil, atau informasi relevan lainnya ke lembar waktu mereka sehingga mudah diganti.
3. Karyawan tidak memiliki akses ke lembar waktu sebelumnya untuk menunjukkan kesalahan: jaminan Connecteam dapat melakukannya dengan tepat, langsung dari aplikasi seluler mereka. Mereka dapat mengirim permintaan edit ke manajer mereka secara real-time dan semua perubahan diperbarui secara otomatis setelah disetujui.
4. Sulit menemukan lembur karyawan, artinya lembur dibayar secara tidak sengaja : Anda dapat menggunakan Connecteam untuk memberi kode warna pada lembur karyawan Anda, artinya Anda tidak akan melewatkannya lagi di lembar waktu mereka.
5. Manajer perlu mengumpulkan lembar waktu setiap kali mereka perlu mengirimkannya ke daftar gaji: Laporan otomatis Connecteam memudahkan pengaturan kapan lembar waktu dikirim secara otomatis ke orang yang bertanggung jawab atas gaji.
6. Kebutuhan untuk menggunakan beberapa perangkat lunak untuk menangani penggajian: Secara teknis, Anda dapat menangani semua aspek penggajian dengan Connecteam – selama Anda sudah menggunakan QuickBooks Online dan Gusto. Jika demikian, maka Anda dapat mengintegrasikan kedua perangkat lunak dengan mulus, artinya Anda dapat mengirim lembar waktu Anda langsung ke QBO dengan mengklik tombol.
7. Manajer berjuang untuk melacak jam kerja / lokasi karyawan: Dengan teknologi Breadcrumbs built-in Connecteam melalui pelacakan GPS, karyawan dapat masuk dan keluar sesuai jadwal dan di antara waktu itu, titik lokasi acak dikumpulkan, memberi manajer ide dasar di mana (dan kapan) setiap karyawan bekerja.

Intinya dalam Memperbaiki Kesalahan Penggajian

Orang tidak berubah, jadi teknologi harus. Orang akan selalu menemukan cara untuk melakukan kesalahan curang dalam pelaporan kehadiran.

Namun, dengan beralih ke jam waktu seluler, Anda dapat sangat mengurangi frekuensi kesalahan, menghemat uang, dan meningkatkan efisiensi dalam bisnis Anda.

Meskipun mungkin tampak seperti membuat peralihan digital adalah tugas yang sulit untuk dilakukan, jika Anda mempertimbangkan manfaat solusi pelacakan waktu yang ada untuk menghilangkan kesalahan penggajian, jelas bahwa upaya tersebut sepadan.

Solusi Perangkat Lunak Penggajian #1 untuk Bisnis Anda

Dirancang bagi Anda untuk menghemat waktu dengan tindakan cepat dan tanda visual yang menunjukkan hal-hal yang penting: istirahat yang dihitung otomatis, lembur, waktu ganda, batas harian, jam habis otomatis, dan banyak lagi!

Temukan Lebih Banyak