Cara Menggunakan Sistem Inventaris Perpetual untuk Bisnis E-niaga Anda

Inventaris adalah sumber kehidupan bisnis Anda. Anda memerlukan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga Anda membayar lebih untuk biaya penyimpanan. Di situlah sistem inventaris berperan.

Sistem inventaris perpetual adalah cara yang andal untuk melacak inventaris secara real-time. Baca terus untuk mengetahui apa itu sistem inventaris perpetual dan cara kerjanya.

Apa yang dimaksud dengan sistem persediaan perpetual?

Sistem persediaan perpetual adalah sistem yang digunakan untuk melacak dan mencatat tingkat stok, di mana setiap pembelian dan penjualan stok dicatat secara otomatis dan segera. Dalam sistem ini, setiap kali terjadi transaksi, perangkat lunak mencatat perubahan tingkat persediaan secara real-time.

Apa itu persediaan perpetual?

Persediaan abadi adalah metode akuntansi di mana bisnis terus melacak tingkat persediaannya secara real-time. Metode ini membuat jumlah inventaris yang lebih tepat tersedia untuk bisnis setiap saat.

Persediaan perpetual dibedakan dari sistem persediaan perpetual , yang biasanya mengacu pada perangkat lunak atau program yang menjalankan metode akuntansi persediaan perpetual.

Apa keuntungan dari sistem persediaan perpetual?

Sistem inventaris perpetual memiliki banyak keuntungan untuk bisnis e-niaga dari semua ukuran. Tidak hanya membantu melacak data inventaris secara real-time, tetapi juga membantu menghilangkan biaya tenaga kerja dan kesalahan manusia. Mari kita lihat mengapa bisnis e-niaga memilih untuk menggunakan sistem persediaan perpetual.

Merekam data secara real-time

Sistem perpetual mencatat pembaruan dan pergerakan inventaris saat terjadi. Ini berarti Anda dapat memercayai penghitungan inventaris Anda akurat setiap saat.

Menyediakan jejak kertas terperinci

Sistem inventaris perpetual melacak pergerakan inventaris dan interaksi di seluruh rantai pasokan e-niaga Anda. Data ini akan memberi Anda lebih banyak wawasan tentang kemacetan dalam prosedur Anda, sehingga Anda menemukan cara untuk mengoptimalkan rantai pasokan Anda.

Mengurangi biaya manajemen persediaan

Dengan pembaruan waktu nyata, biaya penyimpanan inventaris dan pengisian ulang inventaris dikendalikan dan diminimalkan. Sejak sistem persediaan perpetual mengotomatisasi banyak proses yang akan manual, dapat menghemat biaya tenaga kerja.

Menghitung saldo persediaan akhir tahun

Karena sistem persediaan perpetual menghitung persediaan secara terus menerus, saldo persediaan akhir tahun Anda dihitung secara instan ketika tahun berakhir. Ini membantu memastikan Anda memiliki nomor inventaris yang akurat untuk dilaporkan untuk tujuan akuntansi.

Perkiraan permintaan lebih akurat

Sistem persediaan real-time membuat peramalan permintaan menjadi sederhana. Inventaris historis dan data penjualan dapat digunakan untuk memprediksi siklus penjualan di masa mendatang dan memastikan bahwa Anda memiliki jumlah inventaris yang optimal selama waktu yang berbeda dalam satu musim, seperti liburan.

“Alat analitik ShipBob juga sangat keren. Ini sangat membantu kami dalam merencanakan pemesanan ulang inventaris, melihat kapan SKU akan habis, dan kami bahkan dapat mengatur pemberitahuan email sehingga kami diperingatkan ketika SKU memiliki sisa jumlah yang kurang dari tertentu. Ada banyak nilai dalam teknologi mereka.”

Oded Harth, CEO & Co-Founder MDacne

Bagaimana cara kerja sistem persediaan perpetual?

Sistem persediaan perpetual bekerja dengan memperbarui jumlah persediaan secara terus menerus saat barang dibeli dan dijual. Metode akuntansi persediaan ini memberikan cara yang lebih akurat dan efisien untuk menghitung persediaan daripada sistem persediaan periodik. Berikut adalah ikhtisar langkah demi langkah tentang cara kerja sistem inventaris jenis ini.

Langkah 1: Sistem point-of-sale memperbarui tingkat persediaan

Setiap kali suatu produk dijual, sistem manajemen persediaan yang melekat pada sistem POS (point-of-sale) segera menerapkan debit ke persediaan utama di semua saluran penjualan. Pemindai kode batang atau RFID (identifikasi frekuensi radio) membuat proses ini cepat dan mudah.

Misalnya, Anda menjalankan bisnis yang menjual lilin wangi. Pelanggan membeli 3 lilin beraroma vanila (dengan kata lain, 3 unit satu SKU) seharga $10,00 per lilin, atau total $30,00.

Saat pemetik gudang mengambil setiap unit, pemetik memindai kode batang setiap lilin. Segera setelah setiap kode batang dipindai, perangkat lunak sistem inventaris perpetual Anda mengurangi jumlah inventaris keseluruhan untuk SKU tersebut sebanyak 3.

Dengan sistem persediaan perpetual, penjualan ke pelanggan juga memicu dua entri jurnal akuntansi pada laporan laba rugi Anda, dan dua di neraca Anda.

Pada laporan laba rugi Anda, jumlah uang yang dibayarkan pelanggan untuk barang tersebut — dalam hal ini, $30,00 — dicatat sebagai kredit untuk pendapatan. Di neraca Anda, jumlah yang sama ini dicatat sebagai debit ke piutang atau uang tunai.

Langkah 2: Harga pokok penjualan diperbarui secara otomatis

Setiap kali suatu produk dijual atau diterima, harga pokok penjualan (COGS) akan dihitung ulang.

Melanjutkan contoh di atas, kita akan mengasumsikan bahwa COGS untuk setiap lilin beraroma vanila (yang memperhitungkan biaya seperti bahan baku, tenaga kerja gudang, dan biaya overhead) adalah $5,00 per unit. Setiap kali satu candle dipindai, $5,00 ditambahkan ke COGS keseluruhan bisnis Anda — artinya setelah memindai 3 candle, COGS meningkat sebesar $15.00.

$15,00 ini harus dicatat dalam dua entri jurnal akuntansi lagi. Pada laporan laba rugi Anda, $15.00 dicatat sebagai debit ke COGS. Di neraca Anda, jumlah yang sama ini dikreditkan ke inventaris Anda.

Langkah 3: Poin pemesanan ulang sering disesuaikan

Berdasarkan data historis, sistem persediaan perpetual akan secara otomatis memperbarui titik pemesanan ulang saat penjualan meningkat atau menurun untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal setiap saat.

Mengikuti contoh sebelumnya, katakanlah toko Anda menawarkan lilin bertema liburan khusus, dan selama 4 tahun terakhir, penjualan lilin tersebut selalu meningkat di Q4.

Sistem persediaan perpetual akan belajar dari data penjualan 4 tahun terakhir, dan secara otomatis menaikkan ambang pemesanan ulang Anda dari 25 unit menjadi 50 unit. Dengan cara ini, Anda dapat memesan ulang stok lebih cepat dari biasanya dan mencegah kehabisan stok.

Langkah 4: Pesanan pembelian dibuat secara otomatis

Setiap kali item atau SKU mencapai titik pemesanan ulang, sistem membuat pesanan pembelian baru dan mengirimkannya ke pemasok Anda tanpa campur tangan manusia.

Misalnya, penjualan lilin bertema liburan Anda meningkat pesat di Q4, seperti yang Anda prediksi. Segera setelah Anda hanya memiliki 50 unit lilin yang tersisa dalam persediaan, sistem persediaan perpetual Anda akan secara otomatis membuat pesanan pembelian baru untuk 500 lilin lagi (dibeli seharga $3,00 per buah), dan mengirimkannya ke pemasok Anda.

Transaksi pembelian ini memicu entri jurnal lain, kali ini hanya di neraca Anda. Dalam contoh ini, total $1.500 (masing-masing 500 unit x $3.00) harus dicatat sebagai debit ke persediaan, dan kredit ke hutang dagang atau kas.

Langkah 5: Produk yang diterima dipindai ke dalam inventaris

Saat inventaris dikirim ke gudang Anda, karyawan gudang akan memindai produk menggunakan perangkat lunak manajemen gudang (WMS), sehingga produk tersebut muncul di dasbor manajemen inventaris Anda dan membuatnya tersedia untuk dibeli di semua atau saluran penjualan tertentu.

Dalam contoh kita, katakanlah pesanan pembelian berhasil, dan setelah satu atau dua minggu, pengiriman 500 lilin pemasok Anda tiba di gudang Anda.

Saat karyawan gudang Anda menjalani proses penerimaan, setiap unit diperiksa kualitasnya dan dipindai dengan pemindai kode batang sebelum dipindahkan ke penyimpanan gudang. Segera setelah satu unit dipindai, sistem inventaris perpetual secara otomatis meningkatkan jumlah inventaris untuk SKU tersebut sebesar 1. Setelah semua 500 unit dipindai, jumlah inventaris seharusnya meningkat sebesar 500.

Apa perbedaan antara sistem persediaan perpetual dan sistem persediaan periodik?

Sistem inventaris berkala dan abadi adalah dua metode pelacakan inventaris berbeda yang digunakan bisnis e-niaga untuk melacak dan memantau persediaan barang. Sistem persediaan perpetual lebih maju dan lebih sering digunakan daripada sistem periodik.

Sistem kontrol inventaris perpetual melacak inventaris secara real time dan memusatkan data inventaris. Data inventaris tersedia untuk semua bagian sistem untuk memperkirakan tren penjualan, menghitung titik pemesanan ulang, dan sumber item yang saat ini kehabisan stok.

Sebuah sistem persediaan periodik tetap up to date dengan hitungan fisik barang di tangan pada interval tertentu untuk menghitung COGS menggunakan metode penilaian persediaan seperti FIFI, LIFO, dan rata- rata tertimbang . Dengan sistem persediaan periodik, bisnis menghitung jumlah persediaan saat ini pada akhir periode akuntansi atau tahun keuangan dan baru kemudian melaporkannya.

Inventaris perpetual vs. Inventaris buku

Persediaan buku mengacu pada jumlah stok yang dimiliki bisnis, menurut catatan akuntansi. Ini tidak harus sama dengan persediaan sebenarnya (yang merupakan jumlah sebenarnya dari persediaan yang dimiliki oleh sebuah bisnis), karena persediaan mungkin rusak, hilang, dicuri, atau terlalu banyak atau kurang dihitung dalam pembukuan.

Sistem inventaris abadi membantu menjaga inventaris buku Anda lebih akurat, karena Anda cenderung tidak melewatkan transaksi, kerusakan, kehilangan inventaris, dan inkonsistensi lainnya lebih cepat dengan catatan waktu nyata yang terperinci.

Rumus yang digunakan dalam metode persediaan perpetual

Agar lebih tepat saat memesan barang inventaris, bisa digunakan rumus. Ada beberapa formula yang dapat digunakan pemilik bisnis untuk melacak jumlah inventaris fisik. Berikut adalah daftar favorit kami.

EOQ

EOQ, atau kuantitas pesanan ekonomis, dirancang untuk menemukan kuantitas pesanan optimal bagi bisnis untuk meminimalkan hal-hal tertentu seperti biaya, ruang pergudangan, dan kehabisan stok.

Rumus: EOQ = akar kuadrat dari: [2SD] / H

S = Biaya setup (per pesanan, umumnya termasuk pengiriman dan penanganan)

D = Tingkat permintaan (jumlah yang terjual per tahun)

H = Biaya penyimpanan (per tahun, per unit)

Barang jadi

Persediaan barang jadi mengacu pada stok yang tersedia bagi pelanggan untuk pembelian yang dapat dipenuhi. Dengan rumus persediaan barang jadi, penjual dapat menghitung biaya persediaan.

Rumus: (COGM – COGS) + Nilai Barang Jadi Tahun Sebelumnya

FIFO

FIFO (first in first out) adalah metode penilaian persediaan yang menjual barang yang dibeli terlebih dahulu sebelum barang dibeli kemudian. Secara teori, ini berarti inventaris tertua dikirim ke pelanggan sebelum inventaris baru.

LIFO

LIFO (last in, first out) adalah metode penilaian persediaan yang menggunakan biaya produk terbaru yang dibeli untuk menghitung harga pokok penjualan (COGS), sedangkan nilai persediaan yang lebih lama dianggap sebagai persediaan akhir di neraca.

Biaya rata-rata tertimbang

Biaya rata-rata tertimbang adalah sistem akuntansi yang menggunakan rata-rata tertimbang untuk menentukan jumlah uang yang masuk ke HPP dan persediaan.

Rumus: Harga pokok barang yang tersedia untuk dijual / Jumlah unit dalam persediaan

Cara mengoptimalkan proses manajemen inventaris Anda

Memilih sistem persediaan perpetual daripada yang manual dan memakan waktu adalah langkah pertama dalam mengelola persediaan. Namun Anda juga memerlukan teknologi dan mitra yang tepat untuk mengoptimalkan sistem dan proses pelacakan inventaris Anda.

Pemenuhan pesanan tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa proses manajemen persediaan yang tepat. Logistik pihak ketiga (3PL) memungkinkan pedagang untuk melakukan outsourcing pemenuhan , termasuk pergudangan, manajemen inventaris, pengambilan dan pengepakan, dan pengiriman. Dengan ShipBob, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas manajemen inventaris, sambil tetap memiliki visibilitas penuh ke dalam proses pemenuhan.

Skubana bermitra dengan ShipBob dan menawarkan fitur manajemen inventaris multi-saluran berkelanjutan yang canggih, seperti penyimpanan otomatis, pelaporan inventaris, dan analitik yang kuat.

“Jaringan pemenuhan yang kami alihkan tampaknya memiliki solusi untuk ini dengan menghitung angka itu secara otomatis dan menyinkronkan langsung dengan halaman produk.

Namun, kami mengetahui bahwa angka inventaris tidak dapat dipercaya. Misalnya, tampilan toko kami akan menunjukkan unit negatif dari produk dalam stok, tetapi penghitungan inventaris pemenuhan akan menunjukkan ribuan unit yang tersedia.

Dengan ShipBob, kami dapat menandai kombinasi SKU apa pun sebagai bundel unik dan memilih SKU komponen langsung melalui dasbor.

Setiap kali bundel itu dipenuhi oleh ShipBob, kami dapat melihat masing-masing komponen yang diambil secara fisik, dan kami akan tahu bahwa pesanan berjalan seperti yang diharapkan. ShipBob juga memungkinkan kami untuk membuat perubahan pada bundel dengan cepat dengan kontrol dan visibilitas penuh.”

Gerard Ecker, Pendiri & CEO Ocean & Co.

Kesimpulan

Sistem inventaris abadi adalah pilihan terbaik untuk bisnis e-niaga yang berkembang pesat. Sistem persediaan periodik memiliki kemungkinan besar terjadinya ketidaksesuaian dan pengendalian stok yang lebih lemah. Dengan sistem inventaris perpetual, Anda dapat memusatkan manajemen inventaris, mengoptimalkan tingkat stok, dan banyak lagi.

Teknologi pemenuhan ShipBob dilengkapi dengan alat manajemen inventaris bawaan, termasuk perkiraan permintaan , manajemen pesanan , dan data dan analitik . Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana ShipBob dapat mendukung bisnis e-niaga Anda, klik tombol di bawah ini untuk meminta informasi.

Punya gudang sendiri?

ShipBob memiliki sistem manajemen gudang (WMS) terbaik di kelasnya untuk merek yang memiliki gudang sendiri dan memerlukan bantuan untuk mengelola inventaris secara real time, mengurangi kesalahan pengambilan, pengepakan, dan pengiriman, serta penskalaan dengan mudah.

Dengan Merchant Plus, merek bahkan dapat memanfaatkan layanan pemenuhan ShipBob di salah satu pusat pemenuhan ShipBob di seluruh AS, Kanada, Eropa, dan Australia untuk meningkatkan pengiriman lintas batas, mengurangi biaya, dan mempercepat pengiriman.

FAQ Sistem Inventaris Abadi

Pelacakan inventaris adalah bagian penting dari bisnis e-niaga Anda. Ini adalah kunci untuk memiliki stok yang tersedia untuk dijual dan memastikan Anda menjaga COGS seminimal mungkin. Sistem inventaris perpetual adalah metode paling umum yang digunakan oleh bisnis e-niaga yang berkembang pesat.

1. Apa yang dimaksud dengan sistem persediaan perpetual?

Sistem persediaan perpetual adalah metode persediaan yang melacak perubahan tingkat persediaan secara real-time. Ini memberikan gambaran rinci tentang persediaan di tangan dan barang yang dijual.

2. Bagaimana cara kerja sistem persediaan perpetual?

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris, sistem inventaris perpetual melacak tingkat inventaris dan pesanan secara real-time dan memusatkan data di satu tempat.

3. Mengapa perusahaan menggunakan sistem persediaan perpetual?

Sistem inventaris perpetual memberikan bisnis e-niaga pandangan akurat tentang tingkat stok kapan saja tanpa proses manual yang diperlukan untuk sistem inventaris berkala. Otomatisasi yang disediakan oleh sistem persediaan perpetual membebaskan waktu dan modal.

4. Apa keuntungan dari sistem persediaan perpetual?

Sistem persediaan perpetual lebih akurat daripada sistem persediaan periodik yang kurang canggih. Memiliki penghitungan persediaan yang lebih akurat setiap saat mencegah kehabisan stok dan masalah kelebihan stok.