Apa itu Persediaan Fisik? Cara dan Tips di tahun 2023

Perkenalan

Hampir setiap rumah memiliki daftar belanjaan yang ditempel di lemari es. Jika ada sesuatu yang kehabisan stok, seseorang memasukkannya ke dalam daftar. Alur kerja yang sama diikuti di gudang yang mengikuti protokol inventaris fisik. Proses audit digunakan untuk mengukur tingkat persediaan di dalam gudang.

Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi banyak seluk-beluk dan kompleksitas seputar inventaris fisik. Eksplorasi ini akan memungkinkan Anda memahami alur kerja yang ideal untuk gudang Anda dan bagaimana meningkatkan efisiensi pemenuhan pesanan Anda.

Apa itu Persediaan Fisik?

Inventaris Fisik persis seperti kedengarannya. Ini adalah penghitungan fisik persediaan dalam persediaan. Hal ini juga biasanya mengacu pada metode audit tingkat persediaan di dalam gudang terhadap tingkat dalam sistem. Hal ini biasanya dimaksudkan untuk mengatasi perbedaan dan bug, memastikan pelacakan inventaris secara real-time.

Kesenjangan ini harus diatasi berdasarkan prioritas. Jika tidak, hal ini dapat menyebabkan duplikat SKU atau kehabisan stok palsu di situs web Anda, yang mengakibatkan hilangnya pendapatan. Proses audit ini juga memberikan wawasan data penting di tingkat dasar. Dengan wawasan ini, Anda dapat menyederhanakan akuisisi dan pengelolaan inventaris. Anda bahkan dapat memperkirakan angka penjualan dan menggunakannya untuk merencanakan dan menyusun strategi aspek lain dari bisnis e-commerce Anda.

3 Metode Audit Persediaan Fisik

Sebelum kita mendalami konsep inventaris fisik untuk bisnis e-commerce , mari kita pahami klasifikasi prosesnya. Berikut tiga cara paling populer untuk mengaudit inventaris fisik.

1) Penghitungan Manual

Ketika staf berkeliling dan menghitung setiap SKU secara manual, prosesnya dikenal sebagai Penghitungan Manual. Kebanyakan dilakukan dalam skala yang sangat kecil, metode ini merupakan bentuk audit inventaris yang paling primitif. Sebagian besar toko cenderung menghindarinya karena kemungkinan besar terjadinya ketidakteraturan dalam jumlahnya. Namun, ini adalah salah satu cara termurah karena sifatnya yang sederhana.

2) Penghitungan Elektronik

Dalam metode ini, toko menggunakan sistem POS dan pemindai kode batang untuk memperhitungkan tingkat persediaan. Barcode akan berisi informasi tentang masing-masing SKU. Karyawan memindai kode batang ini untuk memasukkan informasi tentang kehadiran mereka di sistem mereka.

Sistem POS melacak persediaan yang keluar, dan jumlah ini kemudian dibandingkan dengan stok yang ada. Kelebihan metode ini adalah akurasinya yang tinggi. Namun, metode audit ini bisa sangat memakan waktu dan memerlukan banyak tenaga kerja juga.

3) Penghitungan Siklus

Dalam metode penghitungan siklus, staf mengaudit sebagian inventaris untuk mengukur tingkat yang ada. Cara ini biasanya digunakan oleh retailer yang ingin menerapkan audit fisik tanpa menerapkan proses manual.

Dalam proses ini, produk dipisahkan ke dalam kategori yang berbeda. Item diaudit sesuai prioritasnya dalam rantai pasokan bisnis, dan porsinya digunakan untuk memperhitungkan keseluruhan stok. Proses ini biasanya lebih cepat dibandingkan metode tradisional dan digunakan oleh gudang yang lebih besar untuk mempercepat proses audit.

5 Praktik Terbaik Yang Harus Diikuti Saat Menghitung Persediaan Fisik

Inventaris fisik mungkin merupakan proses yang membosankan dan panjang, namun tetap merupakan cara yang efektif untuk melacak tingkat inventaris Anda. Namun, karena prosesnya manual, Anda mungkin sering mengalami masalah. Berikut lima praktik untuk menghindari kesalahan tersebut dan menciptakan proses yang hampir sempurna.

1) Pertimbangkan Fluktuasi Musiman

Sebagian besar e-niaga cenderung memiliki waktu tertentu dalam setahun ketika mereka menerima banyak pesanan. Saat mengaudit inventaris secara fisik, fluktuasi musiman ini cenderung mempengaruhi jumlah inventaris. Meningkatnya pergerakan persediaan menyebabkan peningkatan selisih jumlahnya.

Oleh karena itu, Anda harus memperhitungkan fluktuasi musiman ini sebelumnya. Tip bagus lainnya adalah fokus pada barang yang bernilai tinggi atau banyak diminati. Hal ini memungkinkan Anda untuk memfokuskan upaya Anda pada bidang-bidang yang berdampak besar dan memastikan bahwa penyimpangan tidak berdampak negatif pada laba.

2) Instal Pengendalian Inventaris dan Tindakan Manajemen

Kontrol manual atas inventaris terbatas fungsinya. Jika Anda ingin melakukan kontrol yang lebih baik, Anda harus menginstal sistem manajemen inventaris . Sistem ini akan bertindak sebagai mediator selama pemrosesan pesanan dan mencatat setiap pergerakan dalam inventaris.

Visibilitas ini memungkinkan Anda melacak pesanan ini dan memungkinkan kontrol yang lebih baik atas inventaris. Bersamaan dengan ini, sinkronisasi waktu nyata memungkinkan Anda mempercepat proses audit inventaris fisik Anda. Ini juga meningkatkan keakuratan proses, karena sistem memperhitungkan setiap pergerakan di gudang.

3) Hitung Rasio Perputaran Persediaan

Rasio perputaran persediaan adalah frekuensi pengisian persediaan yang diperlukan selama periode waktu tertentu. Rasio ini memungkinkan Anda memahami keseluruhan pergerakan inventaris melalui gudang. Jumlah tersebut dibandingkan dengan tingkat audit fisik untuk menunjukkan adanya penyimpangan.

Rasio ini juga berguna untuk memahami perubahan tren penjualan. Anda dapat menentukan siklus hidup inventaris Anda dengan nomor tersebut. Oleh karena itu, Anda dapat memiliki kontrol yang lebih menyeluruh terhadap inventaris fisik di gudang Anda. Selain itu, rasio perputaran juga memungkinkan pengadaan inventaris menjadi mudah.

4) Mengotomatiskan Proses Audit Inventaris

Selama prosesnya dilakukan secara manual, kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyimpangan selalu besar. Untuk mengatasi penyimpangan ini, sertakan fitur otomatisasi dalam proses audit. Anda dapat mengotomatiskan aspek proses penghitungan menggunakan teknologi seperti barcode dan RFID.

Bersamaan dengan ini, Anda dapat menerapkan sistem manajemen inventaris yang memungkinkan Anda melacak level Anda secara real time di berbagai lokasi. Hal ini akan membantu ekspansi yang efisien dan memungkinkan kontrol yang lebih baik atas seluruh rantai pasokan pemenuhan Anda.

5) Menyertakan Peramalan Inventaris untuk Pengadaan

Kita semua pernah mendengar, 'Segala sesuatunya proporsional.' Pernyataan ini juga berpengaruh pada manajemen inventaris. Anda harus memastikan tingkat inventaris yang tepat di gudang Anda setiap saat. Agar hal ini dapat dilakukan, Anda harus menggunakan audit inventaris fisik untuk memahami waktu penyelesaian.

Dengan waktu penyelesaian dan analisis data masa lalu, Anda hampir dapat memperkirakan secara akurat tingkat inventaris yang diperlukan. Anda kemudian dapat mempelajari tren dan mengetahui rencana pengadaan yang optimal.

3 KPI Penting yang Terhubung dengan Inventaris Fisik

1) Rasio Perputaran Persediaan

Seperti yang telah dijelaskan, rasio perputaran persediaan adalah frekuensi pengisian kembali persediaan. Tepatnya, ini adalah total harga pokok barang dibagi dengan rata-rata persediaan. Untuk persediaan fisik, rasio perputaran dapat membantu menemukan penyimpangan tanpa audit yang sebenarnya.

2) Rasio Stok terhadap Penjualan

Rasio stok terhadap penjualan adalah rasio rata-rata nilai saham terhadap nilai penjualan bersih. Hal ini untuk memahami tingkat persediaan yang Anda bawa dibandingkan dengan kemampuan menjual. Anda dapat mengurangi biaya penyimpanan inventaris dengan bantuan nomor ini dan mempertahankan nomor inventaris yang lebih realistis. Hal ini juga akan membantu mengurangi biaya penyimpanan persediaan.

3) Tingkat Jual-tayang

Tingkat penjualan tayang menunjukkan tingkat konsumsi inventaris selama periode waktu tertentu. Tingkat penjualan sangat penting untuk memahami keakuratan audit inventaris fisik. Jumlah tersebut juga penting dalam menentukan jadwal pengadaan.

Apa Alternatif untuk Inventaris Fisik?

Persediaan abadi adalah alternatif ideal untuk persediaan fisik. Sederhananya, persediaan abadi adalah metode di mana sistem menjaga tingkat persediaan secara real-time tanpa memerlukan konfirmasi fisik. Sistem ini menjadi semakin populer karena perusahaan e-commerce mulai menggunakan beberapa pusat pemenuhan untuk pengiriman yang lebih cepat.

Manfaat utama inventaris fisik adalah akurasi. Proses ini hampir sepenuhnya menghilangkan campur tangan manusia dengan menyinkronkan angka-angka secara real-time. Sinkronisasi real-time ini dipertahankan dengan bantuan sistem POS dan pemindai.

Jenis inventaris ini juga berguna bila dipasangkan dengan sistem Perencanaan Kebutuhan Material (MRP). Pasangan ini berguna untuk meningkatkan perkiraan inventaris dan menyederhanakan proses pengadaan Anda.

Kesimpulan

Terlepas dari sifat virtual ekosistem modern, inventaris pada intinya akan memiliki nilai fisik. Oleh karena itu, audit inventaris fisik mungkin merupakan awal yang tepat yang dibutuhkan bisnis e-niaga. Meskipun prosesnya memakan waktu, hal ini memungkinkan bisnis memverifikasi integritas sistem manajemen inventaris dan gudangnya .

FAQ

1) Apa saja komponen utama biaya pengelolaan persediaan?

Biaya pengelolaan persediaan meliputi biaya modal, biaya pengangkutan persediaan, dan biaya operasional gudang. Kemungkinan besar akan bervariasi tergantung pada sifat barang dan ukuran gudang.

2) Mengapa persediaan fisik biasanya diaudit?

Audit fisik biasanya dilakukan untuk mencocokkan tingkat persediaan saat ini dengan stok fisik. Hal ini juga dapat digunakan untuk memahami ketidakberesan dan gangguan pada sistem POS dan Manajemen Pesanan.