Cara Menyeimbangkan Keamanan, Interoperabilitas, dan Kegunaan dalam Perangkat Lunak Komunikasi dan Operasi

Operasi bisnis dan perangkat lunak komunikasi internal dapat membantu tim menjadi lebih produktif dan terlibat. Mereka memastikan karyawan memiliki akses ke informasi penting dan memberi manajer alat praktis untuk kepemimpinan.

Namun, platform semacam itu menampung banyak data penting dan rahasia perusahaan, termasuk percakapan antara karyawan, kebijakan dan praktik terbaik, serta aset sumber daya manusia. Akibatnya, pertanyaan tentang keamanan, privasi data, dan kepatuhan terhadap peraturan semakin besar.

Manajer TI juga perlu memastikan interoperabilitas yang baik dengan perangkat lunak yang ada dan pengalaman pengguna yang baik secara keseluruhan. Jika tidak, operasi akan terganggu dan pekerja dapat beralih ke solusi yang tidak sah dan kurang aman, seperti mengirim SMS.

Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi hal ini dan masalah lain yang harus diingat oleh manajer TI saat memilih atau mengimplementasikan perangkat lunak untuk komunikasi internal dan operasi bisnis.

Keamanan, Privasi Data, dan Kemudahan Penggunaan

Karyawan harus dapat berbagi informasi dan sumber daya dengan mudah. Manajemen tugas, keselamatan dan keamanan pekerja, dan budaya perusahaan semuanya bergantung padanya.

Manajer TI, di sisi lain, harus memastikan data ini dipertukarkan dengan aman. Kebocoran data—yang berpotensi merusak operasi perusahaan dan citra publik—terjadi secara rutin.

Untungnya, perangkat lunak operasi dan komunikasi terbaik dibangun dengan mempertimbangkan keamanan yang baik. Misalnya, Connecteam memungkinkan manajer dan profesional TI memantau dan menghapus akses karyawan ke obrolan grup, basis pengetahuan, dan aset lainnya kapan saja. Data juga dienkripsi, baik di cloud atau di perangkat karyawan.

Faktanya, penelitian telah menunjukkan bahwa risiko terbesar terhadap keamanan data sebenarnya berasal dari karyawan itu sendiri, yang praktik keamanannya yang buruk membuat aset perusahaan berisiko.

Oleh karena itu, manajer TI harus fokus pada:

• Memastikan pekerja menerima pelatihan yang tepat dan dapat menemukan serangan phishing dan penipuan keamanan siber umum lainnya.
• Menerapkan kebijakan kata sandi yang kuat.
• Membatasi akses ke data sensitif.
• Mencadangkan data penting secara teratur, atau memastikan penyedia perangkat lunak Anda melakukannya.

Hal ini memungkinkan manajer dan karyawan untuk berbagi informasi dan berkomunikasi secara efektif, tanpa harus melewati rintangan keamanan tambahan yang seringkali tidak praktis.

Kompatibilitas, Integrasi, dan Interoperabilitas

Perusahaan rata-rata menggunakan setidaknya beberapa perangkat lunak yang berbeda. Banyak yang menggunakan lusinan. Ekosistem kompleks seperti ini sulit dipertahankan dan sering menimbulkan masalah kompatibilitas dan interoperabilitas.

Platform all-in-one yang menggabungkan operasi, komunikasi, sumber daya manusia, dan lainnya ke dalam satu solusi menawarkan solusi elegan untuk masalah ini dan meningkatkan kompatibilitas dan interoperabilitas di seluruh perusahaan.

Kompatibilitas dengan alur kerja yang ada dan praktik sehari-hari juga penting. "Memaksakan" solusi kepada pekerja yang sudah memiliki cara yang mapan dalam melakukan sesuatu menyebabkan frustrasi dan membayangi IT (penggunaan aplikasi yang tidak sah sebagai solusi atas kekurangan yang dirasakan atau sebenarnya dari platform resmi).

Kemampuan penyesuaian dan fleksibilitas menghemat waktu dalam hal ini. Perangkat lunak yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis memastikan perangkat lunak tersebut melayani karyawan dan bukan sebaliknya.

Memastikan Kepatuhan terhadap Peraturan

Masalah privasi dan kepatuhan terhadap peraturan sama pentingnya dengan keamanan dan kompatibilitas.

Manajer TI ingin memprioritaskan platform yang memfasilitasi kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data karyawan yang relevan. Ini termasuk:

• Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA);
• Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA);
• Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA);
• Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa.

Selain itu, undang-undang mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan tertentu dengan aman. Misalnya, US Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) mengamanatkan pemberi kerja menyimpan catatan pekerjaan dan personel selama satu tahun setelah pemutusan hubungan kerja paksa. Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA) mewajibkan catatan penggajian dan catatan karyawan disimpan selama tiga tahun.

Oleh karena itu, Anda memerlukan kemampuan untuk mengarsipkan dan tidak hanya menghapus data dari karyawan yang tidak aktif atau tidak aktif. Connecteam, misalnya, memungkinkan Anda mencabut akses ke aset perusahaan sambil mempertahankan dokumen sumber daya manusia. Ini dapat diberi tenggat waktu tertentu setelah itu harus dihapus atau diperbarui juga.

Memenuhi Kendala Biaya dan Anggaran

Perangkat lunak operasi dan komunikasi cenderung mengikuti model penetapan harga per pengguna. Saat tim tumbuh, biaya naik. Ini bisa menjadi sangat mahal untuk bisnis dari semua ukuran. Tapi ini bisa sangat sulit untuk usaha kecil dan pemula, di mana biaya per karyawan cenderung lebih tinggi.

Model yang membebankan tarif bulanan tetap atau jumlah tambahan yang sangat kecil untuk setiap karyawan memberi ruang bagi perusahaan untuk bernapas dan berkembang. Tingkat berbayar Connecteam, misalnya, mulai dari $29 per bulan hingga untuk 30 pengguna, dengan pengguna tambahan hanya seharga $0,50. Ada juga Small Business Plan gratis untuk maksimal 10 pengguna.

Terakhir, aplikasi yang dapat digunakan dengan aman di perangkat pribadi membuat perusahaan tidak perlu menyediakan perangkat keras kepada karyawan. Agar ini berfungsi, platform harus mudah dipasang, mudah digunakan, dan berfungsi di semua perangkat seluler.

Cara Menemukan Solusi yang Tepat

Pilihan akhir perangkat lunak mungkin atau mungkin tidak jatuh ke tangan manajer TI. Either way, sebagai manajer TI, Anda harus siap dengan daftar yang harus dimiliki untuk membantu memandu proses pengambilan keputusan.

Daftar ini harus menyertakan faktor-faktor yang dibahas dalam artikel ini: interoperabilitas dan kompatibilitas, biaya, kemudahan penggunaan, serta keamanan dan perlindungan data. Bandingkan vendor menggunakan faktor-faktor ini untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang mana yang terbaik untuk bisnis Anda.

Jika memungkinkan, manajer TI juga harus terlibat dalam demonstrasi langsung atau virtual dan memastikan mereka memiliki waktu untuk mencoba perangkat lunak sebelum diimplementasikan. Ulasan dari situs web seperti Captera dan TrustPilot dapat membantu mengungkap poin-poin umum TI.

Solusi yang tepat menyediakan alat yang efektif dan sederhana untuk operasi dan komunikasi, sekaligus memastikan perhatian utama manajer TI terpenuhi. Banyak manajer TI menemukan bahwa Connecteam adalah solusi terbaik untuk komunikasi internal dan operasi. Ini adalah solusi all-in-one yang hemat biaya, dapat diskalakan.