Fitur Utama dari Platform Komunikasi Internal yang Aman

Alat komunikasi internal yang tepat membuat tim Anda tetap terhubung dan produktif, di mana pun mereka berada.

Pada artikel ini, kami melihat lima fitur utama dari platform komunikasi internal yang efektif dan aman.

Apa itu Komunikasi Internal dan Mengapa Penting?

Platform komunikasi internal adalah sistem yang memungkinkan informasi dibagikan di dalam organisasi Anda. Ini memungkinkan manajer dan karyawan untuk berbagi pengetahuan dan pembaruan, bertanya dan menjawab pertanyaan, serta mengelola tugas-tugas penting.

Ada banyak manfaat menggunakan platform komunikasi internal yang aman:

• Ini melindungi data sensitif dengan memastikan percakapan berlangsung di lingkungan yang terkendali. Izin pengguna, akses yang dapat dibatalkan, dan kemampuan untuk menghapus konten yang tidak pantas menjaga percakapan tetap profesional dan pribadi.
  
• Ini meningkatkan produktivitas tempat kerja dengan memastikan karyawan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Fitur seperti daftar periksa, formulir, catatan shift, dan artikel basis pengetahuan membatasi kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi frustrasi karyawan.
  
• Ini berkontribusi pada budaya tempat kerja yang kuat melalui diskusi kelompok, pembaruan di seluruh perusahaan, dan dokumentasi yang konsisten. Ini sangat penting bagi pekerja tanpa meja, yang cenderung merasa terlepas dari budaya perusahaan.
  
• Ini membantu menjaga keamanan pekerja mobile dan tunggal . Dalam industri seperti konstruksi dan transportasi, keselamatan adalah prioritas utama. Pembaruan waktu nyata membuat karyawan tanpa meja tetap mendapat informasi dan aman.

Berbagai Metode Komunikasi Internal yang Aman

Bisnis dapat memastikan komunikasi internal mereka tetap aman dalam beberapa cara.

• Enkripsi data. Enkripsi di perangkat dan di cloud memastikan percakapan dan aset perusahaan tidak dapat dilihat oleh orang yang tidak berwenang.
  
• Pesan instan yang aman memungkinkan manajer dan karyawan untuk bertukar file dan mendiskusikan topik terkait pekerjaan, tanpa gangguan atau masalah keamanan pesan teks pribadi.
  
• Izin pengguna menentukan siapa yang dapat melihat aset dan percakapan pada jam berapa. Kemampuan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan tempat kerja, proyek, atau peringkat sangat berguna.
  
• Solusi berbasis cloud membatasi informasi yang disimpan di perangkat karyawan dan memberikan kendali lebih besar atas semua aset perusahaan.

Ancaman Umum untuk Mengamankan Komunikasi Internal

Perangkat lunak yang tepat dapat membantu meringankan banyak masalah keamanan umum. Namun, bisnis tetap perlu memperhatikan keamanan, terutama jika menyangkut kesalahan manusia.

Ancaman umum meliputi:

• Akses tidak sah . Di mana orang yang salah dapat mengakses informasi perusahaan. Manajer harus melakukan audit rutin atas izin pengguna dan memastikan akses karyawan yang tidak aktif telah dicabut.
  
• Serangan phishing . Ini terjadi ketika karyawan tertipu untuk mengungkapkan informasi atau mengklik tautan dalam pesan. Karyawan harus menjalani pelatihan keamanan rutin untuk membantu mereka mengidentifikasi dan menghindari serangan ini. Membatasi percakapan ke aplikasi yang aman, daripada email atau SMS sehari-hari, juga membantu. Percakapan grup khusus memungkinkan karyawan untuk memberi tahu manajemen dan satu sama lain tentang email yang mencurigakan.
  
• Penyalahgunaan data orang dalam . Penyalahgunaan data sensitif yang disengaja oleh karyawan adalah kenyataan yang tidak menyenangkan. Bagikan hanya informasi sebanyak yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dan fokus untuk membangun budaya perusahaan yang baik, yang dapat sangat membatasi niat kasar.

Praktik Terbaik untuk Komunikasi Internal yang Aman

Mengetahui ancaman terhadap keamanan perusahaan Anda hanyalah permulaan. Berikut adalah elemen yang harus dimiliki dari kebijakan komunikasi internal untuk menjaga keamanan informasi Anda.

• Enkripsi data pribadi. Catatan karyawan, data pelanggan, laporan keuangan, dan data sensitif lainnya semuanya harus dienkripsi. Perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan harus melakukan ini secara default.
  
• Gunakan aplikasi yang aman. Aplikasi yang dirancang untuk bisnis memiliki fitur keamanan bawaan. Mereka memberikan kontrol personel yang berwenang dan kemampuan untuk memantau komunikasi.
  
• Batasi akses ke informasi pribadi. Hanya karyawan yang membutuhkan akses ke informasi sensitif yang boleh memilikinya. Pantau siapa yang mengakses file sensitif untuk mencegah penyalahgunaan data.
  
• Tawarkan pelatihan keamanan data. Pelatihan karyawan akan mendidik karyawan Anda tentang ancaman keamanan data dan mengajari mereka praktik terbaik saat mengobrol dan berbagi aset perusahaan.
  
• Buat dan perbarui serta tinjau kebijakan keamanan secara rutin Kebijakan ini memberi tahu karyawan cara menggunakan perangkat lunak dengan aman dan apa kewajiban mereka.
  
• Gunakan autentikasi multifaktor. Otentikasi multifaktor mengharuskan pengguna untuk membuktikan identitas mereka (misalnya dengan memasukkan kode yang dikirimkan ke ponsel mereka) selain memasukkan kata sandi.
  
• Perbarui perangkat lunak Anda. Selalu perbarui perangkat lunak perusahaan ke versi terbaru. Alternatifnya, gunakan platform Software-as-a-Service (SaaS) seperti Connecteam, yang selalu up-to-date.

Cara Memilih Platform Komunikasi Internal yang Aman

Cari fitur ini saat memilih platform komunikasi internal yang aman.

Enkripsi data, izin pengguna, dan penyimpanan berbasis cloud

Enkripsi Secure Sockets Layer (SSL) adalah standar emas untuk mengamankan data selama transmisi. Pastikan platform komunikasi internal Anda mendukung ini.

Selain itu, pilih platform yang memungkinkan Anda mengontrol siapa yang memiliki akses ke data apa. Anda harus dapat mengatur izin pengguna dan grup untuk dokumen, obrolan, dan aset perusahaan lainnya, serta mencabut akses dengan cepat.

Terakhir, data perusahaan tidak boleh disimpan di perangkat karyawan. Percakapan yang berlangsung di Connecteam, misalnya, disimpan dengan aman di cloud, dan tidak dapat diunduh atau dibagikan oleh karyawan.

Anggaran dan penskalaan

Berhati-hatilah terhadap platform yang memiliki model penetapan harga per pengguna yang tinggi. $10 per pengguna mungkin tidak terlihat banyak, tetapi bahkan untuk perusahaan kecil yang terdiri dari 15 orang, $150 per bulan itu. Ini membuat penskalaan menjadi sulit. Ini juga merupakan biaya yang sama sekali tidak perlu, karena memang ada solusi hemat biaya.

Connecteam, misalnya, menawarkan Small Business Plan yang gratis untuk maksimal 10 pengguna. Paket berbayar mulai dari $29 per bulan hingga untuk 30 pengguna, dan $0,50 per pengguna setelah itu.

Akhirnya, daripada membayar untuk operasi terpisah, perangkat lunak komunikasi dan sumber daya manusia, gunakan platform all-in-one. Tidak hanya akan lebih murah, itu juga akan jauh lebih aman.

Kegunaan dan kompatibilitas

Salah satu ancaman terbesar untuk mengamankan komunikasi internal adalah kegunaan yang buruk.

Karyawan dengan cepat menjadi frustrasi dengan alat yang sulit digunakan dan sebagai hasilnya akan mengadopsi metode yang kurang aman seperti pesan teks pribadi. Penggunaan aplikasi yang tidak sah ini menempatkan aset perusahaan pada risiko yang signifikan.

Platform apa pun yang Anda gunakan juga harus kompatibel dengan perangkat lunak Anda saat ini dan sesuai dengan alur kerja yang ada dan operasi sehari-hari. Oleh karena itu, kemampuan penyesuaian merupakan fitur penting. Platform all-in-one juga membantu memecahkan masalah kompatibilitas dan membuat operasi menjadi lancar.

Kesimpulan

Komunikasi internal yang aman memastikan aset perusahaan tetap aman sementara operasi sehari-hari berjalan lancar. Connecteam adalah aplikasi komunikasi internal dan manajemen tim terbaik yang tersedia saat ini, dengan alat untuk menjaga agar tim tetap selaras dan produktif.

Ini menampilkan pengalaman obrolan dalam aplikasi yang kaya yang menarik bagi karyawan, mudah dikelola, dan sangat aman. Manajer dapat membuat grup obrolan untuk proyek, klien, shift, dan lainnya, serta memiliki kontrol penuh atas siapa yang terlibat dalam percakapan. Obrolan tidak pernah disimpan di perangkat karyawan, dan saat karyawan dinonaktifkan, akses mereka ke informasi perusahaan segera dicabut.

Anda dapat menggunakan survei dan jajak pendapat untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan dan membuat keputusan berdasarkan informasi. Karyawan Anda akan menghargai suara mereka didengar, dan Anda akan mendapatkan wawasan yang kuat tentang pengalaman karyawan Anda.

Terakhir, Connecteam memiliki alat untuk membantu Anda mengatur acara, berbagi pengetahuan dan informasi perusahaan dengan aman, berbagi pembaruan dengan masing-masing tim atau seluruh organisasi Anda, dan banyak lagi.

Anda dapat mengelola semua komunikasi internal, operasi, SDM, dan lainnya dengan Connecteam untuk manajemen tim yang mulus dan aman..