Peran Kunci dan Tanggung Jawab Manajer Pelatihan yang Sukses

Peran manajer pelatihan menantang namun bermanfaat. Manajer pelatihan yang baik membantu menjembatani kesenjangan keterampilan dalam tenaga kerja perusahaan—meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Mereka juga membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dan banyak lagi.

Tetapi manajer pelatihan sering terputus dari SDM lainnya, dan peran mereka mudah disalahpahami.

Apakah Anda sedang mencari untuk mempekerjakan seorang manajer pelatihan yang hebat atau menjadi salah satunya, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Di bawah ini, kami melihat 10 tugas umum dari seorang manajer pelatihan yang sukses untuk menyoroti peran dan tanggung jawab utama mereka.

Manajer pelatihan memiliki tugas yang sulit untuk membuat rencana pelatihan yang memenuhi kebutuhan tenaga kerja, organisasi, dan peraturan lokal mereka.

Untuk melakukan ini, mereka harus sepenuhnya memahami dan terhubung dengan misi dan tujuan perusahaan mereka. Hanya dengan begitu mereka dapat menilai kinerja pekerja terhadap tujuan-tujuan ini.

Meninjau umpan balik pelanggan dan kinerja pekerja adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan pengetahuan. Di atas semua ini, manajer pelatihan mungkin diminta untuk membuat penilaian praktis untuk menemukan area perbaikan dalam tenaga kerja mereka.

Terakhir, tugas mereka juga untuk memastikan bahwa rencana pelatihan mereka mematuhi peraturan dan kebutuhan kepatuhan.

Semua uraian tugas manajer pelatihan memiliki satu peran kunci yang sama: membuat program pelatihan.

Tenaga kerja yang beragam akan memiliki gaya belajar, kebutuhan, dan langkah yang berbeda. Seorang manajer pelatihan yang efektif perlu mempertimbangkan perbedaan-perbedaan ini.

Penting untuk mempelajari audiens target dan merancang kurikulum pelatihan yang menggunakan metode penyampaian yang berbeda—seperti platform e-learning, teknik pelatihan di kelas, dan pembelajaran di tempat kerja.

Misalnya, tenaga kerja saat ini sebagian besar terdiri dari tim milenial dan Gen Z. Mereka tumbuh di era media sosial dan teknologi. Manajer pelatihan dapat membuat kursus online untuk mereka yang menyenangkan, dipersonalisasi, dan menarik.

Peran dan tanggung jawab seorang manajer pelatihan melampaui merancang kursus. Mereka harus merencanakan dan mengelola acara pembelajaran dan pengembangan seperti seminar, lokakarya, dan konferensi. Tugas mungkin mencakup topik kurasi, pemesanan lokasi, sumber pembicara, dan banyak lagi.

Kadang-kadang, mereka mungkin perlu memberikan solusi alternatif di mana acara mahal atau tidak nyaman. Misalnya, manajer pelatihan dapat menyelenggarakan webinar untuk tim terdistribusi yang tidak dapat hadir secara langsung. Dengan cara ini, pekerja dapat belajar, berjejaring, dan terhubung dengan budaya perusahaan dari mana saja.

Peran seorang manajer pelatihan juga meluas untuk mendukung karyawan dalam memajukan karir mereka. Misalnya, mereka dapat melatih penyelia baru tentang keterampilan manajemen tim atau meminta manajer senior untuk memberikan pelatihan khusus pekerjaan.

Mereka mungkin juga perlu mengatur, menjalankan, dan melacak keefektifan program bimbingan. Ini adalah peran manajer pelatihan untuk mencari dan mencocokkan karyawan dengan mentor yang cocok yang dapat membantu mereka menavigasi tujuan karir mereka.

Membantu karyawan baru mengintegrasikan dan berkontribusi pada tujuan perusahaan bisa jadi rumit, karena karyawan baru datang dengan berbagai tingkat keahlian. Mereka juga perlu dipercepat dalam jangka waktu tertentu.

Manajer pelatihan dapat memfasilitasi hal ini dengan membuat dan menyediakan kursus dan materi pelatihan sederhana. Misalnya, mereka dapat menulis prosedur operasi standar (SOP) untuk menjelaskan tugas secara lebih rinci. Selain itu, manajer pelatihan harus memastikan SOP mudah dipahami oleh karyawan baru.

Mereka juga dapat memimpin pelatihan orientasi untuk memperkenalkan karyawan pada budaya dan praktik kerja perusahaan. Selain itu, jika karyawan baru tidak memiliki keahlian, manajer pelatihan dapat mencocokkan mereka dengan teman orientasi atau meminta mereka membayangi rekan kerja yang berpengalaman.

Sangat penting bagi manajer pelatihan untuk memastikan bahwa karyawan menyelesaikan aktivitas yang ditugaskan kepada mereka. Dengan platform e-learning, mereka dapat melacak kemajuan karyawan secara real-time. Plus, mereka dapat mengirimkan pengingat kepada karyawan yang belum menyelesaikan kursus wajib mereka.

Dengan ruang kelas tatap muka atau virtual, memantau kehadiran adalah cara mudah untuk melacak penyelesaian. Namun, beberapa manajer pelatihan melakukan lebih dari ini. Misalnya, mereka melacak tingkat partisipasi dengan menggunakan sesi interaktif. Atau, mereka membatasi penggunaan ponsel selama pelatihan.

Terakhir, tugas mereka juga untuk melaporkan atau mengambil tindakan disipliner terhadap karyawan yang tidak patuh.

Mengevaluasi keberhasilan program berada di bawah tanggung jawab manajer pelatihan. Mereka menetapkan indikator kinerja utama (KPI) yang harus dipenuhi oleh program pelatihan, seperti laba atas investasi (ROI). Namun, mengukur ROI pelatihan adalah bisnis yang rumit. Sangat mudah untuk menilai biaya pelatihan tetapi sulit untuk menentukan keuntungannya.

Itu sebabnya manajer pelatihan yang sukses juga menggunakan KPI lain! Mereka mengembangkan survei dan menghubungi pekerja untuk mengumpulkan umpan balik tentang perasaan karyawan tentang pelatihan yang mereka terima.

Mereka juga dapat menggunakan ukuran yang lebih objektif seperti tingkat penyelesaian dan skor kuis pelatihan. Selain itu, mereka dapat melihat ulasan kinerja untuk memeriksa peningkatan setelah pelatihan.

Adalah peran manajer pelatihan untuk tetap berpegang pada anggaran pelatihan perusahaan. Mereka memprioritaskan kursus yang selaras dengan tujuan perusahaan dan memberikan nilai terbaik untuk uang. Juga, mereka bernegosiasi dengan pelatih eksternal, vendor, dan pemasok lain untuk menurunkan biaya atau menerima diskon.

Itu juga tugas mereka untuk melacak biaya pelatihan. Ini termasuk biaya pelatih, biaya perjalanan, biaya teknologi dan peralatan, dan banyak lagi.

Manajer pelatihan juga perlu sering terhubung dengan karyawan dan manajer. Dengan cara ini, mereka dapat mengumpulkan umpan balik tentang konten pelatihan apa yang berfungsi dan di mana ada kesenjangan pengetahuan.

Mereka juga harus membangun hubungan dengan pemimpin senior yang dapat mereka andalkan untuk melatih dan membimbing karyawan lain.

Jaringan dengan vendor eksternal juga merupakan bagian dari pekerjaan. Ini adalah cara yang bagus untuk mempelajari tentang penawaran terbaru dan menegosiasikan harga terbaik dengan penyedia terkait.

Namun mengelola begitu banyak hubungan bisa jadi rumit, terutama jika pemangku kepentingan berada di banyak lokasi. Manajer pelatihan juga perlu menemukan cara untuk memperkuat hubungan ini secara virtual.

Manajer pelatihan yang sukses secara teratur meninjau dan memperbarui materi mereka. Tenaga kerja saat ini memiliki lebih banyak karyawan tanpa meja, jarak jauh, dan karyawan hibrid daripada sebelumnya. Dengan demikian, manajer pelatihan harus menyesuaikan metode mereka agar tetap up to date dengan kebutuhan karyawan mereka.

Misalnya, pembelajaran yang mengutamakan seluler memungkinkan pekerja mengakses pelatihan mereka dari mana saja, dan simulasi dunia nyata menawarkan cara baru untuk melatih pekerja garis depan.

Ringkasan

Manajer pelatihan memiliki tugas yang menantang untuk mempertahankan tenaga kerja yang terampil dan berpengetahuan. Manajer pelatihan yang sukses akan membuat kurikulum pelatihan yang menarik bagi karyawan yang mematuhi peraturan yang relevan.

Mereka juga bekerja dengan anggaran pelatihan yang terbatas sambil memastikan bahwa program mereka bermakna dan efektif.

Akhirnya, mengikuti tren pembelajaran dan pengembangan terbaru membantu manajer pelatihan tetap berada di depan kurva dan menjamin penawaran mereka berkualitas tinggi.